La distribuzione delle competenze

1. Come innovare i servizi di segreteriamodello di organizzazione finalizzatoal supporto dell’offerta formativa

2. Le scuole sono chiamate ad una rilevante azione di trasformazione ed innovazione, finalizzata soprattutto:- al miglioramento dei servizi offerti,- alla semplificazione dei processi,per individuare correttamente le linee guida che portano ad una riorganizzazione di tali servizi occorre partire dal loro assetto tradizionale per coglierne gli elementi di inadeguatezza/criticità rispetto al nuovo contesto operativo

3. La distribuzione delle competenze Competenze dello Stato - Inizio e durata percorsi di istruzione e formazione - Ordinamenti scolastici - Valutazione del sistema educativo di Istruzione e formazione professionale - Contenuto essenziale piani di studio - Esami di stato - Requisiti e formazione richiesti per abilitazione insegnamento - Livelli essenziali delle prestazioni e Standard formativi spendibili dei titoli professionali • Competenze delle Regioni • Legislazione sul sistema di istruzione • e formazione • - Edilizia scolastica • - Diritto allo studio • Quota piani di studio del sistema • istruzione • Indicazioni per i piani di studio del • sistema istruzione e formazione prof. • Certificazione titoli professionali di • istruzione e formazione professionale • Altre competenze(assegnate D.Lgs 112/98) Autonomia scolastica organizzativa, didattica, di ricerca e sviluppo Piano dell’offerta formativa

4. Perché innovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITÀ autonomia organizzativa necessità della singola scuola di articolare il proprio funzionamento in relazione agli obiettivi indicati nel POF (documento costitutivo dell’identità culturale e progettuale di ogni scuola): flessibilità organizzativa; diversa articolazione delle ore di lezione, didattica modulare ecc.; distribuzione delle lezioni in 5 o 6 giorni ecc.; diverso utilizzo risorse umane e finanziarie, strutturali (orari flessibili); utilizzo nuove tecnologie (comunicazioni famiglie..). autonomia didattica obbliga le scuole a confrontarsi e adottare strumenti di verifica sul raggiungimento degli obiettivi previsti dal POF (controllo gestione) autonomia finanziaria costruzione obiettivi legati risorse finanziarie-budget finanziario

5. Perché innovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITÀ • Crisi del vecchio modello amministrativo statale e • ricerca di nuove modalità semplificate, ma efficaci • Privatizzazione del rapporto di lavoro con conseguenti impatti psicologici e organizzativi • Attuazione della Carta dei servizi con relative • misurazioni in chiave di “valutazione dei servizi” • allo scopo di misurare l’efficacia degli investimenti • Leggi su trasparenza e privacy che richiedono • interventi equilibrati rispetto a due istanze sovente • contrastanti

6. Perché innovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITÀ • Attribuzionedirigenza • Scuole – Fondazioni(decreto Bersani) scuole pubbliche in cui affluiscono fondi privati, gestiti da Consigli di amministrazione misti • POLI TECNICIriorganizzazione sistema istruzione /formazione strutture che operano nell'ambito sistema dell'istruzione e formazione tecnica superiore denominate ITS (art. 1, comma 631, legge n. 296/06)

7. Perché innovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITÀ • Organizzazione didattica (ricerca docimologica, • supporto attività di progettazione, gestione • progetti,….) • Servizi di e-gov (comunicazione alle famiglie e al • territorio) • Servizi segreteria(sportello, consulenza, orientamento, gestione contenzioso,….) • Servizi logistici (servizi di rete, normativa di sicurezza, mensa, acquisti, sanificazione, gestione aule, apertura al territorio,….)

8. Perché innovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITÀ Questo significa che - possono prendere decisioni autonome in materia didattica, organizzativa (nel rispetto delle norme nazionali e regionali) ieri: veniva indicato anche cosa - come – fare oggi: ogni scuola adotta un modello didattico/organizzativo singole scuole

9. Perché innovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITÀ - Devono prevedere un modello di organizzazione per erogare modelli educativi coerenti con le esigenze del territorio; - Devonolavorare in RETE/ POLI per: condividerestrutture, strumenti, risorse umane e finanziarie riorganizzare il modo di operare (utilizzo ICT) “passare dal ruolo esecutivo” alla responsabilità del servizio rendendo il personale partecipe “attore” del cambiamento

10. Perché innovare i Servizidi segreteriaMODALITÀ OPERATIVE

11. Perché innovare i Servizidi segreteriaMODALITÀ OPERATIVE

12. La complessità di questo nuovo modo di operare comporta che: Solo in questo modo si può passare dalle gestione delle circolari alla condivisione delle direttive

13. Perché ri _ organizzare i Servizidiverse modalità operative

14. MODELLO ORGANIZZAZIONEl’art. 14 del regolamento n. 275/99 impone la riorganizzazione SERVIZItenendo conto del nuovo assetto e della complessità dei compiti per garantire all’utenza un efficace servizio Perché innovare i Servizinecessità per le scuole di dotarsi

15. Si può parlare di INNOVAZIONE solo se ….. Modello di INNOVAZIONE funziona se:□ inserito in SISTEMA UNITARIO (DS, DSGA, docenti/ATA) con l’obiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi□viene “ripensata” l’assegnazione degli incarichi specifici più coerenti con l’offerta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa

16. La gestione delbudget finanziario è legata agli obiettivi progettuali del POFcon l’intento di realizzare una continuità tra programmazione didattica e programmazione finanziaria

17. Creare sistema informativo integrato insieme di persone (DS, staff, DSGA, funzioni aggiuntive …. □ • progettano (indicazioni OO.CC.) • elaborano documentazione • scambiano • archiviano in Rete • (segreteria virtuale – WEB-) DATI Produrre documentazione a supporto delle attività svolte, distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto CON L’OBIETTIVO

18. Organizzareprogrammazione finanziaria integrata Programmazione Didattica Programmazione Finanziaria Programmazione Integrata(“costruzione” programma annuale) 1. comunicazione budget (DSGA) 2. assegnazione budget ai progetti (OO. CC. - DS) 3. criteri ripartizione FIS (RSU) 4. compilazione schede (responsabili progetto/DSGA) 5. documentazione iniziale .. initinere.. finale(DSGA- DS – segreteria) Finalità: Efficace erogazione del servizio Sistema documentale (semplice e funzionale)

19. Gap da superare

20. Asset del cambiamento • passa attraverso • capacità progettare e pianificare • le attività per dare più sicurezza ai collaboratori • 2. capacità di innovare per migliorare i servizi • 3. capacità di creare valore ossia motivare ed incentivare • i colleghi più diffidenti verso il cambiamento • (fare gruppo, condividere le ansie, essere propositivi • verso il DSGA….); • 4. capacità/volontà/strategia per personale ATA • di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze • 5. necessità di conoscere ICT e lavorare in gruppo

21. Asset del cambiamento • utilizzo ICTper la comunicazione • (interna ed esterna); l’utilizzo adeguato • delle nuove tecnologie porta benessere • lavorativo……………. • 2. dotarsi di “nuovi” Uffici organizzati • (…. altri ufficio comunicazione, orientamento, progettazione, • qualità processo di riorganizzazione)

22. Utilizzo nuove tecnologie “Ri _ organizzare” i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie In un'ottica di: diminuzione del personale necessità di erogazione di servizi sempre più complessi creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno) Diventa necessario (… obbligatorio) ragionare per processi di lavoro orientare il personale verso logiche di condivisione dei documenti rete interna

23. Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in rete: • non significa compromettere le proprie specificità, ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni • significa unire le competenze, ampliare e qualificare la risposta all’azione comune, migliorando il servizio e diminuendo lo stress • significa lavorare in maniera più veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema; non si è vincolati ad un luogo fisico • significa che, avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro, i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere più problematiche; non si è più legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici: specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia, una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro: i dati sono sul suo computer e solo lui può accedervi)

24. Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in rete • è necessaria la presenza di un centro di responsabilità, costituito da una persona o da un gruppo, che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dall’inizio alla fine • è necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria, verbalmente e tramite e-mail, della creazione di files e dell’avvenuto aggiornamento degli stessi, informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es. rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenze.doc aggiornato al 09.09.09)

33. RETE ESTERNA - PORTALE Le scuole possono/devono lavorare in Rete in diversi modi per condividere obiettivi: - da un lato, può esserci l'ipotesi in cui più scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (R.C., Pensioni, trasmissione dichiarazioni fiscali) - oppure dare vita a “sistema di erogazione servizi al territorio”per via telematica, quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni portale

34. PORTALE/SITO • La creazione del portale rappresenta la possibilità di interazione e • trasparenza con il territorio: • Possibilità di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle • famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli • Possibilità di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie • che hanno i figli che frequentano la scuola • Possibilità di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque • tipo di utenza (corsi per adulti, corsi per diplomati ecc..) • Agenda per tutte le scadenze, gli appuntamenti e le iniziative in corso • Ampio contenitore di modulistica per: • - personale interno (docenti, tecnici di laboratorio, personale ata) • - personale esterno • - studenti e famiglie

35. PORTALE/SITO • Nel sito due accessi: • √ APERTO A TUTTI • √RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE • APERTO A TUTTI: libero per reperire informazioni e modulistica • Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola più velocemente • Possibilità (da parte di famiglie, personale interno ed esterno) di scaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file, rallentamento del lavoro)

36. 2. RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI: • Famiglie e studenti: • I genitori possono tenere sotto esame il processo di apprendimento dei ragazzi: controllo di voti e assenze • Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione: quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si è fatto in classe (argomenti affrontati, interrogazioni, compiti in classe) • Docenti: • Possono accedere a modulistica riservata : Verbali di cdc; patto formativo; relazione di fine anno ecc • Caricano voti on-line (su software apposito), compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni: (insufficienze, bocciatura, recuperi, abbandono scolastico)

37. PORTALE/SITO • Quanto detto comporta: • Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e l’evolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale(ad es. non c’è necessità di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe); • Conseguente necessità di tenere il sito aggiornato e di caricare(anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari; • Possibilità di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progettiche possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessità) modelli già esistenti;

38. Strumenti per gestire il cambiamento 􀂅la delega: punto di forza del DS e DSGA. Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle in compiti di livello più alto (progettazione, coordinamento tra settori didattici e amministrativi, immagine della struttura servizi e quindi della scuola, rapporti con l’esterno) Per delegare è necessario • possedere conoscenze e competenze • conoscere bene i propri assistenti e collaboratori • spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere • dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili • dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento delle situazioni delegare rappresenta per il DSGA la più chiara indicazione di quale sia, da un lato il livello di professionalità raggiunto, dall’altro lo spazio progettuale che è riuscito a crearsi

39. Strumenti per gestire il cambiamento 􀂅 incentivazione è stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi, per premiare l’assunzione di maggiori responsabilità Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicate: • Modalità di riconoscimento della attività da incentivare (riunione personale ……) • La misura dell’incentivazione (proposta e contrattazione) La misurazione e successiva valutazione dell’operato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento

40. Strumenti per gestire il cambiamento 􀂅flessibilità gestire la flessibilità organizzativa, superare le vecchie logiche dell’orario fisso 􀂅formazione: l’autonomia nella scuola ha significato “decongestionamento” di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici; formare (piano di formazione) diventa strategico

41. La formazione e l’aggiornamento professionale sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualità del servizio • ieri: formazione è stata basata soprattutto sulle conoscenze • oggi: importante sarà anche attivare formazione sulle abilità e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)

42. Tipo di formazione • aula: il formatore, anche con l’utilizzo di lucidi o diapositive, presenta e trasmette delle conoscenze su uno specifico argomento (formazione mirata alle competenze) • affiancamento: le conoscenze si apprendono operando vicino a colleghi già in possesso di specifiche competenze • orientata alla pratica: formazione su casi concreti che si possono verificare in un dato momento, in un settore particolare e ”intervento diretto di esperti”

43. LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE 􀂅PERSONE: ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza; è compito del DSGA: indirizzale verso il cambiamento individuare, valorizzare competenze evitare mobbing, stress, benessere organizzativo 􀂅STRUTTURE: definita dall’ORGANIGRAMMA; il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo mansionario, mentre le procedure definiscono chi fa, cosa, come e quando; organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di “sistema scuola organizzato”

44. MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI FRONT OFFICEper l'accoglienza dell'utente mette a disposizione dell'utenza servizi di: • prima accoglienza: saper accogliere con cortesia e gentilezza • ascoltodello stesso attraverso il colloquio diretto: qui entra in gioco la gestione dei  rapporti interpersonali • rilevazione dei bisogni: il personale addetto deve essere in grado di capire, nel poco tempo, le esigenze dell’utenza, di soddisfarle nei limiti del possibile/trasmettere la richiesta all’ufficio interessato saper comunicare Problem Solving

45. MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI BACK OFFICE(retrosportello o sistema di elaborazione) dove le procedure vengono svolte e i dati vengono tenuti aggiornati. Il personale del back office svolge le procedure relative alle seguenti aree: • Area didattica • Area amministrativa • Area finanziaria • …… ottimizzazione lavoro benessere lavorativo

46. UTENZA saper comunicare Problem Solving FRONT OFFICE DSGA saper comunicare Problem Solving BACK OFFICE

47. Strumenti In sintesi nuovo contesto operativo nuove attività nuovi strumenti nuove responsabilità nuovo modo di lavorare organizzazione flessibile organizzazione adattata alla realtà organizzazione più efficiente organizzazione per istruzioni di lavoro

48. Procedure - istruzioni di lavoro- Il passaggio (obbligato) dal modello operativo (ieri) al modello “per obiettivi condivisi”(oggi) comporta la necessità per ciascuna area (allievi, personale, patrimonio, bilancio, gestione progetti protocollo ecc.) individuare “sequenza di azioni” procedure da seguire (L. Bassanini prevede l'esistenza di procedure codificate e standardizzate, ancorché definite a livello di ogni singola unità scolastica)

49. Procedure - istruzioni di lavoro- (RI) organizzarerivisitare tutti i procedimentiloro successionenodi di controllo In particolare è necessario: - rilevare la situazione esistente - valutarne i punti forti e i punti deboli - progettare il “modello-obiettivo” - scandire le fasi operative - acquisire eventuali input di revisione/miglioramento

50. Adeguamento della modulistica Importante • nella riorganizzazione dei servizi diventa importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori; • una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie è rappresentato dalla scarsa standardizzazionedella comunicazioneed unamodulistica inadeguata(abbandono procedure vincolate ………. ognuno procede a modo proprio)