Software Project Management

Software Project Management บทนำ 1

หัวข้อ • สาเหตุความล้มเหลวของโครงการ • ความหมายของโครงการ • บริหารโครงการคืออะไร • บทบาทของผู้จัดการโครงการ • ซอฟต์แวร์บริหารโครงการ • สรุป

สาเหตุความล้มเหลวของโครงการ 5 สาเหตุ • การมีส่วนร่วมของผู้ใช • การสนับสนุนจากผู้บริหาร • ความชัดเจนของความต้องการ • การวางแผนโครงการที่เหมาะสม • ความคาดหวังต่อโครงการที่สอดคล้องกับสภาพความเป็นจริง

การบริหารโครงการมีประโยชน์ดังนี้การบริหารโครงการมีประโยชน์ดังนี้ • มีการควบคุมที่ดี ทั้งทางด้านการเงิน บุคลากร และทรัพยากรอื่นๆ • ความสัมพันธ์กับลูกค้าดีขึ้น • เวลาในการพัฒนาน้อยลง • ค่าใช้จ่ายต่ำ • ระบบงานมีคุณภาพและน่าเชื่อถือ • กำไรเพิ่มขึ้น • ผลผลิตเพิ่มขึ้น • การประสานงานภายในทีมดีขึ้น • ขวัญพนักงานดีขึ้น

ความหมายของโครงการ • โครงการ หมายถึง ความพยายาม (การกระทำ) ชั่วคราวที่ใช้เพื่อสร้างผลิตผล บริการหรือผลลัพธ์ที่มีลักษณะพิเศษ ไม่เหมือนใคร โครงการมีคุณลักษณะดังนี้ • • มีวัตถุประสงค์ ทุกโครงการควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เช่น ติดตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์เพื่อสนองตอบการสอบถามของลูกค้าให้เพิ่มขึ้นร้อยละ 95 • • มีอัตลักษณ์ของตนเอง • • มีระยะเวลา โครงการมีเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด • • พัฒนาโดยวิธีการค่อยๆ ทำรายละเอียดเพิ่มขึ้น ในช่วงแรกโครงการจะถูกกำหนดอย่างกว้างๆ เมื่อเวลาผ่านไปรายละเอียดของโครงการเริ่มชัดเจน

ความหมายของโครงการ (ต่อ) • ใช้ทรัพยากร ทรัพยากรประกอบด้วยคน ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เงิน และทรัพย์สินอื่นๆ หลายโครงการเป็นโครงการที่เกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน ซึ่งต้องการคนจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง หรือมาจากหน่วยงานภายนอกองค์การ • • มีเจ้าของ หรือมีผู้ให้การสนับสนุน โครงการที่มีผู้เกี่ยวข้องหลายกลุ่มควรมีคนที่รับผิดชอบหลัก เพื่อกำหนดทิศทาง ขอบเขตของงาน และสนับสนุนด้านการเงินกับโครงการ • มีความไม่แน่นอน เนื่องจากแต่ละโครงการมีลักษณะเฉพาะ ไม่เหมือนกัน บางครั้งจึงเป็นการยากที่กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการให้ชัดเจน ประมาณระยะเวลาที่ใช้ในการทำโครงการ การกำหนดค่าใช้จ่ายทั้งหมด บริษัทผู้ขายสินค้าหรือบริการเลิกกิจการ สมาชิกขอลางานโดยไม่มีแผน สิ่งเหล่านี้คือ ความไม่แน่นอนที่มีอยู่ในทุกโครงการ

โครงการมีข้อจำกัด 3 เรื่องคือ ขอบเขตของโครงการ เวลา และค่าใช้จ่าย ข้อจำกัดนี้มีผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการ • ขอบเขตของโครงการ: งานที่โครงการต้องทำคืออะไร อะไรคือสิ่งที่ลูกค้าหรือผู้สนับสนุนคาดหวังจากโครงการ • เวลา: เวลาที่ต้องการใช้ ตารางเวลาของโครงการ • ค่าใช้จ่าย: งบประมาณโครงการ

ความรู้ 9 ด้าน

บริหารโครงการคืออะไร การบริหารโครงการคือ การประยุกต์ความรู้ ทักษะ เครื่องมือ และเทคนิค เข้ากับกิจกรรมของโครงการเพื่อให้งานออกมาตรงกับความต้องการของโครงการ ผู้จัดการโครงการต้องอำนวยความสะดวกให้กระบวนการทั้งหมดทำงานให้ตรงกับความต้องการและความคาดหวังของผู้ใช้หรือลูกค้า • ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับโครงการ คือ บุคคลที่เกี่ยวข้อง หรือได้รับผลกระทบจากกิจกรรมต่างๆ ของโครงการ รวมถึงผู้สนับสนุนโครงการ ทีมงาน เจ้าหน้าที่สนับสนุนลูกค้า ผู้ใช้ ผู้ค้า และแม้แต่ผู้ที่อยู่ตรงข้ามกับโครงการ • ความรู้การบริหารโครงการเป็นความรู้ความสามารถที่สำคัญที่ผู้จัดการโครงการต้องพัฒนา ความรู้นี้มี 9 ด้าน โดย 4 ด้านเป็นความรู้หลักในการบริหารโครงการ ส่วนอีก 5 ด้านเป็นความรู้ที่สนับสนุนการบริหารโครงการ

ความรู้หลัก ประกอบด้วย • การบริหารขอบเขตโครงการ (project scope management) • การบริหารเวลาโครงการ (project time management) • การบริหารค่าใช้จ่ายโครงการ (project cost management) • การบริหารคุณภาพโครงการ (project quality management)

ความรู้ที่สนับสนุนการบริหารโครงการ • การบริหารการบูรณาการโครงการ (project integration management) • การบริหารทรัพยากรมนุษย์โครงการ (project human resource management) • การบริหารการสื่อสารโครงการ (project communication management) • การบริหารความเสี่ยงโครงการ (project risk management) • การบริหารการจัดซื้อจัดจ้าง (project procurement management)

บทบาทของผู้จัดการโครงการบทบาทของผู้จัดการโครงการ บทบาทของผู้จัดการโครงการในแต่ละองค์การมีความแตกต่างกัน แต่บทบาทที่ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่มี ดังนี้ • กำหนดขอบเขตโครงการ • กำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้ตัดสินใจและวิธีดำเนินการ • พัฒนารายละเอียดของงาน • ประมาณเวลาที่ต้องการ • พัฒนาผังการบริหารโครงการเริ่มแรก • กำหนดทรัพยากรและงบประมาณที่ต้องการ • ประเมินความต้องการ

บทบาทของผู้จัดการโครงการ (ต่อ) • ระบุและประเมินความเสี่ยง • เตรียมแผนฉุกเฉิน • กำหนดความพึ่งพาระหว่างกิจกรรม • กำหนดและตามรอยหลักไมล์ที่วิกฤต • มีส่วนร่วมในขั้นตอนการทบทวน • ปกป้องรักษาทรัพยากรที่จำเป็น • บริหารกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง • รายงานสถานภาพโครงการ

ผู้จัดโครงการที่ดีควรมีทักษะที่หลากหลาย โดยเฉพาะในเรื่องต่อไปนี้ • ความรู้การบริหารโครงการ • ประยุกต์ความรู้ มาตรฐาน และกฎระเบียบ • ความรู้สภาวะแวดล้อมโครงการ ผู้จัดการโครงการต้องเข้าใจการเปลี่ยนแปลง และการทำงานในองค์การ สภาวะแวดล้อมทางด้านการเมือง และกายภาพ • ความรู้และทักษะทั่วไปด้านการบริหาร ผู้จัดการโครงการควรเข้าใจประเด็นที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับการบริหารด้านการเงิน บัญชี การจัดซื้อจัดจ้าง การตลาด สัญญา การผลิต การกระจายสินค้า การส่งกำลังบำรุง (logistics) ห่วงโซ่อุปทาน การวางแผนเชิงยุทธศาสตร์ การวางแผนเชิงกลยุทธ์ การบริหารการปฏิบัติงาน โครงสร้างองค์การ การบริหารพฤติกรรมบุคคล • ทักษะทางด้านมนุษยสัมพันธ์ ผู้จัดการโครงการควรมีทักษะด้านการสื่อสารที่มีประสิทธิผล การมีอิทธิพลเพื่อให้งานสำเร็จ การเป็นผู้นำ การกระตุ้น การต่อรอง การจัดการความขัดแย้ง และการแก้ปัญหา

คุณลักษณะที่สำคัญสำหรับการเป็นผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิผลกับผู้จัดการโครงการที่ไม่มีประสิทธิผลคุณลักษณะที่สำคัญสำหรับการเป็นผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิผลกับผู้จัดการโครงการที่ไม่มีประสิทธิผล ผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิผลผู้จัดการโครงการที่ไม่มีประสิทธิผล ชักนำโดยใช้ตัวอย่าง กำหนดตัวอย่างที่ไม่ดี มีวิสัยทัศน์ เป็นคนที่ไม่แน่ใจตัวเอง มีความเชี่ยวชาญทางเทคนิค ขาดความเชี่ยวชาญทางเทคนิค เป็นคนตัดสินใจ เป็นผู้สื่อสารที่ไม่ดี เป็นผู้สื่อสารที่ดี เป็นผู้กระตุ้นหรือชักจูงที่ไม่ดี เป็นผู้กระตุ้นหรือชักจูงที่ดี คัดค้านผู้บริหารระดับสูงเมื่อจำเป็น สนับสนุนสมาชิกในทีม กระตุ้นหรือส่งเสริมความคิดใหม่ๆ

ซอฟต์แวร์บริหารโครงการ ซอฟต์แวร์บริหารโครงการในตลาดแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มใหญ่ๆ ดังนี้ • เครื่องมือระดับพื้นฐาน (low-end tools) เครื่องมือเหล่านี้มีฟังก์ชันการบริหารงานพื้นฐาน เช่น สร้างแผนภูมิแกนต์ เหมาะกับโครงการขนาดเล็ก ผู้ใช้คนเดียว เช่น Milestones Simplicity โดย KIDASA Software, Inc. • เครื่องมือระดับกลาง (midrange tools) เป็นเครื่องมือที่พัฒนาจากเครื่องมือระดับพื้นฐาน เหมาะกับโครงการขนาดใหญ่ขึ้น ผู้ใช้หลายคน และหลายโครงการ เครื่องมือระดับนี้สามารถสร้างแผนภูมิแกนต์ ผังเครือข่าย (network diagrams) ช่วยการวิเคราะห์เส้นทางวิกฤต การจัดสรรทรัพยากร การตามรอยโครงการ (tracking project) การรายงานสถานภาพโครงการ ตัวอย่างของเครื่องมือระดับนี้คือ Microsoft Project • เครื่องมือระดับสูง (high-end tools) หรือเครื่องมือจัดการโครงการระดับองค์การ (enterprise project management) สามารถจัดการโครงการขนาดใหญ่มากๆ กระจายการทำงานหลายกลุ่ม สรุปรวมแต่ละโครงการให้เห็นภาพรวมทุกโครงการของ องค์การ สามารถบูรณาการกับโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลองค์การ สามารถเข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ต

สรุป • โครงการคืออะไร และมีคุณลักษณะอะไร • ข้อจำกัดของโครงการคืออะไร จงอธิบาย • การบริหารโครงการคืออะไร • จงอธิบายกรอบการบริหารโครงการ • ผู้จัดการโครงการมีบทบาทอะไร • ทักษะอะไรที่ผู้จัดการโครงการควรมี • เพราะเหตุใดความเป็นผู้นำจึงมีความสำคัญต่อผู้จัดการโครงการ

Software Project Management