Financial Workshop

1. Financial Workshop 17-19 July 2013 PR-DDC

2. วัตถุประสงค์ ๑. เจ้าหน้าที่มีความรู้หลักเกณฑ์การเบิกจ่ายตามหลักเกณฑ์กองทุนโลก ๒.เพื่อจัดอบรมให้เจ้าหน้าที่ให้มีความรู้ในการจัดทำรายงานการเงินได้ถูกต้องและจัดส่งรายงานได้ทันเวลา ๓. เจ้าหน้าที่ มีความรู้ความเข้าใจสามารถจัดเตรียมเอกสารสนับสนุนข้อมูลเพื่อแนบประกอบรายงานการเงิน และพัสดุ ได้ครบถ้วน ถูกต้อง ได้แก่ -เอกสารที่ขอผูกพันงบประมาณ ในกรณีที่มีสัญญาผูกพัน -หลักฐานการเบิกค่าใช้จ่ายหมวดที่ ๔ ๕ ๖ และ ๗ -สมุดบัญชีธนาคาร

3. สิ่งที่พบในรายงานการเงินที่ส่งผลกระทบให้ส่งรายงานไม่ทันเวลาสิ่งที่พบในรายงานการเงินที่ส่งผลกระทบให้ส่งรายงานไม่ทันเวลา • บางหน่วยงานไม่ได้จัดส่งสำเนาสมุดบัญชีให้ครบถ้วน • จัดทำกระทบยอดเงินฝากธนาคารไม่ถูกต้อง • การบันทึกค่าใช้จ่ายไม่ถูกต้องตามรหัสกิจกรรมSDA เนื่องจากในหนังสืออนุมัติทำกิจกรรมไม่ได้ระบุไว้จึงทำให้ไม่สามารถตรวจสอบได้ • เอกสารที่ขอผูกพันงบประมาณ ไม่ถูกต้อง และไม่ครบถ้วน และบางกิจกรรมไม่ได้ขอผูกพันมาแต่มีการใช้เงิน • ไม่ได้รายงาน ผลการดำเนินงานของโครงการให้ครบถ้วน • กิจกรรมดำเนินงานมีการเบิกจ่ายล่าช้า และไม่ได้ให้เหตุผลที่ เหมาะสม และไม่ใช่เหตุผลที่แท้จริง • มีการปรับเปลี่ยนเจ้าหน้าที่บ่อยครั้ง • ขาดระบบการจัดเก็บไฟล์ข้อมูลรายงาน เป็นเอกสาร และไฟล์งาน

4. หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่ายตามCCMหลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่ายตามCCM

5. คำจำกัดความค่าใช้จ่าย 13 หมวดกิจกรรม

6. Financial Management • การบันทึกค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์เงินสด • เงินทดรองจ่าย • ผู้มีอำนาจการลงนามขออนุมัติ และ เบิกจ่าย • การเบิกเงินทุนสนับสนุน

7. Cash Management หน่วยงานทุกระดับ ควรตรวจสอบกระแสเงินสดเข้าออก และ เงินคงเหลือในมือ เป็นประจำเพื่อป้องกันเงินขาดบัญชี ดังนั้นเพื่อให้สามารถวิเคราะห์ และประมาณการเงินสดในบัญชีธนาคาร • จัดส่งสำเนาสมุดบัญชีธนาคาร ของทุกหน่วยงาน วันที่สิ้นเดือนหลังสิ้นสุดไตรมาสที่รายงาน (ภายในวันที่ ๕) จัดส่งให้กับสำนักวัณโรค ทั้งนี้ทาง PRจะพิจารณาจากเงินคงเหลือในมือ และ ประวัติการใช้เงินที่ผ่านมาเพื่อพิจารณา การให้เงินสนับสนุน (Emergency Disbursement) ให้กับสำนักวัณโรค

8. Reason of variance and justification 1. อธิบายการใช้จ่ายเงินเปรียบเทียบกับแผนงบประมาณ Original 2. อธิบาย Target เปรียบเทียบกับ Result 3. อธิบาย Result เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายจริง 4. อธิบายการใช้จ่ายเงินเปรียบเทียบกับแผนงบประมาณ ที่ได้รับการอนุมัติให้ปรับกิจกรรมและค่าใช้จ่ายจาก PR(Adjust activity and budget) กรณี มีการนำงบประมาณกิจจกรรมอื่นมาใช้จ่าย ต้องระบุเลขที่กิจกรรม 5. อธิบายการขอผูกพันการใช้จ่ายและ/หรือ กิจกรรมที่ดำเนินงานไม่ทัน (กรณี กิจกรรมที่ขอ Carry forward เหมือนกับกิจกรรมที่อยู่ในแผนงานของไตรมาสถัดไป (Same activity in next quarter) ต้องระบุกิจกรรมด้วย) Recommendation: การให้เหตุผลประกอบในรายงาน ควรเป็นไปตามแนวทางการให้เหตุผล 5 ข้อนี้ เพื่อให้การรายงานสมบูรณ์ยิ่งขึ้น

9. รายการเอกสารสำหรับรองรับการขอผูกพันภาระหนี้ ของหน่วยงานผู้รับทุนรอง และผู้รับทุนย่อย 1.Committed Contractกิจกรรมผูกพันตามสัญญา คือ กิจกรรมที่มีสัญญาผูกพัน มีผลทางกฎหมาย และมีเอกสารประกอบประกอบทุกรายการ หรือกิจกรรมที่ดำเนินการแล้ว รออนุมัติเบิกจ่าย 2.Carry Overกิจกรรมที่ดำเนินงานไม่ทันใน ไตรมาสที่รายงานและขอไปดำเนินกิจกรรมและเบิกค่าใช้จ่ายการใน ไตรมาส ถัดไปควรจะต้องพิจารณาดังนี้ 2.1 กิจกรรมและงบประมาณมีเพียง 1ไตรมาส 2.2 กิจกรรมที่กระทบกับตัวชี้วัดโครงการ 2.3 ในกรณีที่ขอนำกิจกรรมและงบประมาณไปดำเนินการในไตรมาสถัดไป และในไตรมาส หน้ามีแผนกิจกรรมและงบประมาณ ที่เหมือนกัน กลุ่มเป้าหมายเดียวกัน ทางหน่วยงานจะต้องแสดงรายละเอียดแผนการดำเนินงานของ กิจกรรมใน 2ไตรมาส ที่มีทับซ้อนกัน เพื่อให้พิจารณาถึงความสามารถในการดำเนินงานได้ทันเวลา

14. ขอบคุณค่ะ