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怎样拯救我们的 “脑”

怎样拯救我们的 “脑”. 分享者： @ 沉默 Echo. 今天围绕三个部分交流. 如何去做. 为什么做. 怎样改进. 为什么要管好电脑文件？. 工欲善其事 必先利其器. 这些悲催的情况有木有？. ＠平凡不美. 老板. 站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！. 电话的一端 客户 要的 资料 怎么也找不到？. 应聘人来了，收到的 面试简历 在茫茫的文件中分不清！. 电脑文件最容易乱的地方在哪里？. ＠平凡不美. 我的文档 MyDocument 有木有？. 系统中用户的文件夹 X:Documen-tsandSettings**. 桌面

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怎样拯救我们的 “脑”

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Presentation Transcript

  1. 怎样拯救我们的“脑” 分享者：@沉默Echo

  2. 今天围绕三个部分交流 如何去做 为什么做 怎样改进

  3. 为什么要管好电脑文件？ 工欲善其事 必先利其器

  4. 这些悲催的情况有木有？ ＠平凡不美 老板 站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！ 电话的一端客户要的资料怎么也找不到？ 应聘人来了，收到的面试简历在茫茫的文件中分不清！

  5. 电脑文件最容易乱的地方在哪里？ ＠平凡不美 我的文档 MyDocument 有木有？ 系统中用户的文件夹X:Documen-tsandSettings** 桌面 Desktop 有木有？ 个人下载目录 X:Downloads 有木有？

  6. 文件管理的真谛 ＠平凡不美 • 在于文件方便、快速提取 • 科学地分类 和规范化命名是文件管理的精髓所在

  7. 电子文件三要素 ＠平凡不美 电子文件分类 文件存放路径 文件保存属性 怎样快速找到文件 文件怎样存放才好 文件文件文件文件文件文件 文件文件文件 电子文件

  8. 要素之一：文件存放路径 ＠平凡不美 • 硬盘 —— 一棵树 • 分区 —— 大的枝桠 • 文件夹—— 分枝，内嵌文件夹—— 小枝桠 • 文件—— 树叶， • 同样把它当城市－街道－路－小区－单元－房间 • 某一个文件所在的地方：分区\文件夹\子文件夹\文件名， • 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径， • 这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。

  9. 要素之二：文件保存属性 ＠平凡不美 存档只读隐藏 能看的！ 能改的！ 只能看！ 不能改！ 防修改！ 一般你看不到 设置了才能看 可防错误删除

  10. 要素之三：文件分类：常见电子文件格式1

  11. 要素之三：文件分类：常见电子文件格式2

  12. 要素之三：文件分类：常见电子文件格式3

  13. 为什么做 如何去做 怎样改进

  14. 电脑文件的“5S”管理 ＠平凡不美 整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)

  15. 整理 Seiri ＠平凡不美 目标： 把需要的文件以定位、定量 以便用最快的速度取得所需。 盘符 固定化 1S 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化

  16. 整理 Seiri——盘符固定化 ＠平凡不美 C:D:E:F:四个盘符标准规划为： 盘符 固定化 结构 科学化 1S 计算机 整理 三要点 本地磁盘(C:) 本地磁盘(E:) 本地磁盘(D:) 本地磁盘(F:) 存放 目视化 操作系统盘 应用软件盘 工作文件盘 私人文件盘

  17. 整理 Seiri——结构科学化 ＠平凡不美 盘符 固定化 结构 科学化 1S 适合的文件夹 (科学地分类) 控制文件夹 与文件的数目 适中的层级数 (结构的深度) 01-MyFiles-RS 项目文件 调研文件 02-MyFiles-YW 工具软件 整理 三要点 提交文件 50-100个 财务管理 项目管理 参考文件 03-MyFiles-LA …… 人事管理 工作安排 存放 目视化 常用软件 精选PPT 终端支持 商品管理 10-MyFiles-BB …… 培训管理 会议管理

  18. 整理 Seiri——存放目视化 ＠平凡不美 规范化地命名文件夹和文件 盘符 固定化 结构 科学化 文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是： 文件夹名＝ 2位数字 +“-”+ 文件夹名” 如：“01- 常用软件”、“02 -系统软件”……。 文件名＝ 2位数字 +“-”+ 文件名 如：“01- 演讲比赛”、“02 –培训课件”……。 这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。 一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹就可以这样命名：“20070801 演讲比赛”、“20070910 嵩山秋景” 1S 整理 三要点 存放 目视化

  19. 整顿 Seiton ＠平凡不美 对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理 2S 进行整顿！ 果断删除!

  20. 清扫 Seiso ＠平凡不美 定期清除和归档 将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态 3S 1、定期归档文件 • 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档 2、定期清扫垃圾 • 安装目录\programfiles\tencent\QQ\ad 这里面是QQ广告 • 安装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow 这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 • 装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow 2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 • 安装目录\programfiles\tencent\QQ\QQMusic\MhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹 • 这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！

  21. 清洁 Seiketsu ＠平凡不美 经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？ 4S 1 2 3 结构 命名 归档 • 建立完善的文件结构 • 规范化地命名文件夹 • 周期性地将文件归档

  22. 清洁 Seiketsu 培养每天清洁的良好习惯？ 4S 资料 软件 1、下载资料 1、下载软件 • 下载的各种资料放在临时文件夹； • 下载时，把软件存放在规划好的位置中； 2、归档资料 2、安装软件 • 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类文件夹中（注意区分已完成和未完成的）没有用的果断删除。 • 安装软件要安装在合适的位置，并且记住这个位置。 • 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除。

  23. ＠平凡不美 素养 Shitsuke 电脑的空间因整理变大！ 5S 生活的空间因清理变宽！ 整理 电脑 理 清理 环境 思想的空间因总结变扩！ 管理工作 总结 思想

  24. ＠平凡不美 小结：电脑文件管理的”5S” 文件架构 建 区别文件 分 定期归档 归 每日整理 整 效果不错 推 素养 清洁 清扫 整理 整顿

  25. 为什么做 如何去做 怎样改进

  26. Skill 1：发挥我的文档作用 ＠平凡不美 • 我的文档能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。 • 利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。 1S 我 的 文 档

  27. Skill 2：发挥快捷方式的便利 ＠平凡不美 • 如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。 2S • 当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。

  28. Skill 3：注意区分要处理的和已完成的 ＠平凡不美 • 当你看到一些PPT达人的分享时，可以下载到一个临时的“temp”文件夹中。 • 待有空时，仔细阅看“temp”中的 PPT，对于值得收藏的作品，可以按人名或分类地存放在文件夹中 • 及时地处理过期的文件，存放该保留的，删除不需要的，是一个好习惯。 3S

  29. 优秀业绩 高效工作 科学的电脑文件管理带来什么

  30. ＠平凡不美 科学的电脑文件管理 • 访问快捷 • 清晰导航 看，这就是我要找的文件！ 好文件管理让我们工作更轻松和高效！

  31. 最大的问题是： 贵在坚持： 人总是相信自己的记忆 人总是很难坚持好习惯

  32. ＠平凡不美 分享与实践 把式 光说不练假 把式 永远是又会说又会练的 真 实践者

  33. 说 明： 1 本PPT模仿@秋叶语录的作品而成 2 本PPT属个人学习之作，切勿用于商业用途 3 欢迎交流、分享 4 求传播、求扩散 有好想法或建议 请随手 @沉默echo新浪微博

  34. 我们只分享精品 • 精品模板 行业案例 • 优质图表 • 创意图片 • PPT教程 饮水思源，下载不忘“关注”。 @PPT精选 新浪微博最勤劳PPT分享 http://weibo.com/pptlove 我们会提供更多更好的PPT素材，让你不再烦恼！ 欢迎访问：www.80ppt.com • 本PPT来源于网络渠道，感谢作者的辛勤劳动，如作者不喜可私信本人删除！

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