Podatkovne baze

1. Podatkovne baze inosnoveprograma Microsoft Access 2007 4. del: obrazci in poročila Bor Plestenjak

2. Glavno kazalo Obrazci Poročila Drobnjarije

3. Obrazci • S pomočjo obrazcev lahko udobneje vstavljamo, popravljamo in pregledujemo podatke. • Obrazec je sestavljen iz okna, v katerem so različne kontrole, ki služijo za: • prikaz podatkov (Text Box, Label), • vnos in popravljanje podatkov (Text box, Combo Box, ...) • izvajanje akcij (Command Button, ...) , • dekoriranje obrazca (Image), • ...

4. Povezava obrazca in tabele • Obrazec je ponavadi vezan na tabelo ali poizvedbo. • V obrazcu naenkrat vidimo en zapis iz tabele ali poizvedbe. • Podobno kot pri tabeli v obliki preglednice se tudi tu lahko z gumbi v statusni vrstici sprehajamo med zapisi.

5. Enostavni obrazci • Enostavne, a uporabne obrazce lahko naredimo s pomočjo čarovnika. • Če želimo imeti obrazec le za eno tabelo, je dovolj, da tabelo označimo v podoknu za krmarjenje, potem pa izberemo Create/Forms/Form. Zgenerira se obrazec z vsemi polji te tabele. • Če želimo imeti samo določena polja oziroma polja iz več povezanih tabel, lahko uporabimo čarovnika na Create/Forms/More Forms/Form Wizzard. • Izbrati moramo tabelo oziroma poizvedbo, katere zapisi naj se prikažejo v obrazcu. • Potem lahko izberemo, katera polja naj se prikažejo v obrazcu. • Na koncu izberemo še način, kako naj bodo prikazana polja (po stolpcih, vrsticah, ...) in obrazec je narejen. • Narejeni obrazec lahko pozneje sami popravimo v Design načinu. • Prazen obrazec naredimo z Create/Forms/Form Design.

6. Ročno izdelovanje obrazcev • Če obrazec odpremo v načinu Design, potem lahko spreminjamo njegov izgled: • dodajamo nove kontrole, • spreminjamo obstoječe kontrole, • spreminjamo videz obrazca (barve, pisave, ...), • ... • Možnosti je zelo veliko, saj lahko s pomočjo programiranja naredimo veliko naprednejše obrazce, jih povežemo in naredimo povsem samostojen program za obdelavo podatkov. • Pogledali si bomo nekaj stvari, ki jih lahko naredimo brez kakršnegakoli znanja o programiranju.

7. Nov obrazec • Ko naredimo nov prazen obrazec brez čarovnika, ga moramo povezati s tabelo ali poizvedbo (če bo to obrazec za prikaz vsebine tabele). • To naredimo tako, da v Property Sheetv zavihku Data za Record Source izberemo pravo tabelo oziroma poizvedbo. • Sedaj lahko dodajamo polja v obrazec.

8. Dodajanje novih kontrol • Ko je obrazec odprt v Design načinu, imamo zgoraj na zavihku Design skupino Controls s kontrolami, ki jih lahko dodamo. • Kontrolo dodamo tako, da jo izberemo in nato z miško na obrazcu označimo njen položaj in velikost. • Ko se kontrola pojavi na obrazcu, lahko s nastavitvijo njenih lastnosti dosežemo, da bo delovala tako, kot želimo.

9. Label in Text Box • Label uporabljamo za napise na obrazcu. • Vsebino vpišemo takoj, ko na obrazcu naredimo napis. • V lastnostih lahko med drugim določimo: • pisavo: Font Color, ... , Font Underline • barvo polja in okvirja • Text Box uporabljamo za polja zapisa. • Kontrola je sestavljena iz napisa in vsebine polja. • Za pisavo in barve velja enako kot pri napisih, najpomembnejše pri Text Box pa je, da določimo, katero polje se tu prikazuje. Za to imamo lastnost Control Source v zavihku Data, kjer izberemo polje iz seznama ali pa vpišemo izraz, če gre za polje, katerega vrednost se računa.

10. List Box, Combo Box, Check Box • Podobno kot Text Box uporabljamo tudi List Box in Combo Box. • V zavihku Data podobno kot v definiciji tabele pri poljih tipa Lookup nastavimo od kod jemljemo vrednosti. • Ko uporabljamo čarovnika, se nastavitve preberejo iz definicije tabele. • Če tabelo pozneje spremenimo, se to v obrazcu ne popravi avtomatično! • Check Box uporabljamo za polja tipa Yes/No.

11. Podobrazci • Če je tabela povezana z drugo tabelo z relacijo ena-proti-več, potem lahko zapise iz povezane tabele v obrazcu prikažemo avtomatično. • Za to uporabljamo podobrazce (subforms) • Pri podobrazcu v Data nastavimo: • Source Object: tabela oz. poizvedba s podatki vezanimi na originalni vir podatkov v obrazcu. • Link Child Fields: polja z referencami v podobrazcu • Link Master Fields: polje na katerega se nanašajo reference.

12. Vnos in popravljanje podatkov • V obrazcu lahko podatke mirno popravljamo in dodajamo. • Če obrazec ne vsebuje vseh polj iz tabele, ostanejo manjkajoča polja prazna. • Če popravljamo zapise v povezani tabeli v podobrazcu, se polje za referenco avtomatično napolni s pravo vrednostjo.

13. Command Button • V obrazcu imamo lahko tudi kontrolne gumbe. Dogajanje ob samem pritisku gumba najbolje kontroliramo s svojim programom v Visual Basicu, nekatere osnovne stvari pa zna narediti tudi čarovnik, ki se (če je vključen) pokaže vsakič ko na obrazec damo nov gumb • Tako lahko naredimo gumb, kjer se ob pritisku: • premaknemo v drug obrazec, • premikamo po zapih v tabeli navzdol in navzgor, • podvoji zapis, zbriše zapis, ...

14. Dodajanje polj iz povezanih tabel • Vsa polja, ki jih uporabljamo v obrazcu (razen izračunanih), morajo biti vsebovana v viru podatkov. • Če na začetku v čarovniku izberemo tabelo, potem pa ugotovimo, da potrebujemo še podatek, na katerega se sklicujemo v drugo tabelo, moramo v lastnostih obrazca Record Source spremeniti iz tabele v poizvedbo, ki vsebuje vse iskane podatke.

15. Kazalo Obrazci Poročila Drobnjarije

16. Poročila • Medtem, ko so obrazci namenjeni za prikaz podatkov na zaslonu in vnos podatkov, so poročila namenjena za izpisovanje podatkov na papir. • Za izpisovanje podatkov lahko uporabljamo tudi obrazce, tako da nekaj lastnosti, ki jih bomo spoznali pri poročilih velja tudi za obrazce.

17. Poročila s pomočjo čarovnika • Tudi za poročila velja, da jih lahko enostavno naredimo s čarovnikom, potem pa izpis ročno popravimo in prilagodimo temu, kar smo želeli. • Novo avtomatično poročilo za označeno poizvedbo ali tabelo zgeneriramo z Create/Reports/Report. • Podobno kot pri obrazcih imamo tudi tu na voljo čarovnika na Design/Reports/Report Wizard. • Prazno poročilo lahko naredimo z Create/Reports/Report Design. Potem tako kot pri obrazcu dodajamo podatke. • Nato moramo izbrati, kako bodo podatki urejeni in izbrati enega izmed že definiranih oblikovnih slogov.

18. Ročno izdelovanje poročil • Podobno kot v obrazce tudi v poročila dodajamo nove kontrole. • Pri obrazcu so pomembne tudi skupine, po katerih izpisujemo podatke. • Skupine določimo s čarovnikom ali pa gremo na Design/Grouping & Totals/ Group & Sort. • Tudoločimo skupine in vrstni red. • Poročilo je razdeljeno na več delov: • Report Header, Report Footer: Kar se pri vsakem poročilu izpiše na začetku in kaj na koncu. • Page Header, Page Footer: kaj se izpiše na vrhu vsake strani in na dnu vsake strani. • Group Header, Group Footer (odvisno od imena skupine): kaj se izpiše pred vsako skupino in kaj na koncu vsake skupine • Detail: Zapisi iz vira podatkov za poročilo.

19. Primer razdelitve poročila ...

20. ... in poročilo

21. Izračunana polja • Do izračunanih polj pridemo podobno kot v Excelu tako, da na začetku vpišemo = in nato formulo za izračun vrednosti polja. • Primeri: • =Sum([Znesek]) • =[Količina]*[Znesek] • =Sum([Količina]*[Znesek]) • =[Cena]*0,085 • =[Ime]+” “+[Priimek]

22. Dlookup funkcija • S pomočjo funkcije Dlookup lahko v poročilo ali obrazec vpišemo vrednost, ki jo poberemo iz druge tabele (podobno kot Lookup polja). • V polje ControlSource v Properties vpišemo nekaj v stilu: • =DLookUp("[tekst]“;"Imena ocen";"[Stevilka]=[Expr2]") • Prvi argument je ime polja, ki vsebuje iskano vrednost v tabeli, katere ime podamo kot drugi argument. V tretjem parametru vpišemo kriterij, kako pridemo do ustreznega zapisa. Pri tem lahko kot argumente uporabljamo vsebine Text Boxov, ostalih kontrol na poročilu in podobno.

23. Kazalo Obrazci Poročila Drobnjarije

24. Raznobarvna polja • Poljaimajolahko različno pobarvan tekst. • Pri numeričnih poljih (Number, Currency) podamo obliko zapisa podatka v obliki: prvi;drugi;tretji;četrti • Pri tem je: • Prvi: oblika za pozitivno vrednost • Drugi: oblika za negativno vrednost • Tretji: oblika za vrednost 0 • Četrti: oblika, če je polje prazno • Tako#.##0,00" SIT"[Green];-#.##0,00" SIT"[Red];#.##0,00" SIT"[Blue];[Cyan]povzroči izpis zneskov, ki so pobarvani zeleno (pozitivni), rdeče (negativni) in modro (nič).

25. Yes/No polja • Pri poljih tipa Yes/No lahko določimo vrednosti, ki naj se izpisujeta. • Če v polje Format vpišemo ;“Da”[Green];”Ne”[Red], se bo v primeru Yes (0) izpisalo Da v zeleni barvi, v primeru No (-1) pa Ne v rdeči barvi.

26. Funkcija LIKE • Pri kriterijih v tekstovnih poljih pride v poštev funkcija Like. Primeri uporabe so: • Like “A*”: V poštev pridejo vsa polja, ki se začenjajo z A • Like “*tor” : v poštev pridejo polja, ki se končujejo s tor. • Like “[A-D]*”: v poštev pridejo polja, ki se začenjajo z A,B,C ali D. • Like “*ab*”: v poštev pridejo polja, ki kjerkoli vsebujejo ab. • Like “gob?”: v poštev pridejo polja dolžine 4, prvitrijeznaki so gob, četrti pa je poljuben.

27. Nekaj uporabnih funkcij za poizvedbe • Round(vrednost): Zaokroži število • Str(število): pretvori število v niz • Iif(pogoj,rezultatYes,rezultatNo): rezultat je odvisen od logičnega izraza pogoj. V primeru izpolnjenega pogoja se vrne rezultatYes, sicer pa rezultatNo. • Now(): vrne trenutni datum in uro • Date(): vrne trenutni datum • Nz(polje, vrednost): če ima polje vrednost Null, vrne vrednost, sicer pa vrne pravo vrednost polja. • IsNull(vrednost): vrne True, če je vrednost prazna, sicer pa False. • Left(niz,k): prvih k črk niza • Right(niz,k): zadnjih k črk niza • Mid(niz, k,l): l znakov niza od k-tega znaka naprej

28. Samo različni zapisi v poizvedbah • Če označimo poizvedbo, lahko v lastnostih(do njih pridemo tako, da v praznem zgornjem delu kliknemo desni gumb in izberemo Properties) nastavimo, da naj se pojavljajo samo različni zapisi: • Unique Values: V poštev pridejo le rezultati, ki imajo drugačno kombinacijo vseh polj (nobena kombinacija polj v rezultatu se ne ponovi) • Unique Records: V poštev pridejo le različni zapisi (različni glede na originalno tabelo), lahko pa se njihova polja, ki nastopajo v poizvedbi ujemajo. • Poizvedbo označimo tako, da v oknu poizvedbe kliknemo na prazen prostor v zgornjem delu, potem pa izberemo View|Properties