Διαχείριση Γνώσης σε O ργανισμούς

1. Διαχείριση Γνώσης σε Oργανισμούς Χ. Παπαθεοδώρου papatheodor@ionio.gr

2. Πληροφορία - Γνώση • Πληροφορία= Όλα τα γεγονότα και δεδομένα που οργανώνονται για να χαρακτηρίσουν και περιγράψουν μια συγκεκριμένη κατάσταση, συνθήκη, πρόκληση ή ευκαιρία. • Γνώση= κατανόηση και χειρισμός της πραγματικότητας. Οι αλήθειες τα πιστεύω, οι απόψεις, οι κρίσεις, οι μεθοδολογίεςοι τεχνικές που κατέχουν οι άνθρωποι ή άλλοι μηχανισμοί για να προσλάβουν, αναλύσουν, αξιολογήσουν πληροφορίες και να συνθέσουν, σχεδιάσουν, υλοποιήσουν, παρακολουθήσουν και προσαρμόσουν συγκεκριμένες ενέργειες.

4. Δεν είναι • Τεχνολογία • Μέθοδος • Συστηματικές δραστηριότητες Για αύξηση οικονομικού οφέλους

5. Στοχεύει • Δημιουργία περιβάλλοντος • Προσαρμοστικού • Κατανοητού • Ανθρωποκεντρικού • Ολοκληρωμένου (contextual) Για την προώθηση, ενθάρρυνση προσωπικής ενασχόλησης με θέματα που σχετίζονται με τη γνώση

6. Ορισμός • Διαχείριση γνώσης είναι η συστηματική και σαφώς εκφρασμένη διαχείριση των δραστηριοτήτων, πρακτικών, πολιτικών και προγραμμάτων που έχουν σχέση με τη γνώση • Περιλαμβάνει τις διαδικασίες μάθησης, καινοτομίας, αποτελεσματικής δημιουργίας και εφαρμογής των αποθεμάτων (κεφαλαίων) γνώσης σε όλες τις λειτουργίες του οργανισμού • Συμπέρασμα: ΔΓ = περιγραφή χρήσης του νου και της σκέψης κατά την εκτέλεση μιας εργασίας

7. Σπουδαιότητα • Η βιωσιμότητα ενός οργανισμού εξαρτάται από: • την ανταγωνιστική ποιότητα των κεφαλαίων γνώσης • την επιτυχή εφαρμογή τους σε ΟΛΕΣ τις δραστηριότητες του οργανισμού με σκοπό την αύξηση της • αποτελεσματικότητας • αποδοτικότητας

8. Σκοπός • Η δημιουργία και αξιοποίηση κεφαλαίου γνώσης (intellectual capital) • αποτελεσματικά και με κέρδος • Προϋποθέσεις: • Βασισμένη στις υπάρχουσες δραστηριότητες του οργανισμού • Χωρίς νέες και δύσκολες δραστηριότητες και λειτουργίες

9. Δημιουργία – Αξιοποίηση Κεφαλαίου Γνώσης • Εισαγωγή και ενσωμάτωση γνώσης στον οργανισμό • Προτυποποίηση πρακτικών • Εξασφάλιση γνώσης με ευρεσιτεχνίες (patents) • Δημιουργία δικτύου πλοήγησης για διάχυση γνώσης

10. Δημιουργία • Αποτελεσματικά • Επιλογή μεθόδων για υποστήριξη καινοτομίας, σύλληψη γνώσης, υποστήριξη στρατηγικών • Με κέρδος • Ελαχιστοποίηση κόστους για επαλήθευση και επικύρωση γνώσης • Επενδύσεις με τη μέγιστη ωφέλεια για νέα γνώση • Εξωτερίκευση της υποβόσκουσας γνώσης των εμπείρων (tacit) σε σαφώς εκφρασμένη με προϋπόθεση την εσωτερική ασφάλεια των εργαζομένων

11. Αξιοποίηση • Αποτελεσματικά • Επιλογή μεθόδων για τη μετατροπή μεθόδων σε πρακτική • Επιλογή του τρόπου εφαρμογής της γνώσης • Με κέρδος • Καταλληλότερη επιλογή μεθόδων • Καλύτερη δυνατή χρήση της γνώσης

12. Εισαγωγή ΔΓ στον Οργανισμό Απεικόνιση κατάστασης Έγκριση Διοίκησης Εναλλακτικές πρωτοβουλίες Σχεδιασμός στρατηγικής Κόστος/Ωφέλεια Κίνητρα ΔΓ Προτεραιότητες Συντονισμός δραστηριοτήτων ΔΓ ΔΓ Απαιτήσεις Μεταφορά γνώσης Παρακολούθηση ΔΓ Απόκτηση γνώσης Υποδομή Διαχείριση στοιχείων γνώσης Εφαρμογή γνώσης Διευκόλυνση ΔΓ

13. Απεικόνιση κατάστασης (1/3) • Δημιουργία knowledge landscape map: • Πρακτικές και πολιτικές ΔΓ • Δυνατότητες παρακολούθησης Γνώσης (αποτελέσματα και απόδοση σχετικών δραστηριοτήτων) • Εξασφάλιση γνώσης (sharing, patents, προσωπικό) • Ανάλυση ωφέλειας • Κίνητρα και αντικίνητρα • Υποδομές (πληροφορική, δίκτυα)

14. Απεικόνιση κατάστασης (2/3) • Συγκεκριμένες Διεργασίες (lessons learned, ερευνητικά-εκπαιδευτικά προγράμματα κλπ) • Υπάρχοντες Πόροι Γνώσης • ποιοι είναι, που βρίσκονται, πως χρησιμοποιούνται, σε τι χρησιμεύουν, ποια κατάσταση έχουν • Ανάλυση επιτακτικών αναγκών, ευκαιριών, αδύνατα και ισχυρά σημεία υπάρχουσας γνώσης (threats, opportunities, weakness, strengths, TOWS) • Παράδοση σε θέματα ανάπτυξης και χρήσης γνώσης • Ο ρόλος της γνώσης στις λειτουργίες (χρήση και ανάπτυξη εξειδίκευσης, επίπεδα εξειδίκευσης, πρακτικές εφαρμογής γνώσης

15. Απεικόνιση κατάστασης (3/3) • Γνώσεις για δημιουργία και παράδοση προϊόντων και υπηρεσιών • Χρήση τεχνολογίας και εξειδίκευσης • Ροές της γνώσης στη δημιουργία και παράδοση προϊόντων και υπηρεσιών • Ο ρόλος της γνώσης σε σχέση με τους πελάτες/χρήστες • Γνώσεις marketing, πωλήσεων, δημόσιων σχέσεων • Απόκτηση και ανάλυση γνώσης για τους πελάτες/χρήστες • Βαθμός χρήσης της γνώσης για ενίσχυση κύκλου εργασιών • Χρήση ερωτηματολογίων και συνεντεύξεων

16. Στρατηγική ΔΓ • Στρατηγική γνώση: η γνώση για πελάτες, ανταγωνιστές, προμηθευτές, τεχνολογίες, κανονισμούς, υποκατάστατα υπηρεσιών – προϊόντων • Πρόβλημα: Επιλογή γνώσης που χρειάζεται ο οργανισμός • Παράδειγμα 1: δημιουργία και χρήση γνώσης για νέα προϊόντα σε φαρμακοβιομηχανίες • Παράδειγμα 2: επαναχρησιμοποίηση μεθόδων και λογισμικού για ψηλότερη παραγωγικότητα σε μια εταιρία πληροφορικής • Παράδειγμα 3: πρόβλεψη αναγκών χρηστών

17. Βασικά ερωτήματα • Ποιο αντικείμενο γνώσης είναι ζωτικής σημασίας (πελάτες, παραγωγή, προμηθευτές); • Πόσο ευρέως διαχέεται εσωτερικά και εξωτερικά του οργανισμού; • Σε ποιο βαθμό τεκμηριώνεται; • Ποια είναι η σωστή ροή της γνώσης; Από πάνω προς τα κάτω (top-down) ή αντίθετα (bottom-up); • Σε ποια σημεία το περιβάλλον γνώσης χρειάζεται βελτίωση; • Να δημιουργούμε ή να αγοράζουμε γνώση; • Μέθοδοι αξιολόγησης γνώσης

18. Εναλλακτικά σχέδια • Μέθοδος: • Από τα γενικά προς τα ειδικά • Κατασκευή μονοσέλιδων περιγραφών για σημαντικές λειτουργίες διαχείρισης γνώσης (critical knowledge function, CKF) • Ομαδοποίηση δραστηριοτήτων ΔΓ με εναλλακτικές λύσεις • Παράδειγμα • Υποδομή: Lessons Learned program, Knowledge bases with ontologies, κλπ • Δημιουργία πηγών γνώσης: απόκτηση γνώσης, ενημέρωση Knowledge bases, μετασχηματισμός και ενσωμάτωση γνώσης σε λειτουργίες

19. Προτεραιότητες για ΔΓ • Ποια εναλλακτικά σχέδια έχουν προτεραιότητα για την εξυπηρέτηση των στόχων του οργανισμού • διάκριση στόχων σε μακροπρόθεσμους και βραχυπρόθεσμους • κατάταξη και χρονοπρογραμματισμός • με βάση τις υπάρχουσες υποδομές

20. Καθορισμός Απαιτήσεων • ΤΙ – ΠΟΥ – ΠΟΤΕ • Προσδιορισμός μορφών γνώσης που απαιτούνται για την ποιοτική αναβάθμιση της εργασίας (ανθρώπων και διαμεσολαβητών – agents) • Χρονικός προσδιορισμός απαιτούμενης γνώσης • Προσδιορισμός Points of Action

21. Απόκτηση Γνώσης • Χειρισμός της γνώσης • Εργαλεία περιγραφής • Εργαλεία αναπαράστασης (κανόνες συμπερασμού) • Επίπεδα γνώσης • WHY καθορισμού στόχου • THAT συστηματική περιγραφή γνώσης • HOW λήψης αποφάσεων • KNOWHOW ρουτίνας, αυτόματη, μη εκφρασμένη (tacit) • Glimpsed δεν έχει κατανοηθεί ούτε αφομοιωθεί (tacit)

22. Υποδομές • Intranet/Internet, e-mail • Groupware/collaboration, e-learning tools • Αποθήκη γνώσης και βάσεις δεδομένων συλλογικής μνήμης • Χάρτης υπάρχουσας γνώσης • Global Knowledge sharing system • Knowledge navigation tools • KDD software, Knowledge bases, intelligent agents • Βασικός σκοπός η διαχείριση των κεφαλαίων γνώσης και η επαναχρησιμοποίηση/ αξιοποίησή τους

23. Βασικά θέματα (1/2) • Ευρεία άποψη για την εισαγωγή ΔΓ στον οργανισμό • Εστίαση στους στόχους του οργανισμού με σαφώς διατυπωμένα οφέλη • Δημιουργία ομάδας ΔΓ αποκλειστικής απασχόλησης • Μέθοδοι αξιολόγησης ωφελειών από την εφαρμογή της ΔΓ • Εισαγωγή κινήτρων για ΔΓ (καινοτόμες λειτουργίες, διάχυση, σύλληψη γνώσης)

24. Βασικά θέματα (2/2) • Εισαγωγή και διδασκαλία εργαλείων μετα-γνώσης (οντολογίες, ταξινομίες κλπ) • Επιβεβαίωση ότι η ΔΓ δίνει ευκαιρίες, δυνατότητες, κίνητρα και άδειες για άσκηση δραστηριότήτων με βάση τη γνώση • Δημιουργία υποστηρικτικής υποδομής για τη διευκόλυνση εφαρμογής αποδοτικών μεθόδων ΔΓ • Συνεργασία με ΟΛΟ το προσωπικό ανεξαρτήτως θέσης και είδους εργασίας

25. Η ομάδα ΔΓ • Μελετά τον οργανισμό, καθορίζει τις προτεραιότητας εισαγωγής και διαχείρισης γνώσης • Στρατηγική διάσταση στη διαχείριση γνώσης • στρατηγική = γνώση • Καθορισμός απαιτήσεων για κίνητρα και υποδομές ΔΓ • Μελέτη λειτουργιών γνώσης: Πώς οι εργαζόμενοι και ο οργανισμός δημιουργεί, διαχέει και εφαρμόζει τη γνώση

26. Οργάνωση γνώσης

27. Σύλληψη γνώσης: Ευρετηρίαση

28. Σύλληψη γνώσης:Ανάκτηση πληροφορίας

29. Σύλληψη γνώσης:Επεξεργασία κειμένου • Lexical analysis to identify words from characters • Eliminating stopwords occuring frequently • Stemming Eg. Connect is stem for connected, connecting, and connections • Full text indexing • Thesaurus index terms synonyms and near synonyms • Text compression to cope with information overload

30. Σύλληψη γνώσης:Μηχανές αναζήτησης

31. Αξιολόγηση γνώσης:OLAP: On-line Analytical Processing • Πολυδιάστατη ανάλυση δεδομένων • Επιτρέπει στο χρήστη να «παρατηρήσει» τα δεδομένα με διαφορετικούς τρόπους και πολλές διαστάσεις • Τεχνική: η περιστροφή ενός κύβου δεδομένων (υπερ-επιπέδου)

32. Αξιολόγηση γνώσης:Εξόρυξη γνώσης • Data Mining and Knowledge discovery • Μια μεθοδολογία από τρία βασικά βήματα για την ανακάλυψη προτύπων συμπεριφοράς και συσχετίσεων από μεγάλους όγκους δεδομένων • Προ-επεξεργασία δεδομένων • Ανακάλυψη προτύπων με τη χρήση τεχνικών μηχανικής μάθησης (ομαδοποίηση-clustering, ταξινόμηση – classification – decision trees, ανάλυση σειρών – sequential mining) και σύγχρονων αλγοριθμικών τεχνικών (neural network, genetic modeling algorithms) • Λήψη αποφάσεων, κατασκευή μοντέλων

33. Αποθήκευση γνώσης:Αποθήκες δεδομένων • Data Warehousing • Database with query and reporting tools • Stores current and historical data from internal and external sources • Data mart – subset of data warehouse which contains summarized or highly focused data for certain users

34. Παρουσίαση γνώσης: visualization • Modelling – way of representing objects e.g. journal covers, weather maps, flows of citations • Rendering – makes computer generated image look like photograph e.g texture mapping • Virtual reality