行政院人事行政局地方行政研習中心 委任人員核心職能研習班 ( 連江縣場次 )

1. 行政院人事行政局地方行政研習中心委任人員核心職能研習班(連江縣場次)行政院人事行政局地方行政研習中心委任人員核心職能研習班(連江縣場次) 會議籌備與紀錄製作 靜宜大學觀光系(所)副教授 楊正寬 民國100年5月3日

2. 民主政治是議會政治 • 憲法第14條:「人民有集會及結社之自由。」因此會議的籌備與運作自中央到地方，自行政部門到議會，自公務機關到公司行號，甚至自國內到國際會議都無可避免。 • 任何會議的成功，除有賴於與會者對會議宗旨的認同及良好的民主素養之外，還必須有周延的會議籌備與會議紀錄周延的製作。

3. 什麼是會議? • 《民權初步》第一節：「凡研究事理而為之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循有一定之規則，則謂之會議，無論其為國會立法、鄉黨修睦、 學社講文、 工商籌業， 與夫一切臨時聚眾，徵求群策，糾合群力，以應付非常之事者 ， 皆其類也。」

4. 會議規範第一條：「三人以上循一定之規則，研究事理，達成協議，解決問題，以收群策群力之效者，謂之會議 。 」

5. 會議的特點 • 參加會議成員至少必須三人以上。 • 必須遵循一定議事規則。 • 必須針對問題，就事論事，集思廣益。 • 以民主方式達成協議或獲得解決問題的妥善辦法。

6. 會議的類型 行政類 學術類 校務會議 學生事務委員會 院（系）務會議 課程委員會 教評會議 學術研討會 兩岸學術交流會議 圓桌論壇 國際學術會議 • 業務檢討會 • 專案（小組）會議 • 董（理）監事聯席會議 • 定期或臨時會議 • 審查會議 • 慶祝（紀念）大會 • 籌備會議 • 座談（公聽）會 • 國際會議與展覽

7. 會議文書的種類 • 開會通知 • 委託書 • 簽到簿 • 議事程序 • 開會秩序 • 會議紀錄 • 提案 • 選舉票

8. 會議籌備的成功原則 • 一、把握會議主題。 • 二、慎選會議時地。 • 三、符合格式要求。 • 四、合乎議事倫理。

9. 一、把握會議主題 • 任何會議都有主題，而且要再開會通知單的主旨或開會事由即予以扼要指陳，使接受開會通知的與會出、列席人員，一目了然。 • 例如：「召開本公司第○屆第○次理監事聯席會議」、「總統府國史館臺灣文獻館組織條例草案審查會」。 • 會議主題確定後，後續議事程序、紀錄等運作都不可偏離，否則治絲益棻，無法達成會議目的。

10. 二、慎選會議時地 • 會議規範第3條第2項：「召集人應根據路程遠近及交通情形，於適當時間前將開會事由、時間、地點通知各出席人或公告之。」 • 事實上，除路程及交通考量外，會議主題也必須考慮，例如商討賑災辦法、預算審查、年度考核，要以「最速件」，或先以E.mail及電話通知，必要時信封外加註「開會通知，提前拆閱」。 • 目前網路方便，緊急時可以「視訊會議」為之。如SARS疫情告急期間，可節省交通往返時間，又可防止病毒傳染。 • 但如八八水災或921地震賑災，會議地點就必須訂在災區，既可實際勘查，又可節省往返公文呈報，耽誤災情，淪為冷氣房中的紙上規劃。

11. 三、符合格式要求 • 本講題「記錄製作」最好擴大至「會議文書製作」，因為會議文書包括記錄；會議的成功與否，所有會議文書都重要。 • 會議文書各有固定格式，不可混淆。例如開會通知有書函式、柬帖式、表格式、公告式。其餘如簽到簿、會議紀錄、發言條、提案單等，都需按既定格式進行。 • 除了「格式」，也要注意專用「術語」，這些都是約定俗成，方便溝通之用。

12. 四、合乎議事倫理 • 「議事倫理」不但反應民主素養是否成熟，而且有助於議事效率的提升。 • 例如：主持人的人選簽請；出、列席人員及單位的排列順序是否得宜；會議地點與時間是否合乎大多數出、列席人員及開會事由的實際需要與方便；是否考慮會議的機密性與安全性；應否準備便餐或食宿；會議紀錄是否已由主持人及記錄人員分別簽署；以及代理出席人數是否過多、議場秩序是否和諧或失控等都是議事倫理問題。 • 各項會議文書的幕僚作業影響議事倫理，不得疏失，才能提昇議事功能。

13. 會議文書製作要領

14. 開會通知的製作 • 一、開會通知內容除發文者、發文日期、字號速別、密等之外，還應包括開會事由、開會時間及地點、出、列席人員、聯絡人及電話。 • 二、開會通知方式，有個別及公告兩種。個別通知又分為書面及電話。電話通知內容與書面通知相同，必要時可以傳真（Fax）為之，目的都在爭取時效。 • 三、會議召集人或主持人，應視路程遠近及交通狀況，在會議之前儘早將通知送達出席人。 • 四、開會通知格式，除公告外，個別書面通知有便箋式、書函式及表格式等；送達方法有郵寄、電子文書、上網公告等。

15. 委託書的製作 • 會議規範第20條：「出席人有發言、動議、提案、討論、表決及選舉之權利。出席人有遵守會議規則，服從決議等義務，未出席者亦同。」第23條：「出席人因故不能出席會議時，得以書面委託同一團體之其他出席人，代表其發言。」故代表人只有發言權，與出席人不同。 • 委託必須以書面為之，除敘明不能出席原因外，須書明委託人及代表人姓名、身份證字號並簽名或蓋章。

16. 簽到簿的製作（一） 簽到簿主要作用，在統計開會額數及證明開會的合法性。會議規範第4條規定： 一、永久性集會得自訂開會額數，如無規定，以出席人數超過應到人數之半數始得開會。所謂「應到人數」以全體總數減除因公、因病數計算之。 二、處理議案之委員會應有全體委員過半數之出席，始得為之。 三、會員無定額者，不受開會數額之限制。

17. 簽到簿的製作（二） • 簽到簿（紙）置於會場門口報到處所，內容依序包括：1、書妥會議全稱。2、標明時間、地點。3、標明出、列席單位及出、列席人職稱、姓名。4、主持人及記錄簽到欄。 • 會議規範第22條：「列席人得參與本身所代表單位有關問題之發言與討論。」換言之，列席人無表決及選舉權，因此簽到位置在出席人之後。 • 簽到簿如不依尊卑順序排妥，則互相客氣又龍飛鳳舞簽名，徒增辨識困難。特別是中國人有謙讓習性，包括會議席次都必須注意規劃。

18. 議事程序的製作 • 議事程序簡稱「議程」，係開會前預為編定之會議進行程序，並附於開會通知提供出（列）席人員參考，主席則據以控制會議進行。 • 會議規範第8條規定，會議程序主要項目有： 一、推選主席、報告議程及各項程序預定時間、徵詢出席人有無異議。 二、報告事項：包括宣讀上次會議紀錄、報告上次會議決議案執行情形、委員會或委員報告、其他報告。 三、討論事項：包括前次會議遺留事項、本次會議預定討論事項、臨時動議。 四、選舉（如無可免）。 五、散會。

19. 開會秩序的製作 • 開會秩序又稱「開會儀式」，與議事程序最大不同點是，開會秩序都以大幅紅紙繕寫，張貼於會場，而議事程序則以書面印發出席人員。 • 開會秩序大都用於慶祝大會、紀念會、成立大會或學術研討會等，而且大都藉由司儀口呼之。 • 而議事程序用於一般須深入討論事情的會議，大都由主持人執行進度。

20. 會議紀錄的製作 • 會議記錄又稱「議事記錄」，是由記錄人員將會議經過情形及討論決議事項予以筆錄整理的文書。 • 會議規範第11條規定：議事記錄主要項目包括：會議名稱及會次、會議時間、會議地點、出席人姓名及人數、列席人姓名、請假人姓名、主席姓名、記錄姓名、報告事項、選舉事項（含選舉方法、票數及結果，無此項目者，從略）、討論事項、表決方法及結果、其他重要事項等。 • 紀錄有詳記及簡記兩種。前者除了要有速記能力之外，有時要藉助錄音整理，通常主持人要徵詢與會者同意才錄音。後者不記討論過程，只記有共識的決議要點。

21. 提案的製作 • 會議規範第34條：「動議以書面為之者稱為提案，除有特別規定，得由個人或機關團體單獨提出者外，須有附署。其附署人數如無另外規定，與附議人數同。」第32條：「動議必須有一人以上附議始得成立。主席對動議得自為附議。」 • 提案內容包括：案由、說明、辦法、提案人、附署人。

22. 選舉票的的製作 • 會議規範第89條：「選舉之方式分為舉手選舉與投票選舉兩種。目前常見投票方式有無記名圈選法、無記名書寫法、記名圈選法、記名書寫法等四種。 • 無論何種方式，選舉票一律由議事或選務機關製作，內容包括：選舉名稱、候選人編號、姓名及圈選欄（必要時可加印相片）、使用記名投票者選舉人署名欄、選舉日期、蓋章（包括選務團體、主辦選務機關、監選員）。

23. 國際會議的籌備

24. 為何要推動？ • 行政院2004年11月15日觀光及運動休閒服務業發展綱領及行動方案旗艦計畫「會議展覽服務業發展計畫」。 • 讓全球看得見臺灣，讓國際走進來馬祖！ • 邁向全球的國際會議條件： 一、需要跨越國界。 二、扣除差旅時間，實際會期至少兩天以上。 三、與會人數至少具有3個國籍，且50人以上。 四、有會議主持人主導之議程。

25. 國際會議的類型 ※按開會地點分： domestic（國內）/ foreign（國外）/ Overseas（海外）/Offshore（境外）/International（國際）/Multinational（多國）/Multicultural（多元文化） ※按開會性質分： Assembly（組織大會）/Colloquium（非正式專題討論會）/Conference（專業討論會）/Congress（代表大會）/Convention（年會）/Exhibition（展覽）/Forum（論壇）/Seminar（指導型討論會）/Symposium( 專題討論會）

26. 籌備國際會議的注意事項 • 目的 • 與會人數 • 開會次數 • 會期長短 • 籌組會議時間表 • 活動前的溝通事項 • 活動方案的動態 • 開會期間食宿及交通 • 參觀旅遊

27. 成功國際會議要考慮 • 會議地點及會場設備。 • 簽證與護照的要求。 • 貨運及海關的規定。 • 匯率變動。 • 維安與保全。 • 語言（翻譯/口譯）。 • 文化差異與禁忌。 • 國際禮儀。 • 食宿與交通。

28. 留意文化差異因素 • 可以被接受的行為舉止。 • 宗教信仰。 • 習俗與禮儀。 • 語言與溝通方式。 • 思維模式與價值觀。 • 法令與道德。 • 藝術與手工藝品。 • 飲食與服飾。

29. 會議文書例釋 （如另加檔案）

30. 參考文獻 • 憲法。 • 孫中山，民權初步。 • 內政部，會議規範，民國54年7月20日。 • 楊正寬，應用文，第七章會議文書。台北：揚智文化，2008年10月，第四版。 • Carol Krugman & Rudy R. Wright著，劉修祥、張明玲譯，Global Meetings and Exhibitions (全球會議與展覽)。台北：揚智文化，2009年9月，初版。

31. 感謝聆聽， 敬請指教！ 賜教處：靜宜大學觀光系楊正寬 yangck@pu.edu.tw 0975-003568