La dématérialisation de factures : quelle actualité ? Anne Grousset, Rémi Gouyet

1. La dématérialisation de factures : quelle actualité ?Anne Grousset, Rémi Gouyet

2. Rappel des fonctionnalités des modes de transmission de factures Rémi Gouyet

3. Factures électroniques v/ Factures dématérialisées • L’obligation commune de production d’une documentation

4. L’obligation commune de production d’une documentation • La documentation doit contenir : • Une description générale de l’ensemble du système d’information • Un inventaire et une description des matériels utilisés • Une description des fichiers et des programmes ainsi que de leurs articulations • Le code source des programmes • Une description des procédures automatiques et manuelles de contrôle interne • Un dictionnaire des données mises en œuvre • Un plan d’archivage et la durée de rétention • Un historique des actions de maintenance

5. Factures électroniques v/ Factures dématérialisées • Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique

6. Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique (1/7) • Les factures peuvent, sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique (article 289 V CGI)

7. Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique (2/7) • Nécessite le respect de conditions stricts • Acceptation préalable du destinataire de la facture • En présence d’une convention : l’acceptation doit être matérialisée dans le contrat • En l’absence de convention : le destinataire doit disposer d’un délai raisonnable pour faire connaître, le cas échéant, son refus • Octroi d’une signature et d’un certificat électroniques • Signature électronique : Permet de garantir le contenu de la facture électronique et d’assurer l’authenticité de l’origine des factures électroniques • En pratique, cette signature nécessite l’acquisition d’un certificat électronique

8. Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique (3/7) • Caractéristiques de la signature électronique • La signature électronique doit : • Être propre au signataire • Permettre d’identifier le signataire • Être créée par des moyens que le signataire peut garder sous son contrôle exclusif • Garantir le lien avec les factures auxquelles elle s’attache, de telle sorte que toute modification ultérieure de ces factures soit détectable

9. Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique (4/7) • La signature électronique : • Permet de garantir l’identité du signataire et l’intégrité de la facture • Repose sur un procédé de Cryptographie • En pratique, système dit de «double clés asymétrique» • Une clé privé • Une clé public

10. Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique (5/7) • Clé privé • Connue du seul signataire, cette clés permet de chiffrer le fichier facture et de calculer son condensat • Le condensat (ou empreinte numérique) est une copie synthétique et chiffrée du fichier facture d’origine • Le condensat et le fichier facture d’origine sont transmis au destinataire

11. Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique (6/7) • Clé publique (1/2) • Cette clé est transmise, en même temps que le message facture, au destinataire de la facture • Permet au destinataire de déchiffrer le contenu du message (i.e. le fichier facture d’origine ainsi que le condensat calculé au moyen de la clés privé) • Permet également au destinataire de vérifier la validité de la signature

12. Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique (7/7) • Clé publique (2/2) • Permet, en définitive, de recalculer l’empreinte numérique du fichier facture au moment de sa réception ou pendant la période de stockage et de s’assurer que cette empreinte est effectivement identique à celle jointe à l’envoi et calculée au moment de la signature du document par l’expéditeur

13. Factures électroniques v/ Factures dématérialisées • Factures dématérialisées

14. Factures dématérialisées (1/8) • Définition • Donnée se présentant sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, pouvant être traité automatiquement et de manière univoque par ordinateur • Nécessite le recours à un système de télétransmission spécifique

15. Factures dématérialisées (2/8) • Système de télétransmission • Définition • Ensemble de matériels et de logiciels permettant à une ou plusieurs personnes d’échanger et de traiter automatiquement des factures à distance et assurant les fonctionnalités prévues par la loi • Les systèmes d’échanges de données tels que télex, minitel et télécopie ne sont pas des systèmes de télétransmission au sens de la législation fiscale

16. Factures dématérialisées (3/8) • Caractéristiques du système de télétransmission • Le système de télétransmission doit dans tous les cas permettre : • D’assurer l’intégrité et l’identité du «message facture» émis et reçu • La constitution d’une liste dite «liste récapitulative» et d’un fichier des partenaires • De restituer le cas échéant les données dématérialisées en langage clair • De garantir l’archivage des données

17. Factures dématérialisées (4/8) • Assurer l’intégrité et l’identité du «message facture» • Dématérialisé, le «message facture» doit, au minimum, comporter les mentions prévues par les textes en vigueur • Ces mentions doivent figurer dans des zones du «message facture» que le logiciel doit rendre obligatoires • Nécessité par ailleurs de faire apparaître sur le «message facture» les renseignements permettant l’établissement de la liste récapitulative

18. Factures dématérialisées (5/8) • Constitution d’une liste récapitulative (1/2) • Liste devant être établie par toute personne qui émet ou reçoit des factures dématérialisées • Cette liste doit notamment comporter un certain nombre de mentions obligatoires : • Numéro et date de la facture • Date et heure de constitution du message • Montants HT et TTC des transactions • Éléments d’identification donnés par le système de télétransmission • Version du logiciel utilisé • Anomalies éventuelles intervenues lors de chaque transmission

19. Factures dématérialisées (6/8) • Constitution d’une liste récapitulative (2/2) • Liste pouvant être conservée sur papier ou sur support informatique • Conservation sur papier : Nécessité d’éditer la liste de manière séquentielle dans l’ordre d’arrivée ou d’émission des messages, au minimum une fois par jour • Conservation sur support informatique : Alimentation du fichier au fur et à mesure de l’émission ou de la réception du «message facture» • Cas spécifique des groupes de sociétés • Le principe : Une liste par société • Selon l’Administration fiscale, une liste récapitulative unique contenant des informations relatives à plusieurs sociétés différentes ne serait pas conforme aux textes

20. Factures dématérialisées (7/8) • Constitution d’un fichier des partenaires • Les entreprises qui recourent à la dématérialisation doivent constituer un fichier spécifique mentionnant : • Le nom, la dénomination ainsi que l’adresse de l’émetteur et du récepteur du «message facture» • La date d’entrée et le cas échéant de sortie du périmètre de dématérialisation

21. Factures dématérialisées (8/8) • Restitution à première demande en langage clair du «message facture» dématérialisé • Sur demande explicite de l’Administration fiscale, les entreprises doivent être en mesure de restituer en langage clair les informations dématérialisées • Consiste à restituer les données dans un format habituellement admis par les usages commerciaux • Restitution sur support informatique distinct ou sur papier

22. La pratique administrative de la facture électronique

23. Les modalités de contrôle

24. Factures dématérialisées (1/6) • Contrôle des systèmes (1/5) • Possibilité pour l’Administration fiscale d’initier des contrôles inopinés afin de vérifier la conformité du système de télétransmission aux exigences légales • Remise impérative et préalable d’un avis d’intervention au contribuable vérifié • Précise le nom, la fonction et le service de l’Administration fiscale auquel l’agent vérificateur est affecté • Doit mentionner précisément les tests envisagés sur le système de télétransmission

25. Factures dématérialisées (2/6) • Contrôle des systèmes (2/5) • Réalisation des tests • Les tests ne peuvent avoir lieu en l’absence du contribuable ou d’un représentant de l’entreprise • Nature des tests • Les tests ont pour principal objectif : • De comparer le système mis en œuvre à celui qui a été déclaré (Modalités de déclaration à définir) • D’identifier les émetteurs et les récepteurs • De vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de l’intégrité du «message facture» et de la liste récapitulative • D’établir des liaisons entre émetteurs et récepteurs

26. Factures dématérialisées (3/6) • Contrôle des systèmes (3/5) • Conséquences • Établissement, à l’issue du contrôle, d’un procès verbal informant l’entreprise des résultats des tests effectués • En cas de manquement, octroi d’un délai de 30 jours pour formuler des observations ou, le cas échéant, procéder aux régularisations visées

27. Factures dématérialisées (4/6) • Contrôle des systèmes (4/5) • Impossibilité de transmettre les factures à défaut de régularisation ou de justifications admises par l’Administration fiscale dans le délai de 30 jours • En conséquence, au-delà de ce délai de 30 jours, les factures transmises ne constituent plus des documents tenant lieu de factures d’origine au sens des articles 286 et 289 du CGI

28. Factures dématérialisées (5/6) • Contrôle des systèmes (5/5) • Ce mode de contrôle n’est bien évidemment pas exclusif des autres contrôles pouvant être effectuées en matière de facturation • Droit d’enquête • CFCI

29. Factures dématérialisées (6/6) • Droit d’enquête • Consiste à s’assurer du strict respect des règles applicables en matière de facturation • CFCI • Contrôle fiscale des comptabilités informatisées • Permet à l’Administration fiscale de vérifier les données primaires concourant directement ou indirectement à la détermination du résultat fiscal et comptable • Porte également sur les obligations d’archivage des données informatisées

30. Les principaux manquements constatés

31. Les perspectives d’évolution communautaire

32. Les travaux de réflexion au plan Communautaire • La Commission a lancé une étude sur les obligations imposées par les Etats membres • Le rapport final fut publié en Août 1999  

33. La directive du Conseil 2001/115/EC (1/2) • Cette directive est destinée à simplifier les règles de facturation au sein de l’UE • Elle reconnait pour la première fois la possibilité de transmettre électroniquement des factures et définit les règles relatives à la e-facturation • La directive définit ainsi les obligations pesant sur les assujettis et sur les prestataires

34. La directive du Conseil 2001/115/EC (2/2) • En ce qui concerne l’échange de factures par voie électronique, la Directive reconnait comme satisfaisant aux obligations d’authenticité et d’intégrité les • Emises au moyen d’une signature électronique, les Etats membres pouvant exiger la délivrance d’un certificat électronique • Or les factures émises au moyen d’un système de transmission répondant à la norme définie dans la recommandation de la Commission 1994/820/EC du 19/10/1994 (norme EDI) • Les factures peuvent être envoyées par tout autre moyen électronique sous réserve de l’accord de l’état membre concerné

35. La situation actuelle • Une très grande variété de modalités de transmission • Des obligations différentes imposées aux assujettis par les Etats • Certains Etats membres acceptent une signature électronique avancée • D’autres Etats exigent une signature électronique accompagnée d’un certificat électronique • Un développement de la facturation électronique contrasté selon les régions européennes : • Difficultés rencontrées par les entreprises pour connaitre toutes les règles applicables • La tendance des Etats à alourdir les exigences règlementaires est coûteuse et difficile à respecter

36. Evolutions communautaires • La Commission s’est engagée à revoir les règles de la e-facturation (Art. 237 de la Directive), pour prendre en compte les évolutions technologiques • L’étude réalisée par la Commission porte sur les points suivants : • Obligations d’émettre une facture • Contenu de la facture • Archivage de la facture • Facture électronique • Autres, ..

37. Autres Travaux • Expert group on e-invoicing • Standartisation (CEN) • Fiscalis programme on auditing e-invoicing

38. Expert group on e-invoicing • Décision de la Commission du 31 oct. 2007 de créer ce groupe de travail • Travaux à remettre au plus tard le 31 décembre 2009 • Objectifs • Identifier les points faibles du cadre règlementaire relatif à la facturation électronique • Identifier les besoins des entreprises • Identifier les données visées par ce process (TVA, paiement, etc) • Etablir une structure conceptuelle commune et proposer des solutions pour encourager le développement de la facture électronique