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Proyecto de Implementación de Alma y Primo en la US. (Abril/Noviembre 2018 )

This project details the implementation of Alma and Primo systems at the University of Seville. It includes preparatory meetings, communication tools, training sessions, database design, migration phases, and system integration steps. The project involved coordination with ExLibris consultants, project management, and team members. It encompassed training sessions on system navigation, configuration, user management, circulation, electronic resource management, and more. The process also involved mapping data fields from the Sierra system to Alma using forms, conducting testing, and migrating database information. The project culminated in the configuration and testing of the new systems, staff training, and further integration with third-party applications.

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Proyecto de Implementación de Alma y Primo en la US. (Abril/Noviembre 2018 )

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Presentation Transcript

  1. Proyecto de Implementación de Alma y Primo en la US. (Abril/Noviembre 2018) Mª VICTORIA JIMÉNEZ CIVIDANES XI JORNADAS DE BUENAS PRÁCTICAS Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO SEVILLA, 12 DICIEMBRE 2018

  2. FASE 1 NOS PREPARAMOS

  3. FASE 1 NOS PREPARAMOS ❷ Preparamos la base de datos para la migración: limpieza de la base de datos (1 marzo/ 4 abril)

  4. REUNIONES PREPARATORIAS ❸ Reunión pre-inicio del proyecto con Proyect Management del Exlibris Universidad de Córdoba, 6 de Marzo 2018 ❹Reunión pre-inicio del proyecto con equipo de ExLibris. Universidad de Córdoba, 20 de marzo 2018 ❺ Reunión Inicio proyecto “Kick-off” . consultores de Exlibris, equipo de implementación U. S y coordinadores del proyecto del resto de Universidades andaluzas. Universidad de Sevilla 4 y 5 de abril 2018 FASE 1

  5. FASE 1 HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN

  6. HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN ❻ Reuniones de seguimiento quincenales (WebEx): coordinador proyecto ExLibris y coordinadores proyecto universidades del CBUA, primera ola ❼Reuniones de seguimiento quincenales (WebEx) coordinador proyecto Exlibris y coordinadora proyecto US ❽Reuniones de seguimiento primero semanales, luego quincenales, coordinadora proyecto US y equipo de implementación. FASE 1

  7. HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN ❽Reuniones con el equipo de Primo, dos reuniones resto de comunicación por email. ❾ Reunión de formación del equipo base de implementación al equipo de implementación completo . ❿ Reunión equipo de implementación con los directores de las bibliotecas de la US, resto de comunicación por email. ⓫ Lista de distribución Alma, carpeta compartida Alma en portobus FASE 1

  8. DEFINIR: DISEÑO DE LA BASE DE DATOS • ❶Formación del equipo de implementación (WeBex): • 27 de abril: Orientación, navegación y búsqueda en Alma  • - 9 de mayo: Configuración de Primo VE  • - 11 Mayo: Gestión de usuarios en Alma  • - 29 de mayo: Formación en circulación  • 7 de junio: Formación en gestión de recursos electrónicos  FASE 2

  9. DEFINIR: DISEÑO DE LA BASE DE DATOS • ❶Formación del equipo de implementación (WeBex): • 19 de junio: Formación temas informáticos (SSO, sincronización de usuarios, máquinas de autopréstamos, etc.) • 21 de junio: Configuración de Primo VE  • 26 de junio: Formación en adquisiciones • - Julio: 6 sesiones formación adicionales sobre aspectos concretos FASE 2

  10. DEFINIR: DISEÑO DE LA BASE DE DATOS • ❷Empezamos a probar Alma y Primo: 6 marzo entrega • Sandbox de Alma y Primo FASE 2

  11. DEFINIR: DISEÑO DE LA BASE DE DATOS ❸Definimos el mapeo de los campos y datos de Sierra a Alma mediante formularios: 8 formularios entregados. - Una reunión de formación con Exlibris para los formularios más complejos (WeBex) - Una reunión del equipo de implementación US para coordinar la realización cada formulario. - Cada miembro del equipo remitía su parte a la sección del SIGB que unificaba el formulario. FASE 2

  12. DEFINIR: DISEÑO DE LA BASE DE DATOS - Una reunión del equipo de implementación para consensuar cada formulario antes de entregarlo - Tras la entrega una sesión de revisión de cada formulario con Exlibris (WebEx) FASE 2

  13. FASE 2 • DEFINIR: 1ª MIGRACIÓN DE LA BASE DE DATOS • ❹Preparamos y enviamos mediante SFTP 14 ficheros con los datos de nuestra base de datos de Sierra [15 de mayo] • - 5.341.61 registros • - Otra información adicional: pagos, préstamos y fondos

  14. CONSTRUIR: NUEVO CATÁLOGO ❶ Acceso a producción Primo 18 de junio: la Biblioteca inicia el trabajo de configuración de Primo, vista inicial: FASE 3

  15. FASE 3 • CONSTRUIR: NUEVO SISTEMA • ❷ ExLibris crea la base de datos Alma con nuestros datos remitidos mediante los ficheros y con la configuración y mapeo de datos diseñados mediante los formularios . Tenemos acceso a Alma en producción el 14 de junio. • ❸ El equipo de implementación realiza el test de la base de datos, remite las incidencias a exlibris y va cambiando la versión final de los formularios

  16. FASE 3 • CONSTRUIR : NUEVO SISTEMA • ❹ Comienza la integración en Alma de las aplicaciones de terceros • ❺Continuamos recibiendo la Formación en línea profundizando en aspectos concretos de cada flujo de trabajo • ❻ Worshop con los consultores de ExLibris (12, 13 y 14 septiembre)

  17. FASE 4 • CONSTRUIR : 2ª MIGRACIÓN DE LA BBDD • ❼ Realización y entrega formularios finales [17 octubre] • ❽ Preparamos y enviamos mediante SFTP 13 ficheros con los datos de nuestra base de datos de Sierra [17 de octubre] • 5.673.811 registros y otra información adicional: pagos, préstamos, fondos

  18. FASE 3 • CONSTRUIR : NUEVO SISTEMA • ❾ Se inicia la formación del personal de la biblioteca: • 1 curso de adquisiciones y 4 cursos de refuerzo. 55 asistentes • 5 cursos de servicios al usuario. 163 • asistentes • 3 cursos de catalogación, recursos-e y seriadas. 83 asistentes • 4 cursos de Primo. 140 asistentes

  19. FASE 3 • CONSTRUIR : NUEVO SISTEMA • ❿ Se crean los perfiles de trabajo para el personal en Alma y se da de alta a todo el • personal de la Biblioteca y a los becarios • [278 personas] • ⓫ Según acuden a los cursos de formación se da acceso al personal de la Biblioteca a la base de datos de prueba de Alma (10 octubre-12 noviembre)

  20. FASE 4 DESPLIGUE: CUTOVER Y PUESTA EN PRODUCCIÓN ❶ Cierre escalonado de Sierra ❷ Puesta en producción escalonada de los módulos de Alma ❸Puesta en producción de Primo: traspaso del nombre fama.us.es de un catálogo a otro: en dos horas visible en el entorno de la US

  21. FASE 4 • DESPLIEGUE: CUTOVER Y PUESTA EN PRODUCCIÓN • ❹ Certificación de administradores de Alma • ❹ Transición de implementación a soporte [fase actual] • ❻Fin del proyecto

  22. CI COMUNICACIÓN INTENA +50 ❻ +50 4/63

  23. CE COMUNICACIÓN EXTERNA ❸ ❸ ❿ ❺ ❼

  24. ¿? • ¿QUÉ FALTA? • ❺ Integración en Alma y Primo del resto de Universidades del CBUA • ❻ Catálogo colectivo CBUA • ❼ Préstamo CBUA

  25. ¿? • ¿BUENA PRÁCTICA?

  26. ¿? • ¿BUENA PRÁCTICA?

  27. ¿? • ¿BUENA PRÁCTICA?

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