Эффективная интеграция физического и электронного архива предприятия .

1. Эффективная интеграция физического и электронного архива предприятия. Эффективные технологии современного архива

2. Информационное окружение Неконтролируемый ростколичества документов и информации Документы созданные, отсканированные и копированные 2008~ 160 EBs 2012 ~ 1,000 EBs 6-кратный рост за 4 года Комплексное окружение • Множество видов и форматов • Распределённая архитектура • Вы тратите драгоценное время на поиск документов -15% рабочего времени; • по статистике около 10% данных не могут быть найдены в нужные сроки

3. Упорядочённые данные Неструктурированные данные Физические данные Цифровые данные Установить контроль и создать порядок !

4. ИНФОРМАЦИОННАЯ ЭНЕРГИЯ Бизнес-информация является энергией ! ИНФОРМАЦИЯ ЭНЕРГИЯ • ДОСТУПНОСТЬ • КАЧЕСТВО + • КОНТРОЛИРУЕМОСТЬ • КОЛИЧЕСТВО • БЕЗОПАСНОСТЬ • ИНТЕНСИВНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННАЯЭНЕРГИЯ БИЗНЕСА ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ КОНКУРЕТНОЕ ПРЕИМУЩЕСТВО

5. Оптимизация работы бэк-офиса компании КОНКУРЕНЦИЯ - фундамент ре-инжениринга непрофильных документоемких процессов компании ПОСТОЯННОЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ – абсолютная необходимость любого бизнеса для выживания ПЕРЕХОД в АУТСОРСИНГ – эффективный вариант оптимизации операционной деятельности компании в части непрофильных процессов

6. БЕЗОПАСНОСТЬ и РЕПУТАЦИЯ ПОСТАВЩИКА • Выбор доверенного поставщика – ВАЖНЕЙШИЙ ШАГ! • проверьте финансовую стабильность партнера; • проверьте достаточность опыта в решении комплексных вопросов аутсорсинга управления информации; • выбирайте компанию, которая готова ИНВЕСТИРОВАТЬ за ВАС • (в системы безопасности, ИТ, системы контроля – так как бы это делали ВЫ !!!) Поставщик решения ОБЯЗАН имеет достаточно ресурсов, знаний и опыта для Вашего дальнейшего роста бизнеса и информационных потоков;

7. ЭФФЕКТИВНЫЙ ГИБРИДНЫЙ АРХИВ ГИБРИД (греч. ὕβριδικά — помесь) — объект, сочетающий в себе свойства других (двух или более) объектов.  (англ.  — железная гора) — надежный и доверенный партнер, сочетающий в себе свойства всех возможных архивов, обеспечивая их максимальную степень эффективности и защиты. ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ + ФИЗИЧЕСКИЙ АРХИВ

8. АНАЛИТИКАВыбор методики размещения документов на хранение 100% Методика конверсии Требования к доступу Варианты конверсии Текущие 100% конверсии % запросов скоростьдоступа множественностьдоступа % сканированных документов Конверсия части Сканирование по запросу Из архива 0%

9. Управление процессами сканирования и ввода документов

10. ГИБРИДНЫЙ АРХИВ АМ РАБОТА С ФИЗИЧЕСКИМ АРХИВОМ

11. ГИБРИДНЫЙ АРХИВ АМ СОВРЕМЕННЫЙ ФИЗИЧЕСКИЙ АРХИВ

12. ДАТА-ЦЕНТРЫ АМ

13. СОВРЕМЕННЫЙ ФИЗИЧЕСКИЙ АРХИВ ИНТЕРФЕЙСфизического архива АМ (HTTPS протокол)

14. ГИБРИДНЫЙ АРХИВ АМ ИНТЕРФЕЙС электронного «облачного» WEB-архива АМ (HTTPS протокол)

15. Eдиный WEB портал доступа к документам в любых форматах: физическом и электронном • Поиск электронных копий документов и работа с ними в электроном архиве • Поиск местонахождения физических оригиналов документов • Выбор получения формата документа: скан-копии или оригинала • Выбор срока исполнения заявки поставщиком решения • Получение информации о статусе исполнения заказа • Статус хранимых оригиналов в физическом архиве • Интерактивный каталог физического архива Гибридное решение по управлению документами ДОСТУП - КОНТРОЛЬ - БЕЗОПАСНОСТЬ

16. ЭФФЕКТИВНЫЙ ПОРТАЛ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

17. Защита и управление информацией. Iron Mountain. №1 в мире. • Более 60 лет опыта в области управления объемными информационными активами • Все крупнейшие компании мира – наши клиенты (Fortune 1000); • Обслуживаем более 200 000 заказчиков в 145 регионах мира • Предлагаем полный пакет услуг в областиуправления документами и их хранения • Рыночная капитализация компании составляет более 6,5 млрд. долларов США (NYSE : IRM) • Компания входит в рейтинг S&P 500

18. Iron Mountain в России с 2005 года. Мы упорно поработали: • 15 архивных терминалов в 12 городах России (более 40 000 м2 площадей) • Миллионы архивных коробов Клиентов на хранении в Айрон Маунтен • Миллионы документов Клиентов в электронном архиве Айрон Маунтен • Миллионы страниц сканируются в месяц (ретро- и текущее сканирование) • Ввод данных и верификация сотен тысяч документов • Специальная архивная обработка сотен тысяч документов • Работа во всех сегментах рынка • Предоставление услуг на всей территории РФ

19. Некоторые клиенты АМ в России

20. СПАСИБО!

21. Глобальная сеть для предоставления услуг повсеместно 39 стран 5 континентов

22. Гибридные решения Iron Mountain Описание продуктов

23. Пример реализации комплексного (гибридного) решения для одного из клиентов Iron Mountain.Национальный розничный Банк с широкой филиальной сетью. Отсутствие единой прозрачной системы контроля хранения документов Отсутствие надежного контроля логистики передачи документов при их перемещении Избыточные затраты при необходимости получения скан-копий документов из архивов Отсутствие эффективной концепции процесса конверсии документов и ввода данных Отсутствие единого электронного портала для работы с электронными копиями документов Высокие затраты при масштабировании процессов Выявлены следующие факторы для оптимизации Следствие:высокие затраты бэк-офиса организации при неэффективности и небезопасности текущих процессов по управлению документами

24. Анализ текущей схемы процессов – “AS IS”

25. Произведен анализ наиболее оптимальной логистической модели управления оперативным и архивным хранением – сбор, хранение, доступ. Выбор модели управления логистикой сбора документов с момента их передачи из операционных розничных точек Банка Выбор наименее затратной схемы обработки документов перед размещением на хранение Выбор наиболее эффективной модели логистики хранения документов (определение актива и пассива, схема размещения) Решение вопроса единого доступа к «on-line» каталогам архива через WEB портал управления логистикой хранения Организация запросоворигиналов документов через WEB портал Логистика физических документов

26. Произведен анализ наиболее оптимальной схемы использования электронного архива Iron Mountain - IM eVault Решен вопрос оперативного доступа к необходимой части документов через WEB в любое время, из любого места; Решен вопрос одновременного доступа множества пользователей (около 200 пользователей); Произведен анализ настройки структуры каталогов электронного архива Произведен анализ и принято решение о минимально необходимом наборе атрибутов для оперативного поиска документов Настройка решения позволяет загружать скан-копии документов из физического архива в электронный архив Клиенту самостоятельно Логистика электронных скан образов документов

27. Полученная модель решения “TO BE”

28. ИТОГ проведенных мероприятий по ре-инжирингу бизнес-процессов бэк-офисакомпании в управлении документами Значительное снижение операционных расходов по управлению логистикой документов (около 50% !!!); Ускорение процессов доступа к документам (в 3-4 раза !!!); Устранение непрозрачности процессов передачи документов; Устранение значительных расходов при масштабировании процессов; УДОБСТВО ПОЛЬЗОВАНИЯ: Внедрение единой унифицированной платформы управления физическими и электронными документами; Получены следующие результаты

29. Организация хранения банковскойдокументации - соответствие общей мировой практике • По существующей мировой практике единая политика управления документами включает: • Обеспечение безопасности и конфиденциальности хранения клиентской документации; • Сокращение рисков утраты документов; • Контроль каждого перемещения документации при помощи специализированной информационной системы управления – уникальная технология Iron Mountain“Chain of custody”; • Специальная технология работы с клиентскими досье банков – работа с активным файлами (уникальная технология Iron Mountain“Chain of custody”); • Единая система управления документами; • Единая политика конфиденциального уничтожения документации;