Møter

1. Møter NESOs formannsskole kl 18 Samling 4 Foreleser: Magne Beddari

2. HENSIKTEN MED TEMAET • Bli bevist møter som kommunikasjonskanal • Lære hvordan en kan få til effektive møter • Lære hva som må gjøres • Før møtet • Ved møtets begynnelse • Under møtet og ved møtets slutt • Lære møteledelse

3. HVA ER ET MØTE? • Et sted hvor vi kommuniserer • Et sted hvor vi informerer • Et sted hvor vi treffer og ser hverandre • Et sted hvor vi diskuterer • Et sted hvor vi avdekker ulikheter/enigheter • Et sted hvor vi planlegger, blir enige om saker og ting Og så er det jo koselig da… og det kan være viktig nok!

4. Hvilke møter har vi som byggeplassledere/formenn • Interne prosjektmøter • Møter med underentreprenører • Forhandlingsmøte med leverandører • Byggemøter • HMS inspeksjoner, ledelsesinspeksjoner/vernerunder • Planleggingsmøter • Informasjonsmøter • Kalkulasjonsmøter • Forbedringsmøter (Forbedringsplan2.doc) • Julebord…….

5. HVORFOR HAR VI MØTER? • Sikre god fremdrift • Avdekke mangler og avvik • Sikre god økonomi • Gi rask informasjon • Gi viktig informasjon • Skape gode ideer • Ønske om felles beslutning • Søke samråd i vanskelige spørsmål • Sikre bred forståelse for et problem i krisesituasjoner

6. VALG AV MØTEFORM • Idémøte • Informasjonsmøte • Beslutningsmøte • Formelt beslutningsmøte • Samrådsmøte • Problemløsningsmøte • Forhandlingsmøte • Krisemøte

7. HUSKELISTE FOR VALG AV MØTEFORM Møtets hensiktAktuell møteform Få frem nye ideer Idémøte og forslag Muntlig orientering Informasjonsmøte om beslutninger, planer Formell avgjørelse i Formelt beslutningsmøte bestemte saker

8. HUSKELISTE FOR VALG AV MØTEFORM Møtets hensikt Aktuell møteform Anbefaling for kommende Samrådsmøte beslutning Løse problemer/konflikter Problemløsningsmøte Gjennom diskusjon /samtaler Forhandlingsmøte mellom to parter blir enig om avtale eller løsning på en tvist Finne løsning på uberegnelig, Krisemøte ustabil eller farlig situasjon

9. HVEM SKAL INNKALLES TIL MØTETVanlige rutiner Mange møtedeltakere innkalles • av vane • ubetenksomhet • hensynsfullhet • høflighet • for sikkerhets skyld Vi bør stille spørsmål: • skal vi virkelig være så mange • kan vi la vær å innkalle Olsen uten at han blir sint eller sur • har vi fått med alle berørte parter

10. INNKALLELSE • Dato for møtet • Tid for møtet • Hvem deltar på møtet? • Hvem kaller inn til møtet? • Hvor skal møtet finne sted? • Hva skal behandles på møtet? • Når forventes møtet å værte slutt? • Hvilket materiale skal sendes ut sammen med innkallelsen? • Hvem melder du avbud til?

11. HVA SKAL LEGGES MED INNKALLELSEN • Alt som har betydning for møtet • Tilrettelagt slik at alle har nytte av det • Deltakerne får nødvendig materiale slik at de kan bedømme et spørsmål, ta kontakter, kontrollere eller få frem flere opplysninger • Materiellet skal tas med på møtet PS: En møteinnkallelse bør være så gjennomarbeidet at den fungerer som dagsorden

12. BØR JEG DELTA ? • Berører møtet mitt ansvarsområde? • Kan jeg unnvære informasjonen som blir gitt? • Rekker det med å lese referatet? • Er det bruk for meg for at andre skal bli tilstrekkelig informert? • Kan jeg bidra med noe spesielt? • Hva skjer hvis jeg unnlater å stille opp?

13. HVA VIL DU ?Forsøk å besvare følgende spørsmål • Hvilke punkter på dagsorden angår meg? • Hva innebærer disse punktene rent praktisk for meg i arbeidet mitt? • Er mitt eller mine mål realistiske? • Kan jeg tenke meg å nøye meg med andre lavere mål? • Hvem andre kommer til å være på møtet? • Hvordan kan jeg gjøre bruk av det andre kommer til å si? • Skal jeg gi meg på mindre viktige punkt for å vinne de viktige?

14. DU KAN FÅ ORDET... Sjekkliste ved innledning til et tema - Hva er hensikten med innledningen? - Hva skal du si? - Hvordan disponerer jeg stoffet? - Hvem skal jeg snakke til? - Bør jeg krydre forestillingen?

15. 30 MIN. FØR MØTET STARTER... • møt opp i lokalet • luft ut i 5-10 min. • sjekk alle hjelpemidler • navneskilt? • er lys og temperatur riktig? • sjekk kaffeservering • sjekk skrivesaker til deltakere • sjekk flippover/tavle/tusjpenner • sjekk overheadprosjektor DU ER KLAR...

16. VED MØTETS BEGYNNELSE • Ønsker deltakerne velkommen • Definerer hensikten med møtet • Foreslår referent • Angir tiden som er til rådighet • Foreslår en plan for møtet • Får samtykke for sitt forslag • Foreslår begrensninger • Starter diskusjonen

17. DU SKAL LEDE DISKUSJONEN • Vis at du er en god lytter • Kontroller de snakkesalige • Aktiviser de tause • Pass på at deltakerne holder seg til saken • Still spørsmål for å sikre nye angrepsvinkler

18. MØTELEDELSE/BEDRE MØTERDivergerende tenking Vokt deg for møteledere med følgende uttrykk: - Vi har prøvd det tidligere - Snakk med andre om temaet - Dette vil ikke virke - Vi har ikke tid - Våre kunder vil ikke ha det - Vi tar det opp senere - Hva tror du sjefen vil si - Dette må utdypes nærmere etc.

19. AVSTEMNINGSREGLER • Akklamasjon • Håndsopprekking • Deltakerne reiser seg • Bruk av stemmesedler • Navneopprop

20. AVSTEMNINGSREGLER Bedømming: - Absolutt flertall - Simpelt flertall - Kvalifisert flertall Ved stemmelikhet: - Gjenta avstemming - Formann avgjør ved dobbeltstemme

21. MØTELEDERS OPPGAVE Møteleder oppsummerer hvert hovedpunkt på sakslisten • Hva man er blitt enige om • Hva beslutningen går ut på • Hvilke tiltak skal treffes • Av hvem • Innen når • Spør deltakerne om dette er riktig oppfattet, riktig konkludert • Spør referenten om han har oppfattet og fått med seg alt

22. PÅ MØTET FOREGÅR DET OFTE ET SPILL PREGET AV • Forventninger • Krav • Passende oppførsel • Roller å klamre seg til • Låste posisjoner • Prestisje og status • Anseelse overfor andre • Motsetninger mellom kjønn • Kupp • Sammensvergelser • Manipulering

23. HUSK, PÅ BYGGEPLASSEN! • Planlegg møtene, forbered deg godt! Ærlighet til rett tid, vær srategisk og taktisk • Ha med riktig dokumentasjon, elektronisk prosjektplan? • Ta vare på byggherren, husk på trappa… • Fokuser på HMS i alle møter. • Ta notater og skriv referat. Fordel ansvar møteleder og referent. • Følg opp beslutningspunkt, lag beslutningsliste. • Gå gjennom referat fra forrige møte. Beslutningspunkter/liste? • Ha tid til avslutning og oppsummering! Hva ble vi enige om? • Skap god tone, om mulig selv i en vanskelig situasjon.

24. GRUPPEOPPGAVE • Hva er viktig å fokusere på når man avholder møter som byggeleder?