Hücrelerle Çalışmak

1. 2011/2012 FALL http://sct.emu.edu.tr/bdem/bdem203 Doğu Akdeniz Üniversitesi Bilgisayar ve Teknoloji Yüksek Okulu Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Programı BDEM 203 – Yönetim Bilgi Sistemleri 5 BÖLÜM Hücrelerle Çalışmak R. Kansoy

2. Hücrelerde Veri Doğrulaması Hücre Adları ile Çalışmak 2 1 BÖLÜM 5 İşlenecek Konular 2

3. BÖLÜM 5 1. Hücre Adları ile Çalışmak • Hücrelere ad verebilir ve hücre adresleri yerine hücrelere verdiğiniz adları kullanabilirsiniz. • Hücrelere tek tek ad verebileceğiniz gibi, bir grup hücreye de bir ad verebilirsiniz. • Hücre adları ile ilgili işlemler Formulas sekmesinde yer alan Define Name grubundaki düğmeler kullanılır. 3

4. BÖLÜM 5 1. Hücre Adları ile Çalışmak ADLANDIRMA KURALLARI • Bir adın il karakteri bir harfi, alt çizgi (_) veya ter eğik çizgi (\) olmalıdır. Addaki diğer karakterler harf, sayı, nokta veya alt çizgi karakterleri olabilir. • c, C, R veya r harfleri tanımlı ad olarak kullanılmaz. • Adın içinde boşluk yeralamaz. • Bir ad en 255 karakter içerebilir. • Adlar büyük ve küçük harfler içerebilirler. • Excel, adlarda büyük ve küçük harf karakterleri birbirinden ayırmaz. Ör; TOPLAM = toplam 4

5. BÖLÜM 5 1. Hücre Adları ile Çalışmak AD TANIMLAMA Ad tanımlamak için aşağıdaki yolu takip edin; • Ad tanımlamak istediğiniz hücre veya hücreleri seçin. • Formulas sekmesinde yeralan Define Name grubundaki Define Name düğmesine tıklayın. • Name metin kutusuna hücre veya hücreler için bir ad girin. • Scope açılır listesinden adın kullanılacağı kapsamı seçin. • Comment metin kutusuna isterseniz adla ilgili bir açıklama yazın, • Refers to metin kutusunda seçmiş olduğunuz hücre veya hücrelerin adresi görülür. Yani ad tanımlanan hücre veya hücrelerin adresi. İsterseniz buradaki adresi değiştirebilirsiniz. • OK komut düğmesine tıklayın. 5

6. BÖLÜM 5 1. Hücre Adları ile Çalışmak AD TANIMLAMA • Hücrelere ad tanımlamak için adres göstergesini de kullanabilirsiniz. • Ad vermek istediğiniz hücre veya hücreleri seçin • Adres göstergesine tıklayıp, adı yazıp, klavyeden Enter tuşuna basın. 6

7. BÖLÜM 5 1. Hücre Adları ile Çalışmak SEÇİMDEN AD OLUŞTURMAK Seçimden ad oluşturmak için aşağıdaki yolu takip edin; • Adlandırmak istediğiniz hücre veya hücreleri seçin. 2. Formulas sekmesinde yer alan Defined Names grubundaki Create from selection düğmesine tıklayın. 3. Onay kutularını kullanarak adın alınacağı konumu belirleyebilirsiniz. 4. OK komut düğmesine tıklayın. 7

8. BÖLÜM 5 1. Hücre Adları ile Çalışmak ADLARI YÖNETMEK • Adları yönetmek için Formulas sekmesinde yer alan Defined Names grubundaki Name Manager düğmesine tıklayın. • Ad yoneticisinde çalışma kitabındaki adlar ve tablolar görüntülenir. Filters düğmesine tıklayıp gelen seçenekleri kullanarak görüntülenecek adlara ve tablolara sınırlama getirebilirsiniz. • New komut düğmesini kullanarak yeni bir ad tanımlayabilir, Edit komut düğmesini kullanarak seçtiğiniz bir adı düzenleyebilirsiniz. • Bir adı silmek için ada tıklayıp seçin ve Delete komut düğmesini tıklayın. 8

9. BÖLÜM 5 1. Hücre Adları ile Çalışmak FORMÜLLERDE ADLARI KULLANMAK • Faaliyet Gelirleri toplamı B8 hücresine =SUM(B2:B7) formulu yazılarak hesaplanabilir. • Hücre adresleri yerine hücrelere verilen adlarda kullanılarak toplama yapılabilir. =SUM(fgelir) • Formülü yazarken =SUM(f yazıldığında , f ile başlayan fonksiyonlar ve hücre adları listelenir. Listeden kullanılmak istenen hücre adı tıklanıp seçilebilir. 9

10. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması • Gerekli gördüğünüzde bazı hücrelere kullanıcının veri girişini sınırlayabilir ve/veya bir hücreye gittiğinde bir açıklama ile karşılaşmasını sağlayabilirsiniz. • Veri girişinin tümünü sınırlayabileceğiniz gibi uzunluğunu ve zamanını da sınırlayabilirsiniz. • Formul yazarak, koşullar belirleyerek veri girişini sınırlayabilirsiniz. • Hücrelerde veri doğrulaması oluşturmak için, Data sekmesinde yer alan Data Tools grubundaki Data Validation düğmesi kullanılır. 10

11. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması • Tablonuzda önemli verilerin bulunduğu hücrelere girdi iletileri bırakarak üzerine gidildiğinde hücre ile ilgili açıklama görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. • Hücrelere girdi iletisi bırakmak için girdi iletisi bırakılacak hücre veya hücreleri seçip Data sekmesinde yer alan Data Tools grubundaki Data Validation düğmesinin sağ alt tarafındaki oka tıklayıp gelen seçeneklerden Data Validation seçeneğini tıklayın. • Karşınıza gelen iletişim kutusundan Input Message sekmesini tıklayınız. • Title metin kutusuna girdi iletisi için bir başlık girin. • Input Message metin kutusuna hücrelerde görülmesini istediğiniz uyarıyı girin ve OK komut düğmesini tıklayın. Hücrelere Girdi İletisi Bırakmak 11

12. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması • Kullanıcının bazı hücrelere yanlış veya gereksiz bilgi girişini engelleyebilirsiniz. • Hücrelere belirlenen aralıkta ve tipte veri girişi yapılmasını sağlayabilirsiniz. • Bazı hücrelere yalnızca metin veya belirli aralıkta sayısal veri girişi kullanmaya zorlayabilirsiniz. • Örneğin öğrenci notlarını girileceği bir sütunda 1 ile 100 arasında değer girişi yapılmasına, aksi halde hata uyarısı verilmesini sağlayabilirsiniz. Belirlenen Aralıkta Değer Girmeye Zorlamak 12

13. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması Belirlenen Aralıkta Değer Girmeye Zorlamak 13

14. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması • Bu işlemi yapmak için sınırlama getirmek istediğiniz hücreleri seçin • Data sekmesinde yer alan Data Tools grubundaki Data Validation düğmesinin sağ alt tarafındaki oka tıklayıp gelen seçeneklerden Data Validation seçeneğini tıklayın. • Açılan iletişim kutusundan Settings sekmesini tıklayın. • Sayısal ifadeler için Allow açılır listesinden, Decimal seçeneğini seçin. • Data açılır listesinden between seçeneğini seçin • Minimum metin kutusuna 1 Maksimum metin kutusuna 100 değerlerini girin. • Tamam komut düğmesini tıklayın. • Artık bu hücrelere 1 ile 100 arasındaki sayısal değerlerden farklı bir değer girildiğinde ekrana bir hata uyarı mesajı gelecektir. Belirlenen Aralıkta Değer Girmeye Zorlamak 14

15. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması Belirli değerlerin girilmesi için ayarlama yapılan hücrelere farklı değer girildiğinde görüntülenecek olan hata uyarısını istediğiniz gibi belirleyebilirsiniz. • Data sekmesinde yer alan Data Tools grubundaki Data Validation düğmesinin sağ alt tarafındaki oka tıklayıp gelen seçeneklerden Data Validation seçeneğini tıklayın. • Açılan iletişim kutusundan Error Alert sekmesini tıklayın. • Style açılır listesinden hata uyarısının stilini seçin. • Warning veya Information seçeneklerinden biri seçilirse, yanlış veri girişi yapıldığında bir uyarı mesajı görüntülenir ancak yanlış verinin hücreye girişine izin verilebilir. • Title metin kutusuna uyarı başlığını ve Error Message metin kutusuna hata iletisinde görülmesini istediğiniz mesajı yazın. • Tamam komut düğmesine tıklayın. • Yanlış veri girişi yapıldığında hata uyarı mesajı görüntülenecektir. Hata Uyarısını Belirleme 15

16. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması Sınırlanan aralık dışında girilen veriler bir daire içine alınarak işaretlenebilir. • Data sekmesinde yer alan Data Tools grubundaki Data Validation düğmesinin sağ alt tarafındaki oka tıklayıp gelen seçeneklerden Circle Invalid Data seçeneğini tıklayın. • Daireleri kaldırmak için Data sekmesinde yer alan Data Tools grubundaki Data Validation düğmesinin sağ alt tarafındaki oka tıklayıp gelen seçeneklerden Clear Validaton Circles seçeneğini tıklayın. Geçersiz Verileri İşaretlemek 16

17. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması Geçersiz Verileri İşaretlemek 17

18. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması Çalışma sayfasına girilmiş olan veriler için açılır listeler oluşturulabilir. • Açılır listenin yapılacağı hücreyi seçin. • Data sekmesinde yer alan Data Tools grubundaki Data Validation düğmesinin sağ alt tarafındaki oka tıklayıp gelen seçeneklerden Data Validation seçeneğini tıklayın. • Açılan iletişim kutusundaki Settings sekmesini tıklayın. • Allow açılır listesinden List seçeneğini seçin. • Source kutusuna açılır listede yer almasını istediğiniz bilgilerin adres aralığını girin ve OK’i tıklayın. Açılır Liste Oluşturmak 18

19. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması • Aşağıdaki tabloda 3 yaş üzeri çocukların alındığı bir kreşin kayıtlarının tutulduğunu varsayalım. • 2011 yılında olduğumuza göre, 2008 yılından sonra doğanlar kreşe kayıt yaptıramazlar. • Bir başka deyişle kreşe 2008 ve daha öncesinde doğmuş olanlar kreşe kaydolabilir. • 2005 doğumlular ilköğretime başlayacağı için onlar da kreşe kayıt yaptıramazlar. • Bu durumda kreşe kayıt yaptırabilecek çocukların doğum tarihleri 31.12.2005’ten büyük, 01.01.2009’dan küçük olmalı. Tarih Sınırlaması Uygulamak 19

20. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması İlgili tablodaki DĞM. TARİHİ sütununa yukarıda belirtilen tarihler arası bir sınırlama getirmek için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz. • DĞM. TARİHİ sütununu seçin • Data sekmesinde yer alan Data Tools grubundaki Data Validation düğmesinin sağ alt tarafındaki oka tıklayıp gelen seçeneklerden Data Validation seçeneğini tıklayın. • Açılan iletişim kutusundan Settings sekmesine tıklayın. • Allow açılır listesinden Date seçeneğini seçin. • Data açılır listesinden between seçeneğini seçin. • Start Date metin kutusuna 31/12/2005 tarihini girin. • End Date metin kutusuna 01/01/2009 tarihini girin. • Girdi İletisi ve Hata Uyarısını belirleyip OK’i tıklayın. Tarih Sınırlaması Uygulamak 20

21. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması Yukarıda verilen Kreş Kayıt Tablosundaki TC Kimlik No. 11 karakterden oluşmaktadır. Bu sütun içindeki hücrelere 11 karakter sınırlaması getirlebilir. • TC Kimlik No. Sütununu seçin • Data sekmesinde yer alan Data Tools grubundaki Data Validation düğmesinin sağ alt tarafındaki oka tıklayıp gelen seçeneklerden Data Validation seçeneğini tıklayın. • Açılan iletişim kutusundan Settings sekmesini tıklayın. • Allow açılır listesinden text length seçeneğini seçin. • Data açılır listesinden equal to seçeneğini seçin. • Length Metin kutusuna 11 değerini girin. • Girdi İletisi ve Hata Uyarısını belirleyip OK’i tıklayın. Metin Uzunluğunu Sınırlamak 21

22. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması • Yukarıda verilen Kreş Kayıt Tablosundaki KREŞTE BULUNACAĞI SAATLER sütununa çocukların kreşte bulunacağı saatler girilecek. • Çocuklar sabahçı, öğlenci veya tam gün olabilir. • Kreşin açık bulunacağı saatler 08:00-19:00 arası olacaktır. • Bu durumda KREŞTE BULUNACAĞI SAATLER sütununa saat sınırlaması getirilebilir. • Bu işlem için önce ilgili sütunu seçin. Saat Sınırlaması Uygulamak 22

23. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması • Data sekmesinde yer alan Data Tools grubundaki Data Validation düğmesinin sağ alt tarafındaki oka tıklayıp gelen seçeneklerden Data Validation seçeneğini tıklayın. • Açılan iletişim kutusundan Settings sekmesini tıklayın. • Allow açılır listesinden time seçeneğini seçin. • Data açılır listesinden between seçeneğini seçin. • Start Time kutusuna 08:00yazın. • End Time kutusuna 19:00 yazın. • Girdi İletisi ve Hata Uyarısını belirleyip OK’i tıklayın. Saat Sınırlaması Uygulamak 23

24. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması Aşağıdaki ÇEK TAKİBİ tablosu incelenirse mantıksal olarak TAHSİL TARİHİ, GİRİŞ TARİHİ’nden sonra olmalıdır. Formül ile Veri Sınırlaması Uygulamak 24

25. BÖLÜM 5 2. Hücrelerde Veri Doğrulaması • F2 hücresini seçin. • Data sekmesinde yer alan Data Tools grubundaki Data Validation düğmesinin sağ alt tarafındaki oka tıklayıp gelen seçeneklerden Data Validation seçeneğini tıklayın. • Açılan iletişim kutusundan Settings sekmesini tıklayın. • Allow açılır listesinden custom seçeneğini seçin. • Formula metin =D2<F2 formülünü yazın. • Girdi İletisi ve Hata Uyarısını belirleyip OK’i tıklayın. • Veri bulunan diğer hücrelerede benzer işlemin uygulanması gerekir. • Veri içermeyen hücrelere sınırlanma uygulanmış bir hücreyi seçip Paste Special komutunu kullanarak Formulas seçeneğini seçip yapıştırarak sınırlama uygulanabilir. Formül ile Veri Sınırlaması Uygulamak 25

26. http://sct.emu.edu.tr/bdem/bdem203 Hücrelerle Çalışmak BÖLÜM SONU 5 Sorularınız Lütfen..? Teşekkürler! R. KANSOY