Автоматизация бизнес-процессов Теория и практика

Автоматизация бизнес-процессов Теория и практика Независимый консультант – г. Красноярск www.erpkrsk.ru arkadyaa@rambler.ru Агапов Аркадий

Основные разделы презентации • Выигрывает тот, кто играет, а зритель никогда; • Установите цели и способы их достижения; • Определите процессы и управляйте ими; • Выбирайте систему тщательно, взвешенно; • Опыт – положительное и полезное. arkadyaa@rambler.ru

Выигрывает тот, кто играет, а зритель никогда не выиграет arkadyaa@rambler.ru

Мотивация к изменениям • Хотеть меньше, чем можешь – деградировать; • Улучшения - это процесс, постоянный и непрерывный; • Настоящим можно быть удовлетворенным, но очень не надолго; • При улучшениях необходимо использовать готовые решения, которые нужно дополнять за счет адаптации к предприятию; • Совершенство (лидерство) – требует улучшений; • Повышение лояльности клиентов легче достигать через повышение эффективности управления. arkadyaa@rambler.ru

Пути к изменениям • Вычислительная техника и технологии помогают организациям и их руководителям превращать (преобразовывать): • Данные в информацию; • Информацию в знания; • Принимать решения на основе знаний; • Новые методы и технологии помогают: • Разрабатывать более удачные план и тактики; • Быстрее реагировать на любые непредвиденные ситуации; • Незамедлительно извлекать выгоды из любых новых возможностей. • При формулировании целей изменений решить противоречие: • С одной стороны: «Ничего невозможного нет, надо найти решение»; • С другой стороны: «Любой путь (план) должен быть реалистичен». arkadyaa@rambler.ru

Как используются компьютерыэффективность < 5% • Пишущие машинки (текстовый редактор); • Средство общения (электронная почта, ICQ и пр.); • Мультимедийное устройство (телевизор, музыкальный центр); • Запоминающее устройство; • Приставка для игр; • Подставка для папок с бумагами. arkadyaa@rambler.ru

Как использовать компьютеры и сетиповысив эффективность до 80% • Электронный документооборот; • Управление проектами и работами; • Учет рабочего времени клерков; • Дистанционное образование: семинары и пр.; • Анализ статистики, с использованием математических алгоритмов; • Фиксация всех хозяйственных операций, с отражением в регламентированном учете; • Многоуровневое иерархическое планирование, с расчетам затрат и Бюджетированием. • Переход от лоскутной (островной) автоматизации к интегрированной среде программ, техники и персонала. arkadyaa@rambler.ru

Задача - автоматизировать процессы управления • Планировать: • Стратегия; • Бизнес – планирование; • Оперативное планирование; • Планирование операций; • Выполнение (планов, работ – реальные действия, АСУТП). • Фиксация (учет): • Хозяйственных операций • Материальных и трудовых затрат • Отклонений и пр. • Возможна автоматическая фиксация (RFID и другие датчики, роботы). • Анализ (подготовка и принятие решений): • Обработка статистических данных и временных рядов; • Запуск проектов; • Формирование ОРД (в рамках электронного документооборота); • Симуляция (моделирование) развития событий и последствий; • Проектирование и разработка продуктов и технологий. arkadyaa@rambler.ru

Задача - автоматизировать процессы управления arkadyaa@rambler.ru

Установите цели и способы достижения arkadyaa@rambler.ru

Надежный путь к улучшениям • Определение стратегии и целей; • Описание бизнес-процессов в соответствии со стратегией; • Определение областей (процессов или функций) для автоматизации; • Формулирование требований к интегрированной системе управления; • Проведение тендера по поставке и внедрении ИСУ (в том числе на проведение улучшений); • Заключение контракта начало проекта внедрения; • Цикл должен регулярно повторяться. arkadyaa@rambler.ru

Разработка стратегии компании arkadyaa@rambler.ru

Разработка стратегии компаниипродолжение • Финансы ("каково представление о компании у акционеров и инвесторов?"); • Клиенты ("какой компанию видят покупатели ее продуктов?"); • Бизнес-процессы ("какие бизнес-процессы требуют оптимизации, на каких организации стоит сосредоточиться, от каких отказаться?"); • Обучение и рост ("какие возможности существуют для роста и развития компании?"). arkadyaa@rambler.ru

Карта стратегических инициатив (пример) arkadyaa@rambler.ru

Противоречия есть или нет В логистике существует 2 основных направления: Вытягивание Канбан, Бережливое производствоили 6s, MES. Выталкивание MRP-II arkadyaa@rambler.ru

Разумные компромиссы • В рамках одного предприятия на разных участках могут применяться разные методы; • Со временем необходимо адаптировать применяемые методы к меняющимся условиям; • Высокий уровень управления может позволять варьировать разные методы в зависимости от ситуации, оставаясь в одной системе управления. arkadyaa@rambler.ru

Цех 5 Цех1 Цех 2 РЦ 1 РЦ 2 РЦ 3 Цех 3 Цех 4 Склад материалов Идеальная ситуация Канбан или MES управляет РЦ Внутри цеха MRP-II управляет цепочкой на уровне цехов и складов arkadyaa@rambler.ru

Определите процессы и управляйте ими arkadyaa@rambler.ru

Что даст описание процессов организации? • Позволит «увидеть» всю деятельность в виде взаимосвязанных процессов. • Оптимизировать порядок выполнения функций (устранить дублирование, и распределить по компетенции функции). • Оптимизировать организационную структуру. • Формировать инструкции участникам процессов из базы данных процессов; • Определить процессы по результатам, чтобы управлять результатами, а не функциями. arkadyaa@rambler.ru

К чему надо готовиться при описании процессов • К возможным (с высокой степенью вероятности) серьезным изменениям, как в порядке выполнения функций, так и в организационной структуре; • К довольно медленному пониманию персоналом (часто и руководством) смысла самого описания и ценности результатов; • К определению зон ответственности по процессам, а не по подразделениям и функциями; • К контролю не за выполнением функций, а за качеством и количеством результатов, т. е. за результатами. arkadyaa@rambler.ru

Описание бизнес-процессов(классификация) • основные бизнес-процессы; • обеспечивающие бизнес-процессы; • бизнес-процессы развития; • бизнес-процессы управления Возможны различные классификации процессов arkadyaa@rambler.ru

Описание бизнес-процессов • Основными бизнес-процессами являются те, которые ориентированы на производство продукции или оказание услуги, представляющих ценность для клиента, и, обеспечивающих получение дохода для предприятия. Эти процессы производят «Выходы» процессов. Как правило, основных бизнес-процессов на предприятии немного (не более десяти). arkadyaa@rambler.ru

Описание бизнес-процессов • Обеспечивающие бизнес-процессы – это вспомогательные процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных бизнес-процессов. В общем виде они обеспечивают ресурсами все бизнес-процессы предприятия. В отличие от основных, количество обеспечивающих процессов достигает нескольких десятков. Как правило, делать подробное описание и моделирование обеспечивающих процессов не целесообразно, например «Процесс хозяйственного обеспечения», в который входят уборка, замена лампочек и др. Такие процессы достаточно описать инструкциями, а в процессе бюджетирования применять для планирования расходов соответствующие нормативы. arkadyaa@rambler.ru

Описание бизнес-процессов • Процессы управления – это бизнес-процессы, которые охватывают весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и бизнес системы в целом, то есть взаимосвязанного множества всех бизнес-процессов предприятия. В основе построения технологии выполнения процессов управления лежит концепция контроллинга, которая позволяет сформировать полный цикл управления предприятием, начиная от стратегического планирования до анализа причин отклонений от плана и формирования управляющих воздействий. Полный цикл управления «По Демингу»: Планировать – Выполнять – Контролировать – Корректировать. arkadyaa@rambler.ru

Описание бизнес-процессов • К процессам развития, как правило, относятся процессы совершенствования производимого продукта или услуги, технологии, оборудования, а также инновационные процессы.Процессы разработки продукции имеют свои особенности, как например, они являются потребителем инвестиций, и поставщиком новых продуктов и услуг для основных процессов arkadyaa@rambler.ru

Примерная структура процессов верхнего уровня arkadyaa@rambler.ru

Результаты описания процессов • Основной управленческий персонал компании обучен (на практике) методам формализации и инжиниринга бизнес-процессов компании. • При обсуждении процедур, входов и выходов приходит новое понимание смысла и необходимости (либо ненужности) отдельных функций и результатов. • Получен опыт организации и проведения работ по совершенствованию деятельности. • При наличии специального программного продукта, компания получает базу данных процессов, которая должна стать «источником порядка». • При «консолидации» процессов, вскрываются, а затем устраняются разногласия между подразделениями (процессами), что позволяет стандартизировать и сократить выполнение многих работ. • Появляется понимание в необходимости конкретных систем и баз данных, поскольку они используются многократно. • Появляется реальная возможность внедрять систему сбалансированных показателей. • Становиться проще сертифицироваться по ИСО, а также использовать опыт описания процессов при внедрении и улучшении ИСУ. arkadyaa@rambler.ru

Взаимодействие процессов (на примере IDEF0 модели) • Задача: • Описать каждый процесс. • Консолидировать (согласовать взаимодействие по входам и выходам) arkadyaa@rambler.ru

Взаимодействие процессов (функциональных подразделений) Нотация (способ описания) IDEF0 arkadyaa@rambler.ru

Процессы после консолидации (не завершено) arkadyaa@rambler.ru

Пример «обнаружения» участка автоматизации arkadyaa@rambler.ru

Пример описания процесса с использованием SAP Нотация (способ описания) ARIS arkadyaa@rambler.ru

Выбирайте систему тщательно и организуйте проект с самого начала arkadyaa@rambler.ru

Выбор системы - это процесс • Принятие решение о выборе программного продукта (системы класса MRP-II/ERP) сравнимо с выбором места для строительства завода или логистического центра; • Принимать решение должен персонал и руководство, но осознанно; • Должна быть подготовка персонала к принятию решениячерез обучение, тренинги, описание и анализ процессов и пр.; • Решение должно быть комплексное и покрывать все сферы деятельности и все процессы компании; • Описанию системы верить не следует никогда, нужно с ней поработать. • Главным заказчиком системы (программного комплекса) должен быть руководитель. arkadyaa@rambler.ru

Объекты внимания при выборе объема и направления работпо автоматизации • Уровень зрелости компании, общая культура организационная и производственная культура. • Степень формализации целей, стратегий и процессов, межличностных отношений. • Проектное управление. Применение матричной структуры и инструментов управления проектами. • Процессы планирования. Наличие, сложность, горизонты, владение инструментами управления цепями поставок. • Квалификация, компетенция и способность персонала к обучению и творчеству. • Уровень развития (зрелости) контрагентов (поставщиков, клиентов и партнеров). • Готовность к итерационности в видении планов и результатов, при достижении очередных результатов. arkadyaa@rambler.ru

Основные принципы организации проекта • Организация проекта, выделение команды. Постановка целей и задач, принятие эволюционного или революционного пути. • Внедрение процессного подхода в управлении компанией (не формального, но фактического). • Формулирование стратегии компании. • Описание процессов. • Формулирование требований к системе управления (программному комплексу) с учетом усиления конкурентных преимуществ и: • стратегии. • взаимоотношения с поставщиками и потребителями, в том числе их системы. • пр. • Выбор системы, поиск, рассылка запросов, переговоры, презентации. Принятие решения не по описанию, а на основе детального анализа функционала. Привлечение к процессу выбора максимального количества сотрудников. Параллельно обеспечение аппаратной части. • Разработка адекватной аппаратной и сетевой конфигурации. • Выработка условий поставки, определение ответственности поставщика и разработчика. arkadyaa@rambler.ru

Роли персоналий компании в проекте • Руководство работами и проектами должно контролироваться высшим руководством, которое должно являться самым заинтересованным в результатах проекта; • Проектная команда должна иметь жесткую иерархию; • Одним из принципов мотивации для участников проекта должно стать повышение квалификации и заинтересованности в них компании; • В большинстве случаев без материальной компенсации с последующим пересмотром тарифных ставок не обойтись; • Достижение целей проекта для каждого участника должно стать личной целью; • От обучения команды зависит 50% успеха; • «Энергия», знания, а также инновации должны «проникать» в организацию через всю структуру проектной команды arkadyaa@rambler.ru

Структура команды внедрения arkadyaa@rambler.ru

Документация проекта • Устав проекта. • Цели и задачи проекта. • Рамки проекта (описание участков автоматизации и уровня детализации). • Организационно-административная структура проекта. • Команда проекта. • Описание этапов и контрольных точек проекта (требования к результатам). • Мотивация персонала и команды проекта. • Описание бизнес-процессов «как есть» (часто не требуется). • Описание бизнес-процессов «как должно быть». • Положения о процессах. • Пояснительная записка проектного решения (концептуальный проект). • Сценарий (сценарии) развертываниясистемы. • Справочники и таблицы (нормативно-справочная информация). • Классификатор и кодификатор НСИ. • Требования к информационной системе. • Требования к сетевому оборудованию, серверам и прочему оборудованию. • Форма протоколов о выборе стратегий и других решений. • Форма приказов и распоряжений. • Форма запросов на кастомизацию, либо другие изменения проектного решения. • Инструкции пользователей. arkadyaa@rambler.ru

Выгоды от наличия Требований к ИСУ • Формирование и согласование в организации требований как процесс, приводит к большему пониманию будущей системы; • Рассылка требований дает развернутое представление поставщикам и системным архитекторам о необходимом функционале будущей системы и текущей ситуации в компании; • При подготовке коммерческих предложений поставщики и системные архитекторы больше мотивированы к поиску оптимальных путей реализации, и само по себе предложение является вариантом будущей системы, а также позволяет оценить компетенцию специалистов поставщика; • Наличие подробного документа ставит всех поставщиков в равные условия, что облегчает объективный анализ при выборе системы. • Замечание: Требования к ИСУ не являются техническим заданием. arkadyaa@rambler.ru

Пример критериев для сравнительного анализа систем и поставщиков • Существуют также неформальные признаки и критерии оценки: • Лояльность представителей поставщика к вашей компании; • Культура общения представителей поставщика; • Интегрированность (известность и партнерство на рынке, а также знание рынка) в рынок; • Амбициозность и мотивация к положительным результатам не только руководства, но и рядовых сотрудников поставщика; • Наличие в регионе рынка специалистов по программному продукту. arkadyaa@rambler.ru

На что ориентироваться при выборе системы? • Считайте свое предприятие ребенком и выбирайте систему на вырост; • Пользуйтесь последними достижениями логистики и ИТ; • Рассчитывайте на уровень развития ваших сотрудников; • Учитывайте возможность поддержки и развития системы и ее модулей. arkadyaa@rambler.ru

Цепь поставок – как совокупность узлов ERPваше предприятие один из них… erp erp erp erp erp erp erp erp erp erp erp erp erp erp erp erp Поставщики Производители Дистрибьюторы Рынки arkadyaa@rambler.ru

Поток материалов Поток материалов Поток материалов Поток материалов Обслуживание клиентов Обслуживание клиентов Обслуживание клиентов Обслуживание клиентов Достижение интегрированной цепи поставок(только с помощью ИТ технологий) Закупки Контроль За расходом материалов Производство Сбыт Продвижение Начальное состояние Управление Материальными потоками Управление производством Продвижение Функциональная интеграция Управление материальными потоками Управление производством Продвижение Внутренняя интеграция Поставщики Внутренняя цепь поставок Потребители Внешняя интеграция arkadyaa@rambler.ru

Почему ответственность за производственные запасы должна быть на производстве • Чтобы ответственность за запасы и их состояние не переносить с владельца процесса производства на другое лицо. • Чтоб не создавать барьеров при принятии решений о том, на каком переделе хранить запас в виде материала или начатой обработкой заготовкой. • Чтоб из одного центра (отдела управления производственными запасами) осуществлять выбор оптимального уровня запасов, ритма и партионности, в зависимости от плана с учетом всех видов запасов на всех местах хранения. • Чтоб позволить "управлению закупками" плотнее заниматься собственно закупками, а не сохранением уже закупленного и принятого входным контролем и тем более не расчетом неких лимитов. • Чтоб производство имело возможность принимать совместно с входным контролем материал в ПРОИЗВОДСТВО без промежуточных передач. • Чтоб производству иметь большую мобильность в складских площадях, а также, чтобы было, что сокращать при уменьшении уровня запасов. • Чтоб привести организационную структуру в соответствие стандарту ERP. • Чтоб контролировать производство по объемам закупленного материала в рамках отчетного периода с вычислением КИМ, а не отпущенного по лимитам и все равно не известно как используемого. • Чтоб сократить процедуру информатизации и технического оснащения складов IT - технологиями. • Что основным бизнес-процессом является производство комбайна, владельцем этого процесса директор по производству и процесс этот включает в себя обработку материалов с момента закупки. arkadyaa@rambler.ru

Видеть далеко или близко?Что должна позволять система «видеть» arkadyaa@rambler.ru

Идеальный пример ERP системы BWS CAM CAD PDM FM MRP-II SCM CRM БУ/НУ HR arkadyaa@rambler.ru

Расшифровка аббревиатур • BWS - Business warehouse system – система управления данными бизнеса, стратегическое управление, укрупненные финансовые планы холдингов и пр.; • CAD - Computer-Aided Design – инструмент конструктора; • CAM - Computer-aided manufacture – инструмент технолога, подготовки производства; • PDM - Product Data Management – управление данными об изделии; • FM – Financial management – управление финансами; • SCM - Supply Chain Management – управление цепями поставок; • CRM - Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами; • HR - Human resources – управление персоналом. arkadyaa@rambler.ru

Автоматизация бизнес-процессов Теория и практика

Автоматизация бизнес-процессов Теория и практика

Presentation Transcript