Intranät som funkar

1. Intranät som funkar Andreas Blackne andreas.blackne@funkanu.se

2. Funkas kommunprojekt • Informationsstrukturer • Navigationskoncept • E-tjänster • Begriplig information • Intranät Över 100 kommuner har deltagit i våra projekt. Fler än så använder sig av våra projektresultat.

3. Bakgrund • Samarbetsprojekt med kommuner har fungerat bra tidigare • Många frågor om intranät i slutet av 2010 • 54 kommuner gick med (9 har köpt resultatet i efterhand)

4. Intranätets uppgifter Basinnehåll Hjälpa den anställde att orientera sig Nyheter Fungera som en informationskanal Funktioner Effektivisera arbetet med smarta lösningar Samarbete Underlätta för medarbetare att samarbeta

5. Det här har vi gjort • Informationsstruktur • Konceptutveckling och prototyp • Kravspecifikation • Mall för förstudie • Tillgänglighetskrav

6. Informationsstruktur • Grundstruktur för information på intranätet • Mer än 1 400 personer har deltagit i våra strukturtester • Vi vet hur folk tänker, även när de ”tänker fel”

7. Strukturtester • Öppen kortsortering • Sluten kortsortering • Klicktest

8. Sluten kortsortering

9. Klicktest • Lägger upp en färdig struktur som testpersonen får klicka i • Pekar ut var ”rätt svar” ska ligga • Ger uppgifter som testpersonen ska lösa med hjälp av strukturen • Testanalys

10. Klicktest 1: Lidingö

11. Klicktest 2: Lund

12. Klicktest 3: Halmstad

13. Klicktest 4: Knivsta

14. Klicktest 5: Stort test via webben

17. Lätt att hitta Kan man ställa in telefonen så att den som ringer får information om att jag är på möte? (84 %) Vilka försäkringar gäller för mig som anställd? (84 %) Kan kommunen hjälpa mig att sluta röka? (82 %) Hur söker jag semester? (80 %) Vilka bestämmelser gäller för flextider? (78 %) Jag vill gå en vidareutbildning för att bli bättre på mitt arbete. Hur söker jag den? (76 %) Jag vill boka en bil via intranätet. (76 %) Erbjuder kommunen någon form av sjukvård till de anställda? (76 %) Kan kommunen betala en årsavgift på gymmet? (75 %) Jag är överkänslig mot parfym. Kan jag kräva att min kollega undviker starka dofter? (75 %)

19. Svårt att hitta Jag har blivit bjuden på middag av en leverantör. Är det okej att gå? (1 %) Vem ansvarar för intranätet? (6 %) Vilka tidsgränser gäller om en medborgare vill överklaga ett beslut? (6 %) Vilka regler gäller för att handlägga ett ärende om torgförsäljning? (6 %) Hur mycket får en julgåva till personalen kosta? (12 %) Kan jag köpa förbrukningsartiklar från Lindgrens bokhandel? (12 %) Var hittar jag ramavtalen för skrivare? (13 %) Var ligger mallarna för powerpointpresentationer? (17 %) Var finns kommunens budget för 2010? (21 %)

22. Koncept och prototyp • Regelbundna träffar tillsammans med de deltagande kommunerna • Hem och arbeta på prototypen • Testa prototypen • Upprepa

32. Vad gör vi nu? • Prototyptester • Design • Mobilgränssnitt • Förvaltningsorganisation • Mäta effektivitet?

33. Intranätet i siffror • Anta att varje arbetare i snitt vinner 5 min per dag med ett bättre intranät • 5 min x 220 arbetsdagar = 1100 min/år = 18 intjänade timmar/år • 18 timmar x 7500 anställda = 135 000 timmar/år = 76 heltidstjänster Ur förstudie för nytt intranät i Helsingborg

34. Allt vi rekommenderar är testat i verkligheten