BƯU ĐIỆN TỈNH CÀ MAU

1. BƯU ĐIỆN TỈNH CÀ MAU HỘI NGHỊ TẬP HUẤN BƯU TÁ DỊCH VỤ BƯU CHÍNH CHUYỂN PHÁT Năm 2012 Phòng KTNV Bưu điện tỉnh Cà Mau

2. Nội dung tập huấn 1. VAI TRÒ QUẢN LÝ CỦA TỔ TRƯỞNG 2. CÔNG VIỆC TÁC NGHIỆP 3. VAI TRÒ VÀ TÁC PHONG CỦA BƯU TÁ 4. KHẨU HIỆU SLOGAN 5. PHÁT BƯU PHẨM – BƯU KiỆN

3. 1. VAI TRÒ QUẢN LÝ CỦA TỔ TRƯỞNG

4. 1. VAI TRÒ QUẢN LÝ CỦA TỔ TRƯỞNG • Phối hợp tác nghiệp với các Bộ Phận thuộc Đơn vị và các Đơn vị khác trực thuộc Bưu Điện Tỉnh Cà Mau. • Báo cáo kịp thời các sự việc phát sinh đến GĐ Bưu điện thành phố/huyện… • Triển khai các văn bản hướng dẫn của Bưu điện tỉnh đến bưu tá • Nắm vững các quy định nghiệp vụ liên quan trong công việc

5. 1. VAI TRÒ QUẢN LÝ CỦA TỔ TRƯỞNG(Tiếp Theo) • Giám sát trực tiếp chất lượng công việc hằng ngày của Bưu tá • Quan tâm hỗ trợ công tác chăm sóc Khách hàng lớn • Nâng cao tinh thần học hỏi, cải tiến quy trình, sáng tạo trong công việc chuyên môn quản lý.

6. 2. CÔNG VIỆC TÁC NGHIỆP

7. 2. CÔNG VIỆC TÁC NGHIỆP • Phân công công việc cụ thể và chấm ngày công đến từng bưu tá • Theo dõi, đôn đốc năng suất làm việc đối với mỗi Bưu tá • Điều tiết nhân sự phù hợp với tình hình khối lượng bưu gửi phát sinh trên mỗi hộ phát trong ngày để đảm bảo chỉ tiêu thời gian toàn trình bưu gửi.

8. 2. CÔNG VIỆC TÁC NGHIỆP(Tiếp theo) • Kiểm tra chất lượng mỗi tuyến phát: tỉ lệ phát thành công, các lý do xác đáng của mỗi bưu gửi không phát được • Xử lý các bưu gửi phát lần 2, chuyển hoàn… • Giám sát các thủ tục yêu cầu dịch vụ đối với mỗi KHL (phối hợp với các BĐ tỉnh/TP) trong quá trình thực hiện phát bưu gửi… • Tóm tắt các việc cần lưu ý vào đầu giờ làm việc mỗi ngày

9. 2. CÔNG VIỆC TÁC NGHIỆP(Tiếp theo) • Giải quyết các sự cố phát sinh trong quá trình phát, giao nhận và báo cáo sự việc đến cấp lãnh đạo trực tiếp để cùng phối hợp xử lý nhanh chóng kịp thời. • Thông báo danh sách Khách hàng lớn có các yêu cầu riêng biệt một cách rõ ràng cụ thể. • Kiểm soát chặt chẽ các bưu gửi COD, Thuế hải quan (nếu có) và các việc liên quan đến tài chính một cách rõ ràng, kế toán sổ sách vào cuối mỗi ngày

10. 2. CÔNG VIỆC TÁC NGHIỆP(Tiếp theo) • Theo dõi thường xuyên việc nhập báo phát theo đúng quy định chỉ tiêu thời gian (chương trình nhập báo phát… ) • Thống kê sản lượng phát và nhận theo tháng và quý. • Đánh giá, phân tích năng suất lao động mỗi tuyến phát để có cơ sở động viên khích lệ khen thưởng thích hợp và kịp thời đến các hộ bưu tá.

11. 2. CÔNG VIỆC TÁC NGHIỆP(Tiếp theo) • Đề xuất điều chỉnh, cập nhật các tuyến phát trong khu vực của mỗi Hộ Bưu tá khi có phát sinh thay đổi địa chỉ, tên đường hoặc sản lượng tăng… • Theo dõi thời gian tác nghiệp của Bưu tá trong việc phát, giao nhận cũng như giám sát các chi phí liên quan…

12. KIỂM SOÁT PHÁT BƯU GỬITẠI ĐỊA CHỈ NHẬN 1. KS BƯU GỬI đủ số lượng chưa? KS việc lưu giữ BC04,VE1,E1 - nhập báo phát 2. Nhắc bưu tá sắp xếp BƯU GỬI 4. KS BC04,VE1, E1 và BC07/ COD1 3. KS các BƯU GỬI chưa phát được

13. KIỂM SOÁT TỔNG HỢP- PHÁT BƯU GỬI • Bưu gửi đã phát: • - BC04,VE1,E1 - nhập báo phát. • - Số lượng bưu gửi đã phát. • - Xử lý DV BC cộng thêm. • - Các khoản thu nộp quỹ (BP nước ngoài có thuế, COD, 2 Bưu gửi chưa phát: - Số lượng bưu gửi còn lại. - Bưu gửi chuyển hòan. KS sổ xuất nhập BC28

14. 3. VAI TRÒ VÀ TÁC PHONG CỦA BƯU TÁ

15. 3. VAI TRÒ VÀ TÁC PHONG CỦA BƯU TÁ Tiếp Thị Bán Hàng Chất Lượng Dịch Vụ Vai Trò Bưu Tá Chăm Sóc Khách Hàng Tiết Kiệm Chi Phí

16. 3.1 VAI TRÒ CỦA BƯU TÁ • Đại diện Đơn vị - BĐT giao tiếp khách hàng trong quá trình giao nhận. • Sẵn sàng giới thiệu các loại dịch vụ bưu chính (BP,BK,CPN, Bảo hiểm, Tiết kiệm Bưu điện…) đến khách hàng trong quá trình đi phát và chấp nhận • Mời KH mua dịch vụ BHBĐ và các dịch vụ khác Tiếp Thị Bán Hàng

17. 3.1 VAI TRÒ CỦA BƯU TÁ( Tiếp Theo ) • Bảo quản tốt bưu gửi trong quá trình đi phát và chấp nhận. • Đáp ứng các yêu cầu cung cấp chất lượng dịch vụ ngày càng cao của khách hàng • Vui vẻ, hòa nhã trong giao tiếp và trả lời các thắc mắc từ khách hàng. Chăm Sóc Khách Hàng

18. 3.1 VAI TRÒ CỦA BƯU TÁ( Tiếp theo ) • Phát nhanh chóng, chính xác theo tiêu chuẩn các loại dịch vụ, các yêu cầu riêng của mỗi KH • Thực hiện đúng các thủ tục trong khi phát : ký và ghi rõ họ tên trên giấy báo phát, bảng kê phát hay dịch vụ đồng kiểm… • Bảo quản tốt các loại bưu gửi trong quá trình hoạt động tác nghiệp phát & nhận ( không quăng ném, an toàn bưu gửi…) Chất Lượng Dịch Vụ

19. 3.1 VAI TRÒ CỦA BƯU TÁ( Tiếp theo ) • Sắp xếp hành trình tuyến phát hợp lý • Xử lý nhanh gọn các tình huống phát sinh khi giao nhận • Hạn chế việc phát lần 2 nhằm giảm thiểu việc di chuyển Tiết Kiệm Chi Phí

20. 3.2 TÁC PHONG THÁI ĐỘ CỦA BƯU TÁ • Tóc cắt ngắn gọn gàng, râu tỉa gọn đẹp • Đồng phục áo quần sạch sẽ tươm tất • Luôn đeo bảng tên trong khi làm việc • Mang giày hoặc dép có quai hậu • Thái độ luôn vui vẻ, hòa nhã, thân thiện với KH và đồng nghiệp, thể hiện nụ cười Bưu Điện Tác Phong Thái Độ Bưu Tá

21. 3.2 TÁC PHONG THÁI ĐỘ CỦA BƯU TÁ(Tiếp Theo) • Tinh thần sẵng sàng giúp đỡ hỗ trợ trong công việc • Năng động, thể hiện tính chuyên nghiệp trong chuyên môn tác nghiệp • Tuân thủ và chấp hành đúng luật lệ giao thông • Tự tin, tự hào là người nhân viên Bưu Điện trong giao tiếp với Khách hàng Tác Phong Thái Độ Bưu Tá

22. 4 . KHẨU HIỆU SLOGAN

23. 4. KHẨU HIỆU SLOGAN Mời các bạn đóng góp ý kiến chọn khẩu hiệu, đưa thêm ý tưởng mới !... • Nâng cao chất lượng dịch vụ là nhiệm vụ của người Bưu tá • Phát nhanh, phát đúng, phát an toàn • Phát hết trong ngày, không tồn sang ngày mai

24. 4. KHẨU HIỆU SLOGAN( Tiếp Theo ) • An toàn trên đường đi, Hoàn tất trên tuyến phát • Cải tiến sáng tạo là góp phần nâng cao chất lượng công việc • Tiết kiệm chi phí, tích lũy tiền lương • Bảo quản bưu gửi như chăm sóc chính mình

25. 4. KHẨU HIỆU SLOGAN( Tiếp Theo ) • BĐTPCà Mau: • - “Vững địa bàn, chắc nghiệp vụ, lưu thoát nhanh, chất lượng tốt”. • - “Sự hài lòng của khách hàng là chất lượng của bưu tá”. • BĐH Thới Bình: • -“Chất lượng, an toàn”. • BĐH Cái Nước: • -“Phát nhanh, phát đúng, phát kịp thời”. • BĐH Phú Tân • -“Kinh doanh, chất lượng, hiệu quả”.

26. 4. KHẨU HIỆU SLOGAN( Tiếp Theo ) • BĐH Đầm Dơi: • -“Đúng việc hôm nay không lo ngày mai”. • BĐH Trần Văn Thời: • -“Đi róc túi, khách hàng vui, về an toàn, bàn giao đủ”. • BĐ Khu vực Năm Căn- Ngọc Hiển: • -“Tiếp thị tốt, chất lượng tốt, năng suất tốt, lương sẽ tốt”. • BĐ U Minh: • -“Phát đúng chỉ tiêu, an toàn bưu gửi”.

27. PHAÙT BƯU PHẨM BƯU KIỆN

28. HÌNH THÖÙC PHAÙT BPBK 3. Phaùt vaøo HTTB: BP vaø giaáy môøi phaùt BPBK • 1. Phaùt ñeán ñòa chæ ngöôøi nhaän: • Caùc loaïi bưu gửi coù troïng löôïng döôùi 500g • Caùc loaïi BPBK coù sử dụngdòch vuï PTN • 2. Phaùt taïi giao dòch: • Taát caû caùc loaïi BPBK khaùc. • BC phaùt laäp BC10 cho töøng BPBK vaø laáy kyù nhaän khi phaùt

29. PHAÙT BƯU GỬITAÏI ÑÒA CHÆ Phaùt vaøo hoäp thö gia ñình, hoäp thö caù nhaân taïi ñòa chæ nhaän Giao cho ngöôøi nhaän hoaëc ngöôøi nhaän thay taïi ñòa chæ ngöôøi nhaän Giao cho BP vaên thö hoaëc BP chòu traùch nhieäm tieáp nhaän coâng vaên, taøi lieäu . . . Phaùt vaøo hoäp thö thueâ bao Neáu ngöôøi nhaän ñi vaéng phaùt cho ngöôøi cuøng hoä cuøng phoøng nhaän thay

30. PHAÙT BƯU PHẨM GHI SOÁ Họ tên, Địa chỉ người nhận Ñoái chieáu BPGS RA973396634VN Ñeà nghò ngöôøi nhaän kieåm tra voõ boïc BPGS BC04 giao cho tổ trưởng Laáy chöõ kyù cuûa ngöôøi nhaän  BC04 vaø giao BPGS Xöû lyù DV BC coäng theâm

31. PHAÙT BÖU KIEÄN Họ tên địa chỉ người nhận CA973396678VN Ñoái chieáu böu kieän Ñeà nghò ngöôøi nhaän kieåm tra voõ boïc BK Giao BK1/BC10 Laáy chöõ kyù cuûa ngöôøi nhaän  BC04, BC10 vaø giao BK Xöû lyù DV BC coäng theâm

32. PHAÙT BƯU GỬI Vexpress - EMS Ñöôïc toå chöùc phaùt ñeán ñòa chæ nhaän 02 laàn Saép xeáp böu göûi EMS theo loä trình phaùt VE973392232VN Laáy chöõ kyù, ghi roõ hoï teân cuûa ngöôøi nhaän  VE1,E1 Ñeà nghò ngöôøi nhaän kieåm tra voõ boïc. Căn cứ VE1, E1 nhaäp thoâng tin phaùt treân heä thoáng quaûn lyù döõ lieäu Löu tröõ VE1, E1

33. Laáy chöõ kyù cuûa ngöôøi nhaän  BC07 BÁO PHÁT GHI SỐ Phaùt BPBK coù DV baùo phaùt Neáu ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn ghi theâm “Ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn” tröôùc hoï teân Ghi ngaøy thaùng naêm phaùt BPBK  BC07, kyù teân, ñoùng nhaät aán. BC07  ñòa chæ nhaän = GSSV

34. Phaùt taïi ñòa chæ nhaän - phaùt taïi BC KHAI GIÁ Thöïc hieän phaùt theo quy ñònh PHAÙT BPBK khai giaù Ñeà nghò khaùch haøng kieåm tra kyõ voû boïc, tem nieâm phong, kyù hieäu cuûa ngöôøi göûi . .

35. PHAÙT BPBK phaùt haøng thu tieàn COD Ñoái chieáu thông tin trên bưu gửi Phiếu gửi COD1 Thu tieàn theo soá tieàn phaûi thu treân COD1 Ñeà nghò KH kyù teân  BC04, VE1, E1  nhận tiền giao böu göûi KH  PH phiếu chuyển tiền COD

36. CHUYỂN PHÁT CHỨNG MINH NHÂN DÂN Ñoái chieáu trên thông tin BP Họ tên, địa chỉ người nhận • L CMND L Yêu cầu người nhận xuất trình giấy hẹn Thu hồi giấy hẹn Ký, ghi rõ họ tên trên giấy hẹn và BC04 Ñöôïc toå chöùc phaùt ñeán ñòa chæ nhaän 02 laàn

37. CHUYỂN PHÁT CHỨNG MINH NHÂN DÂN (tt) Yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân và Giấy hẹn TH phát cho người nhận thay CMND L Giao Giấy hẹn cho người phụ trách Ký và ghi rõ họ tên, mối quan hệ trên BC04 và Giấy hẹn TH mất Giấy hẹn, yêu cầu người nhận xuất trình hộ khẩu Ñöôïc toå chöùc phaùt ñeán ñòa chæ nhaän 02 laàn Được lưu giữ tại BC 05 ngày

38. Phát hàng đồng kiểm Căn cứ nội dung biên bản Kiểm tra tình trạng Bưu gửi Thực hiện đồng kiểm nội dung chi tiết PĐK 01 lưu tại BC phát 01 bản gửi về bưu cục gốc= GSSV Lấy chữ ký, dấu xác nhận của trưởng đơn vị

39. LÝ DO KHÔNG PHÁT ĐƯỢC BPBK • Địa chỉ không đầy đủ. • Địa chỉ không có. • Đi không để lại địa chỉ. • Người nhận từ chối. • Người nhận đã chết. • Không ai biết. • Không tìm thấy người nhận. • Vắng thường xuyên.

40. Trân trọng cám ơn