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第 5 章 报 表. 5.1 认识报表 5.2 创建报表 5.3 报表的页面设置与打印输出 . 报表是 Access 的对象之一，是 以打印的格式 表现用户数据的一种有效的方式。建立“报表”的目的是为了以纸张的形式保存或输出信息。 尽管在操作上和窗体十分相似，但它与窗体、表对象的 显著不同在于 —— 只能用来输出数据 （不能对表中的数据进行添加、删除或修改）。. 5.1 认识报表 . 5.1.1 报表的类型 5.1.2 报表的结构. 5.1.1 报表的类型 . 4 种类型： 1. 纵栏式报表
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第5章 报 表 5.1 认识报表 5.2 创建报表 5.3 报表的页面设置与打印输出 报表是Access的对象之一，是以打印的格式表现用户数据的一种有效的方式。建立“报表”的目的是为了以纸张的形式保存或输出信息。 尽管在操作上和窗体十分相似，但它与窗体、表对象的显著不同在于——只能用来输出数据（不能对表中的数据进行添加、删除或修改）。
5.1 认识报表 • 5.1.1 报表的类型 • 5.1.2 报表的结构
5.1.1 报表的类型 4种类型： 1. 纵栏式报表 纵栏式报表也称为窗体报表，其格式是在报表的一页上以垂直方式显示，在报表的“主体节”区显示数据表的字段名与字段内容。 2. 表格式报表 表格式报表的格式类似于数据表的格式，是以行、列的形式输出数据，因此可以在报表的一页上输出多条记录内容，此类报表格式属于最常见的报表格式。 3. 图表报表 图表报表是指报表中的数据以图表格式显示，类似电子表格软件Excel中的图表，图表可直观地展示数据之间的关系。 4. 标签报表 标签报表是一种特殊的报表格式，其输出格式类似制作的各个标签。
5.1.2 报表的结构 报表的结构类似于窗体的结构，也是由多个节构成。每个节在页面上和报表中具有特定的目的。不同要求的报表所包含的节的数量可以不同。在报表的设计视图中，节表现为带区形式，并且报表包含的每个节只出现一次。 1. 报表页眉——第一页的顶部 2. 页面页眉——每一页的顶部，列标题 3. 组页眉 4. 主体 5. 组页脚 6. 页面页脚——每一页的底部 7. 报表页脚——第一页的底部
补 报表的视图 报表提供了三种视图方式： • 设计视图用于创建和编辑报表 • 版面预览用于查看报表的版面设置 • 打印预览用于查看报表的页面数据的输出形态 使用“视图”菜单中的相应命令，可以在三个视图之间进行切换。
5.2 创建报表 5.2.1 使用“自动创建报表”功能创建报表 5.2.2 使用“报表向导”创建报表 5.2.3 使用“设计视图”创建和修改报表 5.2.4 报表的排序、分组和计算 5.2.5 使用“图表向导”创建图表报表 5.2.6 使用“标签向导”创建标签报表 三种建立方法
5.2.1 使用“自动创建报表”功能创建报表 • 利用“自动创建报表”方法可以快速创建纵栏式和表格式两种报表。利用该方法创建的报表包含了一个数据源中的所有字段。 【例5.1】在“教学管理”数据库中，创建查询“学生情况详细浏览”的纵栏式报表，并命名为“输出学生信息”。 【例5.2】在“教学管理”数据库中，创建查询“专业设置浏览”的表格式报表，并命名为“输出专业设置”。
5.2.2 使用“报表向导”创建报表 • 利用“报表向导”方法创建报表，数据源可以是（多个）表和查询，选取字段的多少由用户自己决定，而且还可添加分组功能、排序功能、汇总计算功能等，是创建报表方法中用途最广、效率最高的一种方法。 【例5.3】在“教学管理”数据库中，使用“报表向导”方法，创建查询“教学计划详细浏览”的输出报表，并为报表命名为“按专业分学期输出教学计划”。要求：按字段“专业名称”进行一级分组显示，再按照字段“开课学期”进行二级分组显示。 【例5.4】在“教学管理”数据库中，使用“报表向导”方法，创建查询“学生成绩详细浏览”的输出报表，并为报表命名为“按专业和学号输出学生成绩”。要求：按字段“专业名称”进行一级分组显示，再按照字段“学号”进行二级分组显示，并按照“学期”和“课程代码”进行升序排列。
5.2.3 使用“设计视图”创建和修改报表 • 报表的“设计视图”是用来编辑报表视图的。在“设计视图”中可以创建新的报表，也可以修改已有报表的设计。 • 虽然利用“自动创建报表”或者“报表向导”方法创建报表简便、快捷，建立的报表能够满足基本要求，但确实存在着不少需要修改和完善的地方，这种修改与完善操作即可在“设计视图”中进行。 【例5.5】在报表的“设计视图”中修改例题5.3创建的报表“按专业分学期输出教学计划”。参照图5.26进行修改，运行结果如图5.27所示。
5.2.4 报表的排序、分组和计算 • 在使用“报表向导”方法创建前面例题5.3和5.4中报表的过程中，是在向导指引下完成分组与排序设置的。假如用户要修改向导创建的分组或排序设置，或者用户自己将添加分组和排序字段，以及要增加汇总、统计计算功能等，这类操作都可以在报表的“设计视图”中完成。 【例5.6】在例题5.5的报表“按专业分学期输出教学计划”中添加“学院名称页脚”节，并在该节中显示统计结果：显示每个专业的课程门数统计结果和每个专业的学分累计结果。
5.2.5 使用“图表向导”创建图表报表 • 报表中常常需要使用图表来直观地描述数据。Access提供了“图表向导”方法，可以引领用户创建图表报表。图表报表通过图表的形式，输出数据源中两组数据间的关系。 【例5.7】在“教学管理”数据库中，使用“图表向导”方法，创建查询“学生成绩详细浏览”的图表报表，并为报表命名为“部分学生的学分汇总图表”。要求创建以字段“姓名”为横坐标、“学分”汇总值作为纵坐标的图表报表。
5.2.6 使用“标签向导”创建标签报表 • 标签是一种常用的报表，如信封和卡片等都是不同形式的标签。Access提供了功能完备的标签向导，可以很容易地利用基本表或查询中的数据建立各种类型的标签。 【例5.8】在“教学管理”数据库中，使用“标签向导”方法，创建查询“学生情况详细浏览”的标签报表，并为报表命名为“学生信息标签”。
5.3 报表的页面设置与打印输出 • 5.3.1 报表的页面设置 • 5.3.2 报表的打印输出
