CASE Hultsfred Ledarutveckling över gränserna

1. CASE HultsfredLedarutveckling över gränserna Hur introducerar vi nyanställda i verksamheten? Susanne Björck, Högsby kommun Johanna Stejdahl, Nässjö kommun Henrik Nilsson, Vimmerby kommun

2. Arbetssätt • Intervjuer • Två enhetschefer • En planerare på Bemanningsenheten (BE) • Tre vikarier

3. Introduktion • Syfte • Ansvar • Innehåll • Återkoppling och uppföljning

4. Syfte med introduktionen? • Känna sig välkommen • Gruppkänsla • Visar att både ny och befintlig personal är viktig och behövs • Våga ta plats • Snabbt in i arbetet • Gynnar grupprocessen • Ekonomiskt

5. Introduktionsansvar • Enhetschef • Bemanningsenheten • Arbetsplatsen • Den nyanställda själv

6. Introduktionens innehåll • Central information (dokument) • Kommungemensam informationsträff • Formella handlingar (sekretess m.m.) • Rutinbeskrivningar och checklistor • Bredvidgång

7. Uppföljning och återkoppling • Enhetschef • Referenser till BE efter sommaren • Egna spontana initiativ • Nyanställdas egna initiativ • Synpunkt i Time Care Pool • Signal till enhetschef, BE eller ordinarie personal • Ordinarie personals initiativ • Signal till enhetschef eller BE

8. Positivt Negativt • Riktlinjer i dokument • Bemötandet på arbetsplatsen • Ambitioner för bra introduktion • Kommungemensam informationsträff • Bredvidgången (innehållet) • Kontakt och feed-back mellan enhetschefer • Bredvidgången (tidsaspekten i vissa fall, mycket att komma ihåg) • Handledare • Ansvarsfördelning enhetschef - BE (information, uppföljning) • Uppföljning • Information • Återkoppling

9. Analys 1(6) • Centralt framtagna riktlinjer för introduktion av nyanställda är väldigt bra. Tydligt och strukturerat. Efterföljs detta dokument är målen med introduktionsarbetet uppfyllda. • Bemötandet på arbetsplatsen är bra. De nyanställda känner sig välkomna. Ambitioner finns för god introduktion, men det saknas ofta tid och resurser. • Den kommungemensamma informationsträffen inför sommaren upplevs positiv och givande. Mycket information på kort tid.

10. Analys 2(6) • Bredvidgång på arbetsplatsen fungerar bra. Dock finns inte alltid tiden för att kunna genomföra den lugnt och pedagogiskt. Individuella brukarscheman underlättar mycket. • Möjlighet finns bland enhetschefer att ge feed-back till varandra. Problem som kommer ryktesvägen kan fångas upp.

11. Analys 3(6) • Bredvidgången är ibland otillräcklig tidsmässigt beroende på arbetsplats och individ. Flexibilitet när det gäller längd och omfattning på bredvidgången varierar mycket. Det verkar finnas en ekonomisk aspekt. Alla vikarier känner inte till att möjlighet till extra bredvidgång finns. Information och återkoppling behövs. • Svårt att komma ihåg alla detaljer i arbetsuppgifterna. Individuella brukarscheman efterfrågas.

12. Analys 4(6) • Handledare utses inte i tillräcklig utsträckning. En handledare behöver få ett särskilt ansvar att informera och ta hand om (fadderskap) den nyanställda. Det behövs någon som alltid följer upp bredvidgången/introduktionen med den nyanställda. Handledaren bör återkoppla till enhetschef och/eller Bemanningsenheten. Handledaren skulle även kunna vara en av dem som den nyanställde kan vända sig till med frågor och synpunkter.

13. Analys 5(6) • Ansvarsfördelningen mellan Bemanningsenhet och enhetschef verkar vara oklar. Osäkerhet kring vem som informerar om vad och även vem som har ansvaret för uppföljning av introduktion/bredvidgång och återkoppling. • Osäkerhet även för vikarierna kring vem de ska vända sig till i första hand med frågor och synpunkter; bemanningsenhet eller enhetschef?

14. Analys 6(6) • Tydlig och gemensam rutin för uppföljning verkar saknas. Någon behöver ha ansvaret för uppföljning. Enhetschefens hantering av uppföljning och återkoppling varierar. Risk finns att uppföljningen missas. • Dålig koll på om arbetsplatsspecifik information förts fram. Information finns kanske i ex. pärmar men ingen säkerställer att informationen verkligen inhämtas.

15. Slutsats • Tydlighet • Struktur • Kommunikation

16. Tips för framtiden 1(2) • Välkomstbrev med introduktionsprogram • Välkommen, praktiska detaljer (handlingar, mat) • Träff med enhetschef och utsedd handledare • Studiebesök • Lunch • Våga satsa! • Gemensam temadag för chefer kring introduktion • Slå ihop chefsgrupper för gemensamt arbete i frågan

17. Tips för framtiden 2(2) • Använd checklistor, bocka av och få underskrifter! • BE:s ledning och enhetscheferna bör prata igenom ansvarsfördelningen när det gäller introduktion och uppföljning. Gemensamma möten? Vem ska informera om vad? Hur ska uppföljning och återkoppling göras? Diskutera gärna vikten av att utse handledare och vilka uppgifter den bör ha. • Lyhördhet för nyanställdas olika behov av introduktion. Variera längd på bredvidgång.

18. Tack för uppmärksamheten och för att vi fick komma hit och jobba med detta!