民族所採購案例

1. 民族所採購案例 分享與檢討報告 2011年11月10日

2. 目 次 壹、案由 貳、採購過程 參、案例分析檢討 肆、建議

3. 壹、案由 本所退休研究員劉枝萬先生於98年間擬將畢生研究收藏之文物、書籍捐贈給本所博物館、圖書館典藏及展示，評選具典藏、展示價值之文物約900件，經廠商估價將文物拍攝存檔（含正片及高階數位檔）所需費用，以每件800元計，約需新台幣72萬元經費。 本所博物館審酌自行設置及採購攝影器材設備，雖需2倍多預算經費，但日後若有類似文物捐贈案例或學術研究需求均可自行將文物拍攝存檔，節省長期經常性預算支出，故於98年9月辦理「文物典藏數位攝影儀器設備財物採購案」

4. 貳、採購過程 一、公開招標 二、未超過200萬 三、廠商提出綁標嫌疑異議 四、本所修正「設備規格需求表」 五、廠商回函再次提出「說明」函

5. 一、公開招標 • 採購案需求單位於公開招標前，已請香港石利洛偉柏、鼐成興業有限公司等兩家以上不同廠牌公司到所展示較符合本所博物館需求之產品，並提供相關規格及型錄，作為招標規範之參考。

6. 二、未超過200萬 • 因本院規定採購金額未超過新台幣200萬元者，授權由各所處自行核定底價，並通知總辦事處會計室、政風室派員監辦。 • 故98年9月23日採購單位依規定簽奉核准簽奉主管核定底價，並於9月25日上網辦理第一次招標公告，預算金額為新台幣180萬元；開標日期訂為98年10月9日上午10時。

7. 三、廠商提出綁標嫌疑異議 • 98年10月1日鼐成興業有限公司針對本採購案第一項規格具綁標嫌疑提出異議。本所於98年10月6日民族字第 0988888135號該公司，略敘如後： （一）查本採購案需求單位（本所博物館）於公開招標採購前，已請兩家以上不同廠牌公司到所展示較符合本所博物館需求之產品，並提供相關規格及型錄，作為招標規範之參考，故採購單位絕無綁標之意圖，首先敘明。【已先請兩家以上廠商展示，故無綁標之意圖】

8. （二）另查本案規格需求表第一大項第1點所列「拍攝影像大小3千9百萬真實像素（5400×7000P）以上（含）」，係為本所相關文物數位典藏之需求，且有Hasselbland及Phase One等兩個品牌以上廠商可公開、公平競爭。【非獨家規格，故非綁標】 （三）有關本案規格需求表第一大項第5點所列「彩色預覽顯示面板尺寸不得小於3吋」一節，經需求單位考量本案設備多連接電腦作業，且避免不同品牌產品規格之差異，故決定另行公告取消。【非必要需求規格，故取消】

9. （四）有關本案規格需求表第一大項第7點所列「拍攝模組：1次拍與4次拍(240MB)或以上」一節，經需求單位考量不同品牌產品規格之差異性及4次拍之功能非絕對必要性，故決定另行公告變更為「1次拍或以上」。【非必要需求規格，為免爭議，故降低功能需求】（四）有關本案規格需求表第一大項第7點所列「拍攝模組：1次拍與4次拍(240MB)或以上」一節，經需求單位考量不同品牌產品規格之差異性及4次拍之功能非絕對必要性，故決定另行公告變更為「1次拍或以上」。【非必要需求規格，為免爭議，故降低功能需求】 （五）有關本案規格需求表第一大項第8點所列「儲存模式與聯結介面：記憶卡，可連線電腦拍攝，IEEE 1394」一節，經需求單位考量本案設備多連接電腦作業，且避免不同品牌產品規格之差異，故決定另行公告變更為「儲存模式與聯結介面：可連線電腦拍攝，IEEE 1394」。【非必要需求規格，為免爭議，故降低功能需求】

10. （六）有關 貴公司質疑本案「攝影棚燈光、燈架、背景檯設備」規格無明確需求乙節，說明如後：本項設備於設備規格需求表已註明「係參考Kaiser 5513、Profoto D1、MANFROTTO高階專業攝影棚系列之相關規格或同等品」且明列相機座架之設計、功能等需求；燈具數量、調光、控制功能；並需可供文物拍攝與平面文件翻拍功能之檯面。至於 貴公司建議明列之相機座架支柱高度、支柱大小、臂架長度......等，需求單位考量不同品牌產品規格之差異性，既已敘明本項設備之基本規格需求，且明確例示參考相關設備品牌之產品型號或同級品，由廠商公平競爭，避免規格、尺寸大小明確規定後，組合之設備規格又誤遭廠商綁標之質疑。故本項規格需求不擬變更。【避免綁標之嫌，故採例舉式規格或同等品】

11. （七）感謝 貴公司對本案招標規格之指教，採購單位將如前述說明依規定辦理招標公告變更，並視需要延長等標期。

12. 四、本所修正「設備規格需求表」 • 本所修正「設備規格需求表」後，於10月2日上網辦理第一次更正公告，並將開標日期延至10月16日上午10時。

13. 五、廠商回函再次提出說明函 • 98年10月12日鼐成興業有限公司又針對本所回函再次提出「說明」函，但未署名、核章及註明發文日期。本所乃於98年10月13日民族字第0980000139號再次函覆該公司，略敘如後：

14. （一）有關本案原有規格需求表第一大項第7點所列「拍攝模組：1次拍與4次拍(240MB)或以上」，係經需求單位考量如「拍攝影像大小3千9百萬真實像素（5400×7000P）以上（含）」，即能符合本所相關文物數位典藏之需求，為避免不同品牌產品規格之差異性及4次拍之功能非絕對必要性，乃決定另行公告變更為「1次拍或以上」。故市面上有些品牌產品雖具3千9百萬真實像素以上但並未將「4次拍」功能，列為標準規格。至於廠商標價將由投標廠商在公平、公開競爭條件，考量產品規格及合理利潤後，依規定投標競價，應與本案經費預算無關。【異議廠商可提供「4次拍」功能機型，卻僅具3千3百萬真實像素以上，但需求單位希望採購有3千9百萬真實像素以上機型，將僅剩1家廠商可提供「4次拍」功能，未避免獨家綁標之嫌，故降低規格需求。另因「像素」及「連拍」功能均會影響投標價格，異議廠商質疑其他廠商將以「低階機型產品」低價競標】（一）有關本案原有規格需求表第一大項第7點所列「拍攝模組：1次拍與4次拍(240MB)或以上」，係經需求單位考量如「拍攝影像大小3千9百萬真實像素（5400×7000P）以上（含）」，即能符合本所相關文物數位典藏之需求，為避免不同品牌產品規格之差異性及4次拍之功能非絕對必要性，乃決定另行公告變更為「1次拍或以上」。故市面上有些品牌產品雖具3千9百萬真實像素以上但並未將「4次拍」功能，列為標準規格。至於廠商標價將由投標廠商在公平、公開競爭條件，考量產品規格及合理利潤後，依規定投標競價，應與本案經費預算無關。【異議廠商可提供「4次拍」功能機型，卻僅具3千3百萬真實像素以上，但需求單位希望採購有3千9百萬真實像素以上機型，將僅剩1家廠商可提供「4次拍」功能，未避免獨家綁標之嫌，故降低規格需求。另因「像素」及「連拍」功能均會影響投標價格，異議廠商質疑其他廠商將以「低階機型產品」低價競標】

15. （二） 有關 貴公司關切本案「攝影棚燈光、燈架、背景檯設備」規格雖已於設備規格需求表註明「係參考Kaiser 5513、Profoto D1、MANFROTTO高階專業攝影棚系列之相關規格或同等品」且明列相機座架之設計、功能等需求；燈具數量、調光、控制功能；並需可供文物拍攝與平面文件翻拍功能之檯面。仍有獲得陽春燈具及設備、安全性能不足、文物受損等顧慮一節，本所基於得標廠商應係誠信履約之廠商，若廠商履約時提供之產品不符合契約規定（即履約有瑕疵），或保固期間（15個月）內發現瑕疵者，得由機關通知廠商改正。所稱瑕疵，包括損裂、坍塌、損壞、功能或效益不符合契約規定等。機關均得依本採購契約第12、13條等相關規定辦理，所造成之損失亦得要求得標廠商賠償。故應無 貴公司疑慮之問題。【異議廠商質疑規格未明訂，其他廠商將以「陽春燈具及設備」低價競標】

16. （三）本案文件既非 貴公司之正式書函，且未署名、核章及註明發文日期，依規定本可不作回覆處理，但仍感謝 貴公司對本公開招標採購案之關切，專函敘明。

17. 貳、採購過程 六、投標疑似影響公正之不當行為 七、押標金先行繳庫 八、移送法院偵辦 九、退還押標金 十、本採購案廢標

18. 六、投標疑似影響公正之不當行為 • 本採購案於開標前（98年10月14日下午16時）發現由一人同時遞送「香港商石利洛偉柏有限公司台灣分公司」、「陽泰攝影器材有限公司」兩家廠商之投標文件，疑有影響採購公正之不當行為，於10月16日上午10時開標時，採購單位報告發現兩家投標廠商有重大異常關聯，於開標廠商簽到表亦發現到場人員名字相近，經徵詢在場監辦單位（政風室、會計室）意見後，主持人宣布依採購法第48及50條規定不予開標，且當場宣布廢標，全案移請本院政風室調查。另於開標會場請「香港商石利洛偉柏有限公司台灣分公司」、「陽泰攝影器材有限公司」兩家廠商到場人員說明時，到場人員承認兩家廠商係供應商及經銷商之關係，到場人員係兄弟關係，故委託一同投遞投標文件。

19. 七、押標金先行繳庫 • 本案三家廠商之投標文件、投標日及開標日廠商進出之監視器錄影資料均交政風室帶回，兩家疑有重大異常關聯廠商之押標金（各新台幣五萬元）依規定由出納人員先行辦理繳庫，兆華國際有限公司於開標前並未發現重大異常，且係於10月14日下午至本所出納室繳納現金押標金，故於主持人宣布廢標後，廠商要求領回押標金，經政風室、會計室人員同意後，已依規定退還其原繳納之現金押標金。

20. 八、移送法院偵辦 • 本項財物採購案，經政風室及台北調查處調查後，移送台灣士林地方法院檢察署偵辦，99年9月8日台灣士林地方法院檢察署檢察官以「不起訴處分」偵查終結。

21. 九、退還押標金 • 99年9月29日「香港商石利洛偉柏有限公司台灣分公司」及99年10月8日「陽泰攝影器材有限公司」分別檢附99年9月8日99年度偵字第2192號台灣士林地方法院檢察署檢察官不起訴處分書申請退還押標金。採購單位經簽奉核准，依法退還廠商押標金（各新台幣五萬元）。

22. 十、本採購案廢標 • 本採購案廢標後，需求單位為因應捐贈文物展示時效，另案委託專業廠商將捐贈文物拍攝存檔，故未重新辦理採購作業，劉枝萬先生捐贈文物、圖書展亦於100年5月順利於本所博物館開展。

23. 參、案例分析檢討 一、設備規格易有綁標爭議 二、採購方式不當，降低採購品質 三、部份所處採購人員專業能力不足 四、高警覺以遏止廠商圍標圖利情事

24. 一、設備規格易有綁標爭議 • 本案採購單位依據需求單位之設備需求，並邀請部分廠商展示產品機能後，參考廠商產品型錄據以訂立需求規格，依採購法最低標決標方式辦理採購。各廠商產品因市場需求及展現產品特色，機型規格常為獨家（或少數廠商）特有，承辦採購人員若依據單位需求考量，未細查是否屬特有規格，即會如本案前述產生廠商綁標異議。為變更規格，需重新公告，延後開標……，連帶影響採購效率。

25. 二、採購方式不當，降低採購品質 • 本案可預期各廠商因設備產品特色，可能有有特殊或少數規格，以符合使用者需求，應採經「評選」後，擇「最符合需要」之廠商辦理議價。否則，若以最低標決標方式辦理採購，為避免綁標及流標，需以一般規格及一般價格訂底價，廠商亦不可能提供高規格品質設備，交貨驗收。故將降低採購品質。

26. 三、部份所處採購人員專業能力不足 • 如前述本財物採購案應採最有利標方式辦理，但因屬公告金額（100萬元）以上之採購案，需組成評選委員會（含外聘委員）、訂立評選標準、召開評選委員會、最初評報告、依評選結果辦理議價……作業程序複雜，費時費力，且採購金額不高及項目不多，另採購人員專業能力及經驗不足，故依採購法最低標決標方式辦理採購。

27. 四、高警覺以遏止廠商圍標圖利情事 • 本案例也因該所事務室及收發櫃臺人員警覺性高，於開標前發現一家廠商人員投遞2家廠商投標封，除保存監視紀錄外，並立即向採購單位反應，以利採購單位於開標當日，得經徵詢監辦單位（政風室及會計室人員）意見後，依採購法第50條規定不予開標，以廢標處理，並予廠商說明機會後，現場扣留押標金，全案移送政風室及檢調單位處理。雖然歷經約1年時間調查結果，地方法院檢察官以不起訴處分結案，但因承辦單位一切依法處理，得以遏止廠商圍標圖利之機會，提升本院採購公開、公平的採購品質。

28. 肆、建議 　一、緣由 由上述檢討分析得知，本院部分研究所（籌備處）採購人員常因專業能力及經驗不足，故未能依採購法規定，協助需求單位透過最佳採購方式，以「合理價格」取得「最符合需要」之採購標的。

29. 二、具體方案 由總辦事處整編總務組「採購科」、「營繕科」、「事務科」採購人員，設立本院採購中心，負責本院各單位公告金額以上之「工程」、「財物」、「勞務」採購案，各所處提供採購標的之需求、規格、項目、數量等資料後，由採購中心人員辦理相關招標、訂約作業程序，履約及驗收程序仍由各所處自行負責，依契約規定辦理。但有履約爭議時，採購中心人員應協助處理。

30. （一） 優點：1. 簡化行政流程 2. 提升採購品質 3. 減少現有分割採購現象 （二） 缺點：採購中心人力及特殊儀器設備 採購經驗不足

31. 優點 1. 簡化行政流程 • 依本院現行採購程序公告金額（或200萬元）以上採購，需由各所處將招標文件函請總辦事處審核及核定底價，並由會計室、政風室派員監辦。若設立採購中心負責本院各單位公告金額以上之「工程」、「財物」、「勞務」採購案，除可簡化上述流程，會計、政風等監辦單位亦可集中監辦，免除至各所處奔波及因時間衝突問題改採書面監辦之困擾。

32. 優點 2. 提升採購品質 • 因採購中心人員均具有各項專業採購能力及經驗，可依需求單位之需求、規格、項目、數量等資料，選擇最適當且有效率之採購方式，辦理相關招標作業，提升採購品質，減少因採購專業能力不足產生之採購弊案發生機會，提升採購品質。

33. 優點 3. 減少現有分割採購現象 • 部分所處採購人員為規避複雜採購程序，有時將公告金額以上採購案，分割為數個未達公告金額之採購案，再簽奉主管核准採限制性議價方式辦理。或依採購法49條規定，以「參考」最有利標精神，先自行評選最符合需要廠商，辦理議價。……若設立採購中心負責公告金額以上採購案，各所處除將減少分割採購外，甚至儘可能合併採購或集中採購，降低採購成本，提升採購品質與效率。

34. 缺點：採購中心人力及特殊儀器設備採購經驗不足缺點：採購中心人力及特殊儀器設備採購經驗不足 • 由總辦事處整編總務組「採購科」、「營繕科」、「事務科」採購人員，設立本院採購中心，可能有人力不足問題，但可由大型研究所（如基因體中心、生醫所、物理所……）支援（或任務編組）負責特殊儀器設備採購專業人員，基於「使用者付費精神」，既可解決人力問題，又可彌補特殊儀器設備採購經驗不足。

35. 報告完畢 敬請指教