BÀI GIẢNG

1. BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN BẰNG MS PROJECT Chương 1: Dựánvàquảnlýdựán

2. Nội dung Dự án là gì? Quản lý dự án là gì? Thực hiện dự án 1 2 3

3. Dựánlàgì? Dựánlàmộtkháiniệmrấtphứctạp, người ta đưara 7 địnhnghĩađểmôtảnó: Làthểhiệnduynhất: khôngbaogiờcó 2 dựángiốngnhauhoàntoàn Liênquanđếnsựkhôngchắcchắn: nóilênbảnchấtcủadựánlà hay thayđổi. Tạmthờicóthờiđiểmbắtđầuvàkếtthúcrõràng. Cầntàinguyêncủanhiềulĩnhvựckhácnhau: vídụphầnmềm, phầncứng, viễnthông,… Làdãycáccôngviệccóthứtựvàđượcxácđịnhdựavàosựràngbuộccủatàinguyên. Đượcthựchiệntheophạm vi chotrước. Thựchiệntheomộtngânsáchxácđịnh. Đượcthựchiệntheomộtkhoảngthờigianxácđịnh.

4. Dựánlàgì? Về mặt định lượng, dự án thường được mô tả trực quan qua 5 yếu tố: yêu cầu (requirements), chất lượng (Quality), chi phí (cost), thời gian (time) và tài nguyên (resource).

5. Tráchnhiệmvàquyềnhạn PM Thời gian, chi phí, phạm vi, chất lượng là các thứ do khách hàng không chế và hầu như không thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. Dựa vào thời gian, chi phí và phạm vi đã cho, trưởng dự án có trách nhiệm lên kế hoạch trong giới hạn các tài nguyên cấp trên giao để tạo ra sản phẩm có chất lượng. Tóm lại trưởng dự án có toàn quyền quản lý chi phí và lên kế hoạch trong 5 khung: thời gian, chi phí, phạm vi, chất lượng và tài nguyên. bốn món đầu do khách hàng quyết định, món cuối cùng do cấp trên trưởng dự án quyết định.

6. Tạisaodựánthấtbại? Có rất nhiều nguyên nhân khiến dự án bị thất bại, sau đây là một số nguyên nhân chính: • Ước lượng sai: • Phạm vi thay đổi • Kỹ thuật • Lên kế hoạch tồi • Thiếu kinh nghiệm quản lý

7. Cácyếutốđểdựánthànhcông • Mộtdựánđượcgọilàthànhcôngtốithiểuphảithỏa 3 ràngbuộcvề: • Chi phí • Thờigian • Phạm vi Tuy nhiên 3 ràng buộc trên chỉ là những độ đo thuộc kỹ thuật. Nó không phản ánh mức độ hài lòng của khách hàng. Khi yêu cầu làm dự án, khách hàng hy vọng sẽ đạt được một số lợi ích như mức tồn kho thấp hơn, giảm nhân công, tăng doanh thu, …

8. Quảnlýdựánlàgì? Định nghĩa: quản lý dự án là ứng dụng tri thức + kỹ năng + công cụ + kỹ thuật vào dự án để đạt được mục tiêu. • tri thức: • cơ bản: xác định mục tiêu dự án • tiện ích: hoàn thành mục tiêu đề ra • kỹ năng: kỹ năng cứng + kỹ năng mềm • Công cụ:với từng lĩnh vực mà ta thường dùng các công cụ hỗ trợ khác nhaurợ • Kỹ thuật: trưởng dự án có kỹ năng về kỹ thuật, quản lý cấu hình,…

9. Quảnlýdựánlàgì? Điểm khác biệt mấu chốt giữa lãnh đạo và quản lý là gì? • Lãnh đạo là người quyết định về chiến lược hoạt động và quan trọng là chịu trách nhiệm về quyết định đó khi nó bị thất bại. Lãnh đạo sẵn sàng ứng biến khi gặp rủi ro • Quản lý là người thực hiện công việc theo đúng chiến lược đó.

10. LợiíchcủaQuảnlýdựán • Giámsáttốtngânsách, tàinguyên. • Cảithiệnmốiquanhệkháchhàng. • Rútngắnthờigianthựchiện. • Tănglợinhuận. • Thúcđẩytinhthầnlàmviệcnhóm. • Cảitiếnnăngsuấtlàmviệc

11. Thựchiệndựán Chiến lược quản lý dự án • Để quản lý tốt dự án cần: • Mô tả các tiêu thức thành công của một dự án; • Phác thảo khung thời gian, ngân sách, và các kết quả bàn giao chủ yếu ở mức chất lượng thiết kế; • Xác định phưong pháp tiếp cận và khung thời gian tổng quan đối với việc thực thi dự án; • Xác định nguồn nhân lực cần thiết để thực hiện công việc dự án; • Xác định cơ sở hạ tầng cần thiết của dự án để kiểm soát dự án có hiệu quả.

12. Thựchiệndựán Chiến lược 5 bước quản lý dự án

13. Thựchiệndựán Phương pháp lập kế hoạch Các tiêu chí để lập kế hoạch dự án : •Xác định ranh giới của đội dự án, lập kế hoạch, văn bản/thông tin hiện có; •Xây dựng các lựa chọn tiếp cận dự án chiến lược thực hiện và các phương pháp luận tổ chức dự án; •Xây dựng các ước tính ban đầu; •Xây dựng cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc;

14. Thựchiệndựán •Xây dựng cơ sở hạ tầng của dự án, quản lý cấu hình, chất lượng, rủi ro, sự kiện, sự thay đổi, kiểm soát dự án, lập báo cáo, và lập kế hoạch; •Lập thành văn bản về kế hoạch quản lý. Quy trình lập kế hoạchdự án

15. Thựchiệndựán Các công việc chuẩn bị lên kế hoạch cho một dự án Xác định dự án Phát biểu công việc (Statement Of Work – SOW) Phân rã công việc (Work Breakdown Structure -WBS)

16. Thựchiệndựán • Kế hoạch tổng thể lịch biểu của dự án thường được xác định trong ngữ cảnh lớn hơn của những lịch biểu kinh doanh, nơi có quyền yêu cầu một số ràng buộc về lịch biểu. Bất cứ khi nào có thể, nên khai thác tính linh hoạt của lịch biểu để làm thỏa mãn những ràng buộc này. Một phương pháp là dùng những hướng dẫn này để kiểm tra tính khả thi của lịch biểu hơn là dùng nó để xác định lịch biểu .

17. Thựchiệndựán • Kế hoạch tổng thể Một khi thời gian thực hiện của toàn bộ dự án được xác định, lịch biểu cho những cột mốc chính cũng phải được xác định. Để xác định những cột mốc, đầu tiên phải nắm được mật độ nhân lực dày đặc thường xảy ra trong khoảng thời gian nào của dự án.

18. Thựchiệndựán • Lên kế hoạch chi tiết Một khi các cột mốc và tài nguyên được ấn định, đó là thời điểm để lên lịch biểu chi tiết. Trưởng dự án phân rã công việc trừu tượng thành các công việc chi tiết, cụ thể hơn (WBS). Lên chi tiết kế hoạch là một công việc đòi hỏi sự linh động phân công công việc để tận dụng triệt để nguồn nhân lực. Không cần thiết phải hoàn thành toàn bộ kế hoạch ngay khi bắt đầu dự án

19. Câuhỏiôntập Dựánlàgì? Quảnlýdựánlàgì? Hãynêucáccôngviệccầnchuẩnbịkhilênkếhoạchdựán Cácphươngpháplậpkếhoạchdựán? Vìsaocácdựánthường hay thấtbại? Thếnàolàđườnggăngcủadựán? Phátbiểucôngviệccủadựán(SOW) làgì? WBS làgì, nêucácloại WBS thườngdùngtrongquảnlýdựán?