Διαχείριση Έργων Πληροφορικής

1. Διαχείριση Έργων Πληροφορικής ‘Εργο και οργανωμένη διαχείριση έργου

2. Υλικό • Βιβλία: • Ε. Κιουντούζης, Διαχείριση Έργων Πληροφορικής [Κωδ. Ευδ. 22698] • Α. Δημητριάδης, Διοίκηση - Διαχείριση Πληροφοριακών Έργων [Κωδ. Ευδ. 6362] • Οι διαφάνειες των διαλέξεων και σχετικές ανακοινώσεις θα είναι διαθέσιμες στην ιστοσελίδα του μαθήματος. • Ασκήσεις και σημειώσεις θα μοιραστούν στις διαλέξεις του μαθήματος και στα εργαστήρια.

3. Εργασίες & Αξιολόγηση • Δύο Εργασίες με χρήση του MS-Project • Τα θέματα των εργασιών και σχετικές οδηγίες θα δοθούν στα Εργαστήρια. • 25% του βαθμού του μαθήματος. • Βιβλιογραφική Εργασία στη Διαχείριση Έργων • 15% του βαθμού • Εξετάσεις • Ασκήσεις που βασίζονται στη γνώση και εφαρμογή της θεωρίας • 60% του βαθμού

4. Περιεχόμενο μαθήματος • Τι είναι ένα έργο και γιατί χρειάζεται οργανωμένη διαχείριση • Το Τμήμα Πληροφορικής και η διαχείριση έργων • Σχεδιασμός έργου και διαγραμματικές τεχνικές • Διαχείριση χρόνου και μέθοδοι χρονοπρογραμματισμού • Αντιμετώπιση της αβεβαιότητας • Διαχείριση κόστους των έργων • Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων (χαρακτηριστικά ομάδας, ρόλοι μελών, τύποι ηγεσίας) • Παράγοντες επιτυχίας-αποτυχίας των έργων • Διαχείριση κινδύνου • Διαχείριση ποιότητας • Διαδικασίες ανάπτυξης και επιλογής αναδόχου

5. Τι είναι έργο;

6. Τι είναι έργο; • «Κάθε μη επαναλαμβανόμενη δραστηριότητα» • «Η συνολική διαδικασία που απαιτείται για την παραγωγή ενός νέου προϊόντος, συστήματος ή άλλων συγκεκριμένων αποτελεσμάτων» • «Μια στενά καθορισμένη δραστηριότητα που έχει σχεδιασθεί για πεπερασμένη διάρκεια για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου»

7. Τι είναι έργο; • Έμφαση στη διεξαγωγή μη επαναλαμβανόμενων δραστηριοτήτων για την επίτευξη ενός συνόλου ενιαίων στόχων. • Η διαχείριση έργου αφορά την εφάπαξ προσπάθεια για την επίτευξη ενός στόχου.

8. Χαρακτηριστικά έργων • Υπάρχει σημείο έναρξης και σημείο λήξης (συνήθως) • Ένα έργο συχνά περιλαμβάνει διαδικασίες με μικρό όγκο και μεγάλη ποικιλία όπου επικρατεί η έννοια της μοναδικότητας.

9. Γιατί χρειαζόμαστε την οργανωμένη διαχείριση έργου; Παράδειγμα: Η κούνια • Τι υποσχέθηκε το τμήμα Μάρκετινγκ

10. Γιατί χρειαζόμαστε την οργανωμένη διαχείριση έργου; • Τι ενέκρινε η Διοίκηση

11. Γιατί χρειαζόμαστε την οργανωμένη διαχείριση έργου; • Τι σχεδίασαν οι μηχανικοί

12. Γιατί χρειαζόμαστε την οργανωμένη διαχείριση έργου; • Τι κατασκευάστηκε

13. Γιατί χρειαζόμαστε την οργανωμένη διαχείριση έργου; • Τι εγκαταστάθηκε στον πελάτη

14. Γιατί χρειαζόμαστε την οργανωμένη διαχείριση έργου; • Αυτό που ήθελε ο πελάτης

15. Κύκλος ζωής ενός έργου • Ξεκίνημα και ορισμός του έργου • Σχεδιασμός • Υλοποίηση – παράδοση – εγκατάσταση • Τερματισμός - αποτίμηση – απόσυρση

16. 1. Ξεκίνημα του έργου • Σύλληψη της ιδέας • Τεκμηρίωση (περιγραφή) του έργου, σχετικών έργων και αναγνώριση του πελάτη • Αξιολόγηση κόστους-οφέλους • Τελική απόφαση

17. 2. Σχεδιασμός του έργου • Εξασφάλιση της απαιτούμενης υποδομής • Σχεδιασμός του πλάνου του έργου (project plan) • Αναγνωρίζονται οι δραστηριότητες, τα γεγονότα και οι σχέσεις μεταξύ τους • Εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων και των απαιτούμενων πόρων • Σχεδιάζουμε το δίκτυο του έργου και γίνεται εκτίμηση της διάρκειάς του

18. 3. Υλοποίηση έργου • Εκτέλεση των δραστηριοτήτων • Έλεγχος της διάρκειας, του κόστους και της ποιότητας του έργου • Επικοινωνία με εξωτερικούς παράγοντες (πελάτες, δημόσιους φορείς κλπ.) • Αλλαγές και τεκμηρίωση των αλλαγών στον αρχικό σχεδιασμό

19. 4.Τερματισμός του έργου • Εγκατάσταση – παράδοση του έργου • Αξιολόγηση έργου • Ανατροφοδότηση πληροφοριών

20. Κύκλος ζωής έργου και προβλήματα • Καθώς οι δραστηριότητες είναι σε αλληλουχία, όταν εμπλέκονται διαφορετικές ομάδες υπάρχει ο κίνδυνος να ερμηνεύονται διαφορετικά οι απαιτήσεις των πελατών σε κάθε φάση. • Επίσης, όταν οι αναθεωρήσεις γίνονται αραιά, οι αλλαγές μπορεί να επιφέρουν καθυστερήσεις.

21. Μεταβολές φόρτου και κόστους • Μεταβολή του επιπέδου δραστηριότητας με το χρόνο • Μεταβολή συνολικού κόστους (δαπάνης) με το χρόνο

22. Η καινοτομία στο προϊόν και τη διαδικασία παραγωγής

23. Πολυπλοκότητα έργου • Η συνολική πολυπλοκότητα ενός έργου καθορίζεται από: • Την οργανωτική πολυπλοκότητα, δηλ. το πλήθος των ατόμων, τμημάτων, εταιρειών, χωρών, γλωσσών, πολιτισμών, χρονικών ζωνών κλπ. • Την πολυπλοκότητα των πόρων, που καθορίζεται από τον προϋπολογισμό του έργου, και • Την τεχνολογική πολυπλοκότητα.

24. Κριτήρια Επιτυχίας Έργου • Εντός χρονοδιαγράμματος • Εντός προϋπολογισμού • Εντός προδιαγραφών • Υλοποίηση αναμενόμενων οφελών

25. Παράγοντες που επηρεάζουν την επιτυχία/αποτυχία των έργων • Πολυπλοκότητα • Μέγεθος οργανωσιακής αλλαγής ως αποτέλεσμα της υλοποίησης του έργου • Διάρκεια του έργου • Μέγεθος του έργου

26. Πηγές αβεβαιότητας • Χρονοπρογραμματισμός • Κόστος • Τεχνολογία • Οργανωσιακοί λόγοι • Πολιτικοί λόγοι

27. Επομένως, η διαχείριση έργου είναι αναγκαία γιατί: • Έχουν αυξηθεί οι ανάγκες για καινοτόμα προϊόντα και υπηρεσίες. • Οι επιχειρήσεις, τα προϊόντα και οι υπηρεσίες γίνονται περισσότερο πολύπλοκα. • Υπάρχει η τάση το προϊόν να παραδίδεται «με το κλειδί στο χέρι», δηλαδή ο τελικός χρήστης (πελάτης) να παραλαμβάνει το πλήρες σύστημα. • Ο ρυθμός που συμβαίνουν οι τεχνολογικές αλλαγές αυξάνει. • Ο χρόνος αποτελεί πηγή ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος.

28. Συμψηφισμοί στη διαχείριση έργων • Η διαχείριση έργων προσπαθεί να ιεραρχήσει (συμψηφίσει) τους στόχους ενός έργου σε σχέση με την ποιότητα του τελικού αποτελέσματος, τη διάρκεια του έργου και το συνολικό κόστος του.

29. Έργα Πληροφορικής • Πληροφοριακό σύστημα (πχ TAXIS) • Εφαρμογή (πχ ERP σύστημα) • Υποδομές (πχ ασύρματο δίκτυο) • ...

30. Έργα Πληροφορικής • Αποτυγχάνουν σε πολύ υψηλά ποσοστά (έως και πάνω από 60%) • Τα περισσότερα (>80%) των έργων δεν ολοκληρώνονται εγκαίρως και εντός προϋπολογισμού • Πολλά εγκαταλείπονται μετά την ολοκλήρωση, ή δε χρησιμοποιούνται πλήρως, ή χρησιμοποιούνται με διαφορετικό τρόπο ή δεν αποδίδουν τα αναμενόμενα οφέλη.

31. Ποσοστά επιτυχίας έργων Πληροφορικής • Έρευνα του Oxford University σχετικά με την επιτυχία των έργων πληροφορικής (Saur & Cuthbertson, 2003) Successful: 16% Challenged: 74% Abandoned: 10% • British Computer Society: Επενδύσεις σε έργα πληροφορικής άνω των 22.6 δις λίρες, εκ των οποίων 12,4 δις σε έργα ανάπτυξης λογισμικού (Jaques, 2004) • Επιτυχημένα: 16% • Αποτυχημένα έργα αξίας δεκάδων δις στην Ε.Ε. • National Institute of Standards and Technology (NIST) • Απώλειες 60 δις $ ετησίως λόγω προβλημάτων στην ανάπτυξη λογισμικού • 80% του κόστους ανάπτυξης αφορά τον εντοπισμό και τη διόρθωση λαθών

32. Ποσοστά επιτυχίας έργων Πληροφορικής* 62% δεν ολοκληρώθηκαν σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα 49% υπερέβησαν τον προϋπολογισμό τους 47% είχαν υψηλότερο κόστος συντήρησης από ότι είχε προβλεφθεί 41% δεν οδήγησαν στα αναμενόμενα οφέλη (οικονομικά - επιχειρηματικά) 33% δεν απέδωσαν όπως αναμενόταν * Tata Consultancy 2007

33. Γιατί; • Πολυπλοκότητα και εξάρτηση από την τεχνολογία • Ασαφείς στόχοι ή στόχοι που μεταβάλλονται στην πορεία • Μέγεθος απαιτούμενης αλλαγής • Κριτήρια αξιολόγησης • Αναποτελεσματική διαχείριση έργου • Έλλειψη υποστήριξης από τη διοίκηση • Κίνδυνοι εξωτερικής ανάθεσης (outsourcing)

34. Τι σημαίνει επιτυχία/αποτυχία ενός έργου πληροφορικής; • Τι πιστεύει ο τελικός χρήστης • Ένα έργο μπορεί να είναι επιτυχημένο από μια άποψη (πχ τεχνικά, τήρηση προδιαγραφών) και αποτυχημένο από μια άλλη (πχ ικανοποίηση χρηστών) • Ένα έργο μπορεί να κριθεί ως επιτυχημένο ακόμα και εάν είναι εκτός προϋπολογισμού και χρονοδιαγράμματος

35. Πώς αντιμετωπίζουμε τους κινδύνους αποτυχίας των έργων πληροφορικής; • Με κατάλληλη οργανωμένη διαχείριση έργων πληροφορικής!