ホワイトカラーの生産性 を根本から 変える SharePoint

2. ホワイトカラーの生産性を根本から変える SharePoint 日本マイクロソフト株式会社 Office ビジネス本部 　延原 黄司 クラウド & ソリューション ビジネス統括本部 村澤 直毅 T4-203

3. セッションの目的 • セッションの目的 • SharePoint の基本的な機能とその活用法を理解いただく • SharePoint の機能デモ

4. Agenda • 生産性向上とは～定義の再確認～ • 業務の生産性低下を招いている 4 つの シーン • SharePoint で • データの収集～集計作業を改善する方法 • 人や情報を探す労力を減らす方法 • オフライン時の情報の利活用環境を補強する方法 • 社外との情報の共有環境を補強する方法 • 関連 リソース のご紹介

5. ホワイト カラーにおける生産性向上とは 生産性 = 効率性 × 効果性 より高く 2 4 1 0.5 効果 生産性向上 Output (質) 1 1 1 0.5 現状 効率 (簡素化) 投入資源 (時間) Input より少なく 出典: カタナ・ パフォーマンス ・ コンサルティング株式会社

6. 業務の生産性低下を招いている 4 つのシーン 収集する・集計する 人や情報を探す オフライン時の 共有情報の利活用 社外との情報共有 労働時間の 36%を データを収集、集計・集約する作業に 費やしている 労働時間の 25%を 情報の検索と分析に 費やしている 営業職の33％が 外出時に社内の情報を 取り出せず不便を感じている 企業の40％が社外 関係者との 大容量ファイルの やりとりに課題を 感じている • 収集時の入力漏れ、記入ミスにより、手戻りが多い • 集計・集約時、転記などの繰り返し作業が多い • 情報を体系化・分類化して引き出す仕組みが整備されていない • 人に関連する情報を引き出す仕組みがない • ファイル サイズが大きいため ダウンロードに時間がかかる • 更新状況を都度確認しなければならないため コピーしていない • 外部と共有したいファイルが大きいためメールに添付ない • ファイル転送サービスの利用はポリシーで禁止されている IT 環境を整備する IT 環境を補強する • 出典: 日本マイクロソフト調べ

7. SharePoint でデータの収集～集計作業を改善 データを収集する データを集計する Excel にエクスポート (一覧にする) 情報入力依頼 テンプレート 登録 社内 解決すべき課題 アップロード 集約時、転記などの繰り返し作業を減らす 入力漏れ、記入ミスをなくす Excel で集計する (集計と分析する) 社外 アップロード

8. Demo SharePoint でデータの収集～集計作業を改善する

9. 導入事例ー 豊島区役所 様 ー 導入状況 効果 • 文書の作成段階から、起案、決裁、施行、公開、保管に至る文書ライフ サイクルのすべてを総合的にサポート • 過去別々に保存されていた文書が一元管理され、過去の情報もすぐに引用可能 • 文書を転記する必要がないため、業務の効率化と処理の誤りの解消を同時に実現 • 起案文書の電子化率 99% を達成 • 複 (転記) 処理の解消により、業務を効率化 • 電子決裁の導入により、意志決定を迅速化 • データの蓄積により、過去の情報がすぐに利用可能 • 透明性の保持など長期におよぶメリットを獲得 [事例ページ] http://www.microsoft.com/japan/showcase/toshima.mspx

10. 業務の生産性低下を招いている 4 つの シーン 収集する・集計する 人や情報を探す オフライン時の 情報の利活用 社外との情報共有 労働時間の 36%を データの集計・集約 作業に費やしている 労働時間の 25%を 情報の検索と分析に 費やしている 営業職の33％が 外出時に社内の情報を 取り出せず不便を感じている 企業の40％が外部 との大容量ファイルの やりとりに課題を 感じている • 集約時、転記などの繰り返し作業が多い • 入力漏れ、記入ミスにより、手戻りが多い • 情報を体系化・分類化して引き出す仕組みが整備されていない • 人に関連する情報を引き出す仕組みがない • ファイル サイズが大きいため ダウンロードに時間がかかる • 更新状況を都度確認しなければならないため コピーしていない • 外部と共有したいファイルが大きいためメールに添付ない • ファイル転送サービスの利用はポリシーで禁止されている IT 環境を整備する IT 環境を補強する • 出典: 日本マイクロソフト調べ

11. SharePoint で人や情報を探す環境を整備する 検索エンジンに対する不満 TOP 5 検索エンジンに求められる機能 検索したキーワードで欲しい 情報が見つからない 58% レリバンシー(検索結果とキーワードの関連性) 古い情報と新しい情報が混ざっている • 検索結果順位のチューニング(コンテンツやリポジトリの重み、人の属性) • 他のユーザーの振る舞いを検索結果に反映(クエリ サジェスチョン、クリック数) 42% 結果が多すぎ、どれを 見ればよいか不明 35% 見つけやすさ・絞り込みやすさ どんなキーワードで検索 すればよいか迷う 33% • メタ データや文書内のキーワードを利用した情報の絞り込み • サム ネイルとプレビュー表示による視認性向上 検索したキーワードの意図を理解してもらえない 25% 出典: 検索エンジン利用に関するアンケート 日本マイクロソフト調べ 複数回答 N=516

12. マイクロソフトが提供する検索製品群 自社のニーズを組み込んで 情報を探し出したい 情報と関連する人を 探し出したい 今すぐ、簡単に、 無料で検索したい ファミリー製品としての価値 • 共通の UI フレームワーク • 共通の API を利用した開発 • 管理機能の統一性 (SCOM, scripting) • 共通の Connector Framework (BDC) • ソーシャル ネットワーク機能との連携 • SharePoint プラット フォーム上で実現

13. Demo SharePoint で人や情報を探す環境の実現する

14. 導入事例ー アステラス製薬株式会社 様 ー 導入状況 効果 • MR の情報収集時間が大幅に短縮　・ キーワードを入力してわずか数クリック　・1 か月あたりの検索件数 10 ～ 20 倍に • 横断検索とナビゲーション機能を活用すれば、社内のあらゆる情報を、多角的な視点から眺めることができる • 薬価、社内文献や論文、顧客対応用の Q & A、説明用プレゼンテーション資料を共有する複数のシステムが存在し、情報が散在してしまうという問題が生じていた • コンテンツ制作に膨大な投資を行っているが、有効活用できなければ投資の意味が失われかねない • 製品情報ポータルの検索エンジンに FAST を採用 アクセス数　　　　　　　アクセス人数 [事例ページ] http://www.microsoft.com/japan/showcase/astellas5.mspx

15. 業務の生産性低下を招いている 4 つの シーン 収集する・集計する 人や情報を探す オフライン時の 情報の利活用 社外との情報共有 労働時間の 36%を データの集計・集約 作業に費やしている 労働時間の 25%を 情報の検索と分析に 費やしている 営業職の33％が 外出時に社内の情報を 取り出せず不便を感じている 企業の40％が外部 との大容量ファイルの やりとりに課題を 感じている • 集約時、転記などの繰り返し作業が多い • 入力漏れ、記入ミスにより、手戻りが多い • 情報を体系化・分類化して引き出す仕組みが整備されていない • 人に関連する情報を引き出す仕組みがない • ファイル サイズが大きいため ダウンロードに時間がかかる • 更新状況を都度確認しなければならないため コピーしていない • 外部と共有したいファイルが大きいためメールに添付ない • ファイル転送サービスの利用はポリシーで禁止されている IT 環境を整備する IT 環境を補強する • 出典: 日本マイクロソフト調べ

16. オフライン時の情報の利活用環境を補強する ローカル PC 上に同期 オフラインで参照・編集 ドキュメントライブラリ リスト 再接続時に差分をアップロード 自動同期

17. Demo オフィス外からの情報の利用環境を改善する

18. 業務の生産性低下を招いている 4 つの シーン 収集する・集計する 人や情報を探す オフライン時の 情報の利活用 社外との情報共有 労働時間の 36%を データの集計・集約 作業に費やしている 労働時間の 25%を 情報の検索と分析に 費やしている 営業職の33％が 外出時に社内の情報を 取り出せず不便を感じている 企業の40％が外部 との大容量ファイルの やりとりに課題を 感じている • 集約時、転記などの繰り返し作業が多い • 入力漏れ、記入ミスにより、手戻りが多い • 情報を体系化・分類化して引き出す仕組みが整備されていない • 人に関連する情報を引き出す仕組みがない • ファイル サイズが大きいため ダウンロードに時間がかかる • 更新状況を都度確認しなければならないため コピーしていない • 外部と共有したいファイルが大きいためメールに添付ない • ファイル転送サービスの利用はポリシーで禁止されている IT 環境を整備する IT 環境を補強する • 出典: 日本マイクロソフト調べ

19. SharePoint で社外との情報共有環境を強化する 自社 様々な情報共有 • ファイル共有や、お知らせなどの情報も発信可能 • 情報はアクセス権管理を行いセキュアに公開 情報の利用状況を しっかり把握 顧客 インターネット エクストラ ネット ファイルの保護 情報の監理 • 印刷可否の制御やスクリーン ショットの禁止、閲覧期間等を制御可能 • 情報へのアクセス状況を確実に把握 (監査ログ) • 共有期限の過ぎた文書は自動削除 情報の利用状況を しっかり把握 機密性を維持しながら共有 協力会社取引先

20. SharePoint Server 2010 for Internet Sites • SharePoint をインターネットやエクストラ ネット上でご利用頂くためのライセンス モデル • Client Access License(CAL) は不要 • 利用シナリオ • インターネット Web サイトの基盤として • エクストラ ネット上での取引先との情報共有基盤として イントラネット インターネット/エクストラ ネット または または

21. Demo 社外との情報共有環境を強化する

22. 導入事例ー 高砂熱学工業株式会社様 ー 導入状況 効果 • 資機材の調達方法や工法の改善、業務 の自動化による事務負担軽減などを実現 • FAXや電子メールで行っていた申請書類のやりとりを SharePoint で自動化。生産性を向上 • 細やかなアクセス権設定により、協力会社とセキュアに情報共有を実現 • プロジェクトの成功は、協力会社とのコミュニケーションや情報共有を、いかにして円滑に行うかがキー • SharePoint を通じて、協力会社への業務連絡やマニュアル、申請書類などを共有 • 協力会社からの報告は特定のメール アドレスに送信すると、SharePointに自動登録 [事例ページ] http://www.microsoft.com/japan/showcase/tte.mspx

23. セッションのまとめ • セッションの目的 • SharePoint の基本的な機能とその活用法を理解いただく • SharePoint の機能デモ • SharePoint は • 収集・集計業務等を大幅に効率化し、生産性を向上させる事が可能 • 効率化だけでなく、コラボレーション を支援し、より質の高い合いアウトプットを生み出すサポート ツール

24. リファレンス SharePoint 製品紹介http://sharepoint.microsoft.com/ja-jp/Pages/default.aspx SharePoint Server 2010 自習書シリーズhttp://technet.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/ff358322.aspx Microsoft SharePoint チームのブログ http://blogs.msdn.com/b/sharepoint_jp/ SharePoint Server 開発 サンプル コード集 http://msdn.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/ff710303 SharePoint の評価版http://sharepoint.microsoft.com/ja-jp/Pages/Try-It.aspx

25. リファレンス IT Pro 向け エンドユーザー向け

26. 関連セッション T4-201: ビジネスを止めないフレキシブル ワーク ～日本マイクロソフトの実践事例にみる成功のポイント T4-202: Microsoft Lync がもたらす「電話」の新たな進化 ～コミュニケーションの新常識 T2-203: マイクロソフトのクラウドはここが違う! Office 365 導入のメリットを紹介 T4-101: 働き方が変わる! 最新 Office ここまでできる ～ Office 再入門

27. ご清聴ありがとうございました • アンケート • にご協力 • ください • T4-203

28. 関連ブース