Денис Макаров ООО «ЛАН СЕРВИС » d.makarov@lanservice.ua lanservice.ua

1. www.directum.md Средства и решения ЕСМ-систем для эффективного управления деятельностью предприятияна примере ЕСМ системы DIRECTUM Денис Макаров ООО «ЛАН СЕРВИС» d.makarov@lanservice.com.ua www.lanservice.com.ua

2. Типичные задачи и эффекты ECM-системы Типичные задачи Типичные эффекты Делопроизводство и ОРД Нет потерь документов Снижение затрат на бумагу Централизованный архив документов Контроль и дисциплина Ускорение документооборота Автоматизация документо-ориентированных бизнес-процессов Повышение безопасности

3. Эффект от использования ECM-системы Прямой эффект Инфраструктурный эффект Качество Снижение затрат Контроль Ускорение процессов Безопасность Минимизация рисков Модель зрелости ROI www.ECM-journal.ru

4. От документооборота к бизнес решениям Управление договорами Финансовый архив Классическое делопроизводство (Канцелярия)

5. Управление договорами • Бизнес-задачи: • ускорение процесса заключения договоров, • сокращение договорных рисков, • повышение контроля исполнения договорных обязательств • упрощение подготовки отчетностии др. • Бизнес-заказчик: • высшее руководство, • договорной отдел, • юридический отдел, • финансовая Подготовка и согласование – уменьшение в 3–5 раз Количество итераций согласования – уменьшение в 2 раза Негативные договорные инциденты – уменьшение в 4–7 раз Стоимость процесса – удешевление в 1.5–3 раза

6. Финансовый архив • Бизнес-задачи: • подготовка к налоговым и аудиторским проверкам, • поддержка внеофисного хранения бумажных оригиналов документов, • сверка операций по первичным документам, • ведение претензионной деятельности • Бизнес-заказчик: • высшее руководство, • договорной отдел, • юридический отдел, • финансовая служба Подготовка к проверкам – уменьшение затрат в 7–12 раз Выемка оригиналов из архива – ускорение на 90% Ввод данных из первички– удешевление в 3–10 раз

7. Классическое делопроизводство (Канцелярия) • Бизнес-задачи: • Поддержка полного жизненного цикла работы с входящими, исходящими письмами, с приказами и распоряжениями по основной деятельности • Организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение, списание, уничтожение) • Контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим и внутренним документам • Контроль возврата документов • Подготовка отчетности по документообороту организации • Бизнес-заказчик: • Служба делопроизводства (канцелярия) • Высшее руководство • Секретари-референты (помощники) руководителей • Руководители подразделений • Ответственные за делопроизводство в подразделениях Процент выполненных поручений/резолюций руководства в срок – увеличениена 40-60% Подготовка документа по корпоративным шаблонам – ускорение 3-4 раза Подготовка и согласование исходящего письма исходящего (от оформления до отправки контрагенту) – ускорение 4-5 раза Количество случаев утраты документов, конфиденциальной информации – уменьшение в разы Затраты на расходные материалы (бумага, картриджи и т.д.) – уменьшение

8. Требования к ECM в контексте бизнес-решений Регистрация данных «Сырые» данные об объектах и процессах ECM-системы Обработка данных и расчет показателей Развернутые факты Ключевые показатели • о документах • о справочниках • о пользователях • о процессах • Длительность согласования документов • Трудоемкость подготовки к проверкам • Количество запросов в архив • Количество нарушений сроков оплаты Визуализация данных и выгрузка для анализа Внешние системы Отчеты Контрольные панели ARIS PPM, Business Studio,и другие

9. Информация для принятия решений Сценарии использования: • Кто больше всех тратит времени на согласование по этапу? • Кто большее всех задерживает процесс? • Кому договор чаще всего возвращается на доработку? • Какой этап самый продолжительный? • Как повлияло изменение системы мотивации труда на продолжительность процесса? • Выявлениепричин «торможения» процесса. • Получение показателей по операционному процессу. • Анализ процесса как части более крупного процесса. • Изменение характеристик процесса в зависимости от характеристик. исполнителей и внешних условий на момент выполнения процесса.

10. Ключевые показатели для руководства

11. Спасибо за внимание! Денис Макаров ООО «ЛАН СЕРВИС» www.directum.com.ua