Koosolekukoolitus

1. Koosolekukoolitus MTÜ Eesti Väitlusselts Käsper Kivisoo Tallinna Ülikoolis 15. märts 2008

2. Koosolek võib õnnestuda ka teadliku ettevalmistuseta … • … aga ei pruugi  • IGAST KOOSOLEKUST VÕIB TULLA HALB KOOSOLEK!

3. I osa – teooria • Koosolekute tüübid • Koosoleku osad • Seaduspärasused • Hea koosolek

4. Koosolekute tüübid • Informeeriv • Planeeriv • Arutlev, ajurünnak • Otsustav • Kriisikoosolek • Reeglina ühel koosolekul mitut tüüpi küsimusi, “puhast” tüüpi koosolekuid harva

5. Koosolekute tüübid (2) • Osalejate staatused – võrdne ebavõrdne • Osalejate arv – suured, keskmised, väikesed koosolekud • Formaalsuse skaala • Regulaarsus • Koosoleku pikkus

6. Kas defineerida? • Eesmärgistatud koosviibimine piiratud aja jooksul • Arutelu parema lahenduse leidmiseks • Universaalne kirjeldus puudub

7. Mis peab olema? • Osalejad • Eesmärk igal juhul • Tulemus olemas • Algus ja lõpp • Päevakord? Ajakava? Protokoll? • Koht? Juht? Ettevalmistus?

8. Mis võib olla? • Ettekanne • Meelelahutus • Eelmise protokolli ettelugemine • AOB e. kohalalgatatud küsimused • …

9. Suure hulga muutujate tõttu ei saa tulemuslikku käitumist kopeerida.Õnnestumise taganud tegevus ei pruugi sobida mõnda teise olukorda.

10. Seaduspära: • Mida suurem on koosoleku formaalsus, seda rohkem on ettemääratud asju … • … ja seda põhjalikum ettevalmistus! • Mida rohkem osalejaid, seda suurem vajadus reeglite loomiseks ja täitmiseks! • Mida tähtsam otsus, seda suurem kirjaliku säilitamise ja viitamise vajadus

11. II osa - ettevalmistus • Aeg – pikkus, liigendatus • Ruum • Inimesed - motiveerimine • Tehnika, abivahendid

12. Ettevalmistus (2) • Päevakord • Punktide ülevaated • Pikemad taustad • Ettekanded • Mitu minutit säästab üks ettevalmistusse investeeritud minut?

13. Ettevalmistus (3) • EESMÄRK • Sõnasta • Edasta • Kontrolli – turu-uuring, kas kõik said aru • OHT: varjatud eesmärgid

14. Ettevalmistus (4) • Mõtle läbi, ennusta • Väldi ümber mõtlemist strateegia osas – kas piljard või keegel • Planeerimine annab eelise… • …mitte ainult planeerijale ! • Konstruktiivne planeerimine • Karide otsimine kaardilt

15. Ettevalmistus (5) • Päevakorrapunktide loogika – rasked asjad keskel • Lootus, et kõik on kohal • Tähelepanu kõige suurem • Arutelu pärast põhipunkte • Hoog on sees • Võimalus tühjaks rääkida

16. III osa - toimumine Juhtimine ja osalemine võrdse kaaluga tegevused • Alustamine • Punktide arutelu • Otsuste tegemine • Lõpetamine

17. Koosoleku alustamine • Osalejate tähelepanu • Aktiivse suhtumise loomine • Ülevaade koosolekust • Meeleolu loomine

18. Ülevaade • Koosoleku dünaamika • Ajaline raam • Kas anda eelhinnang? • Kas kontroll on alati vajalik?

19. Juhtimine • Juhitavad ja juhitamatud koosolekud • Korduvate arutelude vältimine • Punktide eristamine • Tulemuse fikseerimine iga punkti järel • Jälgiargumentide kordumist

20. Juhtimine (2) • Juhtimine üksi ja kahekesi • Kas juht peab juhtima? • Tõenäoliselt on vähem parem • Kriitiline on aeg ja emotsioonid • Ootamatud lahendused

21. Keelud juhile • Mobiiltelefon • Katkestused • Mõjuvõimu kasutamine • Informatsiooni varjamine

22. Keelud juhile (2) • Dokumendi sõnastuse üle vaidlemine • Tekstide/projektide koostamine • Koosoleku korra muutmine • Pidevad muudatused – aeg, koht, sisu • Personaalsete rünnakute lubamine

23. Abiks juhtijale • Sõnasta ümber • Küsi üle • Selgita korduvalt • Alternatiivide selgitamine – kui korda ei ole, venib koosolek pikemaks

24. Kriitika • Kindlasti vajalik arutelu osa • Sisuline • Positiivne toon • Erinevas vormis, kuid fikseeritav • Kas alati lahendust pakkuv?

25. Osalemine • Destruktiivne • Neutraalne • Konstruktiivne • Eesmärgistatud osalemine on sama oluline kui protsessi juhtimine

26. Miks segatakse? • Tähelepanuvajadus / tõestamisvajadus • Teen tagasi • Teema on arusaamatu • Enesekontroll • Edevus

27. Abiks osalejale • Sõnasta/kirjuta oma eesmärk • Hea eeskuju aitab teisi • Juhataja hindab positiivsust • Pane kirja, mida tahad öelda • Eesmärk püsida ajas • Eneseanalüüs

28. Otsuste tegemine • Konsensus • Enamus • Ülemuse otsus • Juhtkonna otsus • Märkustega otsused • Eriarvamuse protokollimine • Viidete lisamine otsuse kirjalikele alustele

29. Otsuste tegemine (2) • Milliseks tähtajaks? • Mida teeb? • Kes teeb? • Kuidas teeb? • Otsuse visualiseerimine

30. Lõpetamine • Kordamine kui kinnistamine ja konkretiseerimine • Tulemused • Visualiseerimine • Tulemuste fikseerimine • Kuidas osalejatele meeldiks? • Otsuse võrdlemine eesmärgiga

31. Lõpetamine (2) • MIDA ME SAAKS TEHA PAREMINI • Korduvate koosolekute puhul • Mitte sagedamini kui kuus korra • Võimalikult vähe ametlik Iga koosoleku lõpp on uue koosoleku ettevalmistuse algus

32. Järgnevad tegevused • Protokollimine • Protokoll peab olema kättesaadav • Tegevuse alus • Tegija kaitse • Hindamine ja analüüs • Kas läks hästi? • Mida teha paremini?

33. Järgnevad tegevused (2) • Tulemuste mõju jälgimine • Kas vähendab juhi koormust • Kas vähendab arusaamatusi • Kas suurendab üksmeelt • Järgmise koosoleku ettevalmistus 

34. Suure hulga muutujate tõttu ei saa tulemuslikku käitumist kopeerida.Õnnestumise taganud tegevus ei pruugi sobida mõnda teise olukorda.

35. Seaduspära: • Mida suurem on koosoleku formaalsus, seda rohkem on ettemääratud asju … • … ja seda põhjalikum ettevalmistus! • Mida rohkem osalejaid, seda suurem vajadus reeglite loomiseks ja täitmiseks! • Mida tähtsam otsus, seda suurem kirjaliku säilitamise ja viitamise vajadus

36. Hea koosolek • Vastab KÕIGI osalejate ootustele • Selge eesmärk • Ettevalmistatud • Kõik mõtlevad kaasa • Kõik järgivad reegleid • Ajaliselt piiratud • Selgelt sõnastatud tulemus • Otsused on fikseeritud kirjalikult

37. Täiendavad mõtted • Koosta nimekiri tõhusatest lahendustest • Jaga täiendavad rollid • Segavad osalejad • Juhataja võimalused • Osalejate võimalused • Koosoleku tükeldamine – sisend parem?

38. Täiendavad mõtted (2) • Tehnilised lahendused • Suund info jagamiselt töötlemisele • Sekretär, protokollija, abijuhataja • “Väljasõiduistung”

39. Kasutatud allikad: • Gunnar Okk, koosolekute kokaraamat • Andrei Kotchubei, koosolekute juhtimine • Barry L. Shoop, how to run an effective meeting, ettekanne, IEEE Region 1 Summer Meeting, August 15, 2003Schenectady, New York