Enfoque general de la propuesta

1. UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA REESTRUCTURACIÓN ORGÁNICA Y ESTATUTARIA  I. Propuesta de modificación a la estructura orgánica. II. Actualización de nomenclatura de la planta de personal. III. Planta de personal Administrativo. IV. Cronograma de actividades proceso de reestructuración. Bogotá, D. C., marzo de 2011 1

2. Invitación a los estamentos universitarios a participar en la formulación de sugerencias La dirección de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca considera que la participación de los estamentos universitarios es una acción necesaria para el beneficio del proceso de reestructuración orgánica y estatutaria, a partir de las sugerencias que puedan formularse. En ese sentido, se invita a participar en este proceso fundamental para el futuro desarrollo de la institución. La participación se dará a través de reuniones que programarán las facultades y la División de Talento Humano, bajo la coordinación de las Vicerrectorías. Las observaciones y sugerencias que surjan de este trabajo deberán remitirse a la Rectoría dentro de los plazos previstos, preferentemente, con anterioridad a la presentación de los proyectos ante el Consejo Académico. Es importante informar que el proceso de reestructuración orgánica y de la planta de personal que se adelanta, no tiene entre sus objetivos la supresión de empleos que implique el retiro de los actuales servidores de la Universidad. 2

3. I. Propuesta de modificación a la estructura orgánica  Criterios principales de la propuesta La reestructuración orgánica de la Institución, con la correspondiente planta de personal, nomenclatura y clasificación de empleos, se fundamenta en los siguientes criterios: Actualizar procesos académicos y administrativos de acuerdo con las nuevas exigencias planteadas por la educación superior, los procesos de acreditación y de gestión ética con calidad. Fortalecer las actividades misionales de la Universidad: formación, investigación y proyección social. Responder en forma adecuada a la prospectiva académica institucional de acuerdo con las políticas presupuestales de la Universidad. Con el fin de optimizar el diseño de organización propuesto para la Universidad, se adelantó el Benchmarking con otras universidades públicas, para identificar aquellos esquemas de organización que sirvieran de punto de referencia desde la propia identidad institucional. 3

4. Enfoque general de la propuesta 1. Estructura orgánica plana. Racionalización de los niveles jerárquicos mediante la supresión del nivel ejecutivo (Decreto 2489 de 2006), con la consecuente eliminación de las divisiones que aún subsisten. Enfoque basado en procesos, teniendo en cuenta que en la Universidad existe una red de procesos contenida en el Sistema de Gestión Ética con Calidad – SISGECC, en aplicación con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – NTCGP 1000:2004, según la cual dicha red de procesos trabaja articuladamente, permite generar valor y alcanzar el resultado deseado, de manera eficiente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como proceso. 4

5. Enfoque general de la propuesta La estructura interna sólo tendrá los órganos de dirección y administración dispuestos por la Ley 30 de 1992 (Consejo Superior Universitario, Consejo Académico y Rector), unidades o dependencias de nivel directivo, unidades asesoras de la alta dirección y los demás órganos, consultivos, de asesoría y coordinación dispuestos por la ley y aquellos que sean estrictamente necesarios. Las unidades de nivel directivo se denominarán rectoría, secretaria general, vicerrectorías, facultades, subdirecciones, oficinas, departamentos, programas o unidades académicas. Las unidades asesoras encargadas de asistir, aconsejar y asesorar a la alta dirección tendrán la denominación de oficinas asesoras. Los órganos consultivos, de asesoría y coordinación se denominarán consejos, comités y comisiones. 5. Teniendo en cuenta la complejidad de las funciones asignadas a las dependencias legalmente establecidas, se prevé la posibilidad de utilizar la figura organizacional de los grupos internos de trabajo, para desarrollar planes, programas y proyectos con carácter permanente o transitorio, los cuales de conformidad con el Artículo 115 de la Ley 489 de 1998, se pueden conformar mediante acto administrativo interno y separado expedido en éste caso por el Rector de la Universidad, para lo cual se tendrá en cuenta además, lo señalado por el Artículo 8º del Decreto 2489 de 2006. 5

6. Aspectos técnicos y propósitos de la modificación estructural Es un propósito prioritario de gestión del Proyecto de Innovación Organizacional como propuesta para el desarrollo y fortalecimiento institucional, eje central de la actual administración de la Universidad. Supone ajustes normativos indispensables para aumentar los niveles de gestión y resultados en cumplimiento de su misión y objetivos institucionales. Parte de los objetivos estratégicos del Plan de Desarrollo Institucional – PDI, relativos al fortalecimiento de la gestión administrativa y financiera de la institución. Del análisis de la estructura orgánica legal vigente contenida en los Acuerdos Nos. 012 de 2000 y 08 de 2007, surge la necesidad de atender las exigencias actuales de la institución conforme al diagnóstico institucional adelantado; así como, de redimensionar la estructura interna de la Universidad. El diseño de la organización debe coadyuvar al logro de la misión y objetivos institucionales y al desarrollo de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación para el mejoramiento continuo. 6

7. Aspectos técnicos y propósitos de la modificación estructural Se busca cumplir los siguientes propósitos: 6.1 Modernizar la organización administrativa de la Universidad, actualizándola y adecuándola a las reales necesidades presentes y futuras de organización y del servicio, en concordancia con las políticas institucionales de innovación y fortalecimiento institucional. 6.2 Ajustar la estructura interna de acuerdo con la nomenclatura de las dependencias y unidades en concordancia con lo previsto en la normatividad vigente en la materia según el Decreto 2489 de 2006. 6.3 Mejorar los niveles, de eficacia, economía y celeridad en acatamiento de los principios de la función administrativa previstos en el Artículo 209 de la Constitución Política. 6.4 Construir la nueva organización interna de la Universidad para fortalecer el soporte a los procesos y procedimientos contenidos en el Sistema de Gestión Ética con Calidad – SISGECC. 6.5 Racionalizar la estructura orgánica haciéndola más plana, como es la tendencia moderna de las organizaciones públicas. 6.6 Superar las deficiencias, debilidades y amenazas organizacionales que se derivan de la actual estructura legal vigente. 6.7 Propiciar e incentivar el proceso de cambio e innovación organizacional que lleva a cabo la Universidad. 7

8. Organigrama actual de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca 8

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10. II. Actualización de nomenclatura de la planta de personal La planta de personal administrativo de la Universidad, debe ajustarse y actualizarse de acuerdo con la normatividad vigente en la materia actualmente contenida en el Decreto 2489 de 2006, que establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Públicos, Unidades Administrativas Especiales, Entes Universitarios Autónomos, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, Empresas Sociales del Estado, Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta sometidas al régimen de dichas empresas y demás entidades y organismos del orden nacional, con excepción de los organismos y entidades que se rigen por sistemas especiales de nomenclatura y clasificación de empleos. La competencia para establecer el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de la Universidad es del Presidente de la República y corresponde al Consejo Superior Universitario adoptar dicho sistema al expedir la nueva planta de personal administrativo de la Universidad. El Artículo 7º del Decreto 2489 de 2006, dispone que “Las denominaciones de empleos o grados salariales que hayan sido suprimidos en virtud del presente decreto, continuarán vigentes en las plantas de personal de las respectivas entidades hasta tanto se modifiquen dichas plantas”.   10

11. II. Actualización de nomenclatura de la planta de personal En consecuencia, deberán abolirse en la nueva planta de personal las denominaciones de empleos del nivel ejecutivo como la de jefe de división y, a cambio de ello, utilizar otras denominaciones que fueren procedentes según el nivel y el nombre que adquieran las dependencias en la nueva estructura orgánica.   En el caso de cargos para dependencias del área académica se podrán utilizar denominaciones de las previstas en el sistema vigente como las de: Director de escuela o de instituto o de centro o Jefe de departamento de universidad o Director de unidad académica. Se hace necesario, así mismo, revisar los grados salariales de la planta de personal para adecuarlos y armonizarlos con la normatividad vigente del Decreto 2489 de 2006. 11

12. III. Planta de personal Administrativo. 12

13. PLANTA VIGENTE La Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca tiene su planta de personal administrativa vigente aprobada por el Acuerdo 013 de 2000, emanado del Consejo Superior Universitario, con algunas modificaciones posteriores. La planta personal consta de ciento setenta y nueve (179) cargos, distribuidos así: 16 empleos han sido asignados al Despacho del Rector y los 163 restantes, corresponden a la planta globalizada. De los 179 cargos que conforman la planta actual, se encuentran provistos un total de 166 empleos y los 13 restantes se encuentran vacantes. El sistema de nomenclatura y clasificación del empleos de la Universidad debe ser ajustado y actualizado conforme a la normatividad vigente aplicable a los entes universitarios autónomos, prevista en el Decreto 2489 de 2006. La planta requerida de cargos administrativos, supera el número de empleos y puestos de trabajo previstos en la planta establecida por el Acuerdo No. 013 de 2000 y sus modificaciones. Lo anterior, sumado a los resultados del estudio de cargas de trabajo, indica que los ajustes o modificaciones a la planta de personal establecida no han tenido la dinámica de su crecimiento conforme a las necesidades reales de funcionamiento de la institución. 24 de los cargos corresponden a nombramientos ordinarios (libre nombramiento y remoción), 92 servidores de la planta se encuentran inscritos en carrera administrativa en la Comisión Nacional del Servicio Civil y 42 están vinculados provisionalmente. 13

14. SITUACIÓN ACTUAL DE LA PLANTA VIGENTE Cargos creados en el despacho del Rector y que se encuentran desempeñando funciones en otras dependencias. Fueron asignados en el Acuerdo 013 de 2000. Análisis a la planta de personal por niveles jerárquicos El nivel asistencial ocupa el 56.98% del total de la planta y sólo el 43.02% representa los niveles directivo, asesor, ejecutivo, profesional y técnico, lo cual significa que la planta vigente fue diseñada para atender funciones de naturaleza asistencial y operativa, limitando de esta forma la atención de las funciones propias de niveles superiores. El nivel ejecutivo que corresponde a los jefes de división, deberá desaparecer por cuanto ha sido eliminado por el Decreto 2489 de 2006 de la normatividad vigente en materia de nomenclatura como se explicará más adelante. 14

15. Costos de la Planta de Personal actual (179 cargos) 15

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19. Escenarios de implementación.Planta propuesta, 2010 (231 cargos) La planta de personal propuesta se incrementa en 52 cargos (29,05%) al pasar de 179 cargos de la planta legal vigente a 231 cargos en la propuesta inicial. El nivel directivo en la planta propuesta pasa de 13 cargos actuales a 33 cargos, incrementándose en 153,8%. El nivel asesor en la planta de personal propuesta pasa de 2 cargos actuales a 4 cargos, incrementándose en 100%. El nivel ejecutivo en la planta vigente actual de 5 cargos, desaparece en la planta propuesta, por cuanto esta denominación ya no existe en la nomenclatura vigente prevista en el Decreto 2489 de 2006; no obstante, dichos cargos se sustituyen por otros del nivel directivo como Subdirectores y Jefes de Oficina. El nivel profesional en la planta de personal propuesta pasa de 32 cargos a 62 cargos, incrementándose en 93,75% y el propósito de este incremento es el de buscar profesionalizar la nueva planta. El nivel técnico en la planta de personal propuesta pasa de 25 cargos actuales a 29 cargos, incrementándose en 16%. El nivel asistencial en la planta de personal propuesta pasa de 102 cargos actuales a 103, incrementándose 0,98%. Es conveniente advertir que este nivel se mantiene en cuanto a número, toda vez que la mayoría de sus titulares pertenecen a carrera administrativa y por estudio de cargas de trabajo se consideran necesarios. 19

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