公文寫作研習講義 苗栗縣政府 中華民國一 ○ 一 年 三月十五日

1. 公文寫作研習講義苗栗縣政府中華民國一○一年三月十五日公文寫作研習講義苗栗縣政府中華民國一○一年三月十五日 國家文官學院講座 前台南縣政府行政管理室主任 國立嘉義大學教育學系講師 邱忠民　　

2. 公文之定義(一) □狹義之公文：稱公文書者，謂公務員職務上制作之文書。(刑法 § 10Ⅲ ) □廣義之公文：稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。 (公文程式條例 § 1) □最廣義之公文：本手冊所稱文書，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 (行政院文書處理手冊 §壹、一)

3. 公文之定義(二) □綜述：公文乃政府機關與機關、法人團體、人民間或機關與內部單位間為了處理公務，溝通意見，而使用一切記錄之資料。 ․凡處理與公務有關之文書均可稱為公文。 ․只要與公務有關不問其為公務員或非公務員所製作。 ․公文之發文者或受文者必須有一為機關。 ․人民是指有行為能力之自然人。(行政程序法§21、 §22) ․法人團體為依法登記，具有代表人或管理人之團體

4. 內部公文與外部公文 □內部公文-對內意見表示之公文 ․即機關內部溝通時所使用之文書。 ․如：簽、報告、便箋、會議紀錄、公務電話紀錄、手令、手諭。 □外部公文-對外意見表示之公文 ․即機關行文至其他機關、學校、團體或人民之文書。 ․如：令、呈、咨、函、公告、書函、開會通知單、箋函、說帖、新聞稿、公開信。

5. 公文結構－整體結構（行款） 本別(16號字)　　　　　　　　　　　　　　　　　　 檔 號：(10號字) 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 保存年限：(10號字) 機關全銜（文別）（20號字，置中）(會銜公文機關排序:主辦機關、會辦機關) 機關地址：(12號字)(會銜列主辦機關，令、公告不須此項) 承 辦 人：○○○(12號字) 電　　話：(02) ○○○○－○○○○(12號字) 傳　　真：(12號字） 電子信箱：(12號字） 郵遞區號□□□□□（數字依郵局規定） 地址：(12號字) 受文者：(令、公告不須此項)(16號字) 發文日期：(12號字) 發文字號：(12號字)（會銜機關排序:主辦機關、會辦機關） 速別：(12號字)(令、公告不須此項) 密等及解密條件或保密期限：(12號字)(令、公告不須此項) 附件：(12號字)(令不須此項) 本文：(16號字)(令：不分段。但人事命令可例外。公告：主旨、依據、公告事項三段式。函、書函 等：主旨、說明、辦法三段式。) 正本：(12號字)(令、公告不須此項) 副本：(12號字)(如有含附件者，方要註明：含附件或含○○附件) 署名或蓋章戳　(不限號字) 會銜公文：按機關排序蓋用機關首長簽字章 令：蓋用機關印信、機關首長簽字章 公告：蓋用機關印信、機關首長簽字章 函：上行文－署機關首長職銜姓名蓋職章 平、下行文－機關首長職銜簽字章 書函、一般事務性之通知等：蓋機關（單位）條戳 頁碼（10號字）

6. 公文結構-本體結構(本文)

7. 公文結構-本體結構(本文) 起 引據(事實) 承 申述(原因) 因果關係法 轉 □本文之形式結構 ■函-主旨、說明、辦法 ■簽-主旨、說明、擬辦 ■公告-主旨、依據、公告事項 □本文之內容結構 ■本文內容結構 ■主旨段=起首語+本案主要意旨+期望語 ■說明段=引據+申述+歸結(一般情形或實務上使用) ■說明段=事實+原因+結果(特殊情形或考試時使用) ■辦法段=提出具體可行方案 歸結(結果) 合

8. 公文製作的五把鑰匙 □公文統一用字用語表 ․起首語․稱謂語․引述語․經辦語 ․准駁語․請示語․期望語․抄送語 ․附送語․結束語 □法律統一用字表 □法律統一用語表 □公文書橫式書寫數字使用原則 □標點符號用法表

9. 公文程式條例(一) 第2條 公文程式之類別如下： 一、令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。 二、呈：對總統有所呈請或報告時用之。 三、咨：總統與立法院、監察院（？）公文往復時用之。 四、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。 五、公告：各機關對公眾有所宣布時用之。 六、其他公文。 □其他公文包括： 1.書函2.公務電話紀錄3.會議文書(開會通知單、開會議程、會議紀錄) 4.手令或手諭5.簽6.報告7.箋函或便箋8.聘書9.證明書 10.證書或執照11.契約書12.提案13.紀錄14.節略15.說帖 16.定型化表單

10. 公文程式條例(二) 第5條　人民之申請函，應署名、蓋章，並註明性別、年齡、職業及住址。(申請書、陳情書) 第6條　公文應記明國曆年、月、日。(中華民國000年0月0日) 機關公文，應記明發文字號。(○○○字第00000000000號) 第7條　公文得分段敘述，冠以數字，採由左而右之橫行格式。(94年1月1日起) 第8條　公文文字應簡淺明確，並加具標點符號。(公文之基本要求) 第9條　公文，除應分行者外，並得以副本抄送有關機關或人民；收受副本者，應視副本之內容為適當之處理。(正本-直接作為；副本-間接知悉) 第10條 公文之附屬文件為附件，附件在二種以上時，應冠以數字。(附件：1.……2.……) 第11條公文在二頁以上時，應於騎縫處加蓋章戳。(騎縫章或職名章) 第13條 機關致送人民之公文，除法規另有規定外，依行政程序法有關送達之規定。(行程法§19行政協助、§21、22當事人能力、 §67-91送達)

11. 公文程式類別(一) □令、呈、咨、函、 公告、其他公文。 □其他公文— □公務性質公文— • 書函 • 公務電話紀錄 • 公務性質公文 • 開會通知單 • 手令或手諭 • 簽 • 報告 • 箋函或便箋 • 聘書 • 證明書 • 證書或執照 • 契約書 • 提案 • 會議紀錄 • 節略 • 說帖 • 定型化表單 • 電子郵件 • 新聞稿 • 公開信

12. 公文程式類別(二) □令－使用時機 ■由立法院制定總統公布之法律(法、律、條例、通則)、地方自治機關制定並公布之(自治條例) ■由行政機關訂定相關首長發布法規命令(規程、規則、細則、辦法、綱要、標準、準 則) ■一般行政規則(注意事項、作業規定、處理原則、方案、須知、要點、簡章、簡則)等以函檢發。 ■發布解釋性規定或裁量基準之行政規則 ■機關發布人事命令(任免令、遷調令、獎懲令、考績令) □令－製作方法 ■令=(制定、修正、廢止)+法律名稱+公布之 令=(訂定、修正、廢止)+法規命令名稱+附法規命令名稱(另列縮1格書寫)。 ■人事命令：總統之人事任免令採不分段； 其他機關之常任文職人員採二段式=主旨+說 明。 ■解釋性令=核釋+法規名稱+法條+定義+解釋 ■令應蓋機關印信及首長職銜簽字章，印信蓋於發文字號及令文內容之間右上方，首長職銜簽字章蓋在最後。

13. 公文程式類別(三) □呈－對總統有所呈請或報告時使用。 ■呈就是「送上」、「奉上」之意，故呈文屬上行文。 ■受文者為總統，為示尊敬應挪抬(即空1格)；受文機關書「總 統」，不書「總統府」。 ■呈文採用=主旨+說明+辦法(建議、請求)三段式製作。 ■主旨=起首語(用呈請或恭請)+本案主要意旨+期望語(恭請 睿 鑒、敬請 鑒核)。 ■署名及用印=機關全銜+職銜+姓名+蓋職章。 應更正為：呈之署名及用印=機關首長職全銜+姓名+蓋職章 ■對總統用「簽」或「箋」時，應正名為「簽呈」或「箋呈」； 但對自己之機關首長或長官則使用「簽陳」或「敬陳」。

14. 公文程式類別(四) □咨－總統與立法院、監察院公文往復時用之。 ■咨就是「咨詢」、「商咨」之意，因雙方均具民意基 礎，故咨文屬平行文。 ■立法院對總統咨文採用=主旨+說明+辦法「三段式」製 作。 ■總統對立法院咨文採用：「條列式」或「敘述式」。 ■總統對立法院咨文文末署名與用印，僅蓋用總統簽字 章。(即總統○○○) ■立法院對總統咨文文末署名與用印 =立法院+院長+○○○+職章

15. 公文程式類別(五) □函—各級機關處理公務有下列情形之一時使用。 □下行函—上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 □上行函—下級機關對所屬上級機關有所請求或報告時。 □平行函—同級機關或不相隸屬機關間行文時。 □斜行函—不同級機關且不相隸屬機關間行文時。 □申請函—民眾對機關間之申請及答復時。

16. 公文程式類別(六) □公告—各機關就主管業務，向公眾或特 定之對象宣布周知時使用。 □書函—於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時使用。 □開會通知單—召集會議時使用。

17. 公文程式類別(七) □公務電話紀錄-凡公務上聯絡、洽詢、通知等經電話通話後，發話人將通話紀錄作成兩份並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。 □簽-承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所 報告、請示、要求、建議時使用。 □報告 ●機關所屬人員以書面陳述事實真相或偶發事件，請求上 級瞭解或協助解決問題時使用，如調查報告、研究報 告、 評估報告等。 ●機關所屬人員就個人事務有所陳述、請求時使用，如在 職進修、國外旅遊、申請調職、退休、核發證明、預支 薪資等。

18. 公文處理流程圖

19. 公文簽辦方式

20. 簽之製作方法(一) □簽之使用時機 ․機關承辦人員對長官有所報告、請示或要求時使用(大簽) ․機關承辦人員，基於本身職責對一件公務提出個人意見、構想， 以供上級瞭解案情、並作抉擇時使用(便箋) ․機關承辦人員接到來文簽辦時使用(小簽) □簽之製作方式 ․三段式＝主旨+說明+擬辦 ․二段式＝主旨+說明；主旨+擬辦 ․一段式＝主旨 ․條列式＝一、二、三……(依引據、申述、歸結的要旨條列表達， 期望語置於最後)

21. 簽之製作方法(二) □大簽(制式簽、規格簽) 凡案情較重要與複雜或因業務需要而主動簽辦案件，須用簽之制式用紙。 ․三段式簽—三段式結構「主旨」、「說明」、「擬辦」。 ․條列式簽—於「簽」字之下，緊接著以條列式一.二.三…等敘述。 □小簽(簡簽) 凡案情較簡單或對來文之處理案件，不使用制式用紙，僅直接於來文空白角落處，以條列式或敘述式簽辦處理意見。 ․角簽 一般存參(存查、副本)或案情簡單之文件，直接於來文第1頁空白角落處，以條列式或敘述式簽擬處理意見。 ․便簽(便箋) 凡簽擬意見無法於來文中空白處撰擬時，可使用便條紙以「便箋 」 「便簽」 、 「簽稿會核單」或「簽辦單」簽擬後，置於來文之上，上角訂妥並加蓋騎縫章或職名章後送判行。

22. □大簽之種類 ■內部簽 ●機關內部單位簽辦案件之簽(又稱為內簽) ●屬於簽給本機關內部單位主管或首長裁示之簽，依各機關分層負責授權之規定核決，簽末不必敘明「敬陳○○長官」字樣。 ■外部簽 ●下級機關首長對直屬上級機關首長之簽(又稱為外簽) ●屬於對外發出之上行文，文末用「敬陳oo長官」字樣，如有正副首長，排列順序依位階之低高而上下排列，且不書其姓或名字。有幕僚長者後加「轉陳」。 ●外部簽宜比照一般文稿處理，即簽經首長裁示後另行繕發，並編列發文日期及字號，按一般發文程序辦理，原簽之稿則予存檔備查。 簽之製作方法(三)

23. 簽之製作方法（四) □大簽的本文結構 主旨：起首語+本案主要意旨+期望語 (有關、關於、為辦理、簽擬、敬陳)+本案+(簽請核示) 說明： 一、依據（引敘語或引述語）－引據 ‧手諭（奉交下）‧會議提示‧業務需要‧來文機關及文號 ‧事實‧計 畫‧方案‧報導 二、陳述現況及問題(申述) 三、分析利弊因素(申述) 四、承辦單位見解(歸結) 五、如需動支經費，請列明預算科目及數額 六、如有補充說明或需其他單位配合請列明 七、如有附件請列明附件名稱及份數 擬辦：提出具體可行方案 (本○○案於奉　核後，將如何……辦理)

24. 大簽主旨的結構 ■主旨：什麼事+如何做(不分項，50-60字內敘畢) ■主旨：起首語+本案主要意旨+期望語 大簽主旨的作法 ■主旨：有關「……」一案，簽請 核示。 ■主旨：為辦理「……」一案，簽請 核示。 ■主旨：敬陳「……」計畫，簽請 鑒核。 簽之製作方法(五)

25. 大簽的起首語 ■有關 ■關於■為辦理 ■敬陳 大簽的期望語 簽請 鑒核(簽報長官瞭解並作決定) 簽請 核示(提出擬辦意見給長官核定) 簽請 鑒察(將辦理情形簽報長官瞭解) 簽請 鈞閱(檢陳有關資料，請長官過目) 簽請 核閱(檢陳有關資料，請長官過目) 簽請 鈞參(提供長官參考) 簽之製作方法(六)

26. 大簽的說明結構 說明： 一、首先敘明來文機關及文號(如無來文，則說明簽本案的主 要目的或依據)，其次說明來文主旨或緣由及訴求。(引據) 二、陳述事實現況或問題。(申述) 三、利弊因素分析及法規依據。(申述) 四、提出承辦單位見解及如何辦理，如需動支經費，其預算科 目及數額。(歸結) 五、其他補充說明。 六、檢附相關附件及參考資料。(附件) 簽之製作方法(七)

27. 大簽的擬辦作法結構 提出具體可行方案(即提出本案之具體處理方式)，供長官核裁。 ●擬辦：是否可行＋擬請 鈞長核示。(錯誤) ●擬辦：本案於奉 核後＋將如何處理。（正確） ●擬辦：本計畫於奉 核後＋將如何處理。（正確） ●擬辦：奉 核可後＋將如何處理。（正確） 簽之製作方法(八)

28. 簽之製作方法(九) • 大簽的擬辦作法舉例 • ■擬辦：本案於奉 核後，函報縣府核轉交通部申請經費補助。 • ■擬辦：本計畫（方案）於奉 核後，影印分送各課室遵照辦 • 理。 • ■擬辦：奉 核可後，發函請各部會、縣市政府派員參加。 • ■擬辦：奉 核可後，發函該公司於00年00月00日前辦理簽訂 • 契約手續及繳納履約保證金，違者將依政府採購法第 • 101條第1項第7款予以處分。

29. 簽之製作方法(十) • 條例式簽的製作結構（大簽與小簽適用） • 應先「敘明案由」+再就「有關事項予以說明」+最後「提出擬辦意見」。 • 應本著「引據+申述+歸結」之要旨用一、二、三的條列方式來表達。 • 條列式之簽是用空白角落或A4空白紙來簽辦，故無主旨，因之其期望語或目的語多置於簽之結尾處。

30. 公文簽辦(小簽)製作要領 擬： 一、案情來源(如：本案係……) 二、問題關鍵(如：案查……) 三、法令依據(如：查依據○○法第○條規定……) 四、事實理由(如：經查……) 五、可能產生之作用及影響(如：惟……) 六、承辦人意見(如：奉 核後……『將如何辦理』) 七、請求語(如：敬請 核示) 簽辦之製作方法(一)

31. 存查案件之簽辦舉例 擬： 一、本案係經濟部函請各縣、市警察局 加強巡邏查察盜採砂石案。 二、本文係副本，陳 閱後存查。 簽辦之製作方法(二)

32. 工程驗收案件之簽辦案例 擬： 一、本案係○○公司函請辦理○○工程竣工驗收。 二、查政府採購法第71條第1項規定，機關辦理工程採購，應限 期辦理驗收。復查本項工程合約書第19項亦訂定：乙方(承 包商)於工程完成時，應即通知甲方(本府)；甲方於接獲乙 方前項通知時，甲方應於15日內初驗。 三、另查同法同條第2項規定：驗收時應由機關首長或其授權人 員指派適當人員主驗，通知接管單位或使用單位會驗。 四、擬訂於○月○日上午9時整辦理驗收，請核派主驗人員，並 請政風室、主計室配合會驗及監驗。 五、謹請 核示。 敬會 政風室　　主計室 簽辦之製作方法(三)

33. 工程付款案件之簽辦案例 擬： 一、本項工程已派員驗收，並經政風室、主計室配 合會驗及監驗完成，承包商○○公司均依照合 約辦理。 二、擬同意驗收通過。 三、於奉 核後函請承包商依本合約第24項付款辦 法之規定，繳交保固切結書，除保留工程總價1％ 做為工程保固金，於保固期滿發還外，其餘尾款付清。 敬會 財政局　　主計室 簽辦之製作方法(四)

34. 便箋（便簽）之使用時機 來文文面已布滿文字，致無法使用空白角落簽辦時 簡單案情之簽辦 會簽時，另表示意見 致送通知或文件時 便箋之製作結構 敘明案由 相關事項逐一說明 擬辦意見 簽辦之製作方法(五)

35. 便箋製作範例 便箋　於○○課 一、本案係○○社區發展協會函請補助經費新臺幣 00元，以利辦理社區觀摩聯誼活動。 二、經審核該協會辦理該項活動，對推動社區總體 營造並無實質助益。 三、復查本所未編列是項預算，故無法核撥經費。 四、擬奉 核後婉復。 簽辦之製作方法(六)

36. 簽辦之製作方法(七) • 便簽製作範例 承辦人 股 長 主任秘書 核稿人員 局長(乙) 科 長 00000000 00000000 00000000 00000000 00000000 00000000

37. 簽稿會核單簽擬、蓋章方式參考範例1 臺南市政府　簽稿會核單 簽辦之製作方法(八) 科員０　０　０ 副局長０ ０ ０ 11291000 11291020 科長０　０　０ 局長０　０　０ 11291010 11291030 科員０　０　０ 11291100 科長０　０　０ 11291110 副局長０ ０ ０ 局長０　０　０ 11291130 11291120

38. 簽稿會核單簽擬、蓋章方式參考範例2 簽辦之製作方法(九) 科員０　０　０ 科長０　０　０ 主任秘書０００ 副處長０ ０ ０ 處長０　０　０ 11291150 11291205 11291145 11291200 11291155

39. 簽辦之製作方法(十) • 簽辦單核章範例 • 新北市政府○○局　簽辦單 ○○科 ○○科 ○○科 承辦人 承辦人 承辦人 承辦人 股 長 股 長 主任秘書 股 長 股 長 核稿人員 局長(乙) 科 長 科 長 科 長 科 長 00000000 00000000 00000000 00000000 00000000 00000000 00000000 00000000 00000000 00000000 00000000 00000000 00000000 00000000 00000000 ○○（決行者簽名押日期）

40. 簽辦之製作方法(十一) • 決行者之批示語

41. □簽—為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作出抉擇之依據。□簽—為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作出抉擇之依據。 □稿—為擬發公文之草本，撰擬後應依各機關規定程序核判後發出。 □簽稿之撰擬方式: —先簽後稿 —簽稿併陳 —以稿代簽 簽稿之製作方法-概述

42. □制(訂)定或修正或廢止法令、政策或重大興革、尚無結論、重要人事，或其他須先行簽請核示之案件，應先簽准後，再依簽辦公文稿發文。先簽後稿之案件種類如下:□制(訂)定或修正或廢止法令、政策或重大興革、尚無結論、重要人事，或其他須先行簽請核示之案件，應先簽准後，再依簽辦公文稿發文。先簽後稿之案件種類如下: ●制定、訂定、修正、廢止法令案件。 ●有關政策性或重大興革案件。 ●牽涉較廣，會商未獲結論案件。 ●擬提決策會議討論案件。 ●重要人事案件。 ●其他性質重要必須先行簽請核定案件。 □應於稿面加註「先簽後稿」 簽稿之製作方法-先簽後稿

43. □文稿內容須另作說明或析述，依法准駁而案情特殊，或限期辦理不及先行請示之案件。此時將簽與文稿同時陳閱，方便長官瞭解案情，據以判發，以提升公文處理效率，稱為簽稿併陳。簽稿併陳之案件種類如下：□文稿內容須另作說明或析述，依法准駁而案情特殊，或限期辦理不及先行請示之案件。此時將簽與文稿同時陳閱，方便長官瞭解案情，據以判發，以提升公文處理效率，稱為簽稿併陳。簽稿併陳之案件種類如下： ●文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 ●依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 ●須限時辦發不及先行請示之案件。 □應於稿面加註「簽稿併陳」 簽稿之製作方法-簽稿併陳

44. □案情簡單，文稿內容已明，勿須另作說明，或例行承轉之案件。此時直接辦稿陳核判後繕發，不須另行上簽者，稱為以稿代簽。以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」後承辦員蓋章即可，兩紙並陳，公文稿依程序陳核判發。其種類如下：□案情簡單，文稿內容已明，勿須另作說明，或例行承轉之案件。此時直接辦稿陳核判後繕發，不須另行上簽者，稱為以稿代簽。以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」後承辦員蓋章即可，兩紙並陳，公文稿依程序陳核判發。其種類如下： ●一般案情簡單案件。 ●例行承轉之案件。 □應於稿面加註「以稿代簽」 簽稿之製作方法-以稿代簽

45. □稿本-為對外發文前所撰擬之草稿，經簽署、核判、發文後所留下之公文稿，置於文別後，以夾註號填(稿)字，字體大小以標楷體20號字。簽署以機關首長職銜之右僅書「姓」，名字則以「○○」表示，即（姓＋○○） 。 □正本-指發文給直接作為或必須回應之機關、團體或個人列為正本。本別原則免列出，如欲列出，置於文面最左上方，字體大小以標楷體16號字。發文時須用印或蓋章戳。 □副本-指發文給間接相關或必須暸解本案之機關、團體或個人列為副本，置於文面最左上方，字體大小以標楷體16號字。發文時須用印或蓋章戳。 本別之製作方法(一)

46. □抄本-指其他機關或承辦單位如擬作為參考或留供查考時列為抄本，毋庸蓋印信或章戳，故無須於正、副本欄位下另列抄本款。但須註明於文面最左上方，字體大小以標楷體16號字。□抄本-指其他機關或承辦單位如擬作為參考或留供查考時列為抄本，毋庸蓋印信或章戳，故無須於正、副本欄位下另列抄本款。但須註明於文面最左上方，字體大小以標楷體16號字。 □影本-指將正本或副本影印留作查考，毋庸蓋印信或章戳，但須由使用人於文面空白處加註「本影本與正(副)本相符」後，蓋私(職)章確認。 本別之製作方法(二)

47. 檔號與保存年限之製作方法(一) 檔號與保存年限上下並列、冒號對齊，如： 亦得以表格形式製作，如： 檔號與保存年限置於公文版面右上方，上方與「本別」齊，右方以冒號距最右6公分處。 檔　　號： 保存年限：

48. 檔號與保存年限之製作方法(二) □檔號之組成包括：年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號，中間以斜線間隔。如：101/0030/1/2/3。 □保存年限區分為：永久保存、30年、25年、20年、15年、10年、5年、3年及1年。 □檔號與保存年限於冒號後留空，以供收文機關結案歸檔時填寫。 □檔號與保存年限以電腦標楷體10號製作。

49. 發文機關全銜之製作方法 發文機關要標明全銜，不得用簡銜。 發文機關全銜置於文首中央位置，置中，字體放大(20號標楷體)。 會銜公文之全銜，由左而右，先主辦後會辦，中間加頓號。 機關全銜較長，如一列無法敘畢，得以二列平均置中。 機關全銜字型用大寫，不得用簡寫。 總統名義對外發文應標為「總統 令」或「總統 咨」。（憲法§37：總統依法公布法律，發布命令） 總統府對外發文應以總統府秘書長名義，對外發文標為「總統府秘書長 錄令通知」。 人民之申請函或陳情書僅標為「申請函」或「陳情書」即可。

50. 文別之製作方法 □文別為—令、呈、咨、函、公告、書函、簽及開會通知單。 □文別置於發文機關全銜之後，中間留間距，字體放大(20號標楷體) 。 □總統 令 □立法院 咨 □臺灣臺南高等法院檢察署 函