Asiakirjajulkisuus seurakunnassa

1. Asiakirjajulkisuus seurakunnassa Törmälä 10.2.2011 Jussi Lilja 2010

2. Hautajaiset • Äiti kuoli, kaksi poikaa, käräjöity rahoista jo äidin eläessä • Toinen poika järjestää hautajaiset ja kieltää ilmoittamasta toiselle pojalle ja hänen lapsilleen hautauspäivä • Mitä tekee khra? • Kertooko hautauspäivän? • Voiko toinen poika tulla siunaustilaisuuteen kirkkoon, kun on sukulaisilta saanut tiedon? • Voiko tulla muistotilaisuuteen? Jussi Lilja 2010

3. Julkisuuslainsäädäntö Suomessa • Julkisuuslakia sovelletaan kirkossa KL 25:8 §:n nojalla yleislakina • Se tulee osaksi kirkon lainsäädäntöä • KL:n erityissäännökset menevät julkisuuslain edelle • Henkilötietolaki on sellaisenaan kaikkia yhteisöjä ja yksityisiä sitova Jussi Lilja 2010

4. Sovellettavat lait Henkilötietolaki Julkisuuslaki Erityislainsäädäntö Kirkkolaki Jussi Lilja 2010

5. Julkisuuslaki seurakunnassa . . . • KL:n sitovat säännökset: • KL 5:2 § rippisalaisuus • KL 25: 8 § salassa on pidettävä yksityiseen henkilöön kohdistuva diakoniatyö ja sielunhoito • asiakirjan luovuttamista koskevaan päätökseen haetaan muutosta KL 24 luvun mukaisesti, ei hallintovalituksella • nämä voimassa julkisuuslain muutoksista riippumatta Jussi Lilja 2010

6. Julkisuuslaki seurakunnassa . . . • julkisuuslaissa on kaksi vastakkaisiin suuntiin vievää periaatetta, tästä johtuu asian vaikeus • laaja julkisuusperiaate ja • yksityisyyden vahva suoja • soveltajan on tiedettävä, milloin julkisuusperiaate väistyy yksityisyyden suojan tieltä Jussi Lilja 2010

7. Julkisuusperiaate • Julkisuusperiaate ja asiakaspalvelu lain lähtökohtana • Salassapito poikkeus, siitä aina säännös • Julkisuutta rajoittavia säännöksiä tulkittava julkisuusmyönteisesti • Julkisuutta rajoitetaan vain välttämättömässä määrin suojeltavien etujen vuoksi Jussi Lilja 2010

8. Julkisuusperiaate . . . • Oikeus saada tietoja viranomaisen toiminnasta myös asioissa, joissa ei ole asianosainen, perusoikeus perustuslaissa • Asiakirjajulkisuus: saa pyydettyjä tietoja asiakirjoista • Käsittelyjulkisuus: vain kirkkovaltuustossa • Viranomaisen tiedotusvelvollisuus: KJ 9:7 § 2 mom. Jussi Lilja 2010

9. Tiedottaminen seurakunnassa • Seurakuntalaisille tiedotettava yleistä mielenkiintoa herättävistä vireillä olevista asioista • Kirkkoneuvosto vastaa tiedotuksesta KJ 7:9 §  2 • Onko neuvoston esityslista ehdottomasti salassa pidettävä? • On oltava myös riittävät resurssit tehtävän hoitamiseen Jussi Lilja 2010

10. Käsitteitä • Julkiset asiakirjat • Ei vielä julkiset asiakirjat • Salaiset asiakirjat • Asianosaisen oikeus tietoihin • Ei-asianosaisten oikeus tietoihin • Luottamushenkilöiden oikeus tietoihin • Toisten viranomaisten oikeus tietoihin Jussi Lilja 2010

11. Vaitiolovelvollisuus • Asiakirjan salassapitovelvollisuus ja vaitiolovelvollisuus samansuuntaisia käsitteitä • Työntekijä tai luottamushenkilö ei saa ilmaista salassa pidettäviä tietoja, 23 § • Vaitiolovelvollisuus koskee myös tietoja, jotka asiakirjaan merkittynä olisivat salaisia • Ei pääty työsuhteen tai luottamustoimen päätyttyä Jussi Lilja 2010

12. Viranomaisen asiakirja • Viranomaisen määrittely • Seurakunnan hallintoelimet, valtuusto, neuvosto, johtokunnat, viranhaltija, jolla päätösvaltaa • Johtoryhmiä, työryhmiä tms. ei pidetä viranomaisina • Seurakunnan omistama osakeyhtiö ei ole viranomainen Jussi Lilja 2010

13. Viranomaisen asiakirja. . . • Asiakirjan laaja määrittely, kaikki tallennusmuodot mukana • Viranomaisen laatima tai sille toimitettu asiakirja • Myös ostopalvelun tai toimeksiannon kautta syntynyt asiakirja Jussi Lilja 2010

14. Viranomaisen asiakirja . . . • Viranomaisen asiakirjoja eivät ole • 1. Työntekijälle tai luottamushenkilöille muun tehtävän tai aseman vuoksi toimitettu asiakirja • 2. Omat muistiinpanot ja luonnokset, joita laatija ei ole antanut esittelyä tai käsittelyä varten. • 3. Sisäiseen koulutukseen, tiedonhakua tai sisäistä käyttöä varten hankittu asiakirja Jussi Lilja 2010

15. Viranomaisen asiakirja . . . • 4. Asiakirja, joka on annettu viranomai-selle yksityisen lukuun suoritettavaa tehtä-vää varten tai laadittu sen suorittamiseksi • 5. Löytötavara-asiakirjat • Salassapitomääräykset saattavat koskea tällaisiakin asiakirjoja, jotka eivät ole määritelmän mukaan viranomaisen asiakirjoja, esim. seurakunnan varauskirja Jussi Lilja 2010

16. Tiedot tulevista toimituksista • Kun seurakunnan varauskirja lienee edellä 3 kohdassa mainittu sisäistä käyttöä varten tarkoitettu asiakirja • Ei siis julkinen • Riitatilanteissa vaikea toimia, omaiset tiedottavat häistä, hautajaisista ym perhetilaisuuksista Jussi Lilja 2010

17. KHO 3306/2002 • Rippikoululeirin oppilasluettelo • Rippikoululeirin oppilasluetteloa, joka on henkilötietolain 3 §:n 3 kohdassa tarkoitettu henkilörekisteri, oli pidettävä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 5 §:n 4 momentissa tarkoitettuna viranomaisen sisäistä työskentelyä varten laadittuna asiakirjana, josta ei voinut saada tietoja. Jussi Lilja 2010

18. Viranomaisen asiakirja . . . Viranomaisen asiakirjatyypit • 1. Julkiset asiakirjat • 2. Ei vielä julkiset asiakirjat, julkisuusmyön-teinen lähtökohta tulkinnassa • 3. Salassa pidettävät asiakirjat, joista säädetään (piiitkässä) julkisuuslain 24 :ssä • 4. Julkisuuslain soveltamisalaan kuulumattomat asiakirjat, jotka mainitaan julkisuuslain 5 §:ssä. • 5. Henkilörekisterit, joista säädetään henkilötietolaissa. Jussi Lilja 2010

19. Viranomaisen laatima asiakirja • Tällainen asiakirja tulee julkiseksi seuraavasti: • Hallintomenettely seurakunnassa 2004, s. 32-34 • Diario merkinnän jälkeen • Lähetetty tarjouspyyntö, lausunto tms. allekirjoituksen jälkeen • Tutkimus, tilasto selvitys, esim. seurakuntajakoselvitys sen valmistuttua, vaikka asia muuten keskeneräinen Jussi Lilja 2010

20. Jatkoa edelliseen . . . • Hallintoelimen pöytäkirja tarkastamisen jälkeen, usein päätöksistä tiedotetaan heti kokouksen jälkeen • Työryhmien valmistelu, muistioina, pöytäkirjoina julkiseksi, kun valmisteltu asia on päätetty • Kirkkovaltuuston esityslista julkinen, esitykset neuvoston tarkistetusta ptk:sta Jussi Lilja 2010

21. Jatkoa edelliseen . . . • Pääsääntöisesti, kun asian käsittely viranomaisessa on päättynyt • Kirkkoneuvoston esityslistan julkisuuteen julkisuusmyönteinen näkökulma • Selkeä päätös tarvitaan seurakunnan tiedotuspolitiikasta, ovatko ptk:t netissä paras tapa? • Miten julkistetaan srk:n uusi logo? Onko julkinen heti päätöksen jälkeen? Saako pitää salassa julkistamiseen saakka? Jussi Lilja 2010

22. Viranomaiselle saapunut asiakirja • Pääsääntöisesti asiakirja on julkinen • Poikkeuksena on, jos siinä on salassapidettäviä tietoja, esim. urakkatarjous • Virkaa hakeneiden nimet ovat julkista tietoa, vaikka hakija pyytäisi tiedon salassapitämistä, kanssahakijoille aina kerrottava hakijat • Asia jää tiedotusvälineen harkintaan Jussi Lilja 2010

23. Tietojen luovuttaminen • Jokaisella on oikeus saada tietoja viranomaisen julkisesta asiakirjasta, 13-16 § • Asiakirjapyyntö yksilöitävä • Pyytäjään on avustettava asiakirjan yksilöinnissä • Pääsäännön mukaan ei kysytä henkilöllisyyttä, ei kansalaisuutta, ei perustelua Jussi Lilja 2010

24. Asianosaisen oikeus tietoihin • Asianosaisella oikeus saada tieto myös salassapidettävästä asiakirjasta, 11 §:ssä lueteltu poikkeukset • Asianosaisella on salassapitovelvollisuus saamistaan salassapidettävistä tiedoista • Ei tiedonsaantioikeutta valmistelussa olevasta päätösehdotuksesta tms. asiakirjasta Jussi Lilja 2010

25. Itseä koskevat tiedot • Jokaisella on oikeus itseään koskeviin tietoihin 12 §:ssä mainituin rajoituksin Jussi Lilja 2010

26. Tietojen luovuttaminen . . . • Salassa pidettävästä tai tietyin edellytyksin luovutettavasta asiakirjasta tiedon antaminen edellyttää tietojen käyttötarkoituksen ja tarvittaessa muiden luovutuksen edellytysten selvittämistä (perustelu, henkilöllisyys, tietojen suojaus) • Kun asiakirjassa osa on salassapidettävää tietoa, niin asiakirja voidaan muilta osin luovuttaa Jussi Lilja 2010

27. Tietojen luovuttaminen . . . • Kuka päättää? • Se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on • Tiedot luovutetaan pyytäjän pyytämässä muodossa, jos on erilaisia tallenteita • Tietojen luovuttamista on myös suullinen selostus asiakirjan sisällöstä. Asiakirjojen luovutuspyyntö on käsiteltävä viivytyksettä ja tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, enintään 2 viikkoa Jussi Lilja 2010

28. Tietojen luovuttaminen . . . • Jos on suuritöinen selvitys, niin aikaa enintään kuukausi • Tietyissä tilanteissa asia siirretään asiakirjan laatineelle tai lopullisen päätöksen tekevälle viranomaiselle käsiteltäväksi • Asiakirjoista perittävistä maksuista, kirkon säädöskokoelma n:o 83, koskee vain väestörekisteritietoja Jussi Lilja 2010

29. Tietojen luovuttaminen . . . • Kirkkoherralla yleistoimivalta KJ 16:1 §:n nojalla, vastaa kirkonkirjojen pitämisestä ja arkistosta • Talouspäällikkö, toimielimen sihteeri omalta vastuualueeltaan • Luovutuksesta voidaan olla eri mieltä, luovutuksen kannalla oleva voi luovuttaa toimivaltansa puitteissa Jussi Lilja 2010

30. Kielteinen luovutuspäätös • Kielteinen luovutuspäätös pitää aina perustella • Ilmoitus siitä, että pyyntö voidaan siirtää viranomaisen käsiteltäväksi, on kysyttävä asiaa • Khra ja talouspäällikkö voivat tehdä viranhaltijapäätöksen, johon liittyy oikaisuvaatimusosoitus neuvostolle • Neuvoston oikaisuvaatimuspäätöksestä valitusosoitus hallinto-oikeudelle Jussi Lilja 2010

31. Salassa pidettävät asiakirjat • Julkisuuslain 24 § on pitkä, koska koskee kaikkia viranomaisia ja kaikenlaisia tilanteita • Seurakunnan viranomainen ei itse muodosta salassapidon perusteita, vaan ne ovat laissa, lakia siis sovelletaan Jussi Lilja 2010

32. Salassapidettävät asiakirjat . . . • Ehdoton, tiedon antamisen vaikutuksesta riippumaton salassapitovelvoite (psykologinen testi, henkilöarviointi, poliittinen vakaumus, harrastukset, perhe-elämä) • Vahinkoedellytysarvioinnille perustuva salassapitovelvollisuus • Salassapitoa ei uloteta kauemmaksi kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeen Jussi Lilja 2010

33. Salassa pidettävät asiakirjat . . . • Julkisuusolettama, asiakirja on julkinen, ellei tiedon antamisesta juuri siinä yhteydessä aiheudu vahinkoa • Salassapito-olettama, asiakirja on pidettävä salassa, mutta tieto voidaan antaa, jos tiedon antamisesta ei aiheudu säännöksessä tarkoitettua vahinkoa Jussi Lilja 2010

34. Salassa pidettävät asiakirjat . . . Kanteluasiakirjat julkisia ellei tiedon antaminen vaikeuta selvittämistä tai olisi omiaan aiheuttamaan vahinkoa tai kärsimystä Viranomaisen liikesalaisuus, salassapidettävä jos tiedon antaminen vahingoittaa julkisyhteisön etua Jussi Lilja 2010

35. Salassa pidettävät asiakirjat . . . • Sosiaalihuollon asiakkuus, etuudet, tukitoimet, terveydentila ehdottomasti salassapidettäviä (25 k), samoin diakonia-avustusasiat KL 25:8 § • Tiedot psykologisesta testistä ja henkilöarvioinnista ehdottomasti salassapidettäviä (29 k) Jussi Lilja 2010

36. Salassa pidettävät asiakirjat . . . • Tiedot poliittisesta vakaumuksesta, harrastuksista, perhe-elämästä ehdottomasti salassapidettäviä (32 k) Jussi Lilja 2010

37. Salaisuudet 2. syntymä 3. ihmissuhteet 1. seksuaalisuus 4. itsetuho 10. perhehistoria Perhesalaisuuksien taustatekijöitä 5. addiktiot 9. terveys 6. yksityistalous 8. tulonsiirrot 7. työelämä Jussi Lilja 2010

38. Hakuasiakirjat • Viranhakuasiakirjat pääsääntöisesti julkisia heti • Otettava huomioon 32 kohta • Ansiovertailujen yhdistelmä ja esittely julkinen, kun on asia käsitelty loppuun, otetaan huomioon 29 ja 32 kohdat • KHO 2010: soveltuvuustesti on niin henki-lökohtainen, että ei ollut edes asianosais-julkinen Jussi Lilja 2010

39. Hankinta-asiat • Tarjoukset, tarjouksen täydennys-pyynnöt, selvitykset ja muut asiakirjat julkisiksi, kun sopimus asiassa tehty • Asianosaisella on oikeus tietojensaantiin muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn, ei kuitenkaan tarjouskilpailussa toisen tarjouksen tekijän liike- tai ammattisalaisuuksista. Hinta ei ole liikesalaisuus. Jussi Lilja 2010

40. Hankinta-asiat . . . Salassapidettäviä ovat mm. asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisestä liike- ja ammattisalaisuudesta tai yksityisen elin-keinotoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa (atk asioissa jokin tekninen ratkaisu) Jussi Lilja 2010

41. Salassapidon päättyminen • Viranomaisen salassa pidettävä asiakirja salainen 25 v, ellei muuta säädetty • Yksityiselämän suojaamiseksi asiakirja salainen 50 v, ellei tietoa kuolemasta, niin 100 v • Viranomaisen asiakirjaa ei saa pitää salaisena, kun aika on kulunut tai viranomainen aikaisemmin peruuttanut salassapidon Jussi Lilja 2010

42. Kirkonkirjat • Kun luovutetaan väestötietojärjestelmään kuuluvia tietoja noudatetaan väestökirjalakia, joka menee julkisuuslain edelle • Tietoja luovutetaan hyväksyttävään käyttötarkoitukseen. • Kirkkoherranviraston ohjeet netissä ja paperilla Jussi Lilja 2010

43. Sukututkimus • Kirkkoherra päättää tutkimusluvan antamisesta alle 100 v kirkonkirjat • KHO rekisterinjohtaja voi kieltäytyä antamasta tutkimuslupaa • Väestökirjan tieto julkinen, kun 25 v henkilön kuolemasta • Ripittäytymistä, sielunhoitoa ja diakoniatyötä koskevat asiakirjat 50 v kuolemasta, ellei tietoa, niin 100 v salaisina • 100 v vanhemmat rikostiedot julkisia Jussi Lilja 2010

44. Henkilötietolaki • Perusoikeus yksityiselämään ja yksityisyyden suojaan toteutuu tällä lailla • Säädetään asiakastietojen käsittelystä rekisteriselosteista ja tietojen luovuttamisesta Jussi Lilja 2010

45. Asiakastietojen käsittely • Sivullinen • Henkilötieto • Henkilötiedon käsittely • Henkilörekisteri • Rekisterinpitäjä • Rekisteröity Jussi Lilja 2010

46. 1)Rekisterinpitäjän on suunniteltava ja arvioitava henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus. 2)Rekisteriä perustettaessa on määriteltävä sen käyttötarkoitus ja sillä on oltava asiallinen yhteys rekisteröitäviin, esim. asiakassuhde. 3)Rekisteriin saa merkitä vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot. Jussi Lilja 2010

47. 4)Arkaluontoisten tietojen käsittelyyn vaaditaan henkilön lupa, mutta luvan kanssakaan niitä ei saa käsitellä, elleivät ne ole toiminnan kannalta välttämättömiä. 5)Henkilörekisterin käyttöoikeudet määriteltävä erilaajuisina työtehtävien mukaan. Jussi Lilja 2010

48. 6)Asiakkaille tulee informoida keskeiset asiat heitä koskevien henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyn tulee myös tietää, miten hän saa tietoa itseään koskevista merkinnöistä ja miten hän voi saada virheet oikaistuiksi. 7)Henkilörekistereistä on tehtävä rekisteriselosteet. Ne on pidettävä jokaisen saatavilla, esim. kirjaamossa. Jussi Lilja 2010

49. 8)Asiakkaalla on oikeus eräin poikkeuksin tarkastaa itseään koskevat rekisterin tiedot ja saada tiedoista jäljennökset. Jos tietoja ei voida lain mukaan antaa, on annettava kirjallinen kieltäytymistodistus. Jussi Lilja 2010

50. 9)Rekisterin tietojen tulee olla oikeita. Virheelliset tai puutteelliset tiedot on korjattava oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta. Jos korjausvaatimukseen ei suostuta, on annettava kirjallinen kieltäytymistodistus. 10) Asiakassuhteen päätyttyä tiedot tulee hävittää. Tiedot arkistoidaan, jos arkistolaki tai muu laki sitä edellyttää. Jussi Lilja 2010