СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. ТРЕБОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

1. Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения Работа с электронными документами в делопроизводстве и их подготовка к передаче на архивное хранение в Украине Ковтанюк Ю. С. старший научный сотрудник отдела документоведения Украинского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. ТРЕБОВАНИЯ ВРЕМЕНИ 17 ноября 2011 года, Казахстан, г. Астана

2. Действующая нормативно-правовая база в Украине • Об электронных документах и электронном документообороте : Закон Украины от 22.05.2003 № 851–IV. (С изменениями, внесенными согласно Закона № 2599-IV (2599-15) от 31.05.2005.) • Об электронной цифровой подписи : Закон Украины от 22.05.2003 № 852–IV. (С изменениями, внесенными согласно Закона № 879-VI (879-17) от 15.01.2009.) • Типовой порядок исполнения электронного документооборота в органах исполнительной власти : Постановление Кабинета Министров Украины от 28.10.2004 № 1453. • Порядок применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности : Постановление Кабинета Министров Украины от 28.10.2004. № 1452. (С изменениями, внесенными согласно Постановлению КМУ от 08.12.2006 № 1700.) • Порядок хранения электронных документах в архивных учреждениях : утверждено приказом Государственного комитета архивов Украины от 25.04.2005 № 49 : Зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 07.06.2005 под № 627/10907. • Об электронном документообороте служебными документами в органах исполнительной власти : Постановление Кабинета Министров Украины от 17.07.2009 № 733. (С изменениями, внесенными согласно Постановлению КМУ от 21.07.2010 № 675.) • Об утверждении технических спецификаций форматов представления базовых объектов Национальной системы электронной цифровой подписи : приказ Государственного комитета Украины по вопросам науки, инноваций и информатизации и Администрации Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины от 16.10.2010 № 08/229. Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

3. Проекты нормативно-правовых актов и методических рекомендаций, подготовленные в 2010–2011 гг. УНИИАДД и ЦГЭА Украины • Концепция планирования жизненного цикла электронных документов : одобрено решением Научно-методического совета ЦГЭА Украины от 21.10.2010, протокол № 7. • Конвертация электронных документов для постоянного хранения в архиве. Методические рекомендации : одобрено решением Нормативно-методической комиссии Госкомархива Украины от 30.11.2010, протокол № 5. • Присвоение имен файлам архивных электронных документов. Методические рекомендации : одобрено решением Нормативно-методической комиссии Госкомархива Украины от 30.11.2010, протокол № 5. • Перечень форматов данных электронных документов постоянного и длительного (сверх 10 лет) хранения : одобрено решением Методической комиссии УНИИАДД от 26.05.2011, протокол № 4. • Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовка к передаче на архивное хранение : одобрено решением Методической комиссии УНИИАДД от 20.06.2011, протокол № 5. • Порядок организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи в органах исполнительной власти : одобрено решением Методической комиссии УНИИАДД от 29.08.2011, протокол № 7. • Порядок приема-передачи электронных документов в госархивы и ЦГЭА на постоянное хранение. Методические рекомендации : одобрено решением Методической комиссии УНИИАДД от 16.12.2010, протокол № 10. Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

4. Создание электронного документа в два этапа Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

5. Перечень форматов данных электронных документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения • для текстовых электронных документов – PDF/A-1 (*.pdf); • для фото электронных документов – TIFF (*.tif); • для аудиоданных аудиовизуальных электронных документов – FLAC (*.flac); • для инкапсуляции данных аудиовизуальных электронных документов – контейнер Matroska (*.mkv); для видеоданных аудиовизуальных электронных документов – реализация MPEG-4 AVC/H.264 в кодеке FFmpeg. Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

6. Создание XML-контейнера Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

7. Именование файлов электронных документов Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

8. Электронные реквизиты для входящих бумажных документов • Печать реквизитов на бумаге и объединение созданной «фишки» с оригиналом документа; но тогда возникает вопрос о лице, которое будет подписывать напечаные реквизиты. • Обработка бумажных документов по установленным правилам для таких документов действующими нормативно-правовыми актами; количество бумажных документов резко сократиться при создании системы обмена электронными документами между учреждениями (системами электронного документооборота). • Разделение необязательных реквизитов, которые создаются при работе с входящими бумажными документами, на важные и неважные. Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

9. Формирование ЭД постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения в дела Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

10. Техническая проверка электронных документов • Проверка целостности и аутентичности. • Проверка имени файла. • Проверка на отсутствие вредоносного программного кода. • Проверка на соответствие эталонной XML-схеме. • Проверка на возможность отображения информации. • Проверка целостности и аутентичности, имени файла, отсутствия вредоносного программного кода, соответствия архивному формату и возможности отображения информации электронного документа, который содержится внутри XML-контейнера, например, архивного электронного документа. Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

11. Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения Спасибо за внимание! Ковтанюк Ю. С. ст. науч. сотрудник отдела документоведенияУНИИАДД Тел.: 044 273-30-53; факс: 044 275-13-74 E-mail: i@ysk-books.com, ykovtanuk@undiasd.archives.gov.ua веб-сайт: undiasd.archives.gov.ua СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. ТРЕБОВАНИЯ ВРЕМЕНИ 17 ноября 2011 года, Казахстан, г. Астана