Museoaineiston digitointi

1. Museoaineiston digitointi Museovirasto Vesa Hongisto 19.3.2011 Aihe Pohjanmaan museo Selite Eino Forsmanin suunnittelema museorakennus (rapattu tiilitalo) valmistui 1929. Aiheen paikat Vaasa, Pohjanmaan museo Aiheen aika 1929 - 1932

2. Digitointistrategia / digitointisuunnitelma • Mitä ja miksi digitoidaan • Miten digitointi organisoidaan • Kuka digitoi • Miten digitoidaan • Mihin digitoitu aineisto talletetaan • Miten aineisto tuodaan esille • Miten aineiston säilyvyys turvataan Aihe talo rakenteilla torin laidalla Aiheen paikat Vaasa, Vaasan kauppatori

3. Mitä ja miksi digitoidaan • Kokoelman hallinta paranee • Digitaalisen luettelon avulla on helppo hallita mitä kokoelmassa on, mitä siinä ei ole, mitä siitä puuttuu • Digitaaliset kuvat auttavat kohteiden tunnistamisessa • Kokoelmien tiedot ovat yhdistettävissä • Helpottaa maakuntamuseoita • Digitointi mahdollistaa aineiston esiin tuomisen internetissä • Museon omat verkkosivut, kansallinen digitaalinen kirjasto, alueelliset ”digitaaliset kirjastot” Aihe Hovioikeudenpuistikko rakenteilla Aiheen paikat Vaasa, Hovioikeudenpuistikko Aiheen aika 1860-l.?

4. Mitä ja miksi digitoidaan • Priorisointi • Tuhoutumisvaara • Alkuperäisaineiston suojelu • Aineiston käyttö • Museon oman toiminnan tarpeet, näyttelyt • Fyysisen objektin (esine, kuva, taideteos, luonnontieteellinen näyte) digitointi • Metatietojen digitointi Aihe Vaasan kirkko l. Pyhän Kolminaisuuden kirkko ja Sundenin talo (takana) Selite Sundenin talo valmistui 1860. C. A. Setterbregin suunnittelma rakennus otettiin käyttöön 1862, valmistui kokonaisuudessaan vasta 1869. Aiheen paikat Vaasa, Pyhän Kolminaisuuden kirkko, Sundenin talo Aiheen aika 1870-l.?

5. Miten digitointi organisoidaan • Digitointiprojekti on kuin mikä tahansa projekti • Projektilla on: • Tavoitteet • Resurssit • Organisaatio • Aikataulu (alku ja loppu) • Kaikkea ei kannata keksiä itse – ota selvää mitä muut ovat jo tehneet, todennäköisesti joku on jo tehnyt vastaavan hankkeen • Kaikkea ei kannata tehdä itse – yhteistyöllä tavoitteeseen voi päästä nopeammin ja edullisemmin Aihe Vaasan laulu- ja soittojuhlat: vieraita saapumassa omnibussilla ja muilla hevosajoneuvoilla Aiheen paikat Vaasa Aiheen aika kesäkuu 1894

6. Kuka digitoi • Digitoidaan itse • Vaatii investointeja • Vaatii oman osaamisen hankintaa • Osaaminen karttuu (?) • Ostetaan digitointi palveluna • Oma osaaminen ei kartu • Kustannukset kertyvät vain projektin ajalta • Mahdollistaa korkean laatutason Aihe palokuntalaisia höyryruiskun äärellä rannassa Aiheen paikat Vaasa Aiheen aika viimeistään 1910?

7. Yhteistyö on voimaa Aihe Vaasan laulu- ja soittojuhlat Aiheen paikat Vaasa Aiheen aika kesäkuu 1891 Tekijä(t) Widgren Julia, kuvaaja

8. Miten digitoidaan • Huomattava osa digitointikustannuksista syntyy aineiston käsittelystä (esille otto, puhdistus, kuljetus) • ”Kun työ otetaan tehtäväksi, niin se kannattaa tehdä kerralla oikein” • Manuaalinen digitointi, esineiden digitoinnille ei käytännössä muita vaihtoehtoja • Massadigitointi, sopii mikrofilmeille, osalle valokuvia, kirjoja ja paperi aineistoa Aihe lasten päivän viettoa nähtynä Rantakadun ja Hovioikeudenpuistikon risteyksestä Aiheen paikat Vaasa Aiheen aika 1909

9. Miten digitoidaan Tasoskanneri - Sopii negatiiveille, valokuville ja paperille Valokuvaus - Sopii negatiiveille ja esineille Diaskanneri - Sopii diakuville

10. Digitoinnin laadulla on väliä James Stevenson SEPIA Conference Helsinki 17th Sept 2003 James Stevenson SEPIA Conference Helsinki 17th Sept 2003

11. Mihin talletusmuotoon digitoidaan • Digitaaliset kuvat tulisi tallentaa pakkaamattomaan tiff-tiedostomuotoon • Digitaalisesta originaalista voidaan ottaa haluttu määrä kopioita eri käyttötarkoituksiin eri talletusmuodoissa (jpg, jpg2000, rpg) Aihe lukurauhaa Kirkkopuistikossa Aiheen paikat Vaasa Aiheen aika 1909 Tekijä(t) M. L. Carstens, kustantaja

12. Kuvaileva metadata • Kuvaileva metadata • Perinteinen museoiden luettelointi ja kuvailutieto • Tulisi kiinnittää huomiota tietojen rakenteellisuuteen • Tulisi käyttää yhteisiin yleisiin sanastoihin ja luokitusjärjestelmiin Aihe Hovioikeudentalo, interiööri Selite Lääninarkkitehti C. A. Setterbergin suunnittelema Hovioikeudentalo valmistui 1862. Aiheen paikat Vaasa, Vaasan hovioikeudentalo

13. Hallinnollinen metadata • Hallinnollinen metadata • Tekninen metadata, kuvaa digitaalisen objektin ominaisuuksia, syntyy ja tulisi tallettaa digitaalista objektia luotaessa • Lähde metadata, kuvaa digitoidun kohteen ominaisuuksia • Digitaalisen objektin hiotoriametadata • Oikeuksien metadata, digitaalisen kohteen oikeuksia koskeva metadata • Pitkäaikaissäilytyksen metadata • Rakenteellinen metadata (pitkäaikaissäilytys) Aihe aitta tulvaveden valtaamalla niityllä Aiheen paikat Vaasa, Vanha Vaasa Aiheen aika 1900-l.:n alku? Tekijä(t) Waasan Lähetys- Kirja ja Paperikauppa, kustantaja

14. Hallinnollinen metadata – esimerkki Aihe ilmakuva talvisesta Vaasasta, keskellä kirkko, siitä oikealle Kaupungintalo Aiheen paikat Vaasa, Vaasan kaupungintalo

15. Tietojen tallennus - Millainen on hyväkokoelmahallintajärjestelmä 1 • Toiminnalliset vaatimukset • Järjestelmän tule kattaa kokoelmahallinnan eri osa-alueet (Kohteiden luetteloinnin, Hankintatiedot, Esineiden sijaintiedot (myös historia), Konservoinnin tiedot, Oikeuksien hallinta, Näyttelyt, Lainat, Poistamisen) • Datan hallinta (Tietorakenne, Tietojen tarkistamien, Termien kontrollointi (esim. alasvetovalikot), Auktoriteetti tietojen kontrolli, Sanastojen käytön kontrolli (ontologialinkitys), Erilaisten tiedostotyyppien liittämismahdollisuus) • Käyttöliittymä (Opastustoiminto ja ohjeet, Käyttäjäkohtainen muunneltavuus, Kieliversiot) • Haut (Merkkijonohalu, Haku usean muuttujan avulla, Boolen haku, Hakutulosten järjestäminen) • Raportit (Etukäteen määritellyt ns. vakioraportit, Käyttäjän määrittämät raportit) Aihe Maaherran talo, ent. Wasastjernan talo Selite Ruukin patruuna G. A. Wasastjernan rakennuttama, C. A. Setterbergin suunnittelema talo valmistui 1865. Rapattu tiilirakennus. Aiheen paikat Vaasa Aiheen aika 1900-l.:n alku?

16. Tietojen tallennus - Millainen on hyväkokoelmahallintajärjestelmä 2 • Tekniset vaatimukset • Yleisesti käytössä olevat tietokantaratkaisut • Yleisesti käytössä olevat ohjelmistoteknologiat • Tiedon siirtomahdollisuudet (sisään ja ulos) • Usean organisaation yhteiskäyttömahdollisuus • Etäkäyttömahdollisuus • Toiminnan jatkuvuutta koskevat vaatimukset • Järjestelmää koskevat vaatimukset (Käyttöoikeushallinta, Tietoturva, Turvakopiointi, Järjestelmä on hyvin dokumentoitu) • Toimittajaa koskevat vaatimukset (Järjestelmän tuki vakaalla pohjalla, Toimittajalla voimavaroja ja kiinnostusta järjestelmän kehittämiseen) Aihe hökkeli vanhojen pienten puurakennusten alueella nimeltä Kapsäkki Aiheen paikat Vaasa Aiheen aika 1900-l.:n alku? Tekijä(t) Harry Schaumans Förlag, kustantaja

17. Nykyiset ohjelmistot Suomessa • Kokoelmahallintajärjestelmä on niin luetteloinnissa kuin muussakin jokapäiväisessä museotyössä keskeinen työkalu. Sen avulla hallitaan kaikkia niitä museon kokoelmiin liittyviä tietoja, jotka ennen kirjattiin paperikortistoihin. Lisäksi järjestelmää voidaan käyttää mm. näyttelyiden suunnitteluun ja tietojen esittämiseen verkossa. Järjestelmä koostuu sekä siihen kuuluvista laitteista että ohjelmistoista. Tässä selvityksessä keskityttiin erityisesti ohjelmistoihin. • Tilanne vuoden 2010 lopulla oli seuraavanlainen: • Suomen museoissa oli käytössä noin 20 eri kokoelmahallintaohjelmistoa, joista suurin osa vain muutamassa museossa. • Suosituimmat ohjelmistot olivat Musketti (50 museota), Muusa (30 museota), Memoron (24 museota) ja E-kuva (24 museota). Kokoelmien koon suhteen selvästi käytetyin oli Musketti, jolla hallitaan lähes puolta kokoelmien kokonaismäärästä. • Kaikki Suomen museoissa paljon käytetyt kokoelmahallintaohjelmistot oli kehitetty kotimaassa, joko museoiden itsensä tai kotimaisten yritysten toimesta. Ulkomailla kehitettyjä ohjelmistoja oli käytössä erittäin vähän. • Suuntauksena vaikuttaa olevan keskittyminen vähitellen muutamaan ohjelmistoon. Esimerkiksi vuoden 2010 aikana Antikvaria-ohjelmiston kehitys päätettiin lopettaa ja sitä käyttäneet museot siirtyivät pääosin Muskettiin, muutamat Muusaan. Myös E-kuvan ja Memoronin käyttäjämäärät kasvoivat vuonna 2010.

18. Käyttöfilosofialtaan ohjelmistot jakautuvat kahteen ryhmään • Musketin ja Muusan luettelointinäkymissä kukin tieto on tyypillisesti eroteltu omaan kenttäänsä ja tiedot syötetään tarkasti. Esimerkiksi teoksen eri valmistusvaiheiden ajankohdat erotellaan ja tietojen epävarmuustaso määritellään. Kentät ovat kaikkien käyttäjämuseoiden kesken samat, joskin tarpeettomia kenttiä voi Musketissa piilottaa profiilitoimintojen avulla. Toimintoja ja tietokenttiä on runsaasti. • Memoronin ja E-kuvan käyttöliittymät tähtäävät nopeaan ja joustavaan luettelointiin. Tietoja syötetään Muskettia ja Muusaa enemmän vapaamuotoisesti, esim. lisätiedot -kenttään. Kenttien lukumäärä on Muskettia ja Muusaa pienempi4 ja luettelointinäkymä räätälöidään asiakkaan toiveiden mukaan. Siten käytettävissä olevat kentät ja joissain tapauksissa myös niiden semantiikka poikkeaa eri käyttäjämuseoiden välillä.

19. Nykyiset ohjelmistot Seuraavassa taulukossa on listattu ohjelmien ominaisuuksia. Ominaisuuksien toteutus vaihtelee merkittävästi eri ohjelmistojen välillä, joten taulukosta saa vain yleiskuvan toiminnallisuudesta. Ominaisuudet eivät ole tärkeysjärjestyksessä. (1) Museo voi itse määritellä tarvittavat kentät, jolloin ohjelmisto soveltuu myös kirjaston tai arkiston luettelointiin. (2) Kuva- ja arkistosovelluksessa myös arkistomateriaalia, ei hierarkia-tukea arkistokentän tarpeita vastaavasti. (3) Ei suoraa tukea, mutta mahdollisuus määritellä esim. erilliset kentät tai omat välilehdet eri kielisille tiedoille. (4) Mahdollisuus kirjata laina, mutta ei integroitua lainattavien esineiden tietojen siirtoa toiseen samaa ohjelmistoa käyttävään museoon. (5) Toteutus vaihtelee merkittävästi eri museoiden välillä. Kaikissa voidaan jakaa tietoja käyttäjäprofiilien ja niille myönnettävien käyttöoikeuksien avulla. Joihinkin on myös toteutettu yhteiskantoja, joissa hallitaan osaa tiedoista yhteistyönä museoiden kesken (E-kuva, Memoron), tai kopioidaan valitut tiedot kaikista käyttäjämuseoista, jolloin mm. haku kattaa kaikki osallistuvat museot (Muusa). (6) Verkkonäyttely-ominaisuus, mutta ei kuvien myyntipalvelua

20. Museoviraston nyt tarjoamat WebMusketin käyttötavat • Lisenssien myynti • Perinteinen tapa • Hyvä ratkaisu silloin kun museolla tai sen taustayhteisöllä on mahdollisuuksia ylläpitää riittävä teknistä infrastruktuuria • Hyviä esimerkkejä tästä ovat esimerkiksi maakuntamuseot Aihe Hovioikeudenpuistikko talvella, taustalla kirkko Aiheen paikat Vaasa, Hovioikeudenpuistikko Aiheen aika 1886 Tekijä(t) Hj. Sjöman, kuvaaja

21. Museoviraston nyt tarjoamat WebMusketin käyttötavat • Lisenssin yhteiskäyttö • Museo jakaa omaa Muskettisovellustaan muiden museoiden käyttöön • Tätä toimintaa helpottavat WebMusketin uudet ominaisuudet. Esimerkiksi internet-käyttöliittymä ja, se että käyttöliittymää voidaan modifioida käyttäjäryhmän mukaisesti WebMuskettiin käyttäjä saa näyttöönsä vain ne kentät, joita hän tarvitsee ja juuri siinä järjestyksessä kuin hän ne tarvitsee. Käyttäjäryhmäkohtaiset voi tehdä pääkäyttäjä. • Hyvä esimerkki on Turun museokeskus. Aihe Hovioikeudenpuistikko talvella, kadun varrella kirjakauppa Aiheen paikat Vaasa, Hovioikeudenpuistikko Aiheen aika n 1910? Tekijä(t) Harry Schaumans Förlag, kustantaja

22. Museoviraston nyt tarjoamat WebMusketin käyttötavat • Musketin sovellusvuokraus • Tämä on periaatteessa samanlainen ratkaisu kuin edellinenkin. Ero on siinä, että tässä tapauksessa Museovirasto toimiin sovellusvuokrausta tarjoavana tahona • Hyvä esimerkki tästä on Suomen lähetysseuran museo Kumbukumbu. Aihe näkymä kirkontornista Palosaarelle päin, oik. Kirkkopuistikko Selite Vaasan kirkko (Pyhän Kolminaisuuden kirkko) valmistui 1865. Aiheen paikat Vaasa, Kirkkopuistikko Aiheen aika aikaisintaan 1865?

30. Langaton etäkäyttö • WebMusketin langaton etäkäyttö mahdollistaaluetteloinnin myös siellä,missä ei ole paikallisverkkoa

31. WebMusketin hinnoittelu, sovellusvuokraus I • Ostettaessa Musketti sovellusvuokrauksena hinta koostuu kahdesta komponentista, käyttöönottomaksusta ja ylläpitomaksusta. • Käyttöönottomaksu on yhtä suuri kuin Museoviraston hinnastossa 5 päivän henkilötyö hintaryhmän 6 mukaan. Museovirasto vahvistaa hintaryhmät erikseen kullekin vuodelle. • Vuosittainen kustannus on 25 % vastaavan lisenssin hankintahinnasta

32. WebMusketin hinnoittelu, sovellusvuokraus II

33. WebMusketin yhteislisenssihinnat I Hinnoissa on mukana alv.

34. WebMusketin yhteislisenssihinnat II Hinnoissa on mukana alv.

35. WebMusketin yhteislisenssihinnat III Hinnoissa ei ole mukana alv.

36. Ohjelmistojen elinkaarista Museo-objekti Kuvailukäytäntö Kokoelmanhallintaohjelmisto Aika

37. Tietojen esittäminen • Verkkopalvelut • Kansallinen digitaalinen kirjasto • Suomen museot online • Museon omat hakupalvelut / myyntipalvelut • Verkkonäyttelyt • Tuotteet Aihe höyrylaiva Norden ja väkeä laivarannassa Selite Norden oli rakennettu Porissa 1884 ja se toimi Porin ja Vaasan välisessä rannikkoliikenteessä. Laiva kuului Rosenlew & Co:lle. Aiheen paikat Vaasa, S/S Norden Aiheen aika 1880-l.:n loppupuoli? Tekijä(t) Hjalmar Sjöman, kuvaaja

38. Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaiskuva

39. KDK - edut asiakkaille • Yhteinen kulttuuriperintö säilytetään digitaalisessa muodossa tulevaisuuden käyttöön opetuksessa, tutkimuksessa, luovassa työssä ja elinkeinoelämässä • Parempi pääsy digitaalisiin dokumentteihin ja lisääntynyt käyttäjälähtöisyys • Yksi käyttöliittymä eri organisaatioiden erilaisille aineistoille, tiedonhakijan ei tarvitse tietää mistä tieto tulee • Palvelu sinne missä käyttäjäkin on • Paikallinen näkökulma: haku voidaan kohdistaa ensisijaisesti paikalliseen aineistoon • Käyttäjälähtöinen, nopea ja yksinkertainen

40. KDK - edut muistiorganisaatiolle • Selkeä työnjako: keskitettynä palveluna tekninen infrastruktuuri, palvelujen kehittäminen ja kontaktit esimerkiksi Europeanaan • Digitoidun aineiston jakelu-, hallinnointi- ja säilytyskustannusten lasku kirjastojen, arkistojen ja museoiden päällekkäistöiden ja -kustannusten karsimisen myötä • Kaikille muistiorganisaatioille parempi yleinen näkyvyys, tehokkuus ja yhteensopivuus yhteisen, helppokäyttöisen kansallisen kokonaisuuden avulla

41. Digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen tasot • Bittien säilyttäminen: • Alkuperäinen bittijono voidaan toistaa nykyaikaisilla laitteilla, mutta ei takeita siitä voidaanko sisältöä tulkita. • Säilyttämisen perusta ja optio tulevaisuuteen: antaa mahdollisuuden nostaa vaatimustasoa myöhemmin jos tarvetta ja rahaa on. • Sisällön ymmärrettävyyden säilyttäminen: • Teksti, kuvat ja muu olennainen sisältö voidaan tulkita. • Ymmärrettävyys riippuu myös kohdeyleisöstä. • Käytön ja uuden tiedon tuottamisen kannalta yleensä tärkein taso. • Alkuperäisen käyttökokemuksen säilyttäminen: • Kalvoesityksen tehosteet toistuvat alkuperäisessä muodossaan. • Vanha tietokonepeli näyttää ja kuulostaa samalta kuin 30 vuotta sitten. • Vaativin, mutta tutkimuksen kannalta mielenkiintoinen taso.

42. Tietojen säilyttäminen • Digitaalinen materiaali on hyvä tallettaa kahdelle erilaiselle medialle esimerkiksi levy / nauha • Digitaalisia varmuuskopioita on syytä pitää kahdessa eri paikassa • Digitaalisessa muodossa olevan tiedon säilyttäminen vaatii aktiivisia toimenpiteitä Aihe Waasan Osake Pankin talo rakenteilla Selite Fr. Thesleffin suunnittelema pankkitalo valmistui 1904. Aiheen paikat Vaasa, Hovioikeudenpuistikko Aiheen aika 14.7.1903 Tekijä(t) J. Grönroos Fotografiatelier, kuvaaja

43. Esimerkki, cd / dvd • Cd/dvd eivät sovellu digitaaliseen pitkäaikaissälytykseen, ne ovat tiedonsiirronvälineitä • ”Tehdasvalmis” valamalla valmistettu CD • Tietokoneen polttavalla asemalla valmistettu CD

44. Kiitos. vesa.hongisto@nba.fi http://www.nba.fi https://www.kuvakokoelmat.fi http://www.kdk2011.fi Aihe ilmakuvassa keskellä Vaasan Pyhän kolminaisuuden kirkko, Kaupungintalo ja Vesitorni Aiheen paikat Vaasa, Pyhän Kolminaisuuden kirkko, Vaasan kaupungintalo Aiheen aika 1924