Juhiabi sisesuhete mõjutajana

1. Aive Hiiepuu Juhiabi sisesuhete mõjutajana

2. Organisatsioonikultuur • Väärtuste kogusumma ehk korporatiivne väärtushinnang • Mõjutab org. struktuuri, personalitööd, strateegiat Organisatsioonikultuuri tüübid: • Jõule orienteeritud • Rolli orientatsioon • Saavutusele orienteeritud • Isikule orienteeritud

3. Organisatsioonikultuuri kujunemise komponendid: • Asutaja väärtushinnangud • Töötajate poolt edasiantavad kogemused • Ettevõtte ajalugu • Tippjuhtide ja liidrite mõju

4. Mida võiks keegi arvata sisekommunikatsioonist ? • Termin, mis viitab firmasisesele kommunikatsioonile. Telefonid, MSN, Skype, gmail chat, stendid, memod, siselehed ning e-mail - kõik need on osa organisatsiooni sisekommunikatsioonist (IT - mees) • Otsene ja kahesuunaline suhtlemine tööandjate ja töötajate vahel (personalijuht) • Kommunikatsioon moodustab organisatsiooni vereringe. Kommunikatsiooni peamiseks ülesandeks on aidata inimesi viia ellu organisatsiooni strateegilisi eesmärke (suhtekorraldaja)

5. Maailma tavalisim sisekommunikatsioon

6. Sisekommunikatsiooni definitsioon

7. Sisekommunikatsiooni definitsioon • Igasugune inimestevaheline suhtlemine mingi grupi piires • Sisekommunikatsiooni eesmärgiks on ühtsete väärtuste ja ideoloogilise süsteemi ehk organisatsioonisisese kultuuri loomine ja hoidmine • Et toimida edukalt, peab sisekommunikatsioon olema tihedalt seotud juhtimisega. Juhiabi peab olema siinkohal oluline keti lüli.

8. Organisatsioonisisene suhtekorraldus: • Aitab kaasa organisatsioonikultuuri kujunemisele efektiivse kommunikatsiooniprotsessi abil Eesmärk: • Suurendada mõistmise abil töötajate motivatsiooni ja lojaalsust, kindlustada meeskonnatunnet.

9. Sisekommunikatsiooni selgrooks on väärtused

10. Väärtuste kandjad Missioon Visioon Müüt, legend, lugu Disain Arhitektuur Stiil, retoorika

11. Suhtlemisstrateegiad Miks? Infovajadus on vahend inimeste motiveerimiseks Kuidas? • töötajate hoiakute regulaarne hindamine • lubadustest kinnipidamine, avameelsus • suhtlemise personaliseerimine • sisekommunikatsiooniaudit

12. Mida inimene teada tahab? Tööülesanded Võimustamine 6 1 Kuidas mina aidata saan?? Mis on minu töö? Millised on meie eesmärgid? Kuidas mul läheb? Visioon, missioon ja väärtused Tagasiside 5 2 Kuidas minu üksusel läheb? Kas keegi minust hoolib ka? Isiklikud vajadused Üksuse eesmärgid ja tulemused 4 3

13. Info kohalejõudmine • Sõltub sellest, kes räägib (visiitkaardiefekt) • Kus räägitakse (suur saal vs suitsunurk) • Kuulaja eelhäälestusest (klaasseintega nõupidamisteruumi efekt) • Kui palju on info edasiandmisel vahelülisid

14. Kommunikatsiooni meetodid • Suuline teavitamine • E-mail • Personaalse kontakti loomine • Infokoosolek • Ettevõttesisesed üritused • Organisatsioonikultuur

15. Firmasisese suhtlemise traditsioonid • Sisekorra eeskirjad • Käitumismudelid • Firmasisesed konkursid • Initsiatiivi soosimine • Kirjalik teavitamine

16. Organisatsioonisisese suhtekorralduse tehnikad: Tehnika valik sõltub organisatsiooni suurusest • E-post, MSN • Infolehed • Aastaaruanne • Memod • Ringkirjad • Seinaleht • Tunnustuste ja preemiate jagamine • Perekonnaliikmete kaasamine • Tagasiside loomine ja järjepidevus

17. Siselehe põhitüübid • Elektrooniline väljaanne, Intranet • Ajakiri • Ajaleht • Uudisleht • Poster-tüüpi seinaleht • Teadetetahvel

18. Siselehe eesmärgid • Teavitada organisatsiooni liikmeid enne kui avalikkust • Jagada infot • Selgitada eesmärke • Ühendada juhtkonda ja töötajaid • Arendada diskussiooni • Arhiveerida sündmused • Luua ühtekuuluvustunnet • Lahutada meelt • Annab töötajatele võimaluse sulge proovida, loob neile väljundi

19. Praktiline ülesanne • Mõelge enda ettevõtte peale ning kirjeldage vähemalt 15 erinevat sisekommunikatsiooni toimumise kohta

20. Näide: Rahandusministeerium • Printer • Söökla • Parkla • Lift • Koridor • Garderoob • Nõupidamised • Ülemaja meil • Infoleht • Pressiteated • Artiklid • Hommikukohvi • Lahtised uksed/kinnised uksed • Tuletõrjekell • Üritused • MSN • Skype • e-mail • koduleht • intranet

21. Puuduliku sisekommunikatsiooni tagajärjed • Halb maine • Suur tööjõu voolavus • Ettevõtte majandustulemuste halvenemine

22. Organisatsiooni kliima

23. Kommunikatsiooni põhitõed kriisi vältimiseks: • Jaga infot regulaarselt • Teavita töötajaid enne kui avalikkust • Juhtide sõnumid peavad olema selged ja arusaadavad • Tegutse proaktiivselt - Kriisikäsiraamat - Kriisitreening

24. Kommunikatsiooni põhimõtted • Info enne oma töötajatele, siis avalikkusele • info edastamine oma alluvatele on iga juhi kohustus • Eelistada tuleb niipalju kui vähegi võimalik näost-näkku suhtlemist. • Kui seda või teist küsimust pole veel käsitletud, tuleb kindlasti selgitada, millal lisainfot saab. • kedagi ei eelistata info jagamisel (sihtrühma põhiselt) • Iga sõnumit tuleb eri kanaleid ja eri sõnastusi kasutades korrata (suuline+kirjalik) • Infovahetus peab toimuma regulaarselt, nt koosolekutel. • Juhtimisdokumendid peavad olema juhtidele ühtviisi kättesaadavad PEA OMA LUBADUSTEST KINNI

25. Õige lähenemise valik Kaasamine Mitteametlik vestlusOtsuste selgitamineTegevuseselgitamine Tagasiside andmine Sidumine Selgitamine Infotahvlid e-mail Sõnumid Intranet SMS Informeerimine Arusaamine Teadlikkus Heakskiit Pühendumus

26. Töötajate kommunikatsioonivajadused 6põhilist küsimust: • Kuhu me liigume? • Kuidas mul läheb? • Minu töö sisu? • Kas minu panus loeb? • Kuidas meil läheb? • Kuidas saan aidata/mõjutada?

27. Eelistatumad kanalid info edastamiseks • 86% ülemus/juht • 71% kolleeg • 70% näost-näkku kohtumised • 47% trükised • 45% intranet • 35% majaväline meedia *Towers & Perrin US survey 1000 employees, 2000

28. Sisekommunikatsiooni põhimõtted muutuste ajal • Ennetav informeerimine: teavita töötajaid enne muudatuste algust eesseisvatest plaanidest • Tagasiside: arvamused töötajatelt • Kommunikatsiooni järjepidevus protsessi käigus: ebajärjekindel infovoog loob ebakindlust • Väldi info üleküllust: liigne infohulk muudab sõnumid segaseks • Otsuste juures olnud töötajad tulevad muutustega kergemini kaasa: nemad on su liitlased • Kasuta informeerimiseks väljakujunenud kanaleid • Tegutse ühiste põhimõtete järgi

29. Info muutuste ajal Lihtne - et seda loetaks Selge - et seda mõistetaks Piltlik - et seda mäletataks Täpne - et seda järgitaks Sõnumid peavad vastama küsimustele: kes, mis, kuhu ja millal • Üldeesmärgid • Eesmärgid etappide kaupa • Ajakava • Muutuste vajalikkuse põhjendus • Mõju organisatsioonile ja töötajale

30. Olulised faktorid • Alusta kommunikatsiooni õigeaegselt • Kui detailid on veel ebaselged, kommunikeeri võimalusi ja erinevaid stsenaariume. Ütle, millal saad rääkida konkreetsemalt. • Lepi kommunikeerimise ajakava kokku võtmeisikutega • Kaasa võtmeisikud juba planeerimise algfaasis • Loo võimalus teistele oma arvamuse avaldamiseks • Jälgi kommunikatsiooni kulgu • Muudatuste eri faasid nõuavad erinevaid rõhuasetusi

31. Lõpetuseks • Hea mikrokliima sõltub paljuski sinust • Midagi ei muutu paremaks enne, kui inimestes on kujundatud positiivne suhtumine

32. Tarka ja edukat suhtlemist! Aive Hiiepuu aive@lhconcept.ee www.lhconcept.ee