บทที่ 5 การจัดการระบบสารสนเทศ

1. บทที่ 5 การจัดการระบบสารสนเทศ

2. การจัดการระบบสารสนเทศการจัดการระบบสารสนเทศ • ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหาร • ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงาน

3. EIS ระดับกลยุทธ์ KWS ESS/ DSS ระดับยุทธวิธี MIS,OAS ระดับปฏิบัติการ TPS การดำเนินงานธุรกิจ ระบบสารสนเทศและระดับของการจัดการ

4. บทบาทของการจัดการในองค์กรบทบาทของการจัดการในองค์กร ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ สนับสนุนบทบาทในการจัดการของผู้บริหาร ดังนี้ 1. การวางแผน (Plan) หมายถึง การกำหนดเป้าหมาย และกลยุทธ์ในการบริหารองค์กร 2. การจัดการ (Organize) หมายถึง การจัดสรรทรัพยากรที่ต้องการนำมาใช้ในองค์กร 3. การเป็นผู้นำ (Leader) หมายถึง การกระตุ้นพนักงาน เพื่อให้ปฏิบัติการให้บรรลุเป้าหมาย 4. การควบคุม (Control) หมายถึง การควบคุมดูแล เพื่อให้เกิดความก้าวหน้าไปยังเป้าหมายที่วางไว้

5. ระดับของการจัดการ (Levels of Management)

6. การปฏิบัติงานในระดับปฏิบัติการ (Operational) • ได้แก่การปฏิบัติงานในระดับที่ต่ำที่สุด ผู้ควบคุมการทำงานในระดับนี้ ต้องการรายละเอียดสารสนเทศที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน • หน้าที่ของผู้จัดการในระดับปฏิบัติการ • ทำการตัดสินใจจากข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ • กำหนดหน้าที่ในการทำงานและตรวจสอบการขนส่งให้เป็นไปตามนโยบายหรือกฎที่ผู้จัดการระดับยุทธวิธีกำหนดไว้ • โดยสารสนเทศที่ใช้ในการจัดการระดับนี้จะต้องมีรายละเอียดมาก มีความแม่นยำสูงและเกิดขึ้นมาจากการทำงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำและประกอบด้วยรายการข้อมูลรายวันที่แสดงถึงการผลิต การขายและการเงินในแต่ละวัน

7. การปฏิบัติงานในระดับยุทธวิธี (Tactical) • การควบคุมการจัดการในระดับยุทธวิธี จะเกี่ยวกับการจัดหาและการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการจัดการระดับสูง • ผู้จัดการในระดับนี้ทำหน้าที่ในการวางแผนงานสำหรับหน่วยปฏิบัติงานระดับล่าง เช่น ศูนย์กลางการขายและการผลิตเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร จัดการระดับกลางนี้ต้องการรายงานสรุปจากการปฏิบัติงานของบริษัท เพื่อใช้ในการ ตัดสินใจเชิงยุทธวิธี เพื่อที่จะปฏิบัติตามนโยบายการตัดสินใจที่ถูกกำหนดมาจากระดับบนหรือระดับกลยุทธ์ของบริษัท

8. การปฏิบัติงานในระดับกลยุทธ์ (Strategic) • การจัดการเชิงกลยุทธ์เกี่ยวข้องกับการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กรโดยหน่วยงานต่างๆ จะต้องปฏิบัติตามกลยุทธ์ที่กำหนด เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร • ผู้จัดการระดับกลยุทธ์จะทำการกำหนดนโยบายและตัดสินใจด้านการเงิน ด้านบุคลากร ด้านสารสนเทศและด้านแหล่งเงินทุนที่ต้องการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร การตัดสินใจที่เกิดขึ้นจะเกี่ยวกับการกำหนดทิศทางขององค์กร รวมทั้งการผลิตสินค้าใหม่ ลงทุนในตลาดใหม่และการใช้เทคโนโลยี ในการผลิตใหม่ๆ

9. ความสัมพันธ์ระหว่างการตัดสินใจในทั้ง 3 ระดับ • ในองค์กรจะมีผู้ที่ทำงานในระดับปฏิบัติการ (ทำงานในระดับล่าง) จำนวนมากและที่ระดับสูงขึ้น (ระดับยุทธวิธี) มีจำนวนผู้ทำงานน้อยลงและที่ระดับกลยุทธ์จะมีจำนวนน้อยที่สุด การตัดสินใจจะเกิดขึ้นจากระดับบนลงมาระดับล่าง การตัดสินใจของระดับล่างจะขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของระดับที่สูงกว่า

10. ประเภทของสารสนเทศในองค์กรประเภทของสารสนเทศในองค์กร • ระบบประมวลผลรายการ Transaction Processing System: TPS • ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการManagement Information System : MIS • ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System: DSS) • ระบบสนับสนุนเพื่อผู้บริหารระดับสูงExecutive Support System : ESS/ EIS • ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Artificial Intelligence: AI)

11. ระบบประมวลผลรายการ Transaction Processing System: TPS • TPS เป็นขั้นตอนเบื้องต้นในการทำหน้าที่ผลิตสารสนเทศ แล้วส่งไปยังระดับต่อไปตัวอย่างข้อมูลที่เข้ามาในระบบประมวลผลรายการ • ได้แก่ ข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า ข้อมูลการขายสินค้า ระบบการจองโรงแรมห้องพัก ระบบการจองตั๋วเครื่องบิน ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลพนักงานลูกจ้าง หรือข้อมูลการส่งสินค้า โดยจะนำข้อมูลเบื้องต้นเหล่านี้เข้ามาเพื่อ ทำการประมวลผล • ระดับประมวลผลรายการเป็นระดับล่างสุดซึ่งในระดับนี้จำเป็นต้องมีการจัดการทำงานให้เป็นแบบแผนที่แน่นอนตายตัว เป็นระบบที่เก็บข้อมูลธรรมดา เพื่อนำไปใช้งานในภายหลัง เช่น วันนี้มียอดขายเท่าใด

12. ระบบประมวลผลรายการ Transaction Processing System: TPS • ปัจจุบันระบบประมวลรายการมักนิยมใช้กับการประมวลผลแบบออนไลน์ (On - line Processing) • นั่นคือข้อมูลต่าง ๆ จะถูกประมวลผลทันทีที่เข้าสู่ระบบ • มักนิยมใช้กับงานธุรกิจประจำวัน สรุปคือเป็นกิจกรรมในแต่ละวันนั่นเอง

13. ระบบประมวลผลรายการ Transaction Processing System: TPS ประมวลผล ข้อมูล ข้อมูลดิบ นำเข้าข้อมูล แสดงข้อมูลที่ประมวลผลแล้ว ฐานข้อมูล ประมวลผลรายการ

14. ระบบประมวลผลรายการ Transaction Processing System: TPS • ระบบประมวลผลรายการ (TPS : Transaction Processing Systems) บางครั้งเรียกว่า ระบบประมวลผลข้อมูล (DP : Data Processing Systems) ซึ่งเป็นการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการข้อมูลเบื้องต้น • เป็นการประมวลข้อมูลที่เป็นการดำเนินงานประจำวันภายในองค์กร • การประมวลข้อมูลในยุคก่อนที่จะมีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้นั้น จะเป็นการประมวลผลที่กระทำด้วยมือหรือใช้เครื่องคำนวณช่วย • ต่อมามีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลผลโดยเฉพาะในระบบธุรกิจเพื่อช่วยงานประจำ เช่น การสั่งซื้อสินค้า การจัดระบบสินค้าคงคลัง การทำบัญชีต่าง ๆ การทำใบเสร็จรับเงิน การทำใบแจ้งหนี้ ใบสั่งสินค้า รายการซื้อ รายการขาย

15. ระบบประมวลผลรายการ Transaction Processing System: TPS • ในการทำการประมวลผลรายการ ก็จะมีการจัดทำเอกสารรายงานต่าง ๆ เป็นประจำ แต่ยังไม่อาจกล่าวได้ว่าเป็นระบบสารสนเทศได้เต็มที่เพราะเอกสารส่วนมากถูกนำไปใช้เกี่ยวกับงานประจำวัน เช่น การบันทึกรายการบัญชี การบันทึกยอดขายประจำวัน การออกใบแจ้งหนี้ เป็นการบันทึกรายการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันซึ่งปฏิบัติงานในลักษณะซ้ำ ๆ ทุกวัน มากกว่าจะใช้เพื่อการบริหาร หรือการจัดการ

16. ระบบประมวลผลรายการ Transaction Processing System: TPS • ถ้าระบบนี้ทำงานได้ไม่ดีหรือมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น จะทำให้ข้อมูลขาดประสิทธิภาพ ก็จะเกิดผลกระทบทั้งองค์กร งานที่ได้อาจขาดความสมบูรณ์หรือเกิดความเสียหายได้ทั้งองค์กรเพราะทำให้ขาดความต่อเนื่องของงานหรือได้รับข้อมูลไม่ตรงกับความเป็นจริง งานในระดับอื่น ๆ ก็ผิดพลาดตามไปด้วย

17. ระบบประมวลผลรายการ Transaction Processing System: TPS • สาเหตุหนึ่งของความผิดพลาด อาจเกิดมาจากข้อมูลที่รับเข้ามาไม่สมบูรณ์เพียงพอ • หรือสาเหตุเกิดจากภายในระบบประมวลผลรายการเองซึ่งถือได้ว่า ระบบประมวลผลรายการมีความสำคัญสูงสุดสำหรับองค์กรTPS มักจะทำการประมวลผลข้อมูลกับงานเฉพาะส่วนขององค์กร เช่น ฝ่ายรับสมัคร ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต เป็นต้น • โดยแต่ละฝ่ายจะมีการรับข้อมูล จัดเก็บข้อมูลไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลและทำการประมวลผลแยกกัน ผู้ใช้ระบบ TPS ได้แก่ เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลพนักงานลงบัญชี พนักงานรับสั่งจอง เป็นต้น

18. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการManagement Information System : MIS MIS ด้านตลาด ประมวลผลรายการ TPS ระบบสารสนเทศ เพื่อการจัดการ MIS MIS ด้านผลิต MIS ด้านการเงิน MIS ด้านอื่น ๆ

19. รายงานประเภทต่างๆจากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการรายงานประเภทต่างๆจากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ • รายงานตามตารางเวลา (Scheduled Report) • สัปดาห์ เดือน ปี ไตรมาส • รายงานกรณียกเว้น (Exception Report) • รายงานที่เกิดขึ้นตามเงื่อนไขบางประการเช่น เมื่อมีการทำงานล่วงเวลามากกว่า 10% ของเวลาการทำงานรวมทั้งหมด เมื่อผู้จัดการฝ่ายผลิตได้รับรายงาน จะทำการหาสาเหตุที่มีการทำงานล่วงเวลาเกินกว่าที่กำหนด ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากมีงานการผลิตมากหรือเกิดจากการวางแผนงานไม่ดี ถ้าเกิดขึ้นจากการวางแผนไม่ดีแล้วจะได้ทำการปรับปรุงแก้ไขแผนงานต่อไป • รายงานตามคำขอ (Demand Report) • รายงานที่เกิดจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดมาก่อน รายงานที่เกิดจากการร้องขอของบุคคลภายนอก • รายงานที่อยู่นอกเหนือจากการรายงานตามภาวะปกติ

20. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจDecision Support System : DSS ในความเป็นจริงแล้วรายงานชนิดต่างๆ ยังไม่สามารถตอบคำถามที่เกิดขึ้น • ในขบวนการตัดสินใจได้อย่างสมบูรณ์ เนื่องจากรายงานเหล่านั้นยังไม่สามาถนำมาใช้ได้ทันต่อเหตุการณ์และยังไม่สามารถนำมาทดสอบเพื่อดูผลของการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว • จึงจำเป็นต้องพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจขึ้นเพื่อช่วยให้ผู้จัดการสามารถหาคำตอบของคำถามต่างๆ เพื่อทำการตัดสินใจด้วยการใช้ตัวแบบทางคณิตศาสตร์หรือแผนภาพได้ดีขึ้น • ความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจคือ ระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อช่วยผู้ตัดสินใจต้องเผชิญกับปัญหาที่มีโครงสร้างระดับต่างๆ โดยสามารถทดสอบผลการตัดสินใจในการแก้ปัญหาด้วยตัวแบบข้อมูลและทำการวิเคราะห์ผลที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว

21. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจDecision Support System : DSS • DSS ระบบสนับสนุนการตัดสินใจช่วยในการตัดสินใจปัญหาได้หลากหลายรูปแบบสามารถช่วยในการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน เช่น ผู้ผลิตต้องการหาพื้นที่ที่เหมาะสมในการสร้างโรงงานผลิตแห่งใหม่หรือโรงงานน้ำมันต้องการเลือกสถานที่ที่เหมาะสมที่สุดในการขุดเจาะหาน้ำมันซึ่งจะเห็นว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทั่วไปไม่สามารถแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ • แต่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจสามารถช่วยแนะนำทางเลือกในการปฏิบัติและช่วยในการตัดสินใจเพื่อหาคำตอบของปัญหาเหล่านี้ได้ นอกจากนี้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจยังเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจการบริหารรูปแบบต่างๆ ดังนั้นจึง จำเป็นต้องสามารถรองรับรูปแบบการตัดสินใจของผู้ใช้ที่หลากหลายด้วย

22. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจDecision Support System : DSS • DSS จะอยู่ในรูปแบบที่ไม่แน่นอนขึ้นอยู่กับผู้บริหารแต่ละคน เป็นระบบที่ถูกแบบขึ้นมาเพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจ ภายใต้ผลสรุป และเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกแหล่งข้อมูลภายในเป็นข้อมูลที่มาจากฐานข้อมูลภายในองค์กร เช่น การขาย การผลิต ฐานะทางการเงินขององค์กร แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ กระแสการเงิน กระแสการลงทุนในตลาดหุ้น ภาวะเศรษฐกิจ ข้อมูลของบริษัทคู่แข่ง DSS มักจะใช้ภาษาสืบค้น (Query Language)

23. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจDecision Support System : DSS • ใช้การวิเคราะห์ทางสถิติ ใช้ภาพกราฟิก เพื่อให้ผู้บริหารได้รับสารสนเทศที่ต้องการจริง ๆ ช่วยในการตัดสินใจ • นอกจากนี้ยังสามารถช่วยผู้บริหารสร้างตัวแบบ (Model)ของตัวแปรต่าง ๆ ที่จะมีผลกระทบต่อการตัดสินใจ ซึ่งตัวแบบนี้ถ้าเปลี่ยน ตัวแปร 1 ตัวหรือมากกว่า จะทำให้ผลกระทบเปลี่ยนไปโดยตัวแบบจะรวมเอาแฟคเตอร์ (Factor) ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องมาเปรียบเทียบ • ผลที่เกิดขึ้นเพื่อให้ผู้บริหารทำการตัดสินใจ ตัวแบบที่สร้างขึ้นง่ายต่อการใช้ การดึงข้อมูลและการทำรายงาน ผู้บริหารสามารถสร้างสารสนเทศที่คิดว่ามีประโยชน์เพื่อช่วยในการตัดสินใจได้เป็นอย่างดี

24. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจDecision Support System : DSS • DSS เป็นระบบสารสนเทศแบบโต้ตอบได้ • ช่วยในการตัดสินใจของคน • ช่วยในการวิเคราะห์งานได้ดีโดยช่วยให้คนรู้จักข้อมูลและรู้จักใช้ตัวแบบ (Model) ของคอมพิวเตอร์ในการแก้ปัญหา • ช่วยผู้บริหารในการทดสอบทางเลือกเพื่อตัดสินใจ ทำให้ทราบว่าการเลือกทางเลือกนั้นจะเกิดอะไรขึ้น • มีการนำสารสนเทศที่เตรียมได้จากระดับล่างขององค์กรและสารสนเทศภายนอก มาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจเพื่อให้ได้ผลใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากที่สุด สามารถทำนายแนวโน้มของตลาดได้ ทำให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลักษณะการตัดสินในระดับนี้ จะค่อนข้างยุ่งยากซับซ้อนมากกว่าการตัดสินใจในระดับล่าง

25. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจDecision Support System : DSS

26. ระบบสนับสนุนเพื่อผู้บริหารระดับสูงExecutive Support System : ESS/ EIS • ESS / EIS >> ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง • คือ MIS ประเภทพิเศษที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงที่ไม่คุ้นเคย กับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้ระบบสารสนเทศได้ง่ายขึ้น • โดยใช้เมาส์เพื่อเลื่อนหรือจอภาพแบบสัมผัส เพื่อเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างกัน ทำให้ผู้บริหารไม่ต้องจำคำสั่ง

28. คุณสมบัติของระบบ EIS

29. สรุปจุดเด่นและจุดด้อยของระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูงสรุปจุดเด่นและจุดด้อยของระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง

30. ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Artificial Intelligence: AI) • ระบบผู้เชี่ยวชาญได้รับความสำเร็จได้ด้วยการนำคุณสมบัติทางด้านปัญญาประดิษฐ์ซึ่งเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่มีคุณลักษณะความฉลาดเหมือนกับมนุษย์ เข้ามาใช้ร่วมด้วยระบบผู้เชี่ยวชาญช่วยในการตัดสินใจได้โดยขบวนการทางคอมพิวเตอร์ที่ทำการรวบรวมเหตุผลทางตรรกะเข้าด้วยกัน ซึ่งระบบผู้เชี่ยวชาญเรียกใช้ความรู้เฉพาะด้านหนึ่งๆ ได้จากฐานความรู้(Knowledge Base) ขึ้นอยู่กับค่าความจริงของเหตุการณ์ใดๆ ที่ต้องการตัดสินใจ ผ่านกลไกในการสรุปข้อมูลและให้เหตุผล เพื่อให้คำแนะนำพร้อมทั้งมีคำอธิบายของคำแนะนำแก่ผู้ใช้ด้วย • ระบบผู้เชี่ยวชาญมิได้เข้ามาแทนที่ผู้เชี่ยวชาญระบบตัวจริง เพียงแต่ช่วยให้ผู้ตัดสินใจทำการตัดสินใจได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

31. ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Artificial Intelligence: AI)

32. วงจรในการพัฒนาระบบสารสนเทศSystem Development Life Cycle : SDLC

33. กิจกรรมประจำบท • แบบฝึกหัดท้ายบท • อธิบายลักษณะของระบบต่อไปนี้มาอย่างเข้าใจ (ค้นหาเพิ่มเติม พร้อมระบุที่มาของข้อมูล) • ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System : ES) • ระบบปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligent :AI) • ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( Offices Automation System : OAS) • ระบบสารสนเทศความรู้ (Knowledge – work System :KWS )

34. แบบฝึกหัดท้ายบท 1. จงความสัมพันธ์ของระดับการดำเนินของผู้ใช้ในระดับต่างๆ กับระบบสารสนเทศ 2. จงอธิบายลักษณะการทำงานและเปรียบเทียบความแตกต่างของระบบต่อไปนี้ คือระบบประมวลผลรายการ (TPS) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS) ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนเพื่อผู้บริหารระดับสูง (ESS) ระบบผู้เชี่ยวชาญ(ES) 3. จงอธิบายวิธีจัดการระบบสารสนเทศให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุดกับองค์กร