Zentrale Fragestellungen rund um die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

1. Zentrale Fragestellungen rund um die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) Erfolgsplanung braucht gute Instrumente ! www.LKMP.de Prüm – Bitburg – Gerolstein – Daun – Luxemburg Referenten: Marco Mutsch / Thomas Grün

2. Warum benötigt jeder Unternehmer eine (unterjährig) stimmende BWA ? Planen hat etwas mit (unternehmerischen) Zielen zu tun ! Ergebnisplanung und Festlegung von Zielen / Zielgrößen (Umsatz, Kosten, Gewinn, …) !! Rentabilitäts- und Liquiditätsvorausschau ist die „Kür“ ! Die Erreichbarkeit der Ziele des Unternehmens muss unterjährig transparent darstellbar sein ! Zur Eigenkontrolle des Unternehmers: • Kontrolle der Ergebnisplanung (Umsatz, Kosten, Gewinn…….) • Vorbeugung von Fehlentwicklungen (Forderungsmanagement / Offene Posten-Listen, Mitarbeiter-Zielvereinbarungen) • Unterjährige Anpassung und Kontrolle der Steuervorauszahlungen • Instrument zur Auftragsvor- und Nachkalkulation Zur Darstellung des Unternehmens nach außen • Grundlage für Kreditgespräche • Informationsgrundlage für andere Anteilseigner Permanenter Abgleich durch monatliche Finanzbuchhaltung und Betriebswirtschaftlicher Auswertung (BWA) mit Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse !!

3. Welche grundsätzlichen Erkenntnisse sollten sich aus der BWA erkennen lassen (Standard) ? • Standardisierte BWA´s sollten Unternehmer mindestens folgende Informationen bieten: Kurzfristige Erfolgsrechnung des aktuellen Monats und der aufge- laufenen Werte des Jahres (sog. kumulierte Werte) und dem direkten Vergleich mit den Vorjahreswerten (KER und Vj-vergl.-BWA) Permanenter Vergleich des aktuellen Monats mit den Planwerten (Soll-Ist-Vergleich) (Nach unserer Einschätzung hat sich leider diese Auswertungen noch nicht als zum allgemeinen Standard gehörend durchgesetzt) Unterjähriger Vergleich (mind. 1x p.a.) der eigenen Unternehmens- werte mit anderen Unternehmen der gleichen Branche (externer Betriebsvergleich) Zusammenfassung der Ergebnisse mehrerer eigener Unternehmen, bspw. Besitz- und Betriebsunternehmen (Konsolidierte BWA)

4. Welche Überlegungen muss der Unternehmer bei der Auswahl und Anlage der „richtigen“ BWA anstellen ? • Was möchte der Unternehmer wissen ???!!! Welche Erkenntnisse sollen aus der BWA (neben der Erfolgsrechnung) ersichtlich sein ? (Beispiel: Erfassung und Auswertung statistische Werte) • Gibt es branchenspezifische Besonderheiten und sollen diese in der BWA berücksichtigt werden ? (Beispiel: Trennung der Umsätze in Handwerk / Handel, Kassen- / Privatpatienten, Speisen / Getränke / Übernachtungen) • In welchen Zeitabständen muss der Unternehmer über die wirtschaftliche Lage seines Unternehmens informiert werden ? • Besteht die Möglichkeit in das Rechnungswesen Daten aus anderen EDV-Bereichen mittels Schnittstellen zu übernehmen (Warenwirtschaft, Faktura, Kontoauszüge…)?

5. Unsere Erfahrung:Typische Praxisprobleme bei unterjährigen BWA`s ! • Ziel: Die unterjährige (mtl./vierteljährliche) BWA sollte zeitnah die aktuelle Vermögens-, Ertrags-, Liquiditäts-, und Finanzlage des Unternehmens zeigen • Problem: Oftmals werden in der Praxis unterjährig keine - unfertigen Arbeiten - (wesentliche) Bestandsveränderungen an Waren-/RHB-Stoffen - kalkulatorischen Aufwendungen/Kosten - monatlichen Abgrenzung von Zinsen, Versicherungen, Lohnkosten etc. erfasst. • Folge: Die unterjährige Aussagekraft der BWA leidet und es wird kein betriebswirtschaftliches Ergebnis des Unternehmens gezeigt !!! (Verbreitetes „Argument“: Das Ergebnis stimmt ja dann mit dem Jahresabschluss !!!!??)

6. Unsere Empfehlung:Wie erkennt man eine „Unternehmer“-BWA ?! • Mindestinhalte für Zwecke der monatlichen Berücksichtigung: a) kalkulatorische Abschreibung b) kalkulatorische (Fremdkapital-)Verzinsung c) kalkulatorische Weihnachts-/Urlaubsgelder d) Veränderungen der unfertigen Arbeiten im Baugewerbe e) kalkulatorischer Wareneinsatz bei Handelsbetrieben (WES-BWA !!) f) kalkulatorischer Eigenverbrauch (Waren, PKW, Telefon……..) g) Auflösung von aktiven/passiven Rechnungsabgrenzungen h) mtl. genaue Lohnkosten-Erfassung (Bruttolohnverbuchung) i) kalkulatorische Berufsgenossenschaftsbeiträge • Sinnvolle Inhalte für Zwecke der monatlicher Berücksichtigung: a) kalkulatorischer Unternehmerlohn (bei Einzel-Personenunternehmen) b) kalkulatorische Raumkosten (bei unentgeltlicher Nutzung) c) kalkulatorischer Lohn/Gehalt unentgeltlich tätiger Mitarbeiter (Problematik: „Ehegattengehalt“)

7. Standardlösungen der DATEV Standardisierte DATEV-BWA (kurzfristige Erfolgsrechnung) Branchenlösung: a) Handwerker-BWA b) (Zahn-)Ärzte-BWA c) Einzelhandel-BWA d) Freiberufler-BWA e) BWA für Pflege- einrichtungen f) BWA für Hotel- und Gaststättengewerbe Individuallösungen Individuelle, auf das Unternehmen speziell zugeschnittene BWA „Maßgeschneiderte Lösung, die spezielle Bedürfnisse berücksichtigt“ (eher selten) Welche BWA für welches Unternehmen ?

8. Beispiele für zusätzliche Auswertungs-möglichkeiten in einer BWA ! Bei Handwerksbetrieben: • Umsatz je produktiver Mitarbeiter • Umsatz je produktiver Arbeitsstunde • Gemeinkostenzuschlagsätze Bei Handelsbetrieben: • (Bar-)Umsatz je Verkaufstag • Rohaufschlag-/Rohgewinnsatz für Handwerk und Handel • Umsatz je qm Verkaufsfläche (z. B. Möbelhandel) Bei Gastronomiebetrieben: • Rohaufschlagsätze Speisen und Getränken • Auslastung / Übernachtungszahlen

9. Welche Auswertungen kann der Unternehmer monatlich erhalten ? • Kurzfristige Erfolgsrechnung: • Monats-BWA mit kum. Jahreswerten • Monats-BWA mit kalkulatorischen Wareneinsatz (Handelsbetrieb) • Vorjahresvergleichs-BWA • Zeitreihen-BWA • Soll-Ist-Vergleichs-BWA • Branchenvergleichs-BWA (mind. 1 x p.a.) • mtl. statische Liquiditätsbetrachtung • Offene-Posten-Listen (Forderungsmanagement) • Vorschlagsliste Mahnwesen (Mahnstufen-Vorschläge mit Zinsberechnung) • Interne Kostenrechnung: • Kostenstellenrechnung für Filialen, Abteilungen, Unternehmensbereiche, einzelne Baustellen / Aufträge • Deckungsbeitragsrechnung und Kostenträgerrechnung (Kalkulation) Mit einfachen Mitteln kann eine Kostenrechnung als Informationsquelle zusätzlich zur BWA eingerichtet werden und dem Unternehmen einen wesentlichen Zusatznutzen bieten !

10. Einsatz und Auswertungsmöglichkeiten einer Kostenrechnung • Ergebnisrechnungen / Auswertungen bezogen auf jede(s) einzelne: • Produkt oder ganze Produktgruppen • Baustelle für Betriebe der Bauwirtschaft • Filiale für Betriebe mit mehreren Betriebsstätten • Abteilungen für Betriebe mit mehreren Sparten (Dachdeckerei und Zimmerei, Groß- und Kleintierarztpraxis………) • Ermittlung Gemeinkostenstellen (Verwaltung, Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing usw.)

11. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Thomas Grün und Marco Mutsch