BRF Östra Porten

1. BRF Östra Porten Extra stämma 2019-02-02

2. Dagordning • Föreningsstämmansöppnande • Val avstämmoordförande • Anmälan om stämmoordförandensvalavprotokollförare • Godkännandeavröstlängd • Fråga om närvarorättpåföreningsstämman • Godkännandeavdagordning • Val avtvåpersonerattjämtestämmoordförandejusteraprotokollet • Val avminsttvårösträknare • Fråga om kallelseskett i behörigordning • Val avnyordinarieledamotattersätta Ulrika Eliasson fram till årsmötet i maj 2019 • Val avnysuppleantattersättaNiclasHultmanfram till årsmötet i maj 2019 • Gåigenom 2018 årsresultat • Gåigenom 2019 års budget • Uppdragattfördela bland föreningensmedlemmar: • Nymasterpärm till lägenheterna • Ta hand om rutinföruthyrningav garage-/p-platser • Flaggvakt • Övrigauppdrag • Förslag om mötesersättning till kassör. • Bokningavgrillplatsochföreningsgård • Övrigafrågor • Stämmoordförandeavslutarstämman

3. Föreningsstämmansöppnande Finn fyra fel ! Välkomna hälsar styrelsen på Östraporten

4. Val avstämmoordförande • Förslag stämmoordförande (Svante)

5. Anmälan om stämmoordförandensvalavprotokollförare • Förslag protokollförare (Anne)

6. Godkännandeavröstlängd

7. Val avtvåpersonerattjämtestämmoordförandejusteraprotokolletsamtrösträknare • Förslag • Förslag

8. Fråga om kallelseskett i behörigordning • Hemsida 2019-01-15 • Mail 2019-01-14 • Pappersform brevinkast 2019-01-14 • Anslagstavla 2019-02-01

9. Val avnyordinarieledamotattersätta Ulrika Eliasson fram till årsmötet i maj 2019 • Valberedningens förslag (Bengt Edorsson) • Ytterligare förslag

10. Val avnysuppleantattersättaNiclasHultman fram till årsmötet i maj 2019 • Valberedningens förslag (Svante Wedin) • Övriga förslag

11. BRF Östra Portens organisation Hemsida

12. Underhållsteamet • Genomför aktiviteter genom styrelsen • Löpande underhåll • Akuta ärenden • Aktiviteter enligt underhållsplanen • Befogenheter & AnsvarUnderhållsteamet (Thorgny ochJanne)Allaplaneradeaktiviteterskafinnas i UnderhållsplanenAllaaktiviteterskabeslutasavstyrelsen. Akutahändelsersköterunderhållsteametlöpande, rapporterar till styrelsen; materialkostnadochlöpandetimmar. Vid kostnaderöver 5000 skastyrelsenkontaktas.Skall delta påstyrelsemöten.

13. Markteamet • Genomför aktiviteter genom styrelsen • Grönområden • Häckar • Planerar enligt årshjulet • Kontakt mot leverantörer • Befogenheter & Ansvarmandattill:Markteamet (fn. Ingen) (Michael ansv. tills vidare)Befogenheter: ta in nyaofferter, planläggaförnästkommandeårochlämna till styrelsen. Styrelsenge input påvadsombehovergöras.Allaaktiviteterskabeslutasavstyrelsen. Ev. förändringar, tillkomnakostnaderupp till 15000 kanbeslutasav Michael ensam.

14. Festkommiten • Festkommitten • Kräftskiva • Julfest • Höst/vårfixardagen • Extrastämma • Befogenheter och ansvar-Fåri uppdragavstyrelsenattförbereda, genomföraochutvärderafestaktivitetersomstyrelsenharbeslutatsamtkanföreslåev. egnaaktiviteter. Harbefogenheterattanvända City Gross-kortet.

15. Hemsida • Genomför aktiviteter på uppdrag av styrelsen • Uppdaterad löpande • Bokning av grill och föreningsgård • Arbetsbeskrivningochmandat tillHemsidesansvarigochFacebookansvarig:Läggautpåhemsidan/facebook den information styrelsenberom.Deltager 10 min I slutetpåstyrelsemötena.

16. Fastighet • Genomfört • Enligt underhållsplan/årshjul • Fördelning garage/parkering • Nulägesanalys med HSB • Vattenskada • Administrera bokningar • Sammordning med UH Teamet • (Henrik ansv. tills vidare)Befogenheter: ta in nyaofferter, planläggaförinnvarandenästkommandeårochlämna till styrelsen. Styrelsenge input påvadsombehovergöras.Allaaktivitetersomdrarkostnderskabeslutasavstyrelsen. Löpandekontakt med Banker,HSB,Försäkringsbolag.leverantörer.

17. Arbetsbeskrivningochmandat tillKassören:Konterasamtligaräkningar – Henrik attesterar. Deltarpåstyrelsemöten. Förföreningenstalan i ekonomifrågorgentemot HSB, Nordea och SBAB. Förberedanyckeltalinförstyrelsemöten. Rapporterastorafakturahändelsermånadsvis. Storafakturahändelseröver 10000: informerastyrelsenomgående. • Arbetsbeskrivningochmandat tillSekreteraren:Skrivamötesprotokoll, delta påallamöten, ansvaraförarkiveringavviktigadokument, hållakollpåbeslutsomfattasmellanmöten. Efterstyrelsemöteninformerahemsidesansvarig om vadsomskautpåhemsidanoch till Facebook

18. Arbetsbeskrivningochmandat tillLedamöterAktivt delta i styrelsearbetet. Drivaenskildaaktiviteterochprojektsomstyrelsenharbeslutat. Fattabeslut vid akutaärenden, tvåtillsammans, upp till 10000. Besluteninformerasövrigaledamöter via mejl: Vid kostnadöver 10000 beslutavminsttrestyrelseledamötertillsammans. • Arbetsbeskrivningochmandat tillOrdförandeoch vice ordförande:Fattabeslut om akutakostnaderupp till 10000.Firmatecknare. Rättattattestera. Ansvararförattdrivadetstrategiskastyrelsearbetet.Löpandeuppdateringavunderhållsplanen.Genomföranyckelaktiviteterenligt BRF ÖP:s årscykel.Förbereda, genomföraochutvärderastyrelsearbetet. Samtligastyrelseledamöterjusterarmötesprotokollen

19. Arbetsbeskrivningochmandat tillRevisor:Löpandeutvärderastyrelsensarbete; planering, genomförandeochutvärdering.Ska delta vid tvåordstyrelsemöten per årsamt vid budgetmötet. Samverkar med avÅrsmötetutsedd extern revisor.

20. Styrelsen sedan tillträde Maj • Protokoll (Medlemmar välkomna fram till P5 från och med mars) • 1.Check-in- Ärenden som är Bråttom/viktigt som behöver behandlas under mötet. Begränsningar • 2.Underhåls Teamet • 3.Kassören • 4.Mark Teamet • 5. Festkomiten • 6. Aktivitetsplanen/ Prio • 7. In och utflyttning • 8.Hemsidan/ F-book • 9.Huvudfokus nästa möte. Vem tar med fika • Genomfört • Styrelsemöten 7 st a 2 H • Arbetsmöten 3 st a 4 H • Utbildning styrelsearbete + HSB P • Nordea • Nulägesanalys mark & fastighet • 40 beslutatde aktiviteter från aktitetsplanen. • Fokus på • Metod och processarbete • Kontroll och uppföljning • Öka kommuníkationen genom att • HSB Portal • Hemsida • Maillista • Anslagstavla

21. BRF ÖP Nya Vision BRF östraportenärochskallvaraen bra plats attbooch leva på. Detinnebärföross! Ettboendedärallakänner sig tryggaochallaärvälkomna  i enmiljösomskapar inspiration ochengagemang till attutvecklavårföreningtillsammans.

22. Gåigenom 2018 årsresultatsamt budget 2019

23. Gåigenom 2019 årsaktiviteter • årshjulet

24. Uppdrag bland föreningensmedlemmar: • Nymasterpärm till lägenheterna (vårfixardagen) • Ta hand om rutinföruthyrningav garage-/p-platser • Flaggvakt . • Egetansvar gällande snö/sopning egen trappuppgång • Blomlåda framför egen trappuppgång ( varje uppgång ansvara för sin ) • Hälsa nya medlemar välkomna till Östra porten. Två förslag.

25. Förslag om mötesersättning till kassör. (årsmötet) • Fler motioner

26. Bokningavgrillplatsochföreningsgård • Hemsidigansvarig Magnus • HSB Portalen • Kort från ÖP

27. Övrigafrågor • Redovisning motioner från förra årets årsmötet • Fuktig gräsmatta behandlas 2019 • Basketkorg uppsatt (2017)

28. Stämmoordförandeavslutarstämman