歡迎進入公務世界

1. 歡迎進入公務世界 獻身公文與文書服務工作 請細讀教學計畫,第一次課提出修改意見,確定後使用一學期不更動

2. 國立東華大學教學計劃表 科目名稱︰公文與文書處理 授課系別: 課程設計與潛能開發學系 學 分： 2 授課時數: 36小時 授課地點: 敬業112 授課教師︰ 蘇國榮 電　 話：8560482 E-mail:su7702s@yahoo.com.tw http://faculty.ndhu.edu.tw/~su7702

3. 自 我 介 紹 • 我是教育工作者,師範、師專、師大畢業, • 在國小服務二十六年半退休後,到花敎大服務, 是一個貨真價實的廢物利用者, 在花敎大圖書館服務多年後, 專職於敎育系任教, 民國95年再度從花敎大退休, 目前仍以廢物利用之心於東華大學兼任教職 歷經助教、講師、副教授、教授 以圖書館學與教育實習、班級經營為主要任教科目, • 歡迎共同努力,希望有為大家服務的機會 學：擷取最精最深最博的最重要的是資源的運用。 教：提供最真最善最美的最重要的是方法的傳承。 黃山夢幻旭日東昇

4. 修習公文與文書處理課程準備事項 1請進http://faculty.ndhu.edu.tw/~su7702/lib/lib35.ppt or http://faculty.ndhu.edu.tw/~su7702/lib/038.doc閱讀學長姐作品 2檢索公文與文書處理相關之書籍並整理成參考書資料目錄(能查多少看個人本事了) 3檢索公文與文書處理相關之期刊論文並整理成參考資料目錄(能查多少看個人本事了) 請參閱http://faculty.ndhu.edu.tw/~su7702/ed-s/ncl3.ppt (以上所得資料請於第三週以前完成並E-mail給我) 4選擇從自選的參考書目中取二十年內兩本閱讀且做閱讀心得報告 5閱讀心得於第六週前繳交第一篇第十週前繳交第二篇 6書籍與論文之閱讀報告書寫示例請分別進http://faculty.ndhu.edu.tw/~su7702/class/lib/lib35.ppt及http://faculty.ndhu.edu.tw/~su7702/class/921p.doc參考

5. 一．教學目標： 1. 了解公文之相關概念與應有的認識。 2. 熟練公文的用語、文體與標點符號。 3. 熟練各類文書之作法與撰擬。 4. 了解公文處理之流程與相關注意要點。 5. 了解公文電腦化之具體做法。

6. 二．課程內容綱要 1.公文基本概念、公文程式、公文類別及使用範圍 2.公文寫作應有的認識 3.公文的用語、文體與標點符號 4. 函、公告、書函、表格化公文、箋函、會議文書等公文之作法 5. 簽、槁之撰擬 6. 蓋印及簽署 7. 公文處理 8. 分層負責與公文稽催 9. 檔案管理 10. 公文電腦化 。。。，。 。。。。。 第五章 教學媒體中心 第一節學媒體的認識

7. 三．實施方式 • (一)．授課方式 1.課前閱讀指定參考資料。 2. 上課講述與研討 3. 公文習作。 (二)．作業規定事項 1.資料蒐集與研讀 2.心得報告 3.公文習作 • (三)．評量方式 • 1.出席 2.學習態度 3.作業4.測驗

8. 作業規定事項 • 蒐集並整理有關公文與文書處理之資料 • 選有關公文與文書處理書籍兩本並研讀 • 提出心得報告應寫:書目資料、摘要、心得、可借鏡之處、疑惑之點 • 書目資料 • 書籍:含著者、書名、出版者、出版地、出版年、總頁數 草擬學生競賽活動辦法一種

9. 評量標準 • 平時成績30% • 測驗50%分組報告30%討論15%出勤5% • 期中成績30% • 期刊心得60%書籍心得40% • 期末成績40% • 測驗題50~75% 簡答題50-25% 要平時測驗! 還有閱讀報告心得也

10. 預定進度 • 01討論教學計劃與安排分組事宜 • 02公文製作的基本認識 • 03公文的意義及要件 • 繳交書目資料作業 • 04現行公文程式條例 • 05現行公文程式條例1 • 06現行公文的處理程序 • 繳交期刊論文閱讀心得作業 • 07公文寫作應有的認識 • 08公文用語及文體 • 09公文之作法 • 10簽、稿之撰擬

11. 預定進度2 • 11集中實習 • 繳交書籍閱讀心得作業 • 12集中實習 • 13蓋印及簽署 • 14文書處理程序 • 15文書處理原則 • 16檔案管理 • 檔案管理程序 • 17檔案管理原則 • 18 期末測驗 • (待續)

12. 同學們︰ 歡迎共同為孩子的學習而奮力，如有時間，請進 http://faculty.ndhu.edu.tw/~su7702 點選 「 學校行政」 後請找 「公文與文書處理」相關資料閱讀 ，作為課前準備 想進一步瞭解我，請詳「碼頭主人」 要知書信禮儀請進http://faculty.ndhu.edu.tw/~su7702/eda/s1.ppt 要知課程大要請進http://faculty.ndhu.edu.tw/~su7702/lib/93.ppt

13. 歡 迎 走進智慧之塔 光照學子眾生 點引智慧生果 造福寰宇社會 蘇國榮 邀請

14. 公文書之種類 1.令：公布法律、發布命令及人事任命時用之。 2.呈：對 總統有所呈請或報告時用之。 3.咨：總統與立法院間公文往復時使用。 4.函：各機關間公文往復，或民眾與機關間行文時。 5.公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公 眾或特定之對象宣布周知時使用。 6.其他公文：其他因辦理公務需要之文書，如書函、開會通知單、簽、聘書、證明書、契約書等。 P14

15. 「函」、「書函」使用區分(續) 書函：(非正式性)…【文末用本校條戳】 (一)代替過去的便函、備忘錄、簡便行文表等 (二)於公務未解決階段需要協商、徵詢意見 或通報時使用。 (三)簡單案情案件之擬復，寄送普通文件、 書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文 時均可使用，其性質不如函之正式。 (書函之結構及文字用語與函相同，但其適用範圍與函不同，且無需校長具名，建議多加採用) P15

16. 校長簽名章、校戳、校長職章使用區分 一、校長簽名章 ●適用範圍： 校函、令、公告、 證明書、聘書等。 二、校戳 ●適用範圍： 書函、開會通知 單、表格化公文。 三、校長職章 黃 榮 村 ●適用範圍：上行 文時使用。 P16

17.  撰寫要領 一、行文的立場：書寫公文之前，必先瞭解受文對象，弄清彼此關係，確定自己立場，才能夠顧全自己的身分。 二、行文的原因：書寫公文時，要先瞭解案情的起因過程，和事實的真相，然後才可決定如何寫作，不會導出不正確的方向。 三、行文的依據：書寫公文一定要有根據，或依法令規章、或引述成例、或依據會議決議，或據來文、或依經簽奉核定的措施辦法來做為寫作的基礎。 P17

18.  撰寫要領 四、行文的目的：書寫公文應有具體肯定的辦法或指陳，在「主旨」欄或「辦法」欄中明白地表示出來，使受文者完全瞭解與領會。 五、書寫時用詞不卑不亢，要維持機關的尊嚴與體制，採用肯定語氣、用語堅定、互相尊重之語詞。避免使用艱深費解、威嚇性、情緒性、感情性、無意義或模棱兩可之詞句。 P18

19.  撰寫要領 一、主旨： 說明行文目的與 期望，力求具體 扼要。 二、說明： 就事實、依據 、理由做較詳 細的敘述。 三、辦法(或擬辦)： 提出具體的要求或 做法。 P19

20. 撰寫要領(續)─ 3段式函稿寫法舉例 主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程，應依法公開招標，並不得變更設計又追加預算，請 轉知所屬機關學校照辦。 說明： 一、依本院00年00月00日第○○次會議決議辦理。 二、據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事，或施工期間變更原設計，及一再請求追加預算，致弊端叢生，浪費公帑。 辦法： 一、各機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按「政府採購法」及相關法令辦理。 二、各單位之工程應將施工圖、設計圖、契約書、結構圖、會議紀錄等工程資料，報請上級單位審核，非經核准，不得變更原設計及追加預算。 P20

21. 公 文 撰 擬 原 則 一、文字簡淺明確 二、態度嚴正平和 三、語氣不卑不亢 P21

22. 公文撰擬原則 一、段落分明 (分段敘述，一段一意) 二、敘述完整 (角度、立場及所提意見、辦法應周詳、可行) 三、體例一致 (程式、年份、數字、單位、符號、字體、行距) 四、正確清晰 (文義清楚、肯定、避免錯漏、情緒化、艱澀八股) P22

23. 公文撰擬原則(續) 五、簡明扼要 (忌冗長贅述、重複) 六、通順連貫 (文辭通順，語意連貫) 七、簽稿相符 (敘述前後呼應，忌相互矛盾之現象發生) 八、語法正確 (以學校名義簽辦函稿時，應稱本校某處、某中心，不可自稱本處、本中心) P23

24. 公文書寫注意事項─受文者之書寫 (一)用全銜，不用簡稱或簡體字。(適於電子交換) (二)注意機關的排序： 先 中央 再 地方 主辦單 位最後 先 機關單位 再 個人 先 外部 再 內部 P24

25. 公文書寫注意事項─擬稿 一、請注意填列之項目： (一)稿別（註明函稿、書函稿、開會通知稿等） (二)聯絡方式：承辦人姓名、聯絡電話、電子郵件及傳真。 (三)受文者郵遞區號、地址(非眾所周知者，註明於正副本受文者欄內)。 (四)發文日期及字號：由發文人員登載。 (五)附件：註明附件名稱或如主旨、如說明、如備註(開會通知單)。 (六)正本及副本：逐一書明。 P25

26. 公文書寫注意事項─擬稿(續) 二、使用副本注意事項： (一)須分行之公文儘量使用副本，避免重複 辦稿。 (二)副本收受機關有須處理事宜，應於文內 敘明提示。 (三)副本機關須送附件者，於機關名稱右側 註明含附件。（以上各欄請用12號字） 三、一頁以上文稿應裝訂妥當，並於騎縫處蓋印騎縫章或職名章。又每頁之下緣中間須加註頁碼。(如第X頁，共X頁) P26

27. 公文書寫注意事項-擬稿(續) 四、簽署及批示：由上而下，由左而右簽署，承 辦人簽署在左上方，主管批示在右下方；如 須上陳校長，批示欄留供核稿秘書、主秘、 副校長及校長簽署或批示。 承 辦 單 位（分機： ） 批 示（第 層決行） 承辦人 核稿秘書 組 (科) 長 主任秘書 單位副主管 副 校 長 單位主管 校 長 P27

28. 公文的要件 所謂”要件”乃指必要條件；即某一事物，只要缺少一項條件就不能成立。因此公文的要件乃指缺少某一條件，就不能稱之為公文。依現行公文程式條例第一條公文意義之規定及上述對公文意義之分析，我們可以知道公文的要件包括以下三項 一、有關公務的文書：文書包括公文書及私文書。凡文書由私人撰述，如書信等，稱之為私文書。而凡文書與公眾事務有關者，則稱之為公文書。

29. 二、文書的處理者，至少有一方為機關：文書之處理對象可能為機關對機關、機關對人民或人民對機關。機關可包括官署（中央、地方行政機關）或非官署機關（民意機關、國營事業機關）；而人民包括個人及人民團體（職業、文化及社會團體）。而人民與人民之間所作的文書處理，不得稱之為公文。二、文書的處理者，至少有一方為機關：文書之處理對象可能為機關對機關、機關對人民或人民對機關。機關可包括官署（中央、地方行政機關）或非官署機關（民意機關、國營事業機關）；而人民包括個人及人民團體（職業、文化及社會團體）。而人民與人民之間所作的文書處理，不得稱之為公文。 三、公文的製作須符合一定的程式：此乃指在作公文處理時，須符合其傳遞程序及書寫格式。因公文的內容與公務有關，自必依法定的程序與格式，方具法律效力。因此凡不符合此程序或格式之文書，亦不得稱之為公文，因此一文書不具法律之效力。 公文必須是有關公務且須符合法效性之文書，而往來之對象必須有一方為機關。

31. 公文與普通文章及一般文書的差異 在學習寫作公文之前，必須對公文與普通文章及一般文書在特色方面上的差異有所認識，以便在製作公文時，其文筆能捉拿的恰到好處且簡潔有力。另外在第一章中我要特別強調”權責”觀念對製作公文的重要性，因為此一觀念深深地影響著個人在寫作公文時必須要有的審慎態度。以下分別就公文與一般文書在特色上之差異及公文與權責觀念之關係作詳細之說明 一、內容：普通文章在內容上可憑空想像任意運筆；公文乃因應某一事實的需要而寫作，在內容上具有一定的目的和範圍。 二、對象：普通文章之立意、語句或在構思及行文上無特定的對象及時空之限制，亦即其不因人、地或時之不同而不適用；公文行文對象為特定之個人或為若干人或為機關或為團體，而且有一定的時效性，即公文在行文時具有時閶之效力，一旦過了此一時間，此公文就不適用。 :

32. 三、格式：即文章之結構。普通文章無特殊之體裁，其結構可隨興所至，不受約束；公文之結構則必須遵照現行公文程式條例之規定而製作。三、格式：即文章之結構。普通文章無特殊之體裁，其結構可隨興所至，不受約束；公文之結構則必須遵照現行公文程式條例之規定而製作。 四、術語：普通文章無專門術語，其可任意推陳出新，自創美詞；公文則須根據事件之內容、對象、時間或空間上審慎選用其遣詞。　     　由以上四項分別比較普通文章及公文在特色上之不同看來，兩者之根本上的差異在於：普通文章不管在書寫內容上、對象上、格式上或術語上都不具特定性；反觀公文則否。 公文與權責觀念之關係 　”權責”兩字對一位在處理有關於公眾事務的人來說是非常重要的一個觀念，尤其是在面對有關於人民福祉或人民安全的事務上更是重要。    ，因在書寫公文上，只有相關職權的人員須在公文

33. 上簽署職銜姓名或加蓋印章，此乃表示簽署或蓋章之人必須對此事負責。故在寫作公文上不得不抱著謹慎的態度。上簽署職銜姓名或加蓋印章，此乃表示簽署或蓋章之人必須對此事負責。故在寫作公文上不得不抱著謹慎的態度。   ”權責”乃是指職位上的權力與責任;亦即所謂的職權與職責。例如一位掌管水利公共工程的公務員，在面對某一教育團體申請校地通過案一事上，其有權力在法令規定範圍內審慎評估是否令此案通過。一旦此案一通過，他就得負起責任承擔校地完成之後可能帶來的後果。即一旦此地發生類似九二一集集大地震之事件，發現此地乃屬於地震帶，不適於建校。此時，此一公務員必須負起職務上之責任，接受可能的懲處或在其職責的範圍內謀求解決之道。       公文與”權責”之觀念息息相關

34. 現行公文程式條例 在寫作公文時必須依據某一特定格式書寫，且因書寫的對象或事件的不同而公文的種類也就不同。此一依據須通過法律上的規定，具備法效性（法律上的效力），人人共同遵守，一旦違反其中的規定，則須負法律上的責任。現行公文程式條例便是此一依據。簡而言之，在寫作公文時須依據現行公文程式條例所規定格式及程序書寫。 　　公文程式乃指公文的程序與格式。”程”指公文的傳遞程序，又因傳遞對象及事件的不同，而形成不同的公文種類。”式”指公文的書寫格式或公文的書寫結構；具體言之乃指寫作公文時必須載明一些事項，如：發文者、受文者．．．。 公文程式條例乃指規定製作公文傳遞程序與格式之法律。又根據以上對公文程序的說明，具體言之，公文程式條例為規定製作公文的種類及書寫公文時應包括某些基本事項的法律。現行公文程式條例指公文程式條例於八十二年修正沿用至今的條例。現一一說明及解釋各條例中的規定：

35. 第一條   稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。 說明：此一條文為對公文的定義作一規範。（公文的意義詳見第二章）另在此一條文中規定在製作公文時，其程序及格式除其他條文中有特別規定外，一律須依公文程式條例之規定書寫。 第二條  公文程式之類別如左： 一、令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。 二、呈：對總統有所呈請或報告時用之。 三、咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。 四、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請答復時用之。 五、公告：各機關對公眾有所宣布時用之。 六、其他公文。

36. 前項各款之公文，必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。前項各款之公文，必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。 說明：此條文很明顯地規定公文的種類。現分述如下： 一、令：”令”之本意為法、律、告誡、為發號施令之意思，具有拘束力及強制性，受令者接到後，應即遵行：易言之，”令”是受令者奉命而行之意。在現今，發布命”令”的主體有以下幾人：總統及軍事機關。但在此條文中除了發布施”令”之外，一般行政機關亦　　　　　　　　　用令。因此”令”之種類因發布的主體之不同可分為： １．總統令：（１）公布法律律。 （２）頒布命令：緊急處分令、追晉令、人事任免令、呈轉令、褒揚令、勳章令。(３）對下級機關（行政院司法院考試院）有所交辦或指示時使用。

37. ２．軍事機關或部隊令：軍事機關注重”層級服從”，上級機關、部隊對下級機關、部隊發布命令或有所指示訓飭時用之。２．軍事機關或部隊令：軍事機關注重”層級服從”，上級機關、部隊對下級機關、部隊發布命令或有所指示訓飭時用之。 ３．一般行機關令：（１）公布行政規章令。凡政府機關制定、修正、廢止法令規章用之。 （２）人事命令：如任免、遷調、獎懲、考績。 二、呈：原意為呈送奉上，表尊敬之意。在此一條文的第二項中規定只對總統呈請或報告時使用。而一般行政機關間公文的往復皆用函。 三、咨：原意為商量或詢問之意。在此一條文的第三項中規定適用於總統與立法院監察院國民大會公文往復時互用，一般行政機關不適用。”咨”依使用的性質可分：

38. １．徵求性之咨：總統提名司法院院長、副院長、考試院院長、副院長、監察院院長、副院長、大法官、考試委員、監察委員及審計長等徵求國民大會或立法院同意時用之。（總統對國民大會或立法院）１．徵求性之咨：總統提名司法院院長、副院長、考試院院長、副院長、監察院院長、副院長、大法官、考試委員、監察委員及審計長等徵求國民大會或立法院同意時用之。（總統對國民大會或立法院） ２．答覆性之咨：國民大會立法院對於總統所司法院院長、副院長、考試院院長、副院長、監察院院長、副院長、大法官、考試委員、監察委員及審計長等人之咨徵同意案，經行使同意權投票後，將結果答覆總統時使用。（國民大會或立法院對總統） ３．洽請性之咨：即總統提請立法院召集會議與其有所商議時使用。 ４．移送性之咨：立法院法律案通過後移送總統公布時用之公文。

39. 四、函：除了”令””呈””咨”有對特定事及特定對象所使用之外，一般行政機關皆用函。函之意為有封之書。為了符合民主與平等之精神原則，函已不分上行函（下級機關對上級機關行文）、下行函（上級機關對下級機關行文）或平行函（同級機關或不相隸屬之機關）之別。所有單位或機關其地位一律平待，其用字遣詞不具有任何命令或謙卑之語氣。因此其種類依此條文之第四項之規定可分為二：四、函：除了”令””呈””咨”有對特定事及特定對象所使用之外，一般行政機關皆用函。函之意為有封之書。為了符合民主與平等之精神原則，函已不分上行函（下級機關對上級機關行文）、下行函（上級機關對下級機關行文）或平行函（同級機關或不相隸屬之機關）之別。所有單位或機關其地位一律平待，其用字遣詞不具有任何命令或謙卑之語氣。因此其種類依此條文之第四項之規定可分為二： １．一般行政機關往復時用之函：如各機關之間有所請求、報告、回覆、洽辦、有所交辦或指示時所用之公文。 ２．申請函：人民與機關之間申請或答覆時所用之公文。

40. 五、公告：其為公諸於眾之意。公告為對某特定身分或團體為對行之，其發布之方式，可張貼於機關之佈告欄或刊登於機關公報，或登報，以廣為宣布。公告依其性質可分：五、公告：其為公諸於眾之意。公告為對某特定身分或團體為對行之，其發布之方式，可張貼於機關之佈告欄或刊登於機關公報，或登報，以廣為宣布。公告依其性質可分： １．宣告性之公告：公布國家或地方所發生重要事件之詳情。如：宣告”陳水扁及呂秀蓮當選為台灣省第十屆總統及副總統”。 ２．徵求性之公告：對於某特定事項，徵求民眾的意見或報告。如：”徵求本市中小區運會之吉祥物”之公告。 ３．勸誡性之公告：對於某些事項，有利或妨害國家社會，勸誡民眾積極作為或消極地不作為。如：公告”有機車駕照者須戴安全帽，以保護自己生命之安全”。 ４．曉示性之公告：對國家之各種興革事項，告示民眾，使人民明白國家的政策。如：政府為曾於去年受九二一大地震嚴重災害之民眾，對其全倒屋及半倒屋各有所補助之公告。

41. 六、其他公文：包括書函、表格化公文、簽、通告、通知、證明書、手諭及報告。增列”其他公文 ”，使所使用現行法定名稱以外之公文，取得法律上之依據。六、其他公文：包括書函、表格化公文、簽、通告、通知、證明書、手諭及報告。增列”其他公文 ”，使所使用現行法定名稱以外之公文，取得法律上之依據。 另外除了以上所規定之公文，有時為了爭取時間及空間上的效率，亦可於必要時採電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。 第三條　機關公文，視其性質，分別依照左列各款，蓋用印信或簽署： 一、蓋用印信，並由機關首長署名，蓋職章或蓋簽字章。 二、不蓋用印信，僅由機關首長署名，蓋職章或蓋簽字章。 三、僅蓋用機關印信。 機關公文依法應副署者，由副署人副署之。

42. 機關內部單位處理公務，基於授權對外行文時，由該單位主管署名，蓋職章，其效力與蓋用該機關印信之公文同。機關內部單位處理公務，基於授權對外行文時，由該單位主管署名，蓋職章，其效力與蓋用該機關印信之公文同。 機關公文蓋用印信或簽署及授權辦法，除總統府及五院自行訂定外，由各機關依其實際業務自行擬訂，函請上級機關核定之。 機關公文以 電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之者，得不蓋用印信及簽署。 說明：此條文屬於公文格式之一部份。此乃規定了發文機關須蓋機關印信，而機關首長須署名蓋章以示負責。另依憲法第三十七條之規定，某種類之公文須有副署人者，則須由副署人署名蓋章，以 示共同負責。茲詳述如下： 一、署名：即在本文之後，由發文機關首長或單位主管簽署(蓋職章或蓋簽字章），以示負責。其中又因受文者機關的不同，發文機關首長或單位主管簽署之方式也不同。

43. １．上行函：即下級機關發文給上級機關時，下行機關首長之簽署時須將機關全銜、職位、姓名依序寫出。如：雲林縣政府　縣長張榮味（下→上）１．上行函：即下級機關發文給上級機關時，下行機關首長之簽署時須將機關全銜、職位、姓名依序寫出。如：雲林縣政府　縣長張榮味（下→上） ２．下行函及平行函：即上級機關發文給下級機關或同級機關之一方發文給另一方時，則上級機關或同級機關之一方只須寫明職位及姓名即可。如：縣　長　張榮味 二、印信：乃指刻有機關全銜之印章，稱之為印信。公文蓋上發文機關印信及首長簽署章乃在防止偽造及變造。 三、副署：乃依法應副署之人，在公文首長署名之後，加以副署，以示與首長共同負責之意。我國憲法第三十七條之規定：”總統依法公布法律，發布命令，須經行政院院之副署，或行政院院長或有關部會首長之副署。” 憲法第三十七條中所規定，為何總統公布法律或發布命令時，行政院院長或其他部會之首長須副署呢？此乃因法律在未經立法院三讀通過時，皆為草案，而草案的提出者為行政院中之各部會首長或行政院院長本身。

44. 一旦他們所提出的草案成為法律時，須經由總統公布。因此此一法律公布之當然署名者為總統，而提出草案者若為行政院院長，在總統之後副署者為行政院院長。如：總    統　陳水扁 院 長　唐  飛 若提出草案者為行政院中之各部會首長，則因行政院院長為行政院之機關首長因此副署之人為行政院院長及各部會首長。如： 總 統 陳水扁 行政院院長　唐 飛 教 育 部 長 曾志朗　

45. 四、公文蓋用印信及簽署之規定：在此條文中第一項至第三項之規定，有些公文須蓋機關印信及首長職簽章；有些公文只蓋機關印信或有些公文只蓋首長職簽章。在行政院訂頒有”文書處理檔案管手冊”中有詳細之規定，此處不詳談，只提出有關公文的部份：四、公文蓋用印信及簽署之規定：在此條文中第一項至第三項之規定，有些公文須蓋機關印信及首長職簽章；有些公文只蓋機關印信或有些公文只蓋首長職簽章。在行政院訂頒有”文書處理檔案管手冊”中有詳細之規定，此處不詳談，只提出有關公文的部份： １．令、呈、公告：蓋機關印信及首長職銜簽字章。如：行政院院長　唐    飛 。 ２．咨：蓋機關首長職銜簽字章。如：院長　王金平 。 ３．函： （１）上行函：即下級機關發文給上級機關時，下行機關首長之簽署時須將機關全銜、職位、姓名依序寫出。如：雲林縣政府　縣長張榮味 （２）下行函及平行函：即上級機關發文給下級機關或同級機關之一方發文給另一方時，則上級機關或同級機關之一方只須寫明職位及姓名即可。如： 縣　長　　張榮味

46. 壹、簽的撰擬 一、格式 （一）制式的簽 簽報高級長官核判，或較重要案件，或以個人身分簽報者用之，格式可區分為： 1.一段式：採「主旨」一段。案情簡單者適用之。 2.二段式：採「主旨」及「說明」二段。「主旨」扼要說明目的與期望或擬辦意見。其他需要讓長官瞭解的案情、理由及相關事項，於說明段敘述；案情較複雜者，分一、二、三……項敘述。長官對案情已瞭解，重點在提出擬辦意見者，可採「主旨」、「擬辦」二段。 3.三段式：採「主旨」、「說明」、「擬辦」三段。 對於案情較複雜，且擬辦意見，無法於主旨段容納者用之。

47. <-----------請靠角落貼上公文追蹤碼 回函者請直接抄寫校收文上之黃色標籤數字於本框內以利公文追蹤◎送文前請先按此進入公文追蹤系統登錄◎按此上網取得公文追蹤碼(右鍵複製+轉貼) 簽 簽稿併陳陳陳會辦單位： (如需會辦、請在此填會辦單位並下載簽稿會核單)第 層決行承辦單位 承辦人 組長 主任 會辦單位批　　示0裝訂線局長邱琳濱簽 簽 於 主旨： 說明： 一、 謹(敬)陳核示

48. 一段式簽 舉例 簽 於 臺北市政府人事處○○年○月○日 主旨：行政院人事行政局檢送明（○○）年辦公日曆表（如附件），擬函轉本府各機關，並提市政會議報告，請 核示。 敬陳 秘書長 副市長 市長 ○○○（署時間） 簽 於 臺北市政府人事處○○年○月○日 主旨：檢陳「市長交接前後應辦事項日程表」1份，擬據以辦理各項事宜，請 鑒核。 敬陳 秘書長 副市長 市長 ○○○（署時間）

49. 二段式簽 簽 於（機關或單位）○○年○月○日 主旨：○○部為亞洲開發銀行請撥付亞洲蔬菜研究發展中心補助費新台幣○○○元，擬准動支本年度第二預備金，簽請 核示。 說明：○○部函為○○銀行以亞洲開發銀行請自該行B 帳戶我國繳付本國幣股本內支付亞洲蔬菜研究發展中心新台幣○○○元，業已先行墊撥，上項亞洲蔬菜研究發展中心補助費，本年度未列預算，既由○○銀行墊付，請准在○○年度第二預備金項下撥還歸墊。又本案事關涉外重要案件，特專案簽辦。 敬陳 ○長 副○長 ○○○（署時間）

50. 簽 於 臺北市政府人事處○○年○月○日 主旨：檢陳本府辦理95 年度員工英語文比賽實施計畫，擬於奉核可後，函送本府各機關據以辦理。請核示。 說明： 一、為使旨揭比賽更趨豐富有內涵，擬遵鈞長於去（94）年10 月市政會議頒發該年度員工英語文比賽優勝者獎狀時指示，朝多元、活潑、趣味化方向規劃辦理。是以，本（95）年度英語文比賽除延續94 年度辦理之比賽項目外，為鼓勵同仁挑戰自我英語能力，新增「英語辯論表演賽」項目。另為增加本府同仁之參與感及現場熱絡氣氛，擬於各項比賽後搭配「互動式有獎徵答活動」。 二、有關95 年度員工英語文比賽活動計畫，經本處於本（95）年1 月20 日邀請本府各一級機關召開研商會議討論，茲參酌上開會議會商結論（詳如會議紀錄），研擬如后附實施計畫，謹摘要如次：