ROLE OF PROGRAM MANAGEMENT CONSULTANT PROVINCIAL ROAD IMPROVEMENT & MAINTENANCE (PRIM) PROGRAM

1. ROLE OF PROGRAM MANAGEMENT CONSULTANT PROVINCIAL ROAD IMPROVEMENT & MAINTENANCE (PRIM) PROGRAM BRIEFING TO THE ASSOCIATION OF CONTRACTORS AND CONSULTANT 30 SEPTEMBER 2013

2. PERAN KONSULTAN MANAJEMEN PROGRAM PROGRAM MANAGEMENT CONSULTANT (PMC) PROVINCIAL ROAD IMPROVEMENT & MAINTENANCE (PRIM) PROGRAM BRIEFING KEPADA ASOSIASI PENYEDIA JASA BIDANG KONSTRUKSI 30 SEPTEMBER 2013

3. Technical Assistance for PRIM TA will be provided by 3 Consultants: Project Implementation Unit Consultant (PIUC) -who will support the Program Implementation Unit in NTB Program Management Consultant (PMC) -who will support the DGH Technical Team (TT). Monitoring and Evaluation (M&E) Consultant, who will review progress and prepare an annual M&E report.

4. BANTUAN TEKNIK PRIM Untuk Bantuan Teknik akan disiapkan 3 Konsultan yang meliputi dengan anggaran 100% Hibah AusAID meliputi: Project Implementation Unit Consultant (PIUC)–membantu Unit Implementasi Program/Program Implementation Unit dalam hal ini Dinas PU NTB Program Management Consultant (PMC)– membantuTim Teknis Ditjen Bina Marga. Monitoring and Evaluation (M&E) Consultant-melakukan evalusi kemajuan kegiatan dan menyiapkan Laporan Tahunan Monitoring dan Evaluasi atas capaian PRIM.

5. Role of the PMC PRIM has been designed to ensure that the work funded by the AusAID grant is carried out in strict accordance with good practice and the specifications for the works and includes the following categories of work: Technical Assessment of works carried out under PRIM Financial (Procurement) Assessment of the PRIM contracts Verification of the defined outputs and outcomes of PRIM and reporting to the Technical Team in DGH – which will trigger grant payments to the Province. Independent assessor (if required) in case of disupute

6. TugasPMC PRIM telah di rancang bahwa pekerjaan yang sebagian dibiayai oleh dana Hibah AusAID akan dilaksanakan berdasarkan ketentuan spesifikasi yang menghasilkan hasil kerja yang baik dan dengan kegiatan sebagai berikut: Melaksanakan pengujian atas hasil pekerjaan PRIM Melaksanakan pengujian finansial (pengadaan baran dan jasa) atas kontrak PRIM Melaksanakan Verifikasi atas output dan outcome serta melaporkan kepada Tim Teknis Ditjen Bina Marga dan sebagai dasar pembayaran dana hibah ke Provinsi. Penguji independen (jika ada) jika terjadi permasalahan

7. Technical and Procurement Assessments Technical and Procurement Assessment will be carried out for the following: Contractor implemented packages which include routine maintenance, backlog and minor works, periodic maintenance and rehabilitation; Contractor implemented backlog and minor works packages – anticipated to be contracted in 2014; Swakelola implemented ongoing routine maintenance progressively implemented on the provincial road network in NTB. Performance of the consultant in supervising the works The assessments and verification, are being carried out to oversight the performance of all parties to the grant and to provide recommendations on the verification of milestone grant payments to the DGH Technical Team

8. Pengujian Teknik dan Pengadaan Barang/Jasa Pengujian Teknik dan Pengadaan Barang/Jasa akan dilakukan dengan lingkup sebagai berikut: Hasil pekerjaan Penyedia Jasa yang terkontrak untuk pekerjaan pemeliharaan rutin, backlog dan pekerjaan minor, pemeliharaan berkala dan rehabilitasi; Hasil pekerjaan Penyedia Jasa yang terkontrak untuk pekerjaan backlog dan pekerjaan minor yang dilaksankan pada tahun 2014; Hasil pekerjaan Swakelolauntuk Pemeliharaan Rutinyang akan meningkat panjang penanganan di jaringan jalan Provinsi NTB. Evaluasi Kinerja atas hasil pekerjaan Konsultan Supervisi Pengujian dan Verifikasi akan dilakukan untuk pengawasan kinerja atas semua pihak atas kegiatan hibah dan memberikan rekomendasi atas hasil verifikasi kepada Tim Teknis dan dasar pembayaran dana hibah.

9. Procurement Assessments An assessment will be carried out for all contracts on the compliance with procurement process in accordance with current regulations and will include: Available Integrity Pact signed by PPK, Service Procurement and Provider Service Unit; Available Minutes of Work Clarification; Available Minutes of Bidding Result Evaluation and Report on Bidding Evaluation Result; Announcement of Bidding Winner; and Document on Settlement and Response to Protest/Appeal Protest.

10. Pengujian Pengdaan Barang/Jasa Pengujian akan dilakukan atas semua kontrak untuk memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa sesuai dengan ketentuan yang meliputi : Tersedianya Pakta Integritas yang sudah ditandatangani PPK, Panitia Lelangdan penyedia barang/jasa; Tersedianya Notulen atas permintaan klarifikasi dokumen lelang; Tersedianya Berita Acara Hasil Pelelangan, Laporan Hasil Evaluasi Pelelangan dan; Telah dilaksankan Pengumuman atas Pemenang Lelang; dan Dokumen Sanggahan telah dijawab dan selesai.

11. Purpose of the Technical Assessments The PMC will carry out site reviews and material testing to determine: If the work is being carried out in accordance with the bidding documents / agreed programs and to determine where there are problems (Note if the work is sub-standard either in quality or quantity it will be found out) To provide recommendations on corrective actions that will achieve contractual standards and achieve verification. (Note PMC is not just a policeman but is trying to help achieve a successful outcome) To check the adequacy of all the processes employed during project implementation by all parties including PIU, PIUC, Contractors and Supervision Consultants

12. Tujuan Pengujian Teknik Konsultan PMC akan melakukan evaluasi di lapngan dan pengujian material untuk memastikan bahwa: Hasil pekerjaan sudah sesuai dengan dokumen kontrak/program yang telah disetujui dan memastikan bahwa hasil pekerjaan tidak ada masalah (Catatan: apakah diketemukan/ada hasil pekerjaan yang ternyata dibawah standard spesifikasi dalam hal kualitas dan atau kuantitas) Menyiapkan rekomendasi atas hasil pekerjaan yang memerlukan tindakan korektif/perbaikan agar supaya hasil pekerjaan dapat memenuhi spesifikasi dan kontrak dan bisa lulus verifikasi. (Catatan : Konsultan PMC tidak hanya sebagai polisi namun juga akan membantu agar tujuan outcome bisa tercapai) Melakukan checking atas pemenuhan semua proses yang digunakan dalam pelaksanaan oleh semua pihak termasuk PIU, PIUC, penyedia jasa dan konsultan supervisi

13. Purpose of the Verification The PMC with the DGH Technical Team will verify if the following key areas have been achieved: Governance components including: • Improved planning, programming introduced for maintenance; • APBD Budget allocated for the works • Details of the program are on the NTB website • Training program for stakeholders including PIU, Contractors and Consultants has been carried out. SOPs prepared and implemented for the RTTF Physical works either contracted or swakelola have been completed and achieved verifiable quality. The achievement of verification will be determine the grant payments to NTB provincial government (Note the grant is designed to pay for 40% of verified works. If works do not meet the required standard then it will affect the grant payments to NTB – and this in turn will almost certainly affect payments of measured works) 

14. Tujuan Verifikasi atas Hasil Pekerjaan Konsultan PMC bersma Tim Teknis Ditjen Bina Marga akan melaksanakan Verifikasi Hasil Pekerjaan yang harus dicapai dan mencakup: Aspek Governance meliputi: • Peningkatan atas pelaksanaan perencanaan, program untuk pemeliharaan jalan; • Telah dialokasi dana APBD untuk kegiatan PRIM • Program yang terinci telah diunggah di website Provinsi NTB • Program Pelatihan untuk pemegang kepentingan termasuk PIU, penyedia barang/jasa telah dilaksanakan. SOPs telah disiapkan dan dilaksankan oleh FLLAJ Pekerjaan Fisik yang di kontrakkan dan atau swakeloal telah selesai dilaksanakan dan memenuhi verifikasi atas kualitas. Pencapaian verifikasi akan menentukan pembayaran hibah kepada pemerintah provinsi NTB (Catatan: hibah ini dirancang untuk penggantian dengan nilai sampai dengan 40% atas pekerjaan yang lulus verifikasi. Jika hasil pekerjaan tidak memenuhi standar yang disyaratkan maka hal itu akan mempengaruhi pembayaran hibah kepada NTB- dan ini pada gilirannya akan hampir pasti mempengaruhi pembayaran atas hasil volume yang dikerjakan)

15. Timing of Assessments and Verification It is anticipated that the verification will be undertaken predominantly during four (4) separate phases. • End of 2013 • May 2014 • October 2014 • May 2015 Prior to verification technical assessments will be carried out over a period of approximately 2 months. The assessments will recommend to the PIU / PIUC where improvements are needed to be made to achieve verification This is intended to allow the corrections to be undertaken to achieve verification The PMC will also undertake oversight of routine works and carry out periodic site visits to the contracts throughout the implementation of PRIM

16. Jadual Waktu Pengujian dan Verifikasi Verifikasi direncanakan akan dilakukan 4 tahap sebagai berikut: • Akhir2013 • Mei2014 • Oktober2014 • Mei2015 Sebelum Verifikasi dilaksanakan, pengujian teknik akan dilakukan paling lambat 2 bulan sebelum pelakasanaan verifikasi Hasil pengujian teknik akan memberikan rekomendasi kepada PIU/PIUC atas hasil pekerjaan yang perlu diperbaiki sehingga dapat dicapai persyaratan untuk lulus verifikasi. Hal tersebut diatas mempunyai tujuan agar penyedia jasa dapat melakukan perbaikan yang diperlukan agar verifikasi dapat dicapai Konsultan PMC akan melakukan pengawasan atas pelaksanaan pemeliharaan rutin dan melakukan kunjungan lapangan secara periodik atas semua paket pekerjaan PRIM yang terkontrak.