协同办公系统的使用及发文

1. 协同办公系统的使用及发文 丽水学院信息技术中心 翁伟 制作

2. OA进入方式 1、通过学校首页，点击“协同办公”进入 2、直接在地址栏输入“oa.lsu.edu.cn”或“oa.lsxy.com”

3. OA登录方式 1、输入用户名和密码点击登录（用户名和上外网登录的账号相同，默认密码为0 2、若忘记用户名，可点击上面的查询进行查询

4. OA界面首页 发文帮助可以查看帮助文件，此PPT也会放在发文帮助中。 常用功能 显示需要办的事，如审稿等 显示未读的电子邮件

5. OA公文管理之发文管理 发文管理主要功能是新增公文，修改、删除公文等。最新发布的公文显示在首页的最新公文中。

6. OA公文管理之发文查询 若点击标题打不开内容，请设置弹出窗口允许，具体设置见发文准备。 发文查询主要功能是查找更多以往所发的公文 可以用发文编号、发文单位、主题词等进行模糊查找，标题需要输入完整标题才能查找。

7. OA会议管理之会议查阅 会议查阅可以查阅所有会议安排的通知。通过查询可以查找想了解的信息

8. OA会议管理之会议起草一 会议起草的主要功能是新增会议通知，修改、删除自己发布的会议通知，最新的会议通知显示在首页的会议安排中 请不要将通知公告发布在会议管理中

9. OA会议管理之会议起草二 保存后并未发布，会议发布见下一页 若会议通知仅发给部分教师时，可以修改查阅范围，选择部分教师 可选中整个部门或选中个别教师

10. OA会议管理之会议发布 选中要发布的通知，点击发布，其他操作类似。

11. OA个人办公 个人办公中有左边以下几项， 其中个人群组可以添加您自己的群组，文件分发或电子邮件发送时可选择您的群组。 电子邮件可以很方便的发邮件给校内其他教师。

12. OA公共服务之通知公告 通知公告类似于会议管理，这里不再细讲。 公告浏览等同于会议查阅 公告起草等同于会议起草 公告发布等同于会议发布 最新的通知公告显示在首页的通知公告中

13. OA发文流程——发文准备 需操作的步骤： • 1．将oa. lsu.edu.cn设置成可信任站点。操作方法是工具—>Internet选项—>安全—>可信任站点—>站点，输入oa. lsu.edu.cn，点击添加，确定。（oa.lsxy.com） • 2．将oa.lsu.edu.cn设置弹出窗口允许。操作方法是工具—>Internet选项—>隐私—>设置（在弹出窗口阻止程序），输入oa.lsu.edu.cn，点击添加，关闭，确定。 • 3．正文组件下载：http://ser15.lsu.edu.cn:81/kj/wengwei/installclient.zip下载并运行，右键—>解压到installclient.zip——>打开installclient文件夹，运行里面的setup程序（Win7要求右键setup文件，然后选择“以管理员身份运行”）。

14. OA发文流程——发文准备 注意事项： • 1．需操作的步骤三步必须做，否则会遇到有些问题，常见问题解答见最后。 • 2、提交给下一步操作人时最好只选中一人，若多选会有问题。 • 3、注意及时保存，特别是套红之前，一定要保存再套红。

15. OA发文流程——发文准备 需要提供的材料 • 1．确定发文人员： 开始（拟稿）：各部门负责人等可拟稿人员 审稿：办公室 签发：书记、院长等 编号、盖章和套红 ： 办公室 校对：拟稿人校对 分发：办公室 结束 • 每个流程可多人操作，但编号、 盖章和套红与分发两个流程规定最好指定一人操作。

16. 需要提供的材料： • 2．红头文件样稿

17. OA发文流程——发文准备 需提供的材料： • 3．部门印章： • 将发文用到的印章清晰的盖到空白纸上，印章只有编号、盖章和套红 的用户才有权限使用。 • 4 ．文号前缀 • 注明文号前缀名，如理学院的文号前缀为理学院，理学院党支部的文号前缀为理学院党。

18. OA发文流程——拟稿 选择流程中仅出现您有权限的流程发文，学校院办发文共有。下方有流程说明，简单介绍整个流程。以理学院为例！ 现演示发文流程整个过程

19. OA发文流程——拟稿 点击正文图标进入正文编辑窗口 带“*”的必填，文号先不填写，其他根据需要填写 接下页

20. OA发文流程——拟稿 接上页 点击提交，提交给审稿人员， 如果拟稿过程中需要保存的可点击保存按钮

21. OA发文流程——拟稿 请勿使用此关闭窗口 点击它，可隐藏或显示功能区 此为Office 2010界面

22. OA发文流程——拟稿 • 拟稿完成后点击提交， 若下一步操作人仅为一人 则出现右上图的界面： • 若下一步操作人为多人 则会出现右下图的界面： • 选好操作人并选择下 一步操作为审稿后，点击 发送，即到审稿阶段。 这是为了测试方便，全部操作人均为翁伟

23. OA发文流程——审稿 • 审稿人员登录OA系统，首页界面中的待办事宜就出现需要处理的文件。 • 点击进入审稿界面，会弹出以下提示。

24. OA发文流程——审稿 点击正文图标，进行审稿与修改 待审稿完成后，点击院办审核或主管领导审批或其他审核按钮。完成后提交到下一操作人。

25. OA发文流程——审稿 院办审核，输入意见，点击确定 提交时选择签发的操作人 点击发送进入下一流程——签发

26. OA发文流程——签发 • 签发人员登录OA系统，首页界面中的待办事宜就出现需要处理的文件。 • 点击进入签发界面，会弹出以下提示。

27. OA发文流程——签发 点击正文图标，进行查看或修改 签发时，点击签发按钮。完成后提交到下一操作人。提交过程与审稿相同

28. OA发文流程——编号、盖章和套红 • 现在开始编号操作 点击编号按钮。弹出编号窗口 选择一级和二级前缀，输入序列号。这里以“理学院2010[20]号”为例，完成后点击确定 文号自动生成效果

29. OA发文流程——编号、盖章和套红 • 编号后，开始盖章操作 点击正文左边的Word图标，进入正文编辑中。 正文编辑窗口最顶部有这么一行，将光标放到正文中要盖章的位置，然后点击盖章，弹出窗口如下 选择印章，然后输入密码，点击盖章，选择确定，再将印章移到合适位置上，然后一定要点击保存。

30. OA发文流程——编号、盖章和套红 • 盖章后，开始套红操作 正文编辑窗口最顶部点击套红，弹出窗口如下 选中理学院文件，然后点击 确定，套红完毕，然后再对正文中的内容进行调整，以达到最佳效果。 然后点击正文编辑窗口最顶部定稿按钮，定稿后内容不能进行修改，若要修改可以撤消后重新套红

31. OA发文流程——编号、盖章和套红 • 套红后，提交给下一步操作者 提交时可以选择下一步操作，若不需要校对，则直接选择分发，若要校对则选择校对，然后点击发送。这里选择分发。（校对类似审稿和签发）

32. OA发文流程——分发 若全部完成，现可以点击分发进行分发，若有问题需要退回，只需要点击退回，选择需要退回到哪一流程即可。 在分发对象中，点击选择（操作见下一页），选择所需要的分发的部门或个人。 若此发文不需要提醒，可以将平台短信前的勾去掉。

33. OA发文流程——分发 若要选择全校，点击全选，若选中部门，只要在部门前打勾，再点击添加，若要选择个人找到个人或查询人名。点击保存 个人群组，选择你所需要的个人群组或个人群组中的个人。 还可以使用最上面的查询功能，输入姓名中每个字的第一个字母。

34. OA发文流程——结束 • 分发后，分发人的待办事宜还是存在此发文，只有点击提交后才会不存在。 • 点击提交，结束发文整个流程，提交后，此发文不能进行修改。建议提交操作保留几天，在确定此文无需修改时提交。 • 若发文要需要修改，首先将分发对象选择只有你一人能看到，然后再进行退回操作，退回到编号、盖章和套红那步。

35. OA发文流程——常见问题解答 • 1．使用中，无法正常打开正文控件，控件如何安装？ 正文组件下载：http://ser15.lsu.edu.cn:81/kj/wengwei/installclient.zip下载并运行，右键—>解压到installclient.zip——>打开installclient文件夹，运行里面的setup程序（Win7要求右键setup文件，然后选择“以管理员身份运行”），再重新打开页面。 • 2．控件安装后，还是无法打开正文或错误，怎么办？ 有以下可能：1、没有设置可信任站点。（OA网址设置为可信任站点）2、Office为精简版。（安装完整版）3、其他组件冲突。4、WIN7操作系统（见1）。 • 3．套红时为什么一套红印章就没了？ 因为套红之前一定要先点击保存按钮，然后再套红

36. OA发文流程——常见问题解答 • 4．为什么点击最新公文更多后的页面不能打开发文内容？（其他页面点击无反应时） 将oa.lsu.edu.cn设置弹出窗口允许。操作方法是工具—>Internet选项—>隐私—>设置（在弹出窗口阻止程序），输入oa.lsu.edu.cn，点击添加，关闭，确定。（oa.lsxy.com） • 5．提交时，出现窗口弹出一直显示请稍候。 同上

37. 协同办公系统的使用及发文 QQ群： 187115395 OA问题咨询： 649913（翁伟） 电脑问题咨询： 663419（范正峰）