第 5 章电子文件与信息管理系统

国家级精品课程《电子文件管理》 第5章电子文件与信息管理系统时间：月日第 - 节教室：

教学重点 • 本章关键内容 • ·电子文档生命周期管理 • ·业务信息系统的特点 • ·文件管理与信息管理的区别与联系 • ·文件管理系统与文档管理系统的区别与联系 • ·电子文件管理与电子文件保存的区别与联系 • ·电子文件管理系统的核心功能 • ·混合文件保存系统的特点 • ·整合EDMS与ERMS • ·预归档平台的功能与作用 • 关键词 • 文档生命周期文件管理文档管理电子文件管理电子文件保存文件生命周期功能需求附加功能重要文件预归档 • 核心功能控制功能捕获功能报告功能访问与安全审计跟踪业务信息系统 • 法规遵从电子文件管理系统（ERMS）电子文档管理系统（EDMS） • 电子文件保存系统（ERKS）系统管理系统设计

基本概念 文件和信息管理系统（Records and Information Management Systems）既可以指代任何创建、捕获和管理信息的系统，它既包含基于纸质信息的管理系统，也包含以电子方式形成的信息系统。电子文件与信息管理系统则包括用于创建、捕获、管理和保存各种电子信息的系统，其管理的对象包括电子文件、电子文档、数字对象和数据。

主要内容 文档管理与文件管理 1 文件与信息管理系统 2 ERMS功能需求概述 3 ERMS的核心功能需求 4 5 文件管理系统整合实例

1.文档管理和文件管理 • 回顾：文档与文件的区别？ 1.1 文档管理文档管理（Document Management）是以文档为管理对象，对其创建、修改和管理的控制活动，这些控制措施主要集中在文档的访问和版本控制上。电子文档管理生命周期

1.文档管理和文件管理 1.2文件管理文件管理（Records Management）是为了维护文件的证据价值，而对文件的创建、接收、维护、使用与处置等行为进行有效控制的过程，包括捕获和维护与机构业务活动有关的具有证据价值的文件和信息等行为。 • 有效的文件管理要求： ①支持以凭证为基础的管理政策； ②通过对文件的良好组织，遵从各项法规并支持文件保护； ③通过对决定、行动和事务进行详细记录以保证文件的可靠性； ④通过向机构各部门提供可靠的文件信息共享和再利用，以支持机构和组织的知识管理网络； ⑤具有支持信息交换和部门间协同工作能力的功效。

1.文档管理和文件管理 文档管理与文件管理

1.文档管理和文件管理 • 文档管理与文件管理比较思考：文档管理与文件管理还有哪些相同和不同之处？

1.文档管理和文件管理 1.3 电子文件管理与电子文件保存电子文件管理（ERM：Electronic Records Management）是指使用自动化的技术来管理文件，是文件管理过程和程序的自动化。电子文件保存（ERK：Electronic Recordkeeping）是指开发一个自动化过程，使机构用于管理其电子文件，该自动化的过程不仅仅支持一份电子文件的内容的保存，还支持其背景和结构的长期保存。 ★注意：两个概念中的电子（electronic）是不同的！

1.文档管理和文件管理 • ERMS和EKMS的差异 • 相同：具有档案功能（Archival Function） • 档案功能是指为实现安全保管和保存档案文件并确保它们可供利用和可被理解而实施的一系列必要的相关活动。

2.文件与信息管理系统 业务信息系统（BIS）文件与信息管理系统电子文件管理系统（ERMS）电子文档管理系统（EDMS）

2.文件与信息管理系统 2.1业务信息系统（BIS：Business Information System）（广义）业务信息系统是由硬件、软件、政策、流程以及执行人员等多个部分构成的集合体，其目的是为机构业务信息的收集、处理和提供访问服务的。（狭义）业务信息系统是创建、保存、处理并对机构业务信息提供访问的自动化系统，这些信息可以任何形式存在，包括数据、文档和文件。业务信息系统的类型

2.文件与信息管理系统 2.2电子文件管理系统（ERMS） ERMS：是为了保存机构业务活动的证据信息，用来对电子文件创建、使用、维护以及处置等行为进行管理的自动化系统。（1）实质功能：档案功能/证据功能主要体现在： ①在保存文件的同时也保存了适当的背景信息和元数据，维持了相关文件之间的关联性。这既有利于文件证据价值的保留，也便于对文件的识别并利于对文件的长期访问和存取。 ②在整个文件管理流程中实行有效控制，例如分类、登记、查找和检索、保存和处置等，保证文件的真实与完整。 ③能够实现对已保存文件的控制，例如访问和安全控制，保证文件内容的安全和完整。

2.文件与信息管理系统 （2）ERMS与其他系统的关系 ①ERMS与利用系统两者应分开设置，各司其职。 • ②ERMS与ERKS 父集与子集的关系

2.文件与信息管理系统 • 2.3电子文档管理系统（EDMS）电子文档管理系统（EDMS）是协同业务工作（如起草文件）与支持文件管理的技术的集合。主要设计目的在于：支持电子文档的创建、修改和管理。电子文档管理系统的目标是改善信息管理和工作流，其所保存的文档具有信息价值，并非具有证据价值。

2.文件与信息管理系统 • 各种管理系统的关系图

2.文件与信息管理系统 2.4 ERMS和EDMS的整合与集成文档管理和文件管理的离散管理模式思考：以上模式的缺陷在哪里？

2.文件与信息管理系统 为了使形成的记录能够应对法规遵从，为了长期保护重要的电子文件，ERMS有必要延伸到电子文档管理系统，以加强在文档形成初期的前端控制能力；对于重要的文档管理系统，为确保电子文档具有文件要素，有必要引入档案功能。在整合前需要克服以下阻力： ①如何准确识别系统的功能需求 ②如何与IT工作者有效沟通，让系统改造或开发者能够将这些需求融入系统之中，以满足记录生命周期内文件价值的持续保存。 ③如何使文件形成者与文件管理人员能够相互理解，相互支持，使系统的运作可能得以实现。

3. ERMS功能需求概述 功能需求（Functional Requirement）：用户解决某一问题或达到某一目标所需的软件功能。功能需求说明了系统基于用户需要必须具有的特点、功能及属性等，是在开发过程中对系统的约束。（1）功能需求规范 • ERMS软件功能需求规范的作用： ①规范电子文件管理系统开发，使其满足文件保存质量； ②指导电子文件管理系统开发，特别是使其成为软件供应商开发该系统的依据。

3. ERMS功能需求概述 • 国际上较有影响的需求规范： ①联合国文件与档案管理部：《文件保存系统功能需求》 ②欧盟《电子文件管理典型需求》（MoReq） ③美国《电子文件管理软件设计评价标准》 ④英国《电子文件管理系统功能需求》 ⑤澳大利亚《电子文件管理系统软件功能说明书》

3. ERMS功能需求概述 （2）ERMS的功能需求类别 ERMS的功能需求一般可划分为： • 核心功能需求 • 附加功能需求（可选功能）澳大利国家档案馆ERMS功能需求模型图

3. ERMS功能需求概述 （3）功能需求的制定依据 • ①用户实际的需求 • ②相关法律法规、标准与要求（参见第三章）

4. ERMS的核心功能需求 核心功能需求系统管理与设计的核心功能文件管理的核心功能

4. ERMS的核心功能需求 4.1 文件管理的核心功能（1）对文件的控制和管理 • ①阻止对文件夹、文件与相关元数据的非法销毁和删除行为； • ②自动跟踪并记录对文件、文件夹与相关元数据的一切操作行为，执行对文件夹、文件与相关元数据的管控。

3. ERMS功能需求概述 （2）捕获捕获（Capture）是将一份文档（Document）或者一个数字对象（Digital Object）存入文件保管系统，并为其制定元数据以描述文件和存放位置的过程，其目的在于为文件提供长期有效的保存。 • 基本功能： ①对多种类型文件的捕获能力 ②具有批量导入能力 • 基本要求：应确保捕获数据的齐全、完整和不可变更性。

3. ERMS功能需求概述 （3）安全控制对文件实施全方位的安全控制，ERMS必须具有访问控制功能、审计跟踪功能、文件的保留与处置功能，以及对重要文件的识别与保护功能： ①访问控制 • 文件：划分安全类别； • 人：划分访问权限 ②审计跟踪 • 记录系统活动与用户行为，以保证文件的真实和完整性 ③文件的处置 ④重要文件的识别与保护

3. ERMS功能需求概述 （4）查找与检索 ERMS的检索功能不同于利用系统的检索功能，ERMS不是供给社会公众利用的开放式系统。 ①多途径查找 ②相关信息的全面显示（在权限范围内）【实例】系统检索功能演示

3. ERMS功能需求概述 4.2 系统管理及设计的核心功能（1）可用性（可操作性）（2）报告功能系统必须自动生成关于系统各种行为以及系统所控制对象的各种报告（3）系统管理（4）系统设计

5.文件管理系统整合实例 为了便于对文件生命周期的全程控制，ERMS应当延伸到文档管理系统中或与EDMS紧密结合，形成文件生命周期的无缝管理。系统整合后，ERMS的核心功能需要在控制与捕获方面增添新的功能。（具体参见：6.延伸到文档管理系统的ERMS）【实例1】预归档方案 • 所谓预归档，即将一份电子文档捕获到ERMS中，并不立即归档，而是在一段时间后，待其条件成熟时对其进行登记。一般适用于：需要积累一段时期方可正式导入电子文件管理系统的重要文档。

5.文件管理系统整合实例 • 方法一：在ERMS内置预归档平台在ERMS内置一预归档平台，使业务人员可以将归档范围内或是认为有归档必要但尚未在归档范围内的电子文档放在该预归档平台上进行积累，待业务人员认为拟归档的文档已经齐全完整后，直接传送归档。

5.文件管理系统整合实例 业务人员：预归档平台提交拟归档数据

文件管理人员接受预归档文件

5.文件管理系统整合实例 预归档成功等待文件管理人员进行鉴定

5.文件管理系统整合实例 • 方法二：在业务管理系统前端预归档在OA系统留有的预归档空间。拟归档的文件在指定位置进行积累，待积累齐全完整后传送归档。事实上，无论是将预归档空间设置在电子办公系统，还是电子文件管理系统，其管理过程和效果都是一样的，都可以达到电子文件管理文件形成的前端控制，做到文档一体化。

5.文件管理系统整合实例 • 【实例2】云南电网公司文档一体化管理软件课堂任务：观看系统功能演示，发现并总结该系统的特色和优点。若你认为存在不足或可改进之处，请提出并阐述理由。

思考题 • 思考题： 1、文件管理系统与文档管理系统的异同？ 2、电子文件管理与电子文件保存的异同？ 3、简述预归档平台的功能与意义？ 4、试述文档和文件的集成管理。

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