Основи на комуникацијата

1. Основи на комуникацијата Com.1.1

2. Што е комуникација • Комуникацијата е процес на праќање и примање на пораки, сигнали и информации, човечка интеракција преку користење на зборови и други симболички средства.

3. ПРОЦЕСОТ НА КОМУНИКАЦИЈА ТРАНСМИСИЈА НА ПОРАКАТА ИСПРАЌАЧ ПРИМАЧ Информација која треба да се прати Информација која треба да се прими Пречки Декодирана информација Код на информацијата ПОВРАТНА ИНФОРМАЦИЈА

4. Поделба на комуникацијата Вербална

5. Поделба на комуникацијата Невербална

6. Карактеристики на вербална комуникација • Зборовите се симболички израз на мислите • Значењето на зборовите е претежно јасно • Вербалната комуникација е во најголем дел раководена од разумот (свесно контролирана)

7. Карактеристики на невербална комуникација • Израз на лицето • Движење на телото • Растојание од соговорникот • Допир

8. Каква е вербалнатакомуникацијата • Интерперсонална • Интерна(во рамките на организацијата) • Екстерна (со надворешниот свет) • Во развиените комуникациски средини луѓето разменуваат околу: • 25 пораки дневно • 5.500 пораки годишно

9. Категории на комуникацијата • Комуникацијата може да биде: • ФОРМАЛНА • НЕФОРМАЛНА • Според бројот на учесниците комуникацијата е: • Монолог • Дијалог • Дискусија

10. Облици на вербална комуникација • Консултација (формална,неформална) • Деловен разговор • Деловен состанок • Седница • Интервју • Презентација • Промоција • Конференција • Конвенција • Конгрес

11. Најчести проблеми во комуникацијата • Недоразбирање заради непознавање на јазикот (специфични технички термини, странски изрази, колоквијални изрази) • Недостаток на концентрација кај соговорникот (недоволно внимание) • Стереотипи, негативни претпоставки спрема соговорникот (заради вера, нација, раса итн.)

12. Најчести проблеми во комуникацијата • Емотивни проблеми (преокупација со проблемите, напнатост, стрес) • Социјална нестабилност (соговорникот е интровертен, несигурен, со малку самодоверба, нервозен) • Прекршување на некои правила на добро комуницирање (прекинување на соговорникот, упаѓање во збор итн.)

13. Елементи на ефективна комуникација Com.1.2

14. Активно слушање • Слушањето е клучен елемент за ефективната комуникација. Слушањето отвора нови хоризонти. Целта на слушањето е да се разбере што навистина соговорникот сака да ни каже. Во текот на процесот соговорникот може да реагира на начин кој укажува дека не разбира што е целта на кажаното. Овој процес се нарекува активно слушање.

15. Активно слушање

16. Активно слушање

17. Неактивно слушање • Псевдо - слушање (слушателот покажува дека е концентриран на разговорот, но не слуша) • Слушање на едно ниво -прима само дел од пораката, запоставувајќи го другото кажано • Селективно слушање- само на она што е предмет на наше занимање, игнорирајќи се останато

18. Неактивно слушање • Селективно одбивање- фокусирање само на една тема која соговорникот не сака да ја дискутира, кога ќе се појави ја одбива • Упаѓање во збор- соговорникот слуша само со намера да дојде во прилика да ти упадне во збор • Дефанзивно слушање- искрените работи се сфатени како напад, за кој соговорникот се брани

19. Други одлики во слушањето • Најголем дел од луѓето се слаби слушатели. Само 25% од времето луѓето активно слушаат. • Најголем дел од луѓето не слушаат за да разберат, туку за да одговорат.

20. Пет нивоа на слушање 1. Игнорирање 2. Претендирање 3. Селективно слушање 4. Внимателно слушање (само зборови) 5. Слушање со емпатија (значење)

21. Кога слушате активно им испраќате порака на луѓето дека: • Го слушам твојот проблем • Разбирам како се чувствуваш во врска со тоа • Ќе ти помогнам да размислиш за овој проблем и да најдеме решение • Верувам во тебе и мислам дека самиот си способен да го решиш проблемот

22. Кога активно слушам јас: • Го насочувам своето внимание кон соговорниците • Гледам во очи на соговорниците. Слушам. • Не го прекинувам соговорникот (не го прекинувам со Зошто? или И јас!) • Го парафразирам за да видам дали добро сум го разбрал

23. ПРЕЧКИ ВО УСПЕШНАТА КОМУНИКАЦИЈА ОСУДУВАЊЕ • Наметнување на сопствени вредности врз друга личност и предложување на решенија за нивните проблеми. Кога осудувате вие не слушате што другиот (та) ви зборува, затоа што сте премногу зафатени за да го процените изгледот на личноста, тонот на гласот и зборовите кои ги користи. ПРИМЕРИ • Критикување: - ТИ НИШТО НЕ РАЗБИРАШ • Навреда: - ТИ СИ ГЛУП • Дијагностицирање: - ТИ НАВИСТИНА НЕ СИ ЗАИНТЕРЕСИРАН ЗА ОВАА ТЕМА

24. ПРЕЧКИ ВО УСПЕШНАТА КОМУНИКАЦИЈА ДАВАЊЕ НА РЕШЕНИЕ • Ја прекинувате личноста која говори пред да заврши или давате решение пред воопшто некој да ве праша. Така ја поттикнувате личноста на зависност и постојано очекува да ги решавате нејзините проблеми. ПРИМЕРИ • Наредба:- Ќе учиш два саат дневно ! • Закана: - Ако ова не го направиш... • Морална условеност: - Требало ова да го направиш.... • Претерано/ непрекинато испрашување: Кај беше? Што правеше? Со кој беше?

25. ПРЕЧКИ ВО УСПЕШНАТА КОМУНИКАЦИЈА ИЗБЕГНУВАЊЕ НА ТУЃИТЕ ПРОБЛЕМИ • Слушателот не обрнува внимание на проблемите за кои се зборува. Слушателот не ги согледува проблемите за кои личноста зборува. Слушателот не сака да зборува за стравови, несигурности и грижата на говорникот. ПРИМЕРИ • Совет: - За тебе е најдобро... • Логички аргумент: - Единствен начин да го поправиш успехот е повеќе да учиш • Разуверување: - Се ќе биде во ред • Контрирање: - Да, но....

26. Парафразирање, повратна информација Com.1.3

27. Парафразирање • Парафразирањето му овозможува на говорникот да разбере колку добро бил разбран и да обезбеди втора шанса за дадената порака, доколку не била соодветно разбрана првиот пат. Парафразирањето се состои од сумирање, прераскажување со сопствени зборови и на сопствен начин.

28. Претпоставки • Луѓето често претпоставуваат, но претпоставките може да се погрешни и некомплетни, или можеби сме го затвориле умот за важноста на пораката. Кога претпоставувате за нешто, допрашајте го соговорникот за да ја прецизирате пораката.

29. Дополнителни прашања • Дополнителните прашања овозможуваат подобро и посоодветно разбирање на пораката. Слушателот секогаш треба да биде тој кој ќе потпраша дополнително, доколку не ја разбрал пораката, или едноставно да провери колку добро ја разбрал.

30. FEEDBACКили повратна информација • Повратна информација е да им кажете на луѓето како сте ја разбрале упатената порака. • Повратната информација служи најмногу за дообјаснување, а помалку за евалуација (оценка).

31. FEEDBACK

32. Повратната информација треба да биде: • Конструктивна • Насочена кон подобрување, не кон негативна критика • Насочена кон идни активности, не кон минатото • Треба да повикува на акција, не на пасивност • Усогласена со потребите на примачот, не на праќачот • Корисна, да помага, не да суди • Треба да биде дијалог, не монолог

33. Повратната информација е: • Описна • Формулирана во прво лице еднина • Конкретна • Конструктивна и балансирана • Корисна • Навремена • Персонална, не групна

34. Продуктивни состаноци Com.1.4

35. ПРОДУКТИВЕН СОСТАНОК

36. НЕПРОДУКТИВЕН СОСТАНОК

37. Ефективна комуникација - продуктивни состаноци • Ефективната комуникација значи основа за продуктивен состанок • За продуктивен состанок е потребно планирање и фацилитирање • Продуктивен состанок е оној на кој соговорниците се чувствуваат добро, разменуваат идеи, а атмосферата е конструктивна.

38. Фактори кои придонесуваат за продуктивен состанокПЛАН • Осигурајте се дека има потреба од состанокот • Подгответе дневен ред (побарајте инпут и од останатите ако е потребно) • Осигурајте се вистинските луѓе да присуствуваат на состанокот • Почнете на време!

39. Фактори кои придонесуваат за продуктивен состанокИНФОРМАЦИЈА • Поделете го дневниот ред најмалку еден ден пред состанокот • Доколку има пропратни материјали, испратете ги порано • Јасно искомуницирајте ја секоја точка од дневниот ред и предложете заклучок • Осигурајте се дека луѓето знаат какви информации треба да подготват за состанокот

40. Фактори кои придонесуваат за продуктивен состанокПОДГОТОВКА • Направете го дневниот ред логично • Алоцирајте доволно време за секоја точка од дневниот ред • Организирајте ги материјалите кои треба да се презентираат • Запишувајте ги сите идеи за да не ги заборавите

41. Фактори кои придонесуваат за продуктивен состанокСТРУКТУРА/КОНТРОЛА • Имајте јасна цел на состанокот и држете се до неа • Воспоставете основни правила за состанокот • Внимавајте на времето предвидено за секоја точка • Записничарот да има доволно време за да ги забележи сите значајни забелешки

42. Фактори кои придонесуваат за продуктивен состанокЗАКЛУЧОЦИ/ЗАПИСНИК • Одредете записничар кој грижливо ќе го следи состанокот (најзначајните дискусии и одлуки • Документирајте ги донесените одлуки што е можно поскоро • Подгответе го и дистрибуирајте го Записникот во кратко време после состанокот • Усвојување на Записникот од претходниот состанок е секогаш прва точка на дневниот ред

43. Совети за добар состанок • Проверете дали задачите дадени на претходниот состанок се завршени • Оценете го состанокот откако ќе заврши. Анализирајте што било добро, а што не • Не дозволувајте луѓето да носат одлуки на состанокот само заради притисок на време • Организирајте ја просторијата така што сите можат да се гледаат • Внимавајте на крајот на состанокот луѓето да се чувствуваат дека се искажале по дневниот ред

44. БЛАГОДАРАМ НА ВНИМАНИЕТО!