港島區校長分享會 - 資助學校資源運用與管理

1. 港島區校長分享會- 資助學校資源運用與管理 「財務和人力資源管理紅綠燈」 校本經驗分享 中華傳道會劉永生中學 鄭德富校長 24-1-2014

2. 簡介: 學校背景與校情 • 1999年創校，津貼中學，位於柴灣 • 學生主要來自基層家庭 • 2006年成立法團校董會(IMC)

3. 財力和人力資源投放側重點 * 首4年: 學生支援 (訓導、輔導、課外活動等) : 校舍、教學配套及環境 基礎建設 * 第5年起：學與教 (包括教師和教學助理人手) ：進一步建設

4. 財務管理要旨 撥款的運用、調撥與儲備要點 每學年一般財務管理流程 財務管理恆常反思與改進 分享大綱

5. A.財務管理要旨 紅燈: 不衝燈 綠燈: 小心駕駛， 不：超速、越線 入錯線

6. A.財務管理要旨(接續) • 1.規劃人力資源 • 維繫士氣；讓教師在穩定環境工作 • (增聘編制外/非常額老師、教學助理 • 、外聘服務；調控教席凍結的數目) • 2.遵守法規，妥善運作(ref.:EDB網頁) • *主頁> 學校行政及管理> 行政規則> 學校行政手冊link • *主頁 > 學校行政及管理 >財務管理>有關財務管理link

7. 3.加強問責、透明度： * IMC和教職員發揮各自角色與功能，參與製定預算、支出、運作和監控。 * 上載財務相關文件到校網，供持 分者與公眾閱覽。 http://www.lws.edu.hk/doc/report.htmllink 4.善用Websams系統處理日常財務 5.善用彈性與自主權，調撥各資助金額

8. 6.配合學校發展計劃 • (例如：英文學與教、跨學科英文教學 、啟發潛能教育、自主學習等) • 7.用於學生的培育 • * 現屆資助盡量用於現屆學生，避免對現屆學生不公允。 • * 若有盈餘保留，要計劃日後如何運用；若預計日後有重大支出，現今要作好適當儲備。

9. A.財務管理要旨(接續) 緊記 PIE Cycle Implementation + Monitoring Planning Evaluation

10. B.撥款的運用、調撥與儲備要點 • 1. 教師及教學支援人手10年規劃Link A • Link B • 要點： • 紓緩整體教師工作量 • 配合學校發展方向。 • 聘請: • 非常額教師(近年比編制多4-8名教師) • 教學助理(5名)、IT技術員(2-3名) • 語文支援外聘服務…

11. 教育局相關撥款link: • * 學校發展津貼 (CEG) • * 整合代課老師津貼（TRG） • * 小數位職位現金津貼（FPCG） • * 高中課程支援津貼 （SSCSG） • * 擴大的營辦津貼（EOEBG） 留意 個別撥款的累積結存不超過限額，否則clawback。 各撥款用途的互通性。

12. 2. 靈活運用擴大的營辦開支整筆津貼 • (EOEBG/OEBG,營辦津貼） • 2005年至2008年: 每年結存遞增 • 2009年: 結存減少80萬 • 2010年: 結存減少90萬 • 2011年: 結存減少80萬 • 2012年至2013年: 每年結存稍遞增 仔細規劃!

13. 儲備用途: 工程及購置(近5年) 1) 電腦與IT、網絡 • 學校網路重新舖設（55萬） • Licensed Office Software (6.5萬) • 校園電視台（36萬） • 更新電腦（45萬) 仔細規劃!

14. 仔細規劃! • 2) 裝修與加建 • 英語學習中心(English Café)（14萬） • 輔導員辦公室（3.4萬） • 增設副校長室（13萬） • 有蓋操場加設小禮堂用途（67萬） • 加建電腦室(18萬) • 教員室、小班教學室裝修（11萬） • 學生活動中心活動間板更換（9.7萬）

15. 3) 其他 • 定音鼓 [管弦樂團用](9.7萬) • 禮堂音響及燈光更換（45萬） • 校園雕塑及浮雕壁畫 – 生命教育 （20萬） • 生態湖園藝工程 – 生態教育（4.5萬） 仔細規劃!

16. C.每學年一般財務管理流程 • 1. 訂定各科、組財政預算 (a) 5月下旬，校長派發予各科、組、部負責同事來年財政預算表格Link。 (b) 6月中負責同事開會決議後，呈交來年預算 。

17. (c) 7月下旬校長與會計秘書整理後一同審視；如有疑問，與負責同事商談需否補上資料或修改。 (d) 9月中前將預算初版Link分發予各負責同事。 • (e) 預算初版於9月法團校董會通過。 • (科、組的預算如有修定，校長立即通負責同事。)

18. 2. 申報利益 • 新學年開始前，全體教師和校長須填寫「利益衝突申報書」Link。 • 每學年校監及全體校董須填寫「校董利益申報書」 Link 。 • 3.向教師講解財務運用守則 • 在每年開學前和學年中間的教師會議上，校長或副校長重申財務運用守則Link A Link B Link C。 • (守則已記錄在《學校政策及工作程序守則》)

19. 4. 科組購買物品及服務經常性運作 • (a)科、組負責同事購買物品及服務，須依據預算調控支出，以及進行報價或招標程序Link 。 • (b)科、組負責同事需跟進服務完成或貨品收妥無誤，之後盡快把單據連同有關報價或招標表格一併交回校務處跟進。

20. 各科、組主任可隨時在WebSAMS查閱預算狀況Link 。 • 負責同事若需超出預算達15%，須預先提交《調整撥款申請表》Link給校長批核。 • 校務處定時簽發支票和在WebSAMS系統記錄。某科、組如有超支，WebSAMS會發出指示，校長或會計秘書會跟進。

21. 5. 法團校董會發揮監察角色 (a) 校長每月以電郵傳遞財務報告Link 予法團校董會司庫及全體成員審閱，並接受查詢。 (b) 在每季的“EOEBG Expenditure Report ” Link，詳列預算的修改(如有)，並在該季度法團校董會會議上報告和通過。

22. (c) 9月及11月分別將已獲校董會通過 • 的《週年校務計劃》（Annual School Plan）及《學校報告》 ( School Report)上載學校網頁。 文件內有學校全年財政預算和報告。 • (d)學年完結後，學校所聘用會計師行派員來校核數。核數報告於法團校董會檢視和通過。 • (e) 參與招標評審

23. 6. 教育局核數組 • 教育局核數組： • (a) 不定期來電查詢帳目問題，以及到本校核數。 • (b)一年一次來信學校有關帳目修正事宜。 • 校長、會計秘書與有關同事回應和跟進，並在法團校董會會議上報告。

24. D.財務管理恆常反思與改進 提高敏銳度 !! 依靠: 1.恆常自我評估 2.每年教育局財務監控講座 3.友校交流

25. D.財務管理恆常反思與改進 • (待續) 恆常檢視報價與訂貨品/服務 送貨/服務生效日期，與報價批核日期，孰先孰後? Ans. :負責教職員須在報價獲批後才 訂貨品/服務。

26. 2.小心收取捐贈 書商、校服商、供應商或合作伙伴於節日送給學校原子筆、朱古力或月餅，學校一律拒收，避免助長送禮風氣或甚至違法。 (凡捐贈或贊助均不得涉及利益衝突， 且須法團校董會通過和供查閱。)

27. 3.不作風險投資 寧願選擇定期儲蓄。 4.申報及披露利益衝突 一年一次開學前的整體聲明及申報並不足夠；本校將聲明及申報的相關程序列在每次報價、招標及合約Link條文中，以免同事遺漏。

28. 5.留意營銷商不當促銷 新聞：有營銷商在學校沒有訂購的情況下，把貨品送到學校。若學校不虞有詐接收或甚至簽收了，該營銷商之後便堅持學校付款，不肯取回貨品。 預防方法: (a)訂貨同事須盡量親自驗收貨品 (b)校務處辦公時間以外盡量拒收貨品 (c)使用特製收貨章Link，聲明「貨未核驗，只是暫收」。

29. 6.避免使用信用卡購買物品或服務 如同事不欲為學校墊支款項，應要求供應商預先給予學校發票(Invoice)，由學校以支票付款。 如不得已需要使用信用卡（例如海外或網上購物），需預先得到校長批准，及將相關支出的信用卡優惠盡量交還學校。

30. 7.招標及報價程序 (a) 金額限制: (i) 根據合約總值而非每月付款額 (ii)包括家長所繳付的款項 (如遊學團費) (b) 就算續約，也需招標或報價 (c) 下列服務也須招標/報價: 影印機租賃、保安、寬頻上網、教育課程和清潔等

31. 8. 標書及財務文件的記錄 • 妥善保存近8年(或更多)的標書記錄 • 及財務文件，以備重點視學需要。 • 9. 節流，例如： • 減少開放日支出 • 調控印刷開支Link • 節約能源，減省冷氣開支Link • 善用校友、家長資源

32. 10.「公司」要求學校付款支票的抬頭， 是人名，而不是公司名字。問題： 該公司的職員可能中飽私囊。 該公司只在互聯網出現，可能沒有作商業登記或甚至不存在。它們或會收錢後不送貨或送劣貨。 註：該公司亦可能是可靠自僱人士開設 ：學校為了避免公司逃稅，須填寫 稅務局I.R.56M《支付薪酬給僱員 以外人 士的通知書》。

33. Thank you !