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公文書寫作要領

公文書寫作要領. 高雄市政府秘書處 文書科 科長侯燕嬌. 公文字體規範. ２０級. １２級. １６級. 一、字型：標楷體 二、大小： ( 一 ) 20 級 ：機關全銜 、發文文別。 ( 二 ) 12 級 ：聯絡方式 、郵遞區號、地 址、發文日期、 發文字號、速別 、密等及解密條 件或保密期限、 附件、正本、副 本等。 ( 三 ) 16 級 ：受文者、 本文、蓋章戳。 ( 四 ) 10 級 ： 頁碼 、檔號及保存年限. １２級. １６級.

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  1. 公文書寫作要領 高雄市政府秘書處文書科 科長侯燕嬌

  2. 公文字體規範 ２０級 １２級 １６級 一、字型：標楷體 二、大小： (一)20級：機關全銜 、發文文別。 (二)12級：聯絡方式 、郵遞區號、地 址、發文日期、 發文字號、速別 、密等及解密條 件或保密期限、 附件、正本、副 本等。 (三)16級：受文者、 本文、蓋章戳。 (四)10級：頁碼、檔號及保存年限 １２級 １６級 １２級 １６級 １０級 2 2

  3. 「大簽」格式 科 長 3

  4. 角簽–文末簽辦 會辦單位　　　 第一層決行 擬： 一、本案為○○○○○○○○○○。 　二、○○○○○○○○○○○○○○○ 　　　　○○○○○○○○○。 　三、文陳閱後存查。 來文文末簽辦︰角簽 4

  5. 「便簽」格式 會辦單位：○○室 擬： 日期、時間寫在職名章下方 科 長 5

  6. 公文書書寫注意事項─受文者之書寫 (一)用全銜，不用簡稱或簡體字。(適於電子交換) (二)注意機關的排序： 先 中央 再 地方 主辦單 位最後 先 機關單位 再 個人 先 外部 再 內部 P6

  7. 書函的結構及作法 （一）書函文字、用語均比照函。 （二）書函的結構實務上可視需要採﹝三段式– 主旨、說明、辦法 ﹞或〔條例式〕 ， 但 對上級機關首長行文宜採三段式。

  8. 叁、一般公文用語、用字

  9. 上行文期望用語

  10. 上行文期望用語

  11. 平行文期望用語

  12. 下行文期望用語

  13. 公文共同格式~一般公文用語

  14. 伍、公文撰擬要領 • 主旨（何事？）（不可分項）為全文精要，要把握主要意旨簡述以說明行文目的與期望，應力求具體扼要，以不超過60個字為原則， 最後再加期望語 • 說明（為何？ ）（可以分項） ：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名可因公文內容改用「經過」、 「原因」等其他名稱，亦即 一.先敘明創稿或復文或轉文。 二.再敘明來文依據或訴求，並詳細說明原因（即引據、申述、歸結） 三.視主旨之訴求，增加相關之說明。 四.檢視相關之附件（超過一項要編號標示–用見出紙）。 • 辦法（應如何做？ ） ： （可以分項）為簽之重點，須擬具體意見供裁示 例如 有〔甲〕、〔乙〕、〔丙〕數案供裁示時 ，必須於說明段內分析優劣點，不能僅用〔陳核〕、〔請示〕等。或向受文者提出之具體要求無法在主 旨」內簡述時，以本段列舉。本段段名可因公文內容改用「建議」「請求」 、「擬辦」、 「核示事項」等其他名稱。

  15. 簽之撰擬要領 簽同樣以 主旨、說明、擬辦三段式辦理： 1.主旨：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與期望，不分項，一段完成。 期望語：請　核示（提出擬辦意見簽核時） 請　鈞閱、請　鈞參、請　核閱（檢陳有關資料請長官過目、瞭解參考時） 請　鑒察（將辦理情形簽報長官瞭解） 請　鑒核（除簽報長官瞭解外，並含有請示之意）。

  16. 簽之撰擬要領(續) 2.說明：對案情之背景、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，做簡要之敘述，並視需要分項條列。 3.擬辦：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列 4.「簽」之各段應截然劃分，「說明」段不提擬 辦意見，「擬辦」段不重複「說明」內容 。

  17. 公文書寫注意事項-分項標號 五、全形與半形字形標準： (一)分項標號：另列縮格以全形書寫，括弧以半 形為之。 (二)內文： 　　 １、中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。 　　 ２、阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。 範例 主旨：ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ΟΟΟΟΟΟΟΟ 說明： 一、ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 二、ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ： (一)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ。 (二)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ： １、ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ２、ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ： (１)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ (２)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ (三)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ●分段項目符 號應另列縮 格以全形書 寫。 ●括弧”( )”以 半型為之。

  18. 一般公文時效管制 一、最速件：1日 二、速件：3日 三、普通件：6日 27

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