Kultur- og Fritidsforvaltningen, Fritid & Idræt 23. januar 2006 v/Bo Billenstein

1. Kultur- og Fritidsforvaltningen, Fritid & Idræt 23. januar 2006 v/Bo Billenstein Behandling af vedtægter og valg af bestyrelse

2. Dagsorden 1) Velkomst ved Bo Billenstein v/Kultur- og Fritidsforvaltningen 2) Valg af dirigent 3) Valg af referent 4) Status for byggeprocessen v/Bo Billenstein 5) Orientering om oplæg til bestyrelsens arbejdsprogram udarbejdet på baggrund af konference om hallen, afholdt den 24. september 2005. 6) Behandling og vedtagelse af vedtægter for brugerbestyrelsen. 7) Valg til bestyrelsen – foregår i valggrupper • Valg af to brugerrepræsentanter fra den organiserede idræt (1 år) • Valg af én repræsentant for selvorganiserede brugere uden foreningstilknytning (2 år) • Valg af én repræsentant for bydelens skoler, gymnasier og børne- og ungeområdets daginstitutioner (1 år) • Valg af én repræsentant for lokale sociale projekter (2 år) 8) Udpegninger til bestyrelsen • Gårdlauget ”Den Grønne Firkant” præsenterer deres repræsentant (1 år) • Medarbejderrepræsentant – udpegning afventer ansættelse af medarbejdere (2 år) 9) Evt.

3. 4) Status for byggeriet • Rejsegilde 2. februar 2006 • Forventet aflevering august • Forventet ibrugtagning af brugere 1. september

4. 5)Oplæg til bestyrelsens arbejdsprogram Arbejdsopgaver: • Udarbejde og indgå driftskontrakt med Kultur- og Fritidsforvaltningen • Stillingsbeskrivelser (ansøgningsfrist for leder 1. marts, ansættelse 1. maj) • Fordeling af lokaler (marts) • Udarbejde forslag til budget • Indgå i byggeudvalg - detailplanlægning af indretning, indkøb af møbler, rekvisitter m.v.

5. 5b) Øvrige forslag med baggrund i konference om hallen, afholdt den 24. september 2005. • Sikre idrætslige aktiviteter inden hallens ibrugtagning i samarbejde med bydelens øvrige aktører. Skabe opmærksomhed omkring hallen og skabe platform for idrætsaktivitet; især for selvorganiserede børn og unge. En idrætsaktivitet, der kan videreføres i hallen, når den er klar til brug. • Fremme lokalbefolkningens muligheder for at dyrke idræt • Sikre godt naboskab • Fremme at hallens leder og/eller personale indgår i relevante lokale netværk såsom ”Unge Forum”, ”Kultur Indre Nørrebro”, ”Nørrebro Festival”, ”Byens Børn” m.v. • Fremme ligestilling ved ansættelse af hallens personale – særligt i forhold til køn og etnicitet. • Fremme at hallen også benyttes til kulturelle aktiviteter. Dette kan gøres gennem hallens deltagelse i netværket ”Kultur Indre Nørrebro”. • Fremme at hallens café i videst muligt omfang arbejder med økologiske råvarer og at udbuddet af varer har en høj sundhedsværdi.

6. 6) Orientering om vedtægtsforslag • Udarbejdet i samarbejde med lokalelokale interessenter (konference den 24. sept.) • Inden for Kultur- og Fritidsforvaltningens rammer • Samspil med driftskontrakten. Reel kompetence. • Bredt sammensat og effektiv

7. Vedtægter for brugerbestyrelsen for Idrætshallen i Korsgade Forslag v/Kultur- og Fritidsforvaltningen, Københavns Kommune § 1: Bestyrelsens sammensætning Stk. 1. Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der primært vælges blandt hallens brugere. I bestyrelsen sidder repræsentanter fra den organiserede idræt, den selvorganiserede idræt, samt lokale kommunale og sociale organisationer. Stk. 2. Bestyrelsens sammensætning skal i videst muligt omfang afspejle og være repræsentativ for de idrætsaktiviteter, der foregår på faciliteterne i.h.t. driftsaftalen. Bestyrelsen sammensættes indenfor følgende valggrupper således: • 2 brugerrepræsentanter valgt af den organiserede idræt • 1 repræsentant valgt af hallens selvorganiserede brugere uden foreningstilknytning • 1 repræsentant valgt af bydelens skoler, gymnasier og børne- og unge-områdets daginstitutioner • 1 repræsentant fra gårdlauget ”Den grønne Firkant” • 1 repræsentant fra lokale sociale projekter • 1 medarbejderrepræsentant[1] Stk. 3. Idrætshallens daglige leder deltager i alle møder uden stemmeret og er sekretær for bestyrelsen. [1] Det er pt. uafklaret, om medarbejderrepræsentanten skal have stemmeret.

8. § 2: Valg til bestyrelse Stk. 1. Bestyrelsens funktionsperiode er 1. april – 31. marts. Stk. 2. Alle valg er gældende for 2 år. I ulige år vælges: • 2 brugerrepræsentanter fra den organiserede idræt • 1 repræsentant fra bydelens skoler og børne- og ungdomsinstitutioner • 1 repræsentant fra gårdlauget ”Den grønne Firkant” I lige år vælges: • 1 repræsentant fra hallens selvorganiserede brugere uden foreningstilknytning • 1 repræsentant fra lokale sociale projekter • 1 medarbejderrepræsentant • På stiftende årsmøde vælges alle 7 medlemmer af bestyrelsen, dog vælges repræsentant fra hallens brugere uden foreningstilknytning og repræsentant fra lokale sociale projekter for et år. Medarbejderrepræsentant vælges, når personale er ansat ved hallens ibrugtagelse. • Stk. 3. Valget til bestyrelsen sker ved et årsmøde, hvor alle brugergrupper og interessenter af Idrætshallen indkaldes; jvf. § 5.

9. Stk. 4. Valg af bestyrelsen foretages i følgende valggrupper: • Den organiserede idræt • Hallens brugere uden foreningstilknytning • Bydelens skoler og børne- og ungdomsinstitutioner • Lokale sociale projekter • Repræsentant fra gårdlauget ”Den grønne Firkant” udpeges af gårdlauget og repræsentant for hallens medarbejdere vælges på et personalemøde. Stk. 5. For de fire valggrupper Den organiserede idræt, Bydelens skoler, børne- og ungdomsinstitutioner samt lokale sociale projekter, er det alene organisationer, institutioner, foreninger og lokale projekter, som kan stemme. Stk. 6 De fremmødte organisationer, institutioner, foreninger og projekter har alene én stemme i den ene valggruppe, som den pågældende organisation/institution/organisation tilhører. Stk. 7. For valggruppen selvorganiserede idrætsudøvere gælder, at alle fremmødte deltagere uanset alder – som ikke er tilknyttet en organisation, institution eller organisation, der hører til en anden valggruppe - har én stemme.

10. Stk. 8. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Stk. 9. Hvis en bestyrelsespost bliver ledig, vil bestyrelsen blive suppleret med et nyt medlem udpeget eller valgt af den valggruppe, jvf. §1, stk. 2, som det hidtidige medlem repræsenterede. Stk. 10. Ved både ordinære og ekstraordinære årsmøder kan brugerbestyrelsen suppleres i fornødent omfang. Stk. 11. Medarbejderrepræsentanten vælges af og blandt medarbejderne i hallen op til årsmødet i lige år. Medarbejderrepræsentanten kan dog ikke være hallens daglige leder. Stk. 12. Repræsentanter og valgte bestyrelsesmedlemmer skal minimum være 15 år.

11. § 3: Bestyrelsens konstituering Stk. 1. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og næstformand. Stk. 2. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, og kan vælge at nedsætte et forretnings­udvalg. Stk. 3. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, såfremt mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er fremmødt. Bestyrelsen træffer beslutning ved simpelt flertal. Stk. 4. Lederen af Idrætshallen i Korsgade yder den nødvendige administrative støtte til brugerbestyrelsen. Stk. 5 Bestyrelsen kan nedsætte og konstituere koordinerende organer – brugerråd, interessegrupper og lignende - med deltagelse af repræsentanter fra relevante samarbejdspartnere og foreninger under bestyrelsen.

12. § 4: Bestyrelsens kompetencer Stk. 1. Bestyrelsens kompetencer fastlægges i den driftsaftale, som indgås mellem Idræts- og Kulturhuset og Kultur- og Fritidsforvaltningen.Af driftsaftalens afsnit 6 om kompetencefordeling fremgår følgende vedrørende bestyrelsens opgaver og kompetencer:[1] • Bestyrelsen opererer inden for rammerne af den til enhver tid gældende driftskontrakt mellem Idrætshallen i Korsgade og Kultur- og Fritidsforvaltningen samt det fastlagte budget. Endvidere opereres inden for rammerne af Borgerrepræsentationens og Kultur- og Fritidsudvalgets overordnede målsætninger for idræts- og kulturområdet. Derudover har bestyrelsen følgende opgaver og kompetencer: • Bestyrelsen fastsætter principper for hallens idrætslige- og kulturelle indhold og organisering [1] BEMÆRK: Driftsaftalen indgås mellem bestyrelse, leder og Kultur- og Fritidsforvaltningen. Bestyrelsen er ikke er nedsat og lederen ej ansat pt. Da begge skal have mulighed for at komme med ændringsforslag til den driftskontrakt, som forvaltningen pt. lægger op til, kan der forekomme ændringer i den tekst, som der henvises til i det følgende.

13. Bestyrelsen godkender og fastlægger principper for hallens målgrupper, særlige indsatser og rolle i lokalområdet • Bestyrelsen har pligt til at medvirke til udarbejdelsen af budget og årsplan, samt aflægge et årsregnskab. Herunder udarbejdes senest 1. marts regnskab med tilhørende bemærkninger efter gældende retningslinjer til brug for årsmøde • Bestyrelsen fastlægger ordensregler, åbningstider mv. i dialog med husets leder. • Bestyrelsen har indstillingsret på fordeling af aktivitetstimerne i hallen. Indstillingen skal være i overensstemmelse med de gældende fordelingsprincipper vedtaget af Kultur- og Fritidsforvaltningen • Bestyrelsen afgiver indstilling om udviklingstiltag og anlægsarbejder, der forudsætter politisk behandling • Bestyrelsen udarbejder forslag til flerårige planer for hallen • Senest den 31. marts afholder bestyrelsen et årsmøde.

14. Bestyrelsens indkalder til ekstraordinært årsmøde, når formanden eller mindst 1/3 af bestyrelsen finder det ønskeligt. Endvidere, hvis et antal brugere – svarende til minimum 20 og mindst 1/3 af det antal deltagere, som deltog på årsmødet – skriftligt fremsætter anmodning herom. En sådan anmodning skal stiles til bestyrelsen og indeholde tydelig angivelse af, hvad der ønskes behandlet. • Bestyrelsen tillægges høringsret og kontrolfunktion, når det gælder den konkrete udførelse af driftsmæssige opgaver i form af bygningsvedligeholdelse. • Bestyrelsen afgiver indstilling om ansættelse af lederen af hallen. Kultur- og Fritidsforvaltningen skal være repræsenteret ved ansættelsessamtalerne, som afholdes af bestyrelsen. Kultur- og Fritidsforvaltningen forestår den endelige godkendelse og ansættelse af hallens leder. • Bestyrelsen kan indstille lederen af hallen til afskedigelse. Kultur- og Fritidsforvaltningen skal godkende og forestå den evt. afskedigelse af hallens leder. • Bestyrelsen kan afgive udtalelse om ansættelse af enhver medarbejder i hallen. Endvidere om alle spørgsmål, som Kultur- og Fritidsudvalget/Kultur- og Fritidsforvaltningen forelægger den. Samtidig kan bestyrelsen afgive udtalelse om alle forhold vedrørende hallen.

15. § 5: Indkaldelse til årsmøder • Stk. 1. Indkaldelse til årsmøder udsendes af bestyrelsesformanden med angivelse af dagsorden. • Stk. 2. Årsmødet indkaldes med mindst 3 ugers varsel. Indkaldelse med foreløbig dagsorden sker skriftligt til de enkelte brugergrupper. For varsling af de uorganiserede brugere og interessenter sker indkaldelsen tillige ved opslag i hallen, på hallens hjemmeside samt ved indrykning af annoncer i bydelens lokalaviser. • Det faste årlige årsmøde skal som minimum indeholde følgende dagsordenspunkter: Beretning, regnskab, herunder valg af medlemmer til bestyrelsen, jvf. § 3, stk. 2, fremtidige aktiviteter og behandling af indkomne forslag. • Forslag, der ønskes optaget på den endelige dagsorden, må skriftligt være bestyrelsen i hænde senest 7 dage efter udsendelsen af den foreløbige dagsorden. • Formen for årsmødet fastsættes af bestyrelsen. • Stk. 3. Ekstraordinære årsmøder indkaldes med 14 dages varsel, ligeledes med angivelse af dagsorden. Indkaldelse sker skriftligt til de enkelte brugergrupper. Til orientering for de uorganiserede brugere sker indkaldelsen tillige ved opslag i hallen, på hallens hjemmeside og ved annoncering i bydelens lokalaviser. § 6: Ikrafttræden, ændringer m.v. • Stk. 1. Vedtægten for brugerbestyrelsen i Idrætshallen træder i kraft 1. februar 2006 efter endelig godkendelse i Kultur- og Fritidsforvaltningen. • Stk. 2. Vedtægten for brugerbestyrelsen kan opsiges af Kultur- og Fritidsforvaltningen, hvis hallen skal benyttes til andre formål. • Stk. 3. Ændringer af vedtægterne skal efterfølgende godkendes af Kultur- og Fritidsforvaltningen.

16. 7) Valg til bestyrelsen – foregår i valggrupper • Valg af to brugerrepræsentanter fra den organiserede idræt (1 år) • Valg af én repræsentant for selvorganiserede brugere uden foreningstilknytning (2 år) • Valg af én repræsentant for bydelens skoler, gymnasier og børne- og ungeområdets daginstitutioner (1 år) • Valg af én repræsentant for lokale sociale projekter (2 år) 8) Udpegninger til bestyrelsen • Gårdlauget ”Den Grønne Firkant” præsenterer deres repræsentant (1 år) (Valgt den 16. februar) • Medarbejderrepræsentant – udpegning afventer ansættelse af medarbejdere (2 år)

17. 9. Evt. • Hvilke rum kan bookes • Fordelingsregler og bookning

18. Legeareal • Ca. 70 m² • Dansesal • Ca. 90 m² • Lydanlæg • Kampsport • Ca. 100 m² • Sportshallen • Ca. 800 m² • Lydanlæg • Opstregning • Håndbold & 3x minihåndbold/fodbold m. bander • 5x badminton • Volleyball-kamp & 2x volley-træn • Basketball-kamp & 2x basket-træn • Floorball

19. Café

21. Foreningernes adgang til faciliteter • Godkendt som Folkeoplysende Forening • Ansøgningsfrist den 1. marts til Fritid & Idræt • Foreninger som har haft faciliteter sidste år modtager brev med ansøgningsskema • Øvrige kan få ansøgningsskema på www.fritid.kk.dk Brugerbestyrelsens kompetence • Fritid & Idræt fremsender ansøgninger til anlægget og Brugerbestyrelsen • Brugerbestyrelsen/(anlægsleder) udarbejder en fordelingsplan • Iht. Folkeoplysningslovens rammer • Fordelingen forelægges til godkendelse i Folkeoplysningsudvalget

22. Prioritering iht. Folkeoplysningslovens rammer: Dagtimer (kl. 08.00 – 16.00): • Foreninger med børne- og ungdomsaktiviteter. • De københavnske kommuneskoler som ikke selv har idrætsfaciliteter. • Private skoler, som ikke har idrætsfaciliteter. • Øvrige københavnske skoler. • Øvrige private skoler. • Børneaktiviteter i samarbejde mellem forening og institution. • Idræt i dagtimerne (ældreidræt, idræt for arbejdsledige ol. brugergrupper). • De københavnske institutioner. • Andre (private ol.). Eftermiddags- og aftentimer (kl. 16.00 – 23.00): • Aktiviteter/undervisning af handicappede • Aktiviteter for børn og unge under 19 år. • Aktiviteter for unge mellem 19-25 år. • Folkeoplysende voksenundervisning m.v. • Eliteidræt i henhold til rammer udstukket af Team Copenhagen • Aktiviteter for voksne i foreninger med børn og unge • Aktiviteter for voksne

23. I København opereres der med begrebet ”Primetime” som omfatter tidsrummet fra kl. 16.00 til kl. 20.00 på hverdage. Timerne her er primært prioriteret til børn- og ungeaktiviteter. Prioriteringer suppleres fordelingen med følgende 4 kriterier: • Nærhedsprincippet– hvor der i vides mulig omfang tages hensyn til aktiviteter med tilknytning til nærmiljøet. • Optimal udnyttelsesgrad – hvor de foreninger, som kan udnytte hele sæsonen prioriteres højere end foreninger som kun anvender en del af sæsonen. • Den hele forening – hvor der så vidt det er muligt tages hensyn til den ”hele forenings” ønske om at samle foreningens aktiviteter i samme facilitet eller en facilitet i umiddelbar nærhed. • Alt andet lige – hvis der er flere ansøgere med samme prioritet, har den forening som anvendte lokalerne sidste sæson fortrinsret til faciliteten, såfremt timerne ikke har været misligholdt.