1 / 44

PM Client

PM Client. Buskerud Fylkeskommune. Innhold:. 4. Fritekstbestilling 4.1 Fritekstbestilling 4.2 Generelle data 4.3 Kommentarer og vedlegg til leverandør 4.4 Velge godkjenner og fortsett 4.5 Mine anmodninger 5. Godkjenne en anmodning 5.1 Oversikt

rachel
Download Presentation

PM Client

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PM Client Buskerud Fylkeskommune

  2. Innhold: 4. Fritekstbestilling • 4.1 Fritekstbestilling • 4.2 Generelle data • 4.3 Kommentarer og vedlegg til leverandør • 4.4 Velge godkjenner og fortsett • 4.5 Mine anmodninger • 5. Godkjenne en anmodning • 5.1 Oversikt • 5.2 Godkjenn på hode- og bestillingslinjenivå • 5.3 Verifisere anmodning • 5.4 Forkast en anmodning/ Returnere til eier • 6. Varemottak • 6.1 Oversikt • 6.2 Motta varer • 6.3 Varemottak (100%) • 6.4 Delvis varemottak • 6.5 Legge inn klage • 7. Lage en plan • Kontaktinfo 1. Introduksjon • 1.1 Oppstart PM Client • 1.2 Lag ny anmodning 2. Ny anmodning • 2.1 Søke opp produkter via katalog • 2.2 Handlekurven – Opprette anmodning • 2.3 Fakturadata • 2.4 Oppdatere varelinjer • 2.5 Konteringsinfo • 2.6 Vedlegg og kommentarer • 2.7 Velg godkjenner • 2.8 Anmodning opprettet 2b. Lage anmodning med plan 3. Handlekurvmaler • 3.1 Opprette en handlekurvmal for første gang • 3.2 Bruke en handlekurvmal

  3. 1. Introduksjon PM Client

  4. 1.1 Oppstart PM Client Innlogget bruker Viser hvilken organisasjonsenhet som innkjøpene gjøres for. Klikk for å velge en annen enhet Klikk her for Hjelp Logger brukeren ut av PM Client Sammendraget gir en oversikt over hvilke oppgaver som må utføres.

  5. 1.2 Lag ny anmodning 1.2.1 Trykk på ”Ny anmodning” 1.2.2 Velg type anmodning 2.1 Bestille fra katalog 3.1 Bestille fra maler 4.1 Fritekst bestilling 4.1 Bestilling på plan (forhåndsgodkjent) Tilbake til innholdsfortegnelsen

  6. 2. Ny anmodning PM Client

  7. 2.1 Søke opp produkter via katalog Kan gjøre Grunnsøk eller avansert søk Legg til sammenligning av produkter Gå til produkt-sammenligning 2.1.5 Gå til handlekurv. Alternativt klikk på handlekurven (punkt 2.2.1) 2.1.4 Legg til i handlekurv Søkeresultatet inneholder lenker til detaljert produkt-informasjon 2.1.1 Klikk på ”Katalog produkter” Liste over produktgruppene 2.1.2 Skriv inn søkeordet i tekstfeltet – klikk søk/ enter : Resultatet dukker opp i kolonnen til høyre → 2.1.3 Her taster vi inn antallet. Det kan også justeres, ved å benytte +/-

  8. 2.2 Handlekurven – Opprette anmodning 2.2.2 For starte opprettelse av bestilling– klikk ”Lag anmodning” Slett produktlinje Legg til produkt-sammenligning Her kan mengden endres 2.2.1 Produktene vi har valgt, ligger nå her i handlekurven. Vi klikker på den, og får listet opp produktene. Gå til produktsammenligning Tømmer handlekurven. En dialogboks med OK/Avbryt knapp dukker opp. Lag ny mal Legg til nytt produkt

  9. 2.3 Fakturadata 2.3.1 ”Klikk ”Neste” Lagre anmodningen som et utkast, slik at man senere kan fortsette på bestillingen dersom man blir avbrutt. - Den lagrede anmodningen kan finnes igjen under ”Mine oppgaver” → ”Utkast/returnert” Kansellere anmodning Kan endre mottaker. Standard er dette vedkommende som har opprettet anmodning Det anbefales å fylle ut en beskrivelse, da dette gjøre det lett å skille anmodningene fra hverandre. Informasjonen her er søkbar.

  10. 2.4 Oppdatere varelinjer Tilbake til forrige steg Felter merket med ”*” er obligatoriske 2.4.1 Klikk ”Konteringsinfo” Legg til/endre informasjon på varelinjer

  11. 2.5 Konteringsinfo 2.5.4 Trykk ”Neste” 2.5.3 Velg ”Kostnadssted” (på samme måte som ”Tjeneste”) 2.5.2 Velg ”MVA ” (på samme måte som ”Tjeneste”) - Informasjonen er søkbar - Alle valg benyttet, blir automatisk lagt til under ”Favoritter” - Velger man ”Bruk på alle bestillingslinjer” blir dette gjeldende for alle linjer i anmodningen 2.5.1 Velg Tjeneste

  12. 2.6 Vedlegg og kommentarer 2.6.1 Klikk ”Neste” Ikonet viser at produktet kan legges i bestilling automatisk Om vi ønsker kan vi legge inn en kommentar til leverandør Legge til vedlegg

  13. 2.7 Velg godkjenner 2.7.3 Til slutt klikker vi ”Godkjenn og fortsette” og fullfører anmodningen 2.7.1 Klikk ”Velg handling” Informativ sirkulasjon brukes for å gi informasjon til andre involverte. Måten mottakere legges til, er på samme måte som beskrevet under ”Velg handling” Siden produktet er tilgjengelig for ”automatisk bestilling” vil dette være naturlig å velge her. Her kan man legge inn kommentar for mottakere på informativ sirkulasjon Om ikke automatisk bestilling er tilgjengelig 2.7.2 Klikk ”Bekreft”, siden automatisk bestilling er tilgjengelig her Klikk på ønsket navn Nullstiller valgt godkjenner og informasjons- flyt Klikk for å velge mottaker Tilsvarende kan man fjerne mottakere

  14. 2.8 Anmodning opprettet Til slutt får vi en melding om at anmodningen er sendt Tilbake til innholdsfortegnelsen

  15. 2b. Lage anmodning med plan En ”plan” er et forhåndsgodkjent budsjett. Bestillingene går direkte til leverandør. En plan kan inneholde ett eller flere budsjett. Se også punkt 7. PM Client

  16. 2b.1 Åpne riktig plan 2b.1.2 Hvis du har mange planer, må du kanskje bruke søkefunksjonen 2b.1.4 Klikk åpne 2b.1.1 Velg ”Planer” og ”Mine planer” 2b.1.3 Velg planen du vil kjøpe fra 16

  17. 2b.2 Informasjon om planen 2b.2.1 Klikk her for å bruke planen Her ser du hvem som har godkjent planen Her ser du hvem som kan bruke planen 17

  18. 2b.3 Velg riktig budsjett Her ser du hvor mye som gjenstår av budsjettene. 2b.3.1 Klikk først på riktig budsjett. Du må klikke selv om det bare er ett budsjett. 2b.3.2 Klikk her for å starte innkjøp 18

  19. 2b.4 Start bestilling 2b.3.1 Dette feltet viser at du nå handler på en plan 2b.4.2 Nå kan du lage en anmodning på vanlig måte (se punkt 2) 19

  20. PM Client 3. Handlekurvmaler 20

  21. 3.1 Opprette handlekurvmal for første gang Lagrede maler finnes under Ny anmodning → Maler Etter man har valgt de ønskede produktene, så klikker man seg inn på handlekurven. Se 3.1.1 Klikker ”opprett mal”. Skriver ønsket navn og en passende beskrivelse 3.1.2 Klikker videre på ”lagre”for å legge den til listen over mal(er)

  22. 3.2 Bruke en handlekurvmal 3.2.3 Klikk ”Legg til i handlekurv” Malen kan også slettes Klikk på linken og få listet opp alle produktene i malen 3.2.1 Klikk ”Ny anmodning” Etter at produktet er lagt i handlekurven følges punktene 2.2 – 2.6 for å fullføre anmodningen 3.2.2 Klikk ”Maler” Tilbake til innholdsfortegnelsen

  23. 4. Fritekstbestilling PM Client

  24. 4.1 Fritekstbestilling 4.1.8 Trykk ”Neste” for å gå videre 4.1.1 Velg ”Ny anmodning” 4.1.2 Velg ”Fritekst- bestilling” Rekvirent er satt som standard mottaker her 4.1.7 Velg Leverandør Her legger vi til leverandør. En søkbar liste lar deg enkelt foreta søk og velge 4.1.3 Fyll inn en beskrivelse av innkjøpet. 4.1.4 ”Velg ”Påkrevd leveringsdato” 4.1.5 Velg ”Betalingsbetingelser” 4.1.6 Velg ”Leveringsbetingelser”

  25. 4.2 Generelle data 4.2.5 Klikk ”Neste” Flere varelinjer kan legges til om ønskelig Kopiere varelinje Fjerner varelinjen 4.2.5 Fyll ut Konteringsinfo ihht punkt 2.5 4.2.3 Velg ”Påkrevd leveringsdato” 4.2.4 Fyller ut obligatoriske felter * som ikke er utfylt, samt tilleggsopplysninger som man måtte ha tilgjengelig 4.2.2 Velg ”Mengdeenhet” 4.2.1 Velg ”Produktgruppe”

  26. 4.3 Kommentarer og vedlegg til leverandør 4.3.1 Klikk ”Neste” Melding til leverandøren, dersom det skulle være noe spesielt. Filer med kommentarer til hver enkelt fil, kan letes frem og legges til med ”Legg til” knappen

  27. 4.4 Velge godkjenner og fortsett 4.4.1 Klikk ”Godkjenn og fortsett” og bestillingen fullføres På samme måte som ved Katalogsøk så velger vi her godkjenner og evt. sender informasjon til andre aktuelle personer i forbindelse med bestillingen. Se punkt 2.6 for detaljer

  28. 4.5 Mine anmodninger Under ”Mine anmodninger” finnes en rapporteringsfunksjon som gjør at brukeren selv kan se på historikken sin. Her har vedkommende oversikt over et utvalg av statuser som bestillingene er gitt Klikk på ønsket status for å liste opp bestillinger med status f. eks i sirkulasjon. Det kan også filtreres på søk, dette i form av: Start- og sluttdato, beskrivelse/bestillingsnr eller leverandør - Klikk ”Søk” for å søke. - Klikk ”Åpne” for å åpne ønsket bestilling Tilbake til innholdsfortegnelsen

  29. 5. Godkjenne en anmodning PM Client

  30. 5.1 Oversikt 5.1.1 Klikk på ”Mine Oppgaver” → ”Godkjenn” eller ”Vis anmodninger” NB! Situasjonen vil være slik at godkjenner får en mail om at en ordre trenger godkjenning. Mailen inneholder en link som bruker klikker på og kommer direkte til pkt. 5.2

  31. 5.2 Godkjenne på hode- og bestillingslinjenivå 5.2.1 Kryss av de som skal godkjennes og klikk ”Godkjenn valgte” Her kan man se over ”Grunnlagsdata” samt legge til ”Kommentarer” og ”Vedlegg” Produkter kan også godkjennes/avslås på bestillingslinjenivå. Dvs. man kan godkjenne/avslå enkelt produkter i en bestilling

  32. 5.3 Verifisere anmodning Dersom ikke produktet kan legges automatisk i bestilling, må vi manuelt gått inn å velge mottaker som vist i punkt 2.7. Dette gjelder f. eks ved fritekstbestilling 5.3.1 Klikk ”Godkjenn og Fortsett” for å fullføre godkjenning

  33. 5.4 Forkast en anmodning/ Returnere til eier Anmodning-enkan også returneres til eier, med evt. en melding om hva som må endres 5.4.3 Klikk ”Returner til eier” – Fyll inn kommentar. Klikk ”Godkjenn og fortsett” 5.4.2 Klikk ”Godkjenn og fortsett” for å forkaste utførte valg 5.4.1 Klikk ”Forkaste valgte” for å avvise hele anmodningen Nytt skjermbilde åpner opp, hvor kommentar kan legges til Man kan også forkaste på bestillingsnivå som nevnt i punkt 5.2 Tilbake til innholdsfortegnelsen

  34. 6. Varemottak PM Client

  35. 6.1 Oversikt NB! Situasjonen vil være slik at bruker får en mail at produktet som ble bestilt er ankommet. Mailen inneholder en link som bruker klikker på og kommer direkte til pkt. 6.2 Første skjermbildet når man åpner PM Client, gir et sammendrag av oppgaver man må utføre 6.1.1 Klikk ”Vis bestillinger” eller ”Motta” for å starte varemottak

  36. 6.2 Motta varer 6.2.1 Klikk ”Åpne” for å utføre mottak på gitt anmodning Liste over anmodninger som ligger klare for varemottak

  37. 6.3 Varemottak (100%) Her kan man se over ”Grunnlagsdata” samt legge til ”Kommentarer” og ”Vedlegg” Leveringsnotanummer kan legges inn dersom dette er ønskelig 6.3.2 Klikk ”OK” for å bekrefte dato. Denne er lik for alle mottaks-variantene 6.3.1 Velg ”Motta Alle” for å bekrefte at hele forsendelsen er ankommet

  38. 6.4 Delvis mottak Etter man har klikket på ”Motta” må man angi dato som i punkt 6.3.2 6.4.1 Tast inn antall mottatt av varen(e) 6.4.2 Klikk ”Motta Legg til evt. klage. NB! Må gjøres før varemottak Bestillingslinje hvor det er lagt inn klage blir merket med et ”klage-ikon”

  39. 6.5 Legge inn klage 6.5.1 Klikk på ikonet for å legge inn klage Klagen vil kun bli liggende i systemet for intern rapportering Skriv inn kommentar, og klikk ”OK” Tilbake til innholdsfortegnelsen

  40. PM Client 7. Lage en plan 40

  41. 7.0 Lage en plan 7.0.2 Kryss av dersom fritekst– og eksterne katalogbestillinger skal være mulig. Hvis ikke vil man bare kunne bestille vanlige katalogprodukter. 7.0.1 Trykk på ”Ny Plan” Gi planen navn, beskrivelse og gyldighet og trykk ”Neste” Tilbake til innholdsfortegnelsen 41

  42. 7.1 Legge inn budsjett 7.1.5 Klikk her for å legge til flere budsjett i samme plan 7.1.4 Legg til dokument-vedlegg her. F eks en bestillingsinstruks 7.1.2 Gi budsjettet ett navn og sett beløp det kan handles for i perioden 7.1.3 Her kan du begrense budsjettet til enkelte leverandører og produkt-grupper. NB: Forsikre deg om at man faktisk får bestilt det man skal! Tilbake til innholdsfortegnelsen 42

  43. 7.2 Legge til brukere og godkjenner 7.2.2 Send planen til godkjenning 7.2.1 Velg hvem som skal godkjenne planen og hvem som skal bruke den her Godkjenneren må godkjenne planen, men deretter går alle påfølgende bestillinger rett til leverandør. Tilbake til innholdsfortegnelsen 43

  44. Kontaktinfo • For spørsmål kontakt din innkjøpsansvarlige, eller: Ole Henrik Fjeld Epost: ole-henrik.fjeld@bfk.no Tlf: 32 80 86 01 Lykke til !

More Related