Курсова задача по Информатика на тема: Създаване на база от данни “Персонал”

1. Курсова задача по Информатика на тема:Създаване на база от данни “Персонал” Изготвили: АлександраКрасимироваАначкова фак. №12112125Борис Славов Борисов фак. № 12112124 Група: 1173

2. Анализ на проблема • Използваме Access, за да решим определена приложна задача, каквато е настоящата като се стремим да автоматизираме и улесним дейностите (съхранение и управление на данни и др.) , извършвани с цел нейното решаване. Access ни помага да се справим с определен информационен проблем като удовлетворява нуждата от достъп до актуална и точно информация. Чрез създаването на добре проектирана база данни можем да поддържаме коректна и структурирана информация, която е необходима и полезна за решаването на определен информационен или бизнес проблем. • Проблемът, който ние трябва да решим е свързан с регулиране на покупките в дадената фирма. За тази цел трябва да създадем база от данни съдържаща информация за извършените покупки, която ще наречем „Покупки“. Информацията, с която ще работи нашата база данни се използва за водене на документацията на дадената фирма. Тя се създава с цел да се следят доставките на стоките. • Ролята на Access в дадената задача се състои в предоставянето на възможност за системно и точно регулиране на покупките с помощта на таблици и връзките между тях, отчети, форми и други инструменти.

3. 2.Описване на базата данни • За да започнем създаването на зададената база данни първо отваряме програмата “Microsoft Access” и избираме Blank Access Database, при което се отваря прозорец, който ни дава възможност да започнем създаването на таблиците в нашата база данни. Преди да стартираме създаването й трябва да съхраним базата под името “Персонал” с помощта на командите File/Save object as.

4. Започваме създаването на базата данни, която съдържа следните таблици: • Таблица Otdel (Звена) със следните полета: • CodeOtdel (Шифър на отдел) от типа Number • NameOtdel (Наименование на отдел) от типа Text • За първичен ключ на таблицата определяме полето CodeOtdel. • Таблица DI (Длъжности) със следните полета: • CodeDI (Шифър на длъжност) от типа Number • NameDI (Наименование на длъжност) от типа Text • За първичен ключ на таблицата определяме полето CodeDI. • Таблица Kadri (Служители) със следните полета: • LNom (Личен номер на служител) от типа Number • Ime (Име и фамилия) от типа Text • CodeOtdel (Шифър на отдел) от типа Number • CodeDI (Шифър на длъжност) от типа Number • За първичен ключ на таблицата определяме полето LNom. • Таблица Zaplati (Получени заплати) със следните полета: • God (Година) от типа Number • Mesec (Месец) от типа Number • LNom (Личен номер на служител) от типа Number • Salary (Получена заплата) от типа Number • Prem(Получена премия) от типаNumber • За първичен ключ на таблицата определяме полетата God; Mesec; LNom.

5. За таблицата е необходимо да определим три полета за първичен ключ God;Mesec;Lnom,което става чрез маркиране на трите полета и избиране на бутона Primary Key. • Данните, които ще се съдържат в таблиците имат за цел улесняване на административната работа на служителите относно информацията свързана със заплатите в дадената фирма. • Дефинирането на колони за избор в базата данни става преди свързването на таблиците като в изгледа Design View на желаната таблица в полето Data Type избираме тип чрез Lookup Wizard и в появилия се прозорец с помощта на няколко стъпки задаваме полето, от коя таблица да служи за източник на данни за нашето поле. • За функционирането на базата данни като система е необходимо да се направят съответните връзки между таблиците. • Таблицата Kadri се свързва с таблицата Otdel посредством полето CodeOtdel като се образува отношение 1: много. • Таблицата Kadri се свързва с таблицатаDI, посредством полето CodeDiв отношение 1: много. • Последната връзка, която трябва да се направи е между таблиците Zaplati и Kadri посредством полето LNom и връзката отново е в отношение 1: много. • След определянето на връзките въвеждаме съответните данни.

6. 3.Описание на създадените форми • За целите на задачата имаме да създаваме два вида форми-самостоятелни форми за обновяване на данните в таблиците Отдели и Длъжности и форма с подформа, чрез каято се обновяват данните в таблиците Служители и Получени заплати. • Самостоятелната форма за обновяване на данните в таблица Отдели създаваме като: • Избираме менюто Create/Form Wizard; • В появилия се прозорец в полето Tables/Queries избираме необходимата ни таблица, в случая Отдели, и избираме полетата, които искаме да се съдържат във формата, след това избираме тип на формата, Next и Finish; • Формата се отваря в изглед Form View, от където могат да се редактират данните, като чрез лентата Record избираме бутона New Record и въвеждаме данните на новия запис. • Аналогичен е начинът на създаване на форма за обновяване на данните в таблица Длъжности. • Форма с подформа създаваме като: • Избираме менюто Create/Form Wizard и в полето Tables/Queries първо избираме таблицата, която представя данните от главната част на формата, а това е таблицата Служители. • Прехвърляме необходимите ни от нея данни, след което избираме таблица Получени заплати, която ще съставя подчинената част на формата и прехвърляме необходимите данни от нея; • Отново избираме тип и Finish. • Редактирането и добавянето на този вид форми е аналогично с формите за обновление.   • Създадените от нас самостоятелни форми са с цел обновяване на таблиците Отдели и Длъжности. • Формата с подформа обновява таблиците Служители и Получени заплати.

7. 4.Описание на отчетите • Отчетите представляват начин за нагледно визуализиране на информация, съдържаща се в базата данни. Данните за съставянето на отчета се намират в самата база данни, тези които са ни необходими ние избираме от дадената справка или таблица в процеса на създаване на отчета. • Чрез посоченият начин в описанието на курсовата задача съставяме отчет, представящ списък на кадрите и отчет, предоставящ обща сума на премиите, сума на заплатите и сума на възнагражденията.

8. 5.Описание на главната форма • Главната форма представлява набор от бутони, които могат да изпълняват различни функции, свързани с отварянето, затварянето, редактирането на формуляри,отчети и др. • Нашата главна форма е с име Main Form и съдържа бутони за отваряне на вече създадените отчети и потребителски форми. Създаването на главна форма става по следния начин: • Избираме менюто Create/Form Design и в появилото се поле създаваме бутоните чрез подменютоDesign/Button; • В празното поле очертаваме бутона, при което се появява диалогов прозорец; • В полето Categories избираме опцията Form operation или когато създаваме бутон за отчет- Report operation, след което в полето Action избираме командата Open Form или Open Report и избираме Next; • В появилия се прозорец избираме таблицата или отчета, върху които ще се прави бутонът и избираме два пъти Next; • В този прозорец избираме име или картинка за изглед на нашия бутон и избираме Next и Finish.

9. Създадената от нас главна форма съдържа командни отварящи формите „Отдел“ „Длъжности“ „Кадри“ и отчетите „Кадри“ и „Заплати“