Kehityskeskustelut Johtaminen 30.8.2011 Osaava-ohjelman Oppia ikä kaikki -hanke

1. KehityskeskustelutJohtaminen30.8.2011Osaava-ohjelman Oppia ikä kaikki -hanke Tiina Kauppi Henkilöstövalmennus Tiina Kauppi www.tiinakauppi.com

2. Johtaminen Yksikön näkökulmasta – MIKSI TARVITAAN? • 1) Tukee perustoimintojen onnistumista (operatiivinen johtaminen) • 2) Mahdollistaa strategista kehitystä (strateginen johtaminen) Palvelun, tuotteen valmistus tms. Asiakas • HR, IT, Viestintä, Taloushallinto, …. tukitoiminnat • Visio • Tuloksellisuus • Aika

3. Johda näitä TAHTO= tavoitteet/energia • Perustoiminnot ja prosessit, jatkuvasti toimivat (operatiivinen toiminta) • Perustoiminnot ja prosessit, vuosikelloon sidotut (operatiivinen toiminta) • Kehityshankkeet, projektit (strategia) AIVOT= faktat/ration SYDÄN= tunteet/motivaatio Erkkilä & Valpol 2011

4. Management ja Leadership Managemet ASIAJOHTAMINEN Asiat, aikataulut, resurssit • Suunnittelu, strategiat, toimintasuunnitelmat, budjetointi • Organisointi • Rakenteet, resurssien hankkiminen, työnkuvat • Kontrollointi, valvonta, raportointi, mittaus ja päätöksenteko • Painopiste asioihin, sisältöihin, menetelmiin ja rakenteisiin. Leadership IHMISTEN JOHTAMINEN • Muutoksen tuottaminen • Kokonaiskuvan luominen, • Suunnan osoittaminen • Yhteistyön rakentaminen, • Kommunikoiminen, ihmisten ohjaaminen yhteisiin tavoitteisiin • Sitoutumine • Tiimit ja verkostoituminen • Vastuun antaminen ja valtuuttaminen • Valmentaminen • Motivoiminen, kannustaminen ja innostaminen, tukeminen • Palautteen anto, myös korjaavan • Osaamisen kehittäminen.

5. Henkilöstöjohtamisen kokonaisuus ja termit Henkilöstövoimavarojen Johtaminen (Viitala 2009) • (Human Resource Management = HRM) • Työelämän suhteiden hoitaminen (IR) • Henkilöstön kehittäminen (HRD) • Johtajuus (Leadership) • Henkilöstö-johtaminen • Johtajuus (leadership) • Työelämän suhteet (industrialrelations) • Henkilöstön kehittäminen (HRD) • kasvokkain ‘face to face’ • Työehdot, lainmukaisuus, palkkaus • Henkilöstön rakenne, määrä, organisoituminen, osaaminen, hyvinvointi ja motivaatio

6. Henkilöstöjohtaminen esimiehen työnä Esimies luo edellytyksiä suorituskyvyn parantumiseen ja alaisensa tuloksellisuuteen suorituskyky - Olemme kiinnostava työnantaja • Rekrytoimme sopivimmat/parhaimmat • Perehdytämme ja opastamme laadukkaasti ja tehokkaasti • Johdamme ja kehitämme tarkoituksenmukaisesti… • Ikäjohtaminen • Hiljaisen tiedon siirto • Eläköityminen • Exit-prosessit ,YT. . . • Rekrytoinnin hetki Suorituksen johtaminen • Osaamisen kehittäminen • Kehityskeskustelut • Palkkausjärjestelmät, palkitseminen • Työsuhdeasiat • Tehokkaat työmenetelmät ja prosessit, organisointi, organisaatio • Työterveys, Työhyvinvointi • Perehdytys ja työnopastus • Rekrytointi • Työnantaja-kuvan hoito • Henkilöstövalmennus Tiina Kauppi

7. Miten kehityskeskustelut liittyvät johtamiseen? • Mitkä ovat tehtäväsi? • Mitä sinun pitää saada aikaiseksi? • Mistä olet vastuussa? • HARJOITUS • Mitä kehityskeskustelussa tapahtuu? Miten se tukee työtä, tuloksekkuutta ja työhyvinvointia? www.tiinakauppi.com

8. Osaaminen hyvän suorituksen taustallawopi • Matematiikka • viestintä Pedagogiikka Mikä saa pyöräsi pyörimään? • selviytyminen Didaktiikka • suunnittelu , projektointi oppiminen • tiimityö johtaminen • kehityskeskustelut . . . • AJATTELU • Mitensuunnittelenja ratkaisenongelmia? MOTIVAATIO • Mitä haluan tehdä, • minne mennä? • ORGANISAATIO • Asenteet • Näkymät • TYÖRYHMÄ • YKSILÖ

9. Johtaminen ja johtajuus • Mitä johtajan ja esimiehen työhön kuuluu? Millä kyvykkyyksillä johtaja tekee tulosta ja työhyvinvointia? Perussaaminen: Substanssi, ammatillisuus, toimiala Avustava (it, kielet,..) Management Osaamisen johtaminen Leadership Muutos, prosessit, projektit… Ajattelu, Itsetuntemus, persoonallisuus Asenteet, Motivaatio Arvot www.tiinakauppi.com

10. Tuloksekas ja laadukas Kehityskeskustelu30.8.2011Osaava-ohjelman Oppia ikä kaikki -hanke Tiina Kauppi Henkilöstövalmennus Tiina Kauppi www.tiinakauppi.com

11. Mitä hyviä kokemuksia kehityskeskusteluista? • Mitä huonoja kokemuksia kehityskeskusteluista? • Miksi kehityskeskusteluja kannattaa pitää? Mitä hyötyä niistä on? • HARJOITUS

12. Kehityskeskustelut • Osa yksikön/yhteisön johtamisjärjestelmää ja henkilöjohtamista Kuntayhtymä, kaupunki tms Yksikkö Osasto/ Tiimi Yksilö

13. MIKSI KEHITYSKESKUSTELUJA? • Yksilön suoriutumisen arviointi • Suunnittelu • Kehittäminen (työn, osaamisen, työhyvinvoinnin, esimies/alaistoiminnan, luottamuksen, innostuksen) • jokainen kaipaa palautetta työstään ja uusia tietoja suunnitelmiensa tueksi • jokainen kaipaa tukea ja rohkaisua kehittyäkseen • esimiehen tehtävä on auttaa alaisiaan kehittymään ja tekemään hyvää työtä • ympäristö muuttuu nopeasti ja muutos aiheuttaa epävarmuutta • ihmisten ja organisaatioiden on uudistuttava menestyäkseen Konkreettisena tavoitteena: • arvioida saavutetut tulokset • sopia tavoitteista seuraavalle työskentelykaudelle • määritellä kehittämistarpeet ja tehdä henkilökohtainen kehittymissuunnitelma • kehittää esimiehen ja alaisen välistä yhteistyötä • kehittää yleisiä työskentelyolosuhteita ja työilmapiiriä

14. Henkilöstöprosessit - case Marraskuu- Joulukuu Tammikuu Group HR Business plan, BSC and KPI´s for 2009 KehityskeskustelutalkavatTyöilmapiiritoimenpiteidenmäärittelyKesäharjoittelijarekrytointialkaa Yhtiön YTHenkilöstösuunnitelmat 2009Koulutussuunnitelma 2009Henkilöstöraportti 2008 Helmikuu Coaching Feedback Coaching Feedback Coaching Feedback People Day, Talvi tavoitteiden asettaminen & jatkuva seuranta Tulospalkkio maksetaanFLTn päätös meriittikorotuksista Lokakuu Maaliskuu Henkilöstösuunnitelmien teko käynnistyy (2009)People Day (syksy) Osastojen People DayBIP- tulosten määrittelyTeknisten pätevyyden arviointi Syyskuu Huhtikuu- Toukokuu Teknisten marginaalisäännön mukaiset korotuksetTES korotukset Osastojen People DayPorvoon perehdytyspäivä BIP maksetaanPeople Day (kevät) Palkantarkistus (meriittikorotukset)/ Forced Ranking, ylemmät (mahd myös muut)Koulutuskalenteri Elokuu Välikehityskeskustelu Kesäkuu Meriitti/(pätevyys)korotusten maksaminenOrganisaation katselmointiYhtiön YT HR Budget (money and heads) CASE : Suoritusjohtamisen vuosikello

15. Kehityskeskustelun kulku AVAUS VALMIS- TAUTU- MINEN LÄPI- VIENTI YHTEEN- VETO TOTEUTUS TUKI OHJAUS SEURANTA PALAUTE Aikataulu Paikka Valmistautuminen Tarvittaessa ”miksi”? Tavoite Aikataulu Avoin & LUOTTA- MUKSELLINEN IL- MAPIIRI Organisaation/tiimin tavoitteet Kirjaa ohjelmaan Keskustelun arvioin- ti +hyväksyminen Toteutetaan sovitut asiat & seurataan edistymistä Tavoitteiden toteutuminen Tavoitteet vuodelle 2012 Henkilökohtainen kehit- tymissuunnitelma Suoriutuminen roolissa Rooli tiimissä Palaute Pidetään lupaukset Pidetään toiset ajan tasalla Seurataan tavoitteiden toteutumista Tarkennetaan tavoitteita Valmistaudutaan seuraavaan keskusteluun Kehitytään työssä Kouluttaudutaan sovitusti CASE

16. KEHITYSKESKUSTELUSSA TÄRKEÄÄ MUISTAA: • Myönteinen suhtautuminen toiseen osapuoleen ja esille tuleviin asioihin • Kiinnostus toisen esittämiin ajatuksiin • Hyvä keskusteluilmapiiri • Kuuntelemisen merkitys • Keskusteluympäristön häiriöttömyys + osapuolet kunnioittavat toisiaan ja arvostavat toisiaan + osapuolet ilmaisevat mielipiteensä mahdollisimman rehellisesti + osapuolet luottavat toisiinsa - osapuolet eivät pidä toisistaan - osapuolet riitelevät keskenään - osapuolet pyrkivät käyttämään toisiaan hyödyksi

17. KEHITYSKESKUSTELUN PELISÄÄNNÖT ITSEILMAISU • Luo turvallinen ja kannustava ilmapiiri • Ole oma itsesi, kerro mielipiteesi rehellisesti ja kiertelemättä • Esitä kysymyksiä, pyydä kertomaan lisää • Käytä kehon kieltä • Tuo omia näkökulmiasi esiin • toimi ratkaisukeskeisesti, tee toimeenpanopäätös • PALAUTE • Anna myönteistä palautetta (muista hampurilaispalaute) • KUUNTELU • Kuuntele ja keskity, ole kiinnostunut, älä keskeytä

18. ESIMIEHEN VALMISTAUTUMINEN KEHITYSKESKUSTELUUN • Palauta mieleesi vastuut ja tehtävät - - tulevat haasteet • Selvitä tulokset, suoriutuminen, palkitseminen • Kertaa, mitä aikaisemmin on sovittu • Mieti, millaista palautetta annat ja miten • Mieti valmiiksi tavoitteet ja odotukset • Punnitse osaamisen ja kehittymisen tarpeet ja mahdollisuudet • Miten näet yhteistyökysymykset ja työyhteisön ilmapiirin • Varaudu tapaamaan jokainen alaisesi omana persoonanaan 

19. Miten onnistut kehityskeskustelussa? • Aikaansaamaan oikeaa suuntaa? • Selventämään tehtävää ja vastuita? • Luomaan selkeitä tavoitteita? • Ottamaan vastuuta? • Luomaan työhyvinvoinnin edellytyksiä? • Luomaan luottamusta ja avoimuutta? • Luomaan innostusta ja motivaatiota? www.tiinakauppi.com

20. HENKILÖSTÖN VALMISTAUTUMINEN KEHITYSKESKUSTELUUN • Mitkä asiat menivät hyvin, mistä olen ylpeä, missä onnistuin. Miksi? • Missä olisi vielä kehittämisen varaa , miksi, mistä syystä? • Haittaavatko jotkut asiat työn tekemistä? • Tuen tarve, minkälaista tukea tarvitsen jatkossa, keneltä, miten? • Mitä tavoitteita on työssä ensi vuodelle? • Miten tavoitteet saavutetaan? • Mitkä ovat toiveet palkitsemisesta, työoloista, työurasta? • Mitä ammattitaidon ja osaamisen kehittämistä tarvitsen? • Mikä on oma työkyky ja jaksaminen? • Miten toimii työyhteisö ja yhteistyö? Mitä saan, mitä annan? • Mitä palautetta ja odotuksia on esimiehelle? Mitä tukea tarvitsen, mitä voin antaa?

21. Kehityskeskustelutosana johtamisjärjestelmää ja strategian jalkautusta30.8.2011Osaava-ohjelman Oppia ikä kaikki -hanke Tiina Kauppi Henkilöstövalmennus Tiina Kauppi www.tiinakauppi.com

22. Strategian hierarkiaVaasan yliopisto | Tero Vuorinen VISIO Visio Missio Strategia Ohjelma (Politiikka)/Toimintasuunnitelma Hankkeet/Projektit STRATEGIA MISSIO OHJELMA Nyky- hetki

23. KehityskeskustelutOsana yksikön/yhteisön johtamisjärjestelmää ja strategian jalkautusta Lääni /kunta /kaupunki Yksikkö Osasto/ Tiimi Yksilö

24. Mihin strategiaa tarvitaan?Mitä sinä teet strategian suhteen?Mitä hyötyä on ollut strategisesta työstä?Miten hyvin strategia on jalkautettu? Miten itse edesautat strategian jalkautusta?Mikä on vaikeaa? Mikä on helppoa? www.tiinakauppi.com

25. Klassisen koulukunnan edustaja Henri Fayol (1856-1915) esitti näkemyksensä tehokkaasta organisaatiosta ("The Traditional Management Functions"):(Muita klassisen koulukunnan edustajia -Taylor, Weber- käsitellään tarkemmin työn organisoinnin yhteydessä). Johtamisen kokonaisuus Strategia

26. Johtamisenvuosikello Marraskuu- Joulukuu Tammikuu Group HR Business plan, BSC and KPI´s for 2009 KehityskeskustelutalkavatTyöilmapiiritoimenpiteidenmäärittelyKesäharjoittelijarekrytointialkaa Yhtiön YTHenkilöstösuunnitelmat 2009Koulutussuunnitelma 2009Henkilöstöraportti 2008 Helmikuu Coaching Feedback Coaching Feedback Coaching Feedback People Day, Talvi tavoitteiden asettaminen & jatkuva seuranta Tulospalkkio maksetaanFLTn päätös meriittikorotuksista Lokakuu Maaliskuu Henkilöstösuunnitelmien teko käynnistyy (2009)People Day (syksy) Osastojen People DayBIP- tulosten määrittelyTeknisten pätevyyden arviointi Syyskuu Huhtikuu- Toukokuu Teknisten marginaalisäännön mukaiset korotuksetTES korotukset Osastojen People DayPorvoon perehdytyspäivä BIP maksetaanPeople Day (kevät) Palkantarkistus (meriittikorotukset)/ Forced Ranking, ylemmät (mahd myös muut)Koulutuskalenteri Elokuu Välikehityskeskustelu Kesäkuu Meriitti/(pätevyys)korotusten maksaminenOrganisaation katselmointiYhtiön YT HR Budget (money and heads) CASE : Suoritusjohtamisen vuosikello

27. strategian muodostuminen Ulkoinen ympäristö analyysit SWOT: uhat, mahdollisuudet Yksikkö Strategia haasteet Yhteenveto? • Toimintasuunnitelma  • Ryhmäkehityskeskustelut • Kehityskeskustelut Toiminta-alueet? Toteutus ja seuranta Sisäisen toiminnan analyysit, mittarit Kriittiset menestystekijät SWOT: vahvuudet, heikkoudet

28. Muutosprosessi Haluttu tavoitetila VAHVISTAMINEN (REFREEZING) Muuttuneen toiminnan vakiinnuttamista, käyttäytymisen vahvistamista, arviointia, jatkuvaa kehittämistä MUUTOS (CHANGING) Muutoksen toteuttamista, toiminnan ja käyttäyty- misen muuttumista, jatkuvaa arviointia ja kehittä- mistä, uudelleensuuntaamista, poisoppimista SULATUSVAIHE (UNFREEZING) Toiminnan perusteiden ymmärtämistä, itsearviointia, muutoksen tarpeellisuuden oivaltamista, toimintaympä- ristön analysointia, asenteiden muuttumista, arvopohjan muuttumista jne.

29. Retoriikasta arjen tekoihin… • KTT Pekka Killström, Tapiola 2010 • Merkitys Mieti, mitä olet oikeasti tekemässä? Kysy, mitä strategian sisältö merkitsee sinulle ja työyhteisöllesi. • Strategia Mieti, miten määrittelet strategian? Eri sanat avaavat ikkunat eri maisemaan. • Menestys Missä ulottuvuuksissa haluat menestyä? Katso laajalti voittamisen alueita ja eväitä. • Energialisäys Millä kutsut ihmisten sydämet mukaan? Jos jalkautat joudut itse jalkautetuksi. Jos kutsut yksilöt mukaan, olet jo voittanut.

30. strategiasta toimintaan ja tuloksiin • strategia pilkotaan toimintaan • Toimintasuunnitelma • Projektit Ryhmäkehityskeskustelu Ryhmäsuunnitelma YKSIKKÖ RYHMÄ/TIIMI YKSILÖ