تطبيقات الحاسب في إدارة الوقت و تنظيم الاجتماعات

1. تطبيقات الحاسب في إدارة الوقت و تنظيم الاجتماعات يسرى حمدان الوهابي uqu.edu.sa@yhwahabi

2. مقدمة • إن مشكلة تنظيم الوقت يجب أن تخضع للأسس والمبادئ العملية وتحتاج إلى تشخيص وتحليل تتطلب تخطيطاً وتنظيماً ورقابة. • تنظيم و إدارة الوقت أمر ضروري لتحقيق النجاح في العمل. • إدراك الفرد للمهارات التنظيمية السليمة في أداء الأعمال هو أحد عناصر النجاح في العمل. • السكرتير في مكتبه يعمل تحت ضغط عمل وتدفق هائل من المعلومات و لإدارة العمل بكفاءة يجب ان تكون لدي السكرتير القدرة علىتقييم حدود وفاعلية وكفاءة تنظيم الوقت والعمل.

3. الوقت • الوقت مورد اقتصادي يتسم بالندرة من وجهة النظر الاقتصادية يعتبر الوقت أحد الموارد النادرة • الوقت يتميز عن غيره من الموارد بما يلي: • الوقت مورد متاح للجميع • الوقت لا يمكن ادخاره أو تخزينه • الوقت لا يمكن شراؤه أو بيعه • الوقت لا يمكن اقتراضه ، امتلاكه أو استئجاره

4. الوقت الوقت

5. مفهوم إدارة الوقت • تنظيم و إدارة الوقت: الاستخدام الأمثل لجميع الموارد المتاحة – بما فيها الوقت وذلك بالأسلوب الذي كون الفرد فيه قادراً على إنجاز أهداف العمل والأهداف الشخصية على حد سواء. • إن سوء تنظيم وإدارة الوقت هو عادة سيئة يجب العمل على التخلص منها.

6. متطلبات تنظيم الوقت

7. متطلبات تنظيم الوقت تقييم استخدام الوقت: تسجيل وتنظيم الوقت: المطلوب الوقت المتاح تحديد الأولويات المواعيد النهائية الدقة تمرين1: توزيع الوقت ادراج مخطط دائري (برنامج اكسل) • تحليل الوقت: • استخراج مضيعات الوقت • اعادة توزيع الوقت حسب الأهمية و حسب الأهداف ------------------ • تمرين2: انشاء مصفوفة المستعجل و المهم • تمرين3: تطبيق قاعدة باريتو على المصفوفة • مقارنة بين الوقت المنفق و الوقت المحدد

8. تسجيل وتنظيم الوقت تمرين1: توزيع الوقت برنامج اكسل :

9. تحليل الوقت تمرين 2: مصفوفة المستعجل و المهم • مصفوفة الوقت و ادارة الاولويات : من ابتكار العالم Stephen Covey 2 1 4 3 عليك بسرقة الوقت من المربعين 3 و 4 لتعزيز المربع 2 حيث انه أهم المربعات و ليس المربع رقم 1

10. تحليل الوقتتمرين 3: تطبيق قاعدة باريتو على المصفوفة • تحليل باريتو هو أسلوب إحصائي في عمليات اتخاذ القرار • يتم استخدامه لاختيار عددٍ محدودٍ من المهام التي ينتج عنها تأثير عام على قدرٍ من الأهمية. • هو عبارة عن الفكرة المتمثلة في: • من خلال القيام بنسبة 20% من العمل، يمكن أن نحصل على نسبة 80% من فائدة القيام بالعمل كله. • أو أنّ الغالبية العظمة من المشاكل (80%) تنتج عن أسباب رئيسة معدودة (20%)، وهذا فيما يتعلق بتحسين الجودة.

11. تحليل الوقت تطبيقات مبدأ تحليل باريتو من النوع (20/80) لهذا المبدأ تطبيقات عديدة في كافة المجالات، وفيما يلي بعض الأمثلة لهذه التطبيقات: • في المبيعات: 80% من أرباحك تأتي من 20% من الزبائن • في الإدارة: 20% من الموظفين يقومون بـ 80% من العمل في الشركة. • في تنظيم الوقت: 80% من وقتك يصرف على 20% من المهام أو الأشياء. • في الاتصال: 80% من وقت اتصالك تقضيه في التكلم مع 20% من الموجودين في دفتر هاتفك. • في الملابس: ترتدي في 80% من الوقت 20% من ماهو موجود في خزانة ملابسك. • في الرعاية الصحية في الولايات المتحدة، تبين أن 20% من المرضى يستخدمون 80% من موارد الرعاية الصحية.

12. تنظيم الاجتماعات الاجتماعات : • " عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين ” • الاجتماعات الفعالة فهي التي " تحقق الأهداف المرجوة منها في اقل وقت ممكن وبرضى غالبية الأعضاء " • تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية و هي وسيلة و ليست غاية.

13. تنظيم الاجتماعات • إن الاجتماع الناجح يتطلب ثلاثة مكونات أساسية: منظمَ الاجتماع والمشاركين والموقعَ. • الاجتماع هو عبارة عن موعد يشمل أشخاصًا آخرين ويمكن أن يتضمن مواردًا مثل قاعات المؤتمرات. • يمكن تنظيم الاجتماعات باستخدام برنامج اوتلوك •  تظهر الاستجابات لطلبات الاجتماعات في علبة الوارد.

14. جدولة اجتماع ((Microsoft Outlook • ضمن التقويم، على علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في المجموعة جديد، انقر فوق اجتماع جديد.  راجعي جدولة اجتماع مع أشخاص آخرين على الرابط : http://office.microsoft.com/ar-sa/outlook-help/HA102834176.aspx?CTT=1

15. جدولة اجتماع ((Microsoft Outlook

16. تقييم الاجتماع • استبيان عمل • رسم بياني • وضع خطة العمل الشخصية

17. خاتمة (1) • أسباب عدم ادارة الوقت جيدا: • الكسل و التسويف • عدم ضبط المواعيد (الدقة) • عدم كتابة الأهداف • تداخل المواعيد (سوء التنظيم) • عدم تحديد الأولويات • عدم التخطيط • المفاجئة (سوء التعامل مع الطوارئ)

18. خاتمة (2) • العناصر الأساسية للاجتماع الفعال : • الأهداف  • مكان الاجتماع  • المشاركون  • الاجتماع  • التنظيم  • وقت الاجتماع  • فن القيادة  • المعلومات