Prosessoptimering og gevinstrealisering vha. IKT

1. Prosessoptimering og gevinstrealisering vha. IKT Case: PACS/RIS 23. september 2005

2. Nå er vi halvveis… • Midtveisevaluering: • Epost til margunn@ifi.uio.no • Litteratur, forelesingar, prosjekt: • innhald, vanskegrad, omfang, nytteverdi. • Anonyme kommentarer? send til Siri/Marianne • Oppfølging prosjekt: vil gjerne ha epost/møtes (men borte 20.10 - 5.11) • Repetisjon: • Læringsmål: Få kjennskap til sentrale aktørar, system og problemstillingar. Få eit grunnlag for å tenke kritisk i forhold til teknologi-relaterte problemstillingar.

3. Prosess-fokus • Til i dag: ”Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate!” • Fokus på pasientforløp: Pasientens gang gjennom ’systemet’ som det overordna organiseringsprinsippet. Kartlegg denne flyten, og sjå på gap, overlapp, mangler. • Slike idear finn vi i: • S@mspill 2007 (”helhetlige forløp”) • Metoden til Ringerike sykehus (”pasientfokusert redesign”) • Anna kvalitetsarbeid (forventa forløp) • Ester-prosjektet

4. John Brown is a retired plumber in his early 70s. He has been treated at Hospital A for the past ten years. During that time, he has had three knee replacements and a triple bypass operation. He is regularly seen at the chest clinic. Both Hospital A and Hospital B are well-regarded teaching hospitals. One has foundation status. Here, John Brown tells his story: "One day, a couple of months ago, I wasn't at all well - very short of breath. I went to my GP, who said I'd have to go to hospital immediately. She said she was sending me to Hospital A because her records showed that's where I was treated for my heart problems. I wanted to go home first to get all my medicines and then call a taxi, but the GP told me I was too ill to do that. I wanted to take my medicines with me because they never know what I'm taking when I get there. My GP told me to go home and she would call an ambulance. I told my wife not to come with me as I thought I'd be home in a couple of hours. Or I could let her know once I was settled. In the ambulance, they put me on oxygen and took me to Hospital A.. When I arrived at the hospital, they took me into a cubicle and I gave them my hospital number. They said I was not their patient and that they were transferring me to another hospital. That was strange because I had just been there three days ago for a lung function test at the chest clinic. But they said they had no record of me. If they'd just looked at the tablets I had with me, they would have seen that they had given me some of them. I was in too bad a state to disagree. I didn't know where they were sending me until I was in the ambulance. At Hospital B they saw me straightaway. They said I would be admitted to a ward. I said: 'But I'm not your patient'. They said they'd admit me anyway. They took me up to the ward. I was put on a drip and something mechanical was put on the other arm. My wife meanwhile rang Hospital A to find out what was happening. They said they did not know me and suggested she ring Hospital C. When she rang Hospital C the woman understood how upset my wife was and said that she'd trace me and ring my wife back. She did this quite soon. When the consultant came to see me in the ward, she asked me if I was a patient at Hospital A. I told her to look in my pocket for my diary. It had all my appointments in it. She was surprised and didn't know how I'd come to be at Hospital B. The consultant rang Hospital A but couldn't get any proper answer. I could see she was getting angry. But she wasn't going to send me back to Hospital A because I'd lose valuable time. I said that all this was making me upset. I thought maybe Hospital A was trying to get rid of me because of my age. I was on a monitor and the consultant could see that I was getting upset and it was not doing me any good. After two days, they got me stable enough to go home. At Hospital B they changed all my tablets. They gave me a chart with all my medicines on it. It even shows the ones they took me off. When I came home, my GP straightaway took me off one of the tablets they'd given me because I'd had a bad reaction to that in the past. I hadn't remembered. It probably happened a long time ago. Hospital B gave me an envelope to take to Hospital A. In it was a letter saying all they'd done, the medicines they gave me and the ECGs. They told me not to hand the envelope to anyone but the cardiologist because things got lost. I'm not surprised they said that. Hospital A often can't find my notes. I have to tell them where I was last. My notes are about five inches thick. If they had computers, you could push a few buttons and it would all come up, like at the GP's. Instead, I keep having to tell them over and over again." http://www.connectingforhealth.nhs.uk/casestudies/patientpublic/johnbrown

5. Case: PACS/RIS • Radiological Information System • Informasjonssystem som omhandler bl.a. røntgensvar, timelister, arbeidsflyt, økonomi, systemadministrasjon, etc. • Picture Archive and Communication System • Digitalt system for lagring, granskning og distribusjon av røntgenbilder Med takk til Frode Løbersli PhD-student, UiO

6. RIS OG PACS • Man kan ha RIS uten å ha PACS, men det er lite nyttig å ha PACS uten å ha RIS-funksjonalitet • RIS og PACS smelter mer og mer sammen i et system • Det er stort ønske om at RIS og PACS skal integreres med andre systemer på sykehuset, for eksempel EPJ, HIS, økonomi, forskning • Medfører stor kompleksitet, vanskelig å kartlegge konsekvenser av endringsforslag

7. Tradisjonell røntgen infrastruktur • Basert på fysiske artefakter: • Henvisninger (papir) • Røntgensvar (papir) • Røntgenbilder (film) • Rørpost og internpost • Telefon • Formelle og uformelle møter • Artefaktene har en funksjon utover det å være bærere av informasjon

8. Tradisjonell arbeidsgang

9. Aspekter ved det tradisjonelle infrastrukturen • Veldig distribuert, ingen har fullstendig oversikt • Mange variasjoner • Koordinert av fysiske artefakter • Median < gjennomsnitt • Store standardavvik • Dårlige rutiner eller fleksibilitet?

10. NY Tradisjonell arbeidsgang?

11. Påståtte gevinster • Bedre arbeidsflyt og redusert tid til transport • Bedre oversikt over status til undersøkelsene • Lavere arkivkostnader • Billigere fremstilling av bildene • Frigjøring av areal • Digitale fordeler (tid/sted uavhengig, bildemanipulasjon) • Miljøgevinster

12. Erfaringer • De store ”gevinstene” fra PACS og RIS har uteblitt • Mange implementasjoner av PACS og RIS har kun blitt et internt system på røntgenavdelingene • Mange implementasjoner har hatt problemer med å håndtere fleksibiliteten som er nødvendig i sykehus sammenheng • MEN: RIS og PACS er kommet for å bli. Endring av sosio-tekniske infrastrukturer tar tid.

13. Hvordan ta ut gevinster? • Henvisninger og svar må digitaliseres! • Synliggjøre sub-optimalisering • Bruk på kliniske avdelinger er en forutsetning for at de største gevinstene kan realiseres • Må ta hensyn til at avdelingenes bruk av rtg er veldig ulik • Temaer som diskuteres i fagmiljøet: • Vakt-samarbeid mellom sykehus? • Tale-til-tekst?

14. Innføring av RIS/PACS ved UUS 2000-2003: • Fortsatt papirhenvisning som koordinerer prosessen => Ingen tidsgevinster å snakke om • Like mange ansatte på eksp. i 2.etg i 2003 som i 2000 • Hjelpepleierne ”henger opp bildene” digitalt for radiologen • En hjelpepleier mer på sentralfixen. • Ny oppgave: Skrive ut bilder på film. • Barneradiologi og Legevakten kontrasignerer digitalt, de andre avdelingen kontrasignerer på papir • Utveksling av bilder med eksterne på CD-rom eller på film (Data fra Frodes studier av innføringsprosessen)

15. UUS Mars 2000: • Gastrokirurgen • N=187, 45% ø-hjelp • Lungemedisinsk • N=49, 32% ø-hjelp • Totalt • N=236, 42% ø-hjelp • Organisatorisk ø-hjelp? September 2002: • Gastrokirurgen: • N=214, 69% Ø-hjelp • Lungemedisinsk: • N=118, 77% ø-hjelp • Totalt • N=332, 72% ø-hjelp

16. Hvorfor ”fiasko” på UUS? • Aldri kun en årsak til en fiasko: • Manglende kjøper og selgerkompetanse? • Regelverk for innkjøp (EØS) • Prosjektorganisasjonen? • Vanskelig å integrere RIS og PACS fra to ulike leverandører? • Undervurderte integrasjon mot modalitetene? • Tekniske problemer med bl.a. Taperobot • Undervurderte risiki. Trodde bare man løste det nåværende problemet, så ville resten være i orden • Problemene skapte samarbeidsproblemer • Leverandør rekrutterte ansatte fra UUS • Osv, osv

17. Konklusjon PACS/RIS • PACS/RIS er kommet for å bli • En kan ikke regne med store økonomiske gevinster, men • Kvalitative gevinster? • Tidsgevinster? • Miljøgevinster! • Innføring av RIS og PACS er en stor organisatorisk endring. Endringer tar tid! • Brukerne tilpasser seg til systemet

18. Prosessar • Kva slags forståing har vi av prosessar? • Som ein lineær prosess, som har eit forløp gjennom eit tidsrom? • ”Socio-spatial”: korleis arbeidet er organisert mellom menneske i tid og rom? • Bevissthet om korleis maktforhold, konflikter etc. spelar inn ved forsøk på endring? • Teknologiske (praktiske, fysiske) og regulatoriske begrensninger og muligheter?

19. Standarder og rutiner • Berg s. 88 -> Standardised care paths • Rutiner som ressurs (planer, prosedyrer, standarder) • Kjente begreper fra Strauss et al.:”Social organization of medical work” (se full ref. i Berg s. 64): Standardised operating procedures (SOP), trajectories, grids, articulation work • Bardram and Bossen: ”Mobility work”: Standardised operating configurations (of information, people, resources, environments)

20. Men… Radikal redesign (’it’s time to stop paving the cow paths’) versus Bootstrapping (gradvis, evolusjonær, inkrementell forandring) Motsetning?