Optimaliseringsprosjektet

1. 25.9.12 Samhandlingsmøtet Optimaliseringsprosjektet

2. Omfang • Prosjektet skal gjennomføres i løpet av en periode på tre år, dvs fra 1.9.2011 – 30.4.2014. • Prosjektet skal se på effektivisering i den totale verdikjeden fra behovet oppstår til kontrakten termineres.

3. Formålet til prosjektet er å sikre: • riktig kvalitet og • riktig kapasitet på anskaffelser av hjelpemidler og forvaltning av avtaler i hele avtaleperioden.

4. Prosjektet skal bidra til • at anskaffelsen ivaretar brukers rettigheter til nødvendige og hensiktsmessige hjelpemidler i hht folketrygdloven • økt kvalitet på anskaffelser bl.a. gjennom å tydeliggjøre krav til innhold i prosessen • økt kvalitet på forvaltning av avtaler som sikrer effektiv kontroll med avtaler i hele avtaleløpet • effektivisering av rutiner og arbeidsoppgaver i anskaffelsesprosessene og i kontraktsforvaltningen • kontinuerlig læring og kompetanseheving gjennom evaluering av både anskaffelsesprosessen og kontraktsforvaltningen • å sikre avtaler med god kvalitet i resultatet • tydelig oppgave- og ansvarsfordeling i anskaffelsesprosessene og gjennom hele avtaleperioden, herunder felles forståelse av roller og ansvar mellom HOT og AFJ

5. Status pr 31.8.12 • Prosjektet har levert følgende: • Ny ordningen med dispensasjonssøknader • Prinsipper og retningslinjer for anskaffelsesteamene • Kvalitetssystem for anskaffelser - forberedelsesfasen • Følgende aktiviteter er under arbeid: • Kvalitetssystem for anskaffelser – gjennomføringsfasen • Kvalitetssystem for anskaffelser – oppfølgingsfasen (kontraktsforvaltning) • Policydokument for anskaffelser av hjelpemidler • Retningslinjer for evaluering og måling av anskaffelsesprosesser og avtaler

6. Kvalitetssystem Planlegge Gjennomføre Følge opp Kontinuerlig evaluere, risikovurdere og forbedre Planlegge Følge opp Gjennomføre Hovedaktiviteter Utarbeide konkurransegrunnlag Godkjenne konkurransegrunnlag Utlysning Håndtere spørsmål og avklaringer Motta tilbud Evaluere tilbud Godkjenne innstilling Informere om valg av leverandør Behandle eventuelle klager Inngå kontrakt Leverandørstyring Kontraktsledelse Leveranseoppfølging Måling/styring Evaluering av avtale • Oppstart • Etablere en grov tidsplan • Innhente informasjon/kunnskap om anskaffelsen • Publisere veiledende kunngjøring på Doffin • Gjennomføre oppstartsmøte i anskaffelsesteamet • Utarbeide anskaffelsesplan • Godkjenne anskaffelsesplan

7. <P1> <aktivitet> Planlegge Gjennomføre Følge opp Formål med aktiviteten Tips og råd Beskrivelse av aktivitet Mal / eksempel