归档文件和人名卡片 的著录方法

1. 归档文件和人名卡片的著录方法 招远市档案局业务指导科 朱克友主讲 2011年7月

2. 前言 为加强档案信息资源建设，规范我市各部门综合档案室档案目录数据库，保证我市档案信息化建设沿着正确的方向顺利推进，市档案局按照山东省地方标准《档案目录数据采集规范》和烟台市档案局的著录要求，举办这次学习班,望学员们认真听、认真记，学习结束后要立即进入实际操作。

3. 第一讲 归档文件著录方法及操作步骤 一、操作步骤 打开柯兰得档案管理软件，在用户姓名中输入0000，点击确定。选择“档案管理”在下拉菜单中选择“归档文件”，再选“归档文件著录”。

4. 二、著录方法 1、著录信息。 在“类型名称”中点击 “归档文件” ，正式进入著录。 2、文件题名。包括正题名、并列题名、副题名及说明题名。正题名：一般指文件文首的题目名称，如《国家档案局、国家物价局关于利用档案收费有关规定的通知》。并列题名：是指文件上用两种以上语言文字，相互对照、并列的题名。必要时并列题名和正题名一起著录在题名项目内，其前面用“=”号。如 “蒙汉合璧”、 “维汉合璧”、 “藏汉合璧”文件。副题名：副题名是解释或从属于正题名的另一题名说明题名：是指在题名前后对文件内容、范围、用途等的说明文字。

5. 著录题名时应注意以下几点: ⑴一般按照原件题名著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”（英文状态下）。如：合同书、协议书等。[山东招金集团有限公司与中国黄金集团公司贷款补充协议] 不能用“【】”，因为软件系统不认。 。 ⑵文件除正题名外，有副题名时，应依次著录。著录时，在副题名前加“：”。例如：如：“市场经济不是资本主义独有的：×××同志在全市计划会议上的报告”。 ⑶文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可以省略不著。但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。如: ×××同志在招远市经济开发区一九九七年度工作总结会议上的讲话

6. ⑷正题名含义不清，不能揭示文件内容，又无副题名可以补充时，对正题名也应照录，但应根据其内容另拟题名附后，并加“[ ]”号。 ①由于拟写上的缺点，造成词不达意，含混不清。例如：《关于贯彻执行国档发〔1987〕5号文件的通知》，题名未揭示出文件内容，著录时除原题名照录外，还应根据文件内容拟写能反映主题的题名，即[关于贯彻执行国家档案局科学技术进步奖试行办法的通知]。 ②以责任者或文件名称为题名的文件，除原题名照录外，还应根据文件内容，拟写一个简明确切的题名附后。如：公告、布告、命令等。

7. ⑸会议记录题名，在题名前后加“[ ]”，如[关于研究机构人员调整、领导分工、盖办公楼等局长办公会议记录] 。 ⑹文件题名中涉及年度或数字时,要用阿拉伯数字。如：2005年，不能用二00五年。 ⑺文件题名中不能出现空格，如果题名中有空格，可用“,”代替。

8. 3、主题词。 主题词是揭示档案主题内容的规范化的词或词组，一个文件的主题词一般控制在10个以内，如出现不标准的主题词应进行删除（见标引错误） ，但不能随意添加，各主题词之间用“/”间隔（柯兰得档案管理软件自动生成）。 4、分类号。 根据档案分类法确定的档案所属类目的符号。档案分类号标引应根据档案的主题内容、价值、实际用途等因素，选定适当的标引深度，一般不超过3个分类号，各分类号之间用“/”连接（柯兰得档案管理软件自动生成）。

9. 5、责任者。 对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。 ①个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（ ）”。 ②团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称，同一团体责任者的名称前后著录应一致。无论全称或简称，都应著全县级以上行政区划名，如：中国共产党招远市委员会或中共招远市委；招远市档案局，而不能著为市档案局或档案局。也不能用本部、本局、本办等。

10. ③未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”。 ④责任者有多个时，最多著录三个责任者，其中列居首位的责任者及立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间以“;”相隔。 ⑤会议文件责任者应写明会议全称、举行的届次数。如：招远市第十六届人民代表大会第三次会议。

11. 6、文件编号。 文件制发过程中，由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。包括发文字号(由机关代字[年度]顺序号组成)、标准规范类文件的统编号等。例如:国档发[1987]1号。 文件编号除年度用“[ ]”号、序号用阿拉伯数字外，其余照原文文字和符号抄录。著录文件编号要完整准确，不能随意省略。

12. 7、文件来源。 本单位形成的文件属于发文，接收外单位（上下级机关、平行机关）的文件属于收文。 8、文件时间。 按不同类型的文件材料的形成时间著录，由8位阿拉伯数字表示。一般公文著录时间,即加盖印章的落款时间；决议、决定、命令、公告著录通过时间或发布时间；合同、协议书著录签订或生效时间；上级批转下级的文件，著录上级批转时间；案件材料著录结案时间等.

16. ①出现农历、民国纪年的，一律转换成公元纪年，不加注。①出现农历、民国纪年的，一律转换成公元纪年，不加注。 ②文件时间不完整或部分时间字迹不清时，原时间中缺少或字迹不清部分以“0”补。如某文件所署形成时间为2005年，应著录20050000。

17. 9、页数。 指文件总页数，包括请示、附件、定稿、签发单、阅文单等有效页面。注意印刷文件正反面的文字。每件归档文件都要重新编写页号。 10、保管期限。 根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年(不著录)。 11、密级。 密级一般按文件形成时所定密级著录，分为无密、秘密、机密、绝密。

19. 12、归档编号。 ①归档文件的档号结构为： 全宗号—年度—保管期限—件号。原件号是四位现改为三位。 如：009— 2010—永— 028； 009— 2010—30— 005 ②归档文件的档号不允许出现重号，对以前出现的重号要修改删除，包括归档文件著录项目人名栏中的人名。(见KLD)

20. 13、档案馆代号。 招远市档案馆代号为437066。 14、载体类型。 档案载体物质形态的种类，分为纸质、 胶片、磁带等。 15、载体形态。 档案载体的尺寸及型号，如A4、16开 等。

21. 16、文本项。 文件的文稿、文本和版本，分为正本、副本、草稿、正文等。 17、附件。 文件有附件的要进行著录，著录时应把附件标题著完整，2件以上的附件在附件题名前编上序号，两附件之间加“;”。 18、柯兰得档案管理软件中的其他项目暂不用著录。

22. 19、备份。 　为确保档案数据、电子文件的绝对安全，要求各部门的档案人员必须配备移动硬盘或U盘一个，以储存本单位档案数据。数据备份是很重要的一项工作，可以避免数据的丢失。自己著录结束后，要及时对数据进行备份。最后备份可以在当年的归档文件和人名卡片著录结束，并经市档案局业务指导人员审查合格接收数据后进行备份。

23. 备份步骤: 　　“系统工具”—“数据备份”—在下拉箭头中选“文件级档案”—“数据备份”—在保存下拉箭头中选“档案备份勿删除”文件夹—“文件名”中输入备份时间（如20110906）—保存—退出。

24. 三、著录中应注意的问题：1、会议记录。要求一次会议著录一条，为一件，不能出现重复档号。有的单位的会议记录本是死页簿，并且两次会议记录之间没有空，可以刻一个小件号章，在两次会议之间盖上并填写件号。三、著录中应注意的问题：1、会议记录。要求一次会议著录一条，为一件，不能出现重复档号。有的单位的会议记录本是死页簿，并且两次会议记录之间没有空，可以刻一个小件号章，在两次会议之间盖上并填写件号。

26. 2、人名。有涉及到人名的归档文件，如任免、表彰、处分、批准党员、党员转正、退休、伤残、介绍信等，一份文件只著录一条。其中的人名要著录人名卡片，后面再讲。2、人名。有涉及到人名的归档文件，如任免、表彰、处分、批准党员、党员转正、退休、伤残、介绍信等，一份文件只著录一条。其中的人名要著录人名卡片，后面再讲。 3、请示和批复。只著录批复一条，页数和请示一并计算。特殊情况下只有请示没有批复文，但事情已办的，在请示后面注明是电话、口头等答复情况，这样请示文才能存档著录。

27. 第二讲 归档文件人名卡片格式 设定、操作步骤及著录方法 一、人名卡片格式的设定 二、操作步骤 三、著录方法

28. 一、人名卡片格式的设定 打开柯兰得软件—“系统工具”—“栏目设置”；在左边“文档类别”中选择“档案”；在右边上面选择“增加类型”—类型名称框内输入“归档文件人名卡片”—确定；在“档案类型”中选定“归档文件人名卡片”； 在右边下面点击“档号格式”；在“档号组成”组成部分第一格下拉箭头中选全宗号、编辑掩码!###；第二格选年度、编辑掩码####；保管期限、编辑掩码xx；件号、编辑掩码###；页号、编辑掩码###；分隔符“—”；在档号允许重复空格中点“√”；确定；在左边上面档号格式显示!###—####—xx—###—###(!为英文状态符号)返回

29. 二、操作步骤 打开柯兰得档案管理软件，在用户姓名中输入四个0000，点击确定。选择“档案管理”在下拉菜单中选择“归档文件”，再选“归档文件著录”，在“类型名称”下面选“归档文件人名卡片” 。

30. 三、著录方法 1、文件题名 输入某人事由。 例如：① ×××任×××局局长 ② 给予×××同志党内严重警告处分 ③ 给予 ×××同志荣记×等功奖励 ④授予 ×××同志劳动模范、嘉奖奖励等 ⑤ ×××同志被评为××××先进工作者 ⑥ ×××同志行政介绍信 ⑦ ×××同志党组织关系介绍信 ⑧×××同志工资关系介绍信 等等

31. 2、责任者 责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称，同一团体责任者的名称前后著录应一致。无论全称或简称，都应著全县级以上行政区划名。 如：中国共产党招远市委员会或中共招远市委；中共招远市委组织部；招远市人大常委会；招远市人民政府；中共招远市玲珑镇委员会；招远市蚕庄镇人民政府。

32. 3、文件编号 是由制发机关、团体赋予文件的顺序号。包括发文字号(由机关代字[年度]顺序号组成) 。如:招任[2009]18号。 文件编号除年度用“[ ]”号、序号用阿拉伯数字外，其余照原文文字和符号抄录。著录文件编号要完整准确，不能随意省略。

33. 4、文件来源 本单位形成的文件属于发文，接收外单位（上下级机关、平行机关）的文件属于收文。

34. 5、文件时间 按不同类型的文件材料的形成时间著录，由8位阿拉伯数字表示。一般公文著录时间,即加盖印章的落款时间。 如：人代会公布的政府部门领导人职务的时间是通过时间。

37. 6、页数。 这里的页数是指该归档文件总页数。文件要统编页号，包括正文、发文封面、定稿的页数。(见下图)

41. 6、保管期限 人名卡片的保管期限为永久或30年。 永久 包括：任免、表彰(县级以上机关)、处分（严重警告以上的）、选举结果、批准预备党员、预备党员转正、退休、伤残、党员介绍信、行政介绍信等 。 30年 包括任命挂职干部、表彰(县级以下机关，不含县级)、受到党籍和行政处分警告以下的及其他。 临时机构中的人名不用著录人名卡片。

42. 7、归档编号 ①人名卡片档号格式：R全宗号—年度—保管期限—件号—页号。 ②人名卡片归档编号与归档文件的归档编号不一样，在全宗号前加大写R，件号是三位，增加了页号三位（指所著人名在文件的第几页）。 　 ③著录人名卡片，一个人名一个事由著一条，档号可以重复。 8、人名 在人名栏中输入所著人名。 9、档案馆代号 招远市档案馆代号为437066。

43. 10、保存、增加 在著录好一条人名卡片后要点击上面“保存”，接著录下一条时点击上面左边的“增加”后再著录，如果只保存而没有增加，是属于修改状态，最后只能保存最后一条 。 11、其他项目暂不用著录。 12、备份。 人名卡片著录结束后，要及时对数据进行备份，与前面的备份步骤操作一样，在这里不在重复。

44. 最后要求4点： 1、各单位回去后根据今天讲的要先在档案管理软件中设定好格式，确定没有问题再进行人名卡片著录。 2、要求各单位在9月20号前将本单位从2003年至2010年的归档文件中涉及的需要著录人名全部著录结束；市委办、市纪委、市人大、市政府办、组织部、人力资源和社会保障局、各镇（街道）因涉及的人名多可以延后一段时间。

45. 3、本单位KLD中数据不全的（2003-2010）带U盘到档案局考取缺少的数据。3、本单位KLD中数据不全的（2003-2010）带U盘到档案局考取缺少的数据。 4、著录结束后要及时告知市档案局业务指导科，进行审查接收。

46. 归档文件人名卡片件号索引表

47. 讲解结束，谢谢。