HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

1. Koha 3.0 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG GVHD: Nguyễn Thị Thanh Thuỷ SV: Phạm Tuấn Anh Võ Thị Mỹ Dung Trương Thị Mai Trần Trọng Thoàng

2. Nội dung • Giới thiệu Koha • Các khái niệm • Intranet • Opac • Acquisitions • Catalogue, Marc • Circulation • Patrons • Reports • Authorised values • Lists

3. Nội dung • Demo • Đăng nhập • Cấu hình hệ thống Koha • Nhận và đưa tài liệu vào danh mục • Biên mục tài liệu • Người dùng • Lưu thông tài liệu • Quản lý ấn phẩm định kỳ. • Thống kê, báo cáo • Tìm kiếm • Một số chức năng khác

4. A.Giới thiệu KOHA • Là một hệ thống thư viện tích hợp (ILS) mã nguồn mở, một thư viện tự động hoá việc cho mượn trả sách. Nó có tất cả các tính năng cơ bản cần thiết của một thư viện. • Được phát triển đầu tiên tại New Zealand bởi Katipo communication Ltd và triển khai lần đầu tại Horowhenua Library Trust • Koha hỗ trợ định dạng bản ghi thư mục MARC 21 và UNIMARC • Bạn sẽ phải dành nhiều thời gian để thiết lập nên thư viện của bạn với dữ liệu và danh mục thực tế mà bạn có.

5. A.Giới thiệu KOHA • Các tính năng cơ bản: • Danh mục truy cập công cộng trực tuyến(Opac). • Lưu trữ các đặt mua tài liệu và nhà cung cấp. • Quản lý ấn phẩm định kỳ. • Tìm kiếm tài liệu. • Mượn, trả, đặt trước tài liệu. • Sự lưu chuyển tài liệu giữa các nhánh trong thư viện. • Thống kê báo cáo hoạt động và tài liệu của thư viện • Quản lý ngân sách cho tài liệu và đơn đặt hàng với nhà cung cấp. • Và các chức năng khác liên quan đến điều hành một thư viện cho mượn trả sách.

6. B.CÁC KHÁI NIỆM • Intranet: • Địa chỉ : http://127.0.1.1:8080 • Là danh mục truy cập dùng trong nội bộ thư viện, là giao diện làm việc chính của nhân viên thư viện. • Nhân viên thư viện đăng nhập cấu hình hệ thống thư viện, biên mục tài liệu, tìm kiếm tài liệu, thêm người dùng, tiến hành cho thành viên mượn và trả tài liệu, xuất báo cáo,… • Opac: • Địa chỉ : http://127.0.1.1/ • Là danh mục truy cập công cộng trực tuyến. • Người dùng tìm kiếm tài liệu, yêu cầu nhập tài liệu mới với thư viện, sửa thông tin cá nhân, tạo và quản lý kệ sách ảo,…

7. B.CÁC KHÁI NIỆM

8. C.DEMO

9. I. Đăng nhập • Địa chỉ : http:/127.0.1.1:8080/ hoặc ”intranet” . • Đăng nhập với quyền quản trị hệ thống. • Tài khoản mặc định: koha/koha Chọn nhánh thư viện

10. I. Đăng nhập • Trang chủ Intranet Các module chính

11. II. Cấu hình hệ thống • Thiết lập các tham số hệ thống cơ bản • Tạo các nhánh thư viện • Qui định các loại tài liệu • Danh mục người dùng • Quy định cho mượn tài liệu và các khoản phí • Quy định loại tiền tệ sử dụng • Stop words • Z39.50 server

12. 1. Tạo nhánh thư viện • Nhóm và nhánh thư viện: • Nhóm: Hệ thống thư viện của bạn được chia thành nhiều nhóm thư viện. Ví dụ bạn có nhóm “Main” gồm thư viện A, B và nhóm “Branch” gồm thư viện D, C. • Nhánh thư viện: Bạn cần mô tả thông tin liên quan tới thư viện của bạn và xác định nó thuộc về nhóm thư viện nào. • Trang chủ> Quản trị Koha > Tham số căn bản> Nhóm và nhánh thư viện • Chọn “Thư viện mới”  Tạo nhánh thư viện mới • Chọn “Nhóm mới”  Tạo nhóm thư viện mới

13. 1. Tạo nhóm và nhánh thư viện Thêm nhánh thư viện mới Thêm nhóm thư viện mới

14. 2. Qui định các loại tài liệu • Loại tài liệu • Ví dụ: Sách giáo khoa, DVD, VCD, Tiểu thuyết,…… • Định nghĩa một loại tài liệu mới • Trang chủ> Quản trị Koha > Tham số căn bản > Loại tài liệu • Chọn “Loại tài liệu mới” • Nhập thông tin loại tài liệu mới

15. 2. Qui định các loại tài liệu Tên loại tài liệu Chọn icon cho loại tài liệu Tài liệu không cho mượn Số lần gia hạn cho phép

16. 3. Danh mục người dùng • Danh mục người dùng • Sinh viên, trẻ em, người lớn, giáo viên,….. • Qui định tuổi đăng ký, số năm đăng ký, phí đặt trước, phí đăng ký, có thông báo nếu mượn quá hạn hay không, … • Trang chủ> Quản trị Koha > Người dùng và lưu thông> Danh mục người dùng • Nhấp chọn “Danh mục mới” để tạo danh mục người dùng mới • Điền thông tin qui định cho người dùng này

17. 3. Danh mục người dùng Mã người dùng Thời hạn đăng ký tuổi Giới hạn tuổi Thông báo hay không khi mượn quá hạn Loại danh mục

18. 4. Quy định mượn trả tài liệu và các khoản phí • Lập ra các quy định mượn và trả sách: • Áp dụng với danh mục người dùng nào, loại tài liệu nào • Số tiền phạt, số ngày quy định sẽ bị phạt, tần số ngày sẽ bị phạt lại • Số lượng tài liệu cho phép mượn • Số ngày cho mượn • Chọn chính sách đặt trước tài liệu: không cho đặt trước, đặt trước từ thư viện chính hay từ bất kì nhánh thư viện nào • Các chức năng khác > Quản trị > Người dùng và lưu thông > Quy định phạt và mượn trả tài liệu • Chọn danh mục người dùng, loại tài liệu, các khoản phí phạt,… • Chọn áp dụng chính sách phạt này với nhánh thư viện nào

19. 4. Quy định mượn trả tài liệu và các khoản phí Chọn nhánh thư viện Tổng số tài liệu cho phép mượn hiện thời đối với từng danh mục người dùng

20. 5. Quy định loại tiền tệ sử dụng • Định ra tỷ giá cho các nhà cung cấp ở nước khác. • Các chức năng khác > Quản trị > Người dùng và lưu thông >Tiền tệ

21. 6. Stop word • Liệt kê tất cả các từ bạn muốn Koha bỏ qua khi thực hiện tìm kiếm danh mục hoặc xây dựng các chỉ số từ khóa. • Các chức năng khác > Quản trị > Tham số khác > Stop words • Nhấp chọn “Stop word mới” để thêm stop word mới

22. 7. z39.50 server • Khái niệm • Là tiêu chuẩn quốc tế để tìm kiếm và lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu từ xa. Trongthực tế, nó cung cấp cách thức để thư viện tìm kiếm và lấy bản ghi từ các thư viện khác. • Z39.50 servers trên thế giới có trong trang http://targettest.indexdata.com , xem thông tin chi tiết các server và điền vào mẫu thêm server • Khi biên mục ta thường tìm các bản ghi có sẵn cho tài liệu đó ở các thư viện khác thông qua Z39.50 server và import bản ghi từ kết quả tìm kiếm được.

23. 7. Thêm z39.50 server • Các chức năng khác > Quản trị > Tham số khác > z39.50 server • Nhấp chọn “New z39.50 Server” để thêm server z39.50 mới

24. 7. Thêm z39.50 server

25. 8. Authorised values • Authorised values là các giá trị được định nghĩa trước, thuận tiện cho công việc biên mục, thống nhất dữ liệu. • Ví dụ: Tạo giá trị cho trường “Thành phố” bao gồm: HN,HCM,LD,DN,... • Khi biên mục thì trong trường này sẽ xổ ra danh sách các thành phố mà ta đã định nghĩa. • Tạo giá trị authorised mới • Các chức năng khác > Quản trị > Biên mục > Authorised values • Nhấp vào “Danh mục mới” để tạo danh mục giá trị mới • Nhấp chọn “Thêm giá trị authorised cho ABC” để thêm giá trị cho danh mục ABC vừa tạo

26. 8. Authorised values

27. 8. Authorised values • Các trường đã định nghĩa được xổ ra để bạn chọn khi biên mục • Các bước làm xuất hiện giá trị authorised trong các trường khi biên mục: • Vào: Trang chủ Quản trị  Marc Framework • Nhấp chọn “Cấu trúc Marc” của framwork bạn muốn chỉnh sửa • Tìm tag bạn muốn chỉnh sửa  nhấp chọn “Chỉnh sửa” • Ở trường “Giá trị Authorised” bạn chọn danh mục giá trị authorised thích hợp  “Lưu”

28. 8. Authorised values 2

29. III. Thu nhận tài liệu • Tạo Quỹ và thiết lập Ngân quỹ • Tạo nhà cung cấp • Tạo hóa đơn • Nhận hóa đơn

30. 1. Tạo Bookfund và thiết lập Budget • Khái niệm • Nếu tham số 'Acquisitions' là ‘simple’ thì bạn không cần quan tâm đến phần này. • Quỹ: Tài khoản mà bạn thiết lập để theo dõi chi tiêu của bạn cho tài liệu thư viện. • Ngân quỹ: Ngân sách dùng để chi tiêu. • Tạo Quỹ: • Các chức năng khác > Quản trị > Tham số căn bản > Quỹ và Ngân quỹ • Nhấp chọn “Quỹ mới”  điền thông tin  “Chấp nhận” • Thiết lập Ngân quỹ cho Quỹ: • Nhấp “Thêm ngân quỹ” cạnh Quỹ bạn muốn thiết lập cho • Thiết lập ngày bắt đầu, ngày kết thúc và số tiền cho Quỹ đó • Chọn nhánh thư viện  “Chấp nhận”

31. 1. Tạo Bookfund và thiết lập Budget • Tạo quỹ

32. 1. Tạo Bookfund và thiết lập Budget • Thiết lập Ngân quỹ Lượng ngân quỹ

33. 2. Tạo nhà cung cấp mới • Tìm kiếm nhà cung cấp, nếu không có thì tạo mới, nhấp vào nút “Tạo nhà cung cấp mới”

34. 2. Tạo nhà cung cấp mới Chọn Hoạt động nếu muốn thực hiện với nhà cung cấp này

35. 3. Tạo đơn đặt mua tài liệu • Tạo đơn đặt mua hàng Chọn một trong ba cách để tạo đơn đặt hàng mới

36. 3. Tạo đơn đặt mua tài liệu Nhập thông tin hóa đơn

37. 3. Tạo đơn đặt mua tài liệu Đơn hàng tổng quát

38. 4. Nhận hóa đơn đặt mua • Nhận hóa đơn : Chọn “Nhận đơn hàng“ Tìm số hóa đơn nhận về

39. 4. Nhận hóa đơn đặt mua • Chọn số hóa đơn muốn nhận về

40. 4. Nhận hóa đơn đặt mua • Nhập vào số lượng tài liệu lấy về và các thông tin liên quan

41. 4. Nhận hóa đơn đặt mua • Tài liệu nhận về

42. IV. Biên mục tài liệu • Các chức năng khác > Biên mục • Tìm kiếm danh mục nếu tài liệu của bạn đã có trong hệ thống • Nếu không có kết quả tìm thấy chọn “Bản ghi mới” và chọn “framework” trong menu sổ xuống

43. 1. Tạo bản ghi mới Chuyển tab để nhập thông tin tài liệu

44. 1. Tạo bản ghi mới • Một số trường sẽ tự động tạo dữ liệu nếu ta nhấp vào nó • Nhấp vào dấu + bên phải để thêm trường dữ liệu, nhấp dấu trừ thì nó sẽ bị xóa. • Các trường bên dưới xuất hiện theo thứ tự alpha, nhấp ^ để sắp xếp lại theo đúng thứ tự • Một số trường có plugin Authority, nhấp vào “…” bạn có thể tìm kiếm giá trị Authorised và nhấp chọn “Chọn” để nó tự động điền giá trị vào bản ghi Marc

45. 1. Tạo bản ghi mới Tài liệu vừa được thêm

46. 2. Tạo bản ghi dùng z39.50 Lấy thông tin bản ghi có sẵn tự động nhập vào các trường biên mục Chọn sever tìm kiếm

47. 3. Chỉnh sửa cấu trúc Marc • Trang chủ  Quản trị  MARC Framework

48. 3. Chỉnh sửa cấu trúc Marc • Chỉnh sửa cấu trúc MARC Giá trị mặc định Giá trị authorised là gì Trường này có bắt buộc hay không Trường này có lặp lại hay không

49. 4. Chỉnh sửa bản ghi • Chỉnh sửa Chỉnh sửa bản ghi • Khi chỉnh sửa nó chỉ hiển thị các trường bạn nhập dữ liệu vào trước đó • Chỉnh sửa Xóa bản ghi • Chỉ được xóa các bản ghi khi không có ai đang giữ tài liệu đó • Chỉnh sửa Sao chép bản ghi • Sao chép thành bản ghi mới

50. 5. Thêm, xóa tài liệu • Để xóa bạn tới Chỉnh sửa Chỉnh sửa tài liệu  chọn “Xóa” gần bản copy bạn muốn xóa