Utveckling på Universityadmissions.se Hur går processen till?

1. Utveckling på Universityadmissions.seHur går processen till? Marleen Whiteley, Engelsk kommunikationsansvarig Marica Sundberg, Produktägare

2. Universityadmissions.se Websitelaunched in September, 2012 Websitewascustom-made for a specifictargetgroup - international students. The introductionofapplication and tuitionfees has led to a shift in focus – we’vegone from toomanyapplicantstotoofew Role in recruitment Website is always under development Inform students, support in the actualadmissions process

3. Universityadmissions.se in numbers Google analytics, 12 September 2011 to 12 September 2012 Visitors: 2,254,256 Unique visitors: 886,012 Approximately 200,000 visitors eachmonth Pages per visit: 7.68 Averagetimeof visit: 8:22 Mobile visits: 5% Countriesvisiting, in order: Sweden, Germany, Greece, Pakistan, USA, India, China, Ethiopia

4. Questionnaire, March 2012 Questionnaireto 30,000 international applicants, 7,800 responded 89% thoughtfee information washelpful and easyto understand (2011, 86%) 76% offee-paying students found it easytosubmittheirapplicationfee 88% found the overall application process easytofollow (2011, 85%)

5. Wheredoesour feedback come from? Personnel at VHS Universities and University Colleges Contact Center (mostoften student feedback) Otheragencies (in particular Swedish Institute) Embassies Social Media (limited at thistime) Questionnaireto international students User tests

6. Applicant information Many suggestions do not requireactual system development or updating Updatingof information goes into an applicant information process comprisedof: VHS Redaktion (editorialstaff) English Team at VHS English referencegroup

7. Examples - applicant information suggestions Students don’t understand what EU/EEA means (Swedish Embassy in Zambia) Solution, add a puff with information Students don’t understand what ”HE institution” means (from user tests) Solution – changeto ”University” Difficulttofind information on whereto go on the websitetopay the applicationfee (from Stockholm University) Reviewed information on paying the fee, made it moreclearwhere students go topay the fee or get information on paying via a bank – linksto the right page.

8. EU/EEA Country

9. Highereducation institution

10. Where do I pay the fee?

11. What is the process? Suggestions that come in arediscussed in the Redaktion Headof English communication Master’scoordinator Bachelor’scoordinator Contact Center coordinator Admission process coordinator

12. Content managers At VHS, wehave experts thatareresponsible for certaincontent areas on Antagning.se and Universityadmissions.se Admission process Rules and regulations Foreignqualifications Application and tuitionfees Master’s Bachelor’s

13. Morespecificissuesrelatingto international students English Team at VHS Master’scoordinator Bachelor’scoordinator Admission process coordinator Others as necessary Recent projects: Writing guidelines for specificentryrequirements WorkingwithNotificationofSelectionResults

14. English on Universityadmissions.se English Reference Group Editor of Studyinsweden.se at the Swedish Institute Representatives from universities Recent projects Went through all the vocabularyto be used on Universityadmissions.se Created a Swedish-English dictionary What suggestions from ourquestionnaireshouldwework on? How do wecommunicatethat students canfindcourses in both the international and Swedish admissionrounds?

15. Suggestions that require system development Sometimesweneedtoconveysomethingto international students thatneedsmorethan a text change. Applicationfee process confusing (From all sources) Students don’tknowwhattheyneedto do aftersubmitting the electronicapplication – whatdocuments must be sent in, what do I needto do now? (User tests, communicationwith Contact Center, questionnaire) No place in the searchresultstoprovide support information (Redaktionen, English Reference Group) Students in thirdworldcountrieshavelimited access toslow internet connections. Howcanwehelpthem? (Swedish Institute, Embassies, contactsto Contact Center)

16. Workingwithwebsitedevelopmentissues Discuss in Redaktionen, and with English Reference Group ifnecessary Prioritizethese suggestions – what is mostcritical? We do not considercost or the system – strictly from a userperspective Present the list toour Product Owner, Marica Sundberg

17. Utveckling av Universityadmissions.se Kan det ingå i något av våra projekt som finns under året? Är det en ändringsbegäran av systemet? Finns förslaget redan i backlog/utvecklingslistan? Vad är viktigast att göra? Formulera förslaget. Vad kan vi göra på kort- och långsikt? Ta fram projektförslag inför kommande år.

18. Exempel på förslag som blir utveckling Avgiftssidan Enkätundersökning, användningstester, frågor till Contact Center, synpunkter från lärosäten, andra myndigheter t.ex SI, ambassader och handläggare på VHS. Förslag på lösning: Bygga två olika ”spår”; ett för att betala avgift och ett för att styrka avgiftsfrihet. I dag finns allt blandat och det är svårt att förstå vad man ska och behöver göra. Dela upp webbplatsen i EU och utanför EU. Projektförslag till 2013

19. Exempel på förslag som blir utveckling Komplettering av anmälan; speciellt dokument, intyg och betyg. Användningstest, enkätundersökning, frågor till Contact Center, synpunkter från lärosäten, handläggare på VHS. Diskussioner i redaktionen på VHS och i engelsk referensgrupp. Förslag på lösning: interaktiv checklista, bättre information i anmälningstjänsten, visa upp internationella meriter/ skannande dokument på Universityadmissions.se, ladda upp meriter direkt på universityadmissions.se. Projektförslag 2013

20. Exempel på förslag som blir utveckling Problem med internetuppkoppling i länder utan för EU/EES, tredjeland. Svenska institutet, Marleens resa till Indien hösten 2011, enkätundersökningen, Ambassader t.ex Zambia. Förslag på lösning: mobilsajt. Kan vara en enklare version av Universityadmissions.se utan bilder eller liknande. Projektförslag 2013

21. Kontakt gärna oss! marica.sundberg@vhs.se marleen.whiteley@vhs.se