引入案例

1. 第四章 会议组织与服务 学习目标 引入案例 主要内容 本章小结 案例分析 实践训练

2. 第四章 会议组织与服务 学习目标 通过本章学习，你应能够： 1.了解会议的含义、种类与作用 2. 做好会议前期的准备工作 3.做好会议期间的服务工作 4.做好会议结束后的工作 电子教案模版配色（1）

3. 第四章 会议组织与服务 引入案例 一片混乱的颁奖仪式 问题： 1.如果你是会务人员，如何避免礼仪小姐错误的出现？ 2.发现出错后，会务人员应如何及时补救？

4. 第四章 会议组织与服务 主要内容 第一节　会议概述 第二节　会议筹备阶段的会务操作 第三节　会议进行阶段的会务操作 第四节　会议结束阶段的会务操作

5. 一、会议的涵义 会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。 形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。 第四章 会议组织与服务 第一节　会议概述 电子教案模版配色（1）

6. 二、会议的作用 1．集思广益、科学决策的作用 2．发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3．传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用 4．协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用 第四章 会议组织与服务 第一节　会议概述

7. 第四章 会议组织与服务 第一节　会议概述 三、会议活动的基本要素

8. 三、会议活动的基本要素 1．会议人员 　会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。 （1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 （2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。 （3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。 第四章 会议组织与服务 第一节　会议概述 电子教案模版配色（1）

9. 三、会议活动的基本要素 2.会议名称 　会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。 例1.“可口可乐（中国）饮料有限公司2004年销售会议”则显示了单位、时间、性质； 例2.“深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、参加对象。　 第四章 会议组织与服务 第一节　会议概述 电子教案模版配色（1）

10. 三、会议活动的基本要素 3．会议议题 　会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。 　会议议题的主要作用是： 准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。 引导和制约会议的发言。 第四章 会议组织与服务 第一节　会议概述

11. 安排会议议题应注意的问题 一、 下一级会议可以解决的或者分管领导可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论； 二、 单位组织的业务会议同党、团、工、青、妇等会议讨论的议题要有所区别； 三、 提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导审批后，发给有关负责人阅读，准备意见； 四、 临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证会议质量； 五、 一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜， 六、 尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论； 七、 应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。

12. 三、会议活动的基本要素 4．会议的时间 　会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。 5．会议地点 　会议地点是指会议召开的举办地或会场。会场的决定主要是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。 6．会议方式 　会议方式是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。 7．会议结果 会议结果，即会议结束时实现目标的情况。 第四章 会议组织与服务 第一节　会议概述 电子教案模版配色（1）

13. 为上司外出参加会议做准备 如果上司要参加外面的会议或聚会，秘书应做好以下准备工作： 1、收到通知后，马上向上司请示是否参会； 2、根据上司的意见，与举办方进行联系； 3、如果要求以书面形式答复，就以书面的方式答复； 4、如果上司参会，应马上记入上司的日程表，并办理配车手续； 5、在出席会议或聚会的时候，会前会后在时间上留有一定的富余，以便上司在会前会后与有关人员举行临时会谈； 6、准备好参加会议或聚会所必带的材料。

14. 第四章 会议组织与服务 微型案例 沃尔玛首次全球董事会在中国召开 　　据报道沃尔玛百货有限公司首次全球董事会会议就是在中国深圳召开的。沃尔玛百货有限公司董事长罗伯·沃而顿说：“之所以把首次全球董事会放在中国开，是因为中国对沃尔玛有着双重重要意义。首先多年来我们一直依赖中国为我们提供优质商品。此外，我们从1996年起开始在中国开设零售分店。我觉得董事会成员应该亲自到这些店来看看，了解中国这个市场对于沃尔玛的价值及重要意义。”

15. 四、会议的种类 对公司而言，如果以参会人的职级为标准，会议可分为： （1）股东会议 （2）董事会会议 （3）职工大会 （4）高级管理人员会议 （5）中层管理人员会议 （6）部门会议。 第四章 会议组织与服务 第一节　会议概述 电子教案模版配色（1）

16. 会议筹备工作框架图 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作 小知识

17. 一、拟定会议计划 （一）确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素 （二）成立会务工作机构 中大型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构。 一般来讲，会务筹备机构分成会务组、接待组、秘书组等几个小组，各组分工明确，互相协调，既熟记本岗位职责，又要胸有全局。 一般的小型会议，只设立会务组负责全部事宜。有些单位，会务工作由办公室全部负责。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

18. 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作 小知识 • 各会务工作组的分工 • 会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。 • 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。 • 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。 • 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。 • 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。 • 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。

19. （三）制订会议预算 会务人员应本着勤俭办会的原则，对会议的经费做出预算，并提出筹集会议经费的方法、渠道，报领导审批。 1．会议经费的构成 （1）交通费用（2）会议室费用（3）住宿费用（4）餐饮费用（5）旅游费用 2．会议经费的筹措 （1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费用 （4）社会赞助 （5）转让会徽等无形资产使用权 3.会议成本=X+2J*N*T 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

20. 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作 小提醒 • 会议经费预算的原则 • （1）科学合理。要根据实际需要科学合理地分配各项预算开支。 • （2）总量控制。所有的支出都应控制在总量范围之内。 • （3）确保重点。在实行总量控制的前提下或当经费不足时，要确保重点，把有限的经费确实用在刀口上。 • （4）精打细算。对会议的每一项支出都要严格审核，在做到科学合理的同时，尽可能节省经费。 • （5）留有余地。由于会议活动的过程可能会产生一些事先无法预料的情况，需要临时支出一些经费，因此，在预算时要适当留有余地。

21. （四）拟定会议议程、日程、程序 1.会议议程、日程、程序的含义 （1）会议议程 　会议议程是会议主要活动的顺序安排，它是对议题性活动的程序化，即将会议的议题的根据主次、轻重、先后次序编排。 （2）会议日程 　会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。 （3）会议程序 　会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

22. 2.会议议程制作要点 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作 • 会议议程表设计的注意事项 • （1）应按照议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 • （2）议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题排列在一起。 • （3）保密性较强的议题，一般放在后面。这样有利于安排无关人员退场及有关人员到场。 • （4）各项报告中，财务报告放在最前面，人事报告放在最后面，其他类似报告排在一起。

23. 2005中国营销领袖年会会议议程 ××大学授予徐××、钱××教授“终身成就奖”大会程序 西方国家单位会议议程要点 ×××公司董事会会议议程 　　请见教材第69-72页。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作 微型案例

24. 3.安排会议生活 安排会议生活主要包括预定交通工具，安排食宿，联系与安排参观、访问活动，确定医疗、保卫人员。 所有会议生活安排，秘书要严格按照会议议程和日程进行安排。秘书必须提前预定，会前确认，掌握各联系人的联络方式，以便随时联系。 如会议期间，日程临时变动，秘书要及时作好会议生活的协调工作。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

25. 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作 微型案例 • 接待的同志“傻眼”了 • ×市有风景秀丽的风景区，邻市A公司组织会议参观人员14人前来旅游观光，请×市协作单位B公司代为办理订购门票、安排住宿等事宜。 • 　　因是旅游旺季，B公司费了很大的劲，好不容易才找到某宾馆正好有7个房间、14个床位，就立即预订下来。 • 　　邻市A公司旅游团队傍晚到达时，×市B公司负责接待的同志傻眼了！因为带队的团长是一位女同志，其他同志是男同志，根本无法按两个人一个房间的设想安排住宿。再要求增加房间，宾馆已经住满了。

26. （五）制发会议通知 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。 一般来说，规模较大、较为重要的会议都应发书面通知。如果参加对象与人数不明确，可在报上刊登公告。如上市公司的股东大会采用公告的形式通知会议。 有些重要的会议通知，必须确认被通知人收到通知，并取得一定的证明(例如签收、回执、挂号信单据等)，以免事后相互推卸责任。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

27. 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作 微型案例

28. （五）制发会议通知 1.会议通知的种类与方式 （1）按通知的形式可分为口头通知和书面通知 （2）按通知的性质可分成预备性通知和正式通知 （3）按通知的名称分为会议通知、邀请信(函、书)、请柬、海报、公告等 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

29. （五）制发会议通知 2.会议通知的内容 会议通知包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。 （1）标题 　最常用的写法是“机关名称”+“会议名称”十“通知” ，一般用于正式的、重要的会议。如“上海××公司关于召开××会议的通知”。也可以只写“会议通知”或“通知”。这种写法一般用于事务性或例行性会议。 （2）通知对象 　通知对象可以是单位的，也可以是个人。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

30. 3．正文 （1）会议的目的、名称和主题。 （2）会议的时间，包括开始时间、报到时间、结束时间。 （3）会议的地点，必要时画出交通简图，标明地理方位及抵达的方法。 （4）参加对象。 （5）其他事项。如参加会议的费用、报名的方式和截止日期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭证(如“凭入场券入场”、“凭本通知入场”)、联络信息(如主办单位的地址、邮编、银行账号、电话和传真号码、网址、联系人姓名)等等。 4.落款与日期 　如有必要，可附回执。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

31. × × × × 会 议 通 知 ＿＿先生（同志）： 兹定于200×年5月中旬在××省××市召开××××会议，特请您出席会议。 一、会议内容 1．　………… ………… 二、会期与时间 三天，自200×年5月10日至5月12日。 三、会议地点 ××省××市××× 四、与会人员 ………… ……… ………… 五、报到时间、地点200×年5月9日；××市××路×××号××××酒店(宾馆)

32. 六、与会人员每人缴纳会务费××元。食宿由大会统一安排，住宿费每人每天××元。六、与会人员每人缴纳会务费××元。食宿由大会统一安排，住宿费每人每天××元。 七、与会人员请事先将抵达本市的车次、航班和时间通知会务秘书处，以便接站。 八、接到本通知后，请填妥回执，于4月10日前寄达会务组。 会务组地址：××市××路××号 联系人：×××× 邮编：×××××× 电话：××××－××××××× 特此通知 200× 年× 月× 日 ×××× 公 司 （公章）

33. 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作 小知识 • 常用回执格式 • 1．表格式回执

34. 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作 小知识 • 常用回执格式 • 2．签收式回执

35. 第四章 会议组织与服务 高职高专教育文秘类专业基础课程骨干教师培训班通知 请见教材第76页。 第二节　会议筹备阶段的会务操作 实用范例

36. 二、准备会议材料与物品 （一）需要准备的内容 1．需准备的会议文件资料 （1）会议的指导文件。如上级下发的政策性、部署性文件 （2）会议的主题文件。如领导人讲话稿、经验介绍材料等。 （3）会议程序文件。包括议程文书、日程、程序等。 （4）会议参考文件。如统计报表、技术资料等书面材料。 （5）会议管理文件。包括会议通知、保密制度等文件。 2．需准备的会议物品与设备 常用文具、印刷设备、会场装饰用品、视听器材、通信设施、交通工具、生活卫生用品、专门用品等。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

37. 二、准备会议材料与物品 （二）准备领导发言稿 1．开幕词 （1）定义。开幕词是在会议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。 　（2）内容。开幕词的内容主要包括以下几个方面： 标题：会议名称加“开幕词”，或只写“开幕词”。 日期：用圆括号标于标题正下方。 称谓：“同志们”、“各位来宾”“女士们，先生们”等。 正文：宣布会议开幕，简述会议的背景、目的、主要任务等；提出对与会者的希望与要求；最后是祝词。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

38. 二、准备会议材料与物品 （二）准备领导发言稿 2．祝酒词 （1）定义。祝酒词是在重大庆典、友好往来的宴会上发表的讲话。主方的祝酒词主要是表示对来宾的欢迎；客方的祝酒词主要是表示对主方的谢意。 （2）写法。首先，开头部分表示欢迎、问候或感谢。其次，简略地表述主人必要的想法、观点、立场和意见，既可以追述已经获得的成绩，也可以畅叙友情发展的历史，还可以展望未来。最后，结尾可用“让我们为……干杯”或以“为了……让我们干杯”表达礼节性的祝愿。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

39. 二、准备会议材料与物品 （二）准备领导发言稿 3．讲话稿 （1）定义。讲话稿是领导人在开会中所作的讲话稿件，表现领导人对会议的指示和关心。 （2）写法。讲话稿的写法，就内容来讲，应注意以下几点： 肯定会议的重要性； 评价过去的工作； 点出当前值得注意的问题； 指明今后的方向和目标； 评价会议中心议题； 提出原则性的意见，向大会提出希望。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

40. 二、准备会议材料与物品 （二）准备领导发言稿 4．闭幕词： （1）定义。闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。 （2）写法。闭幕词的基本写法。闭幕词的写法相对开幕词而言形式可更灵活一些，没有固定形式。一般来说，闭幕词主要包括以下内容：首先，对会议完成任务的概括；其次，对会议的评价；最后，对服务部门与人员的感谢。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

41. 二、准备会议材料与物品 （三）起草会议报告、决议草案 会议报告是会议文件的一种。会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。 一经会议讨论通过，会议报告便由陈述性文件转化为领导指导性文件，成为指导和保证会议成功的主要文件，成为引导代表展开讨论的重要基础，会后将成为有关方面工作的纲领。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

42. 二、准备会议材料与物品 （四）准备会议文件的要求 秘书草拟会议所需文件目录，领导确认后，着手准备。 准备每人一个文件袋，如有必要可在文件袋上写上与会者的姓名。 认真校对会议文件 做好会议文件的分发工作 分发重要文件一般要编号、登记。 一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。 秘书在为会议准备齐全后，制作文件资料目录，将所有文件统一放在文件袋中，发放给与会人员。 分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

43. 三、制发会议证件 会议证件是表明与会议有关人员身份权利和义务的证据。 （一）会议证件的作用与种类 1．会议证件的作用 （1）表明会议期间各种人员的身份，便于接待和管理。 （2）便于代表之间的相互辨认和联系、交流。 （3）凭证出入会场，保证会议安全。 （4）便于统计出席人数。 （5）给与会者留作纪念。 2．会议证件的种类 主要有出席证、列席证、旁听证、来宾证（或嘉宾证）、记者证、工作证、随从证、保安证、配偶证、签到证等。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

44. 三、制发会议证件 （二）会议证件上的内容 1．会议名称，必须写全称。 2．会徽。会议如有会徽，可将其印在会议证件上。 3．姓名。 4．照片。 5．证件种类，即标明“出席证”、“列席证”等等 6．组别或代表团名称。 7．证件编号。 8．会议日期。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

45. 三、制发会议证件 （三）会议证件的样式与制作 1．佩戴在与会者身上的证件。（1）系带的卡片 （2）粘性标签 （3）有夹子的卡片 2．台签式的姓名卡片（“桌签”）及坐签式的姓名卡片（“坐签”） （1）桌签。它是开会时放在桌子上使用的，用以标明桌号和就坐人身份的标签。 （2）坐签。就是会务人员在会议的各席位上标明就坐人姓名的标签。 （四）会场路线指示牌或会场周边设施图 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

46. 三、制发会议证件 （五）证件设计注意事项 内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。 在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。 重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。 为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证件应当用不同的颜色和字体相区别。 应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。 姓名卡片的大小式样应注意经济适用美观大方。 姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。 会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。 涉外会议证件可用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

47. 五、会场布置 （一）会场形式的布置 会场形式的安排，要根据会议的规模、性质和需要来确定。不同的会场布置形式，体现不同的意义、气氛和效果，适用于不同的会议目的。 根据参会人员座次安排，整体上可分为：相对式、全围式、半围式、分散式四种。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

48. 五、会场布置 （一）会场形式的布置 1．相对式 这种会场布置形式的主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式。从而突出了主席台的地位。 由于专门设立了主席台。整个会场气氛显得比较严肃和庄重。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

49. 五、会场布置 （一）会场形式的布置 2．全围式 全围式会场布置形式的主要特征是不设专门的主席台，会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起。 这种布置形式的优点是容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作

50. 五、会场布置 （一）会场形式的布置 3．半围式 半围式这种布置形式介于相对式和全围式之间，即在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状。 既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。 第四章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作